Distribución de Combustible

UNIVERSIDAD MAYOR, REAL Y PONTIFICIA DE SAN
FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA
UNIDAD:
Departamento de Infraestructura
PROCESO:
Distribución de Combustible
CODIGO
DIN -01-13
VERSIÓN
01
FECHA
IMPLANTACIÓN
27 / 11 / 2013
DENOMINACIÓN
Distribución de Combustible.
OBJETIVO
Realizar la distribución y el control y manejo apropiados de los combustibles requeridos por
motorizados de la Universidad.
NORMAS DE OPERACIÓN
A. Sistema de Administración de Bienes y Servicios comprendido en la Ley 1178.
B. Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la USFX.
Resolución Rectoral 575/2009.
C. Reglamento de Uso, Mantenimiento y Conducción de Vehículos. Resolución Rectoral
177/2000.
FORMULARIOS Y OTRAS FORMAS UTILIZADAS
Vale para combustible (gasolina o diesel)
Factura
Cheque extendido por caja
Informe detallado de vales de combustibles y facturas para descargo
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Secuencia Actividad
Solicita Vale de Combustible. Los vales de
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gasolina son de 25L para Diesel y 20L para
Gasolina.
Llena Vale de Combustible y una copia
teniendo cuidado de no dejar borrones o
errores que puedan generar
susceptibilidades con respecto a su
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alteración. Los datos que se deben llenar
son los siguientes: Datos del solicitante,
Marca del vehículo, placa de control, fecha
de emisión, Kilometraje y enumeración.
Firma Vale con el fin de autorizar el
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abastecimiento de diesel y gasolina al
Vehículo indicado.
Entrega el Vale.
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Recibe el Vale
Firma el Vale acreditando que se recibió
conforme.
Se dirige a la Surtidor Adjudicado por la
universidad y presenta el vale.
Revisa y firma el vale.
Carga gasolina y diesel en boca de tanque,
es decir que solo puede cargar gasolina al
Vehículo especificado en el vale y no así a
contenedores, salvo en el caso de que se
especifique en el vale.
Verifica cantidad de gasolina y diesel
cargada
Llena factura.
Cada 15 o 30 días debe presentar la copia
de los vales que hubiese canjeado y las
respectivas facturas.
Recibe Documentación.
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Elabora informe detallado de las facturas y
vales
Envía el Informe
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Recibe Informe
17
Realiza el pago a la empresa adjudicada
Responsable
Chofer.
Documento
-
Responsable de
Vale de Combustible.
combustibles.
Responsable de
Vale de Combustible.
combustibles.
Responsable de
Vale de Combustible.
combustibles
Chofer.
Vale de Combustible.
Chofer.
Vale de Combustible.
Chofer.
Vale de Combustible.
Empleado del
Surtidor.
Vale de Combustible.
Empleado del
Surtidor.
Vale de Combustible.
Chofer.
-
Empleado del
Surtidor.
Factura.
Chofer.
Responsable de
combustibles.
Factura.
Copia del Vale de
Combustible.
Factura.
Copia del Vale de
Combustible.
Responsable de
Informe detallado
combustibles
Responsable de
Informe detallado
combustibles.
Responsable
Informe detallado
DAF
Responsable la
Cheque extendido por
división de
Caja.
Tesorería
DIAGRAMA DE FLUJO
Distribución de Combustible
Mantenimiento y
Surtidor Adjudicado.
Transporte.
Chofer
DAF
Inicio
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Solicita Vale de Gasolina y
Diesel
1
Llena vale de
combustible con Datos
requeridos
Vale para combustible
y 1 copia
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Firma vale
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Recibe Vale de Gasolina y
diesel
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Entrega vale
Firma Vale
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Presenta Vale
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10
Verifica cantidad de
combustible cargado
Revisa y firma vale
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Carga combustible en
boca de tanque
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Llena factura
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Factura
Cada 15 o 30 días
entrega
documentación
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Factura y copia del
Vale
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Recibe documentación
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14
Recibe Informe
15
Realiza el pago con
cheque a la empresa
adjudicada
Elabora informe
detallado de las
facturas y vales
17
Envía Informe
Fin