Inventario de Acervo

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA
SGCA-CDR-FO-02-00
Documentación de Procedimientos
CÓDIGO
SBIB-POP-PD-01-11
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
.
I.
OBJETIVO: Verificar y determinar la existencia del acervo Institucional.
II. ALCANCE: Departamento de acceso al conocimiento, Activos Fijos y Almacén.
III. EXTENSIÓN Y LÍMITES: Desde la solicitud de realización de inventario de acervo hasta la
recepción de reporte de existencias de acervo y acta de bajas de acervo.
IV. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Insumos o entradas:
• Solicitud de realización de inventario de acervo bibliográfico.
Nombre de la
Actividad
1.Solicitud
de
realización
de
lectura
de
códigos.
. 2 Elaboración
de programa y
plan de trabajo
para la
realización del
inventario de
acervo.
Descripción de Actividades
Responsable
1. Enviar SBIB-POP-FO-13-00 _solicitud de realización de
inventario de acervo bibliográfico al Encargado de Análisis
Bibliográfico...
Administrador
de Biblioteca
1. Establecer el alcance del inventario y las fechas en que se
realizará, notificándole de esto al Encargado de Activos Fijos y
Almacén _ SBIB-POP-FO-10-00.
2. Asignar horarios, personal, áreas y otros recursos requeridos para
la realización del inventario. SBIB-POP-FO-11-00 en base al
programa de trabajo establecido.
Análisis
Bibliográfico
3. Establecer las actividades y responsabilidades para la realización
del inventario.
3. Ordena acervo
en estantería.
4. Generación de
reportes de
acervo en
encuadernación y
de préstamo en
Acomodar el acervo en estantería de acuerdo a su número de
clasificación y cutter, de acuerdo a las instrucciones de trabajo
establecidas en el inciso b del documento con código. SBIB-DOC-IT01-00.
1. Generar el reporte de acervo en encuadernación INVE-CRE-DO05-_ _ de acuerdo al inciso a de las instrucciones de trabajo
establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-02-00 _.
Elaborado y Actualizado por:
Administradores de
Biblioteca
Inicio de vigencia: 25/08/2009
Revisado y Aprobado por:
Jefe de Departamento
Rafael Mexia Bolaños
Inicio de Vigencia:
17/05/2010
Auxiliar de
Biblioteca
Administrador
de Biblioteca
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SGCA-CDR-FO-02-00
Documentación de Procedimientos
CÓDIGO
SBIB-POP-PD-01-11
custodia
5. Revisión de
volúmenes en
encuadernación
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
Generar el reporte de acervo de préstamo en custodia INVE-CREDO-06-_ _ de acuerdo al inciso b de las instrucciones de trabajo
establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-02-00
1. Comparar el reporte de acervo en encuadernación INVE-CREDO-05-_ _ generado en el sistema, contra el control de acervo
en encuadernación SBIB-POP-FO-14-00 para asegurar que se
ha actualizado el estatus de los volúmenes de acuerdo al control
de acervo en encuadernación.
¿Coinciden los volúmenes de acervo?
a. Si: Seguir el procedimiento
b. NO: Se procede al registro correspondiente
Administrador
de Biblioteca
Observaciones:
Criterios de aceptación para la inspección: Que los volúmenes
contemplados en el control de acervo en encuadernación
correspondan a los contenidos en el reporte de acervo en
encuadernación.
6. Revisión de
volúmenes de
préstamo en
custodia.
1. Comparar el reporte de acervo de préstamo en custodia
generado en el sistema, contra los memorandums de volúmenes
de préstamo en custodia para asegurar que se ha actualizado el
estatus de los volúmenes de acuerdo a los memorandums.
¿Coinciden los volúmenes de acervo en custodia?
a. Si: Seguir con la actividad 8
b. No: Se procede al registro correspondiente.
7. Registro de
volúmenes en
encuadernación y
de préstamo en
custodia.
Observaciones:
Criterio de aceptación para esta inspección: Que los volúmenes
contemplados en los memos de acervo de préstamo en custodia
correspondan a los contenidos en el reporte de acervo de préstamo
en custodia.
1. Modificar el estatus de los volúmenes en el sistema de acuerdo
con el control de acervo en encuadernación, y los memorandums
de acervo de préstamo en custodia siguiendo el inciso d de las
instrucciones de trabajo establecidas en el documento con
código SBIB-DOC-IT-02 -00_ _.
Generar nuevamente por medio del sistema los reportes de acervo
en encuadernación y reporte de acervo de préstamo en custodia, de
acuerdo al inciso a y b respectivamente de las instrucciones de
trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-0200 para su revisión y liberación por el Administrador de Biblioteca
Elaborado y Actualizado por:
Administradores de
Biblioteca
Inicio de vigencia: 25/08/2009
Revisado y Aprobado por:
Jefe de Departamento
Rafael Mexia Bolaños
Inicio de Vigencia:
17/05/2010
Administrador
de Biblioteca
Administrador
de Biblioteca
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CÓDIGO
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8. Liberación del
registro de
acervo en
encuadernación
9. Liberación del
registro de
acervo de
préstamo en
custodia.
10. Lectura de
códigos de barra
del acervo.
11.
Procesamiento
de información
12. Generación
de listado previo
de faltantes.
13. Búsqueda de
acervo faltante
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
1. Revisar el INVE-CRE-DO-05-_ _ Reporte de acervo en
encuadernación y compararlo con SBIB-POP-FO-14-00_ el
control del acervo en encuadernación.
¿Los reportes coinciden?
a. Si: Se libera esta actividad firmando de conformidad el
reporte de acervo en encuadernación y el control de acervo
en encuadernación, además de registrar la fecha de
liberación.
b. No: No se realiza la liberación y se lleva a cabo nuevamente
el Registro de volúmenes en encuadernación.
1. Revisar el reporte de acervo de préstamo en custodia INVECRE-DO-06-_ _ y compararlo con los memorandums de acervo
de préstamo en custodia.
¿Coinciden los reportes?
a. Si: Se libera esta actividad firmando de conformidad el
reporte de acervo de préstamo en custodia, además de
registrar la fecha de liberación.
b. No: No se realiza la liberación y se lleva a cabo nuevamente
el Registro de volúmenes en de préstamo en custodia.
Observaciones:
Criterio de aceptación para esta inspección: Que los volúmenes
contemplados en los memos de acervo de préstamo en custodia
correspondan a los contenidos en el reporte de acervo de préstamo
en custodia.
Evidencia de la inspección: Firma de autorización el Administrador de
Biblioteca en el reporte de acervo de préstamo en custodia.
1. Realizar la lectura del código de barras por cada unidad de
acervo mediante el lector óptico manual, siguiendo el inciso b de
las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con
código SBIB-DOC-IT-04-00 .
1. Descargar datos de la lectura del código de barras de la
existencia física de acervo de acuerdo al punto I de las
instrucciones de trabajo SBIB-DOC-IT-03-00 y genera el archivo
correspondiente INVE-CRE-BD-01 .
2. Lleva a cabo por sistema el procesamiento de información de la
lectura de códigos de barra de acuerdo al punto II de las
instrucciones de trabajo
SBIB-DOC-IT-03-00
1. Obtener el resultado de la comparación mediante un listado
previo de faltantes INVE-CRE-DO-01-_ _ que servirá de base
para la búsqueda de acervo faltante siguiendo las instrucciones
de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOCIT-03-00
1. Realizar la búsqueda física del acervo faltante de acuerdo al
inciso d de las instrucciones de trabajo establecidas en el
documento con código SBIB-DOC-IT-04-00
Elaborado y Actualizado por:
Administradores de
Biblioteca
Inicio de vigencia: 25/08/2009
Revisado y Aprobado por:
Jefe de Departamento
Rafael Mexia Bolaños
Inicio de Vigencia:
17/05/2010
Administrador
de Biblioteca
Administrador
de Biblioteca
Analista
Bibliográfico
Analista de
Biblioteca de
Sistemas de
Información
Analista de
Biblioteca de
Sistemas de
Información
Analista
Bibliográfico
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Documentación de Procedimientos
CÓDIGO
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14. Entrega de
resultados de la
búsqueda de
acervo faltante
15. Recepción y
seguimiento de
los resultados de
la búsqueda de
acervo faltante.
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
1. Entregar al Encargado de Análisis Bibliográfico el listado previo
de faltantes con las observaciones generadas en la búsqueda,
así como los volúmenes localizados en la misma.
1. Recibir el listado previo de faltantes y firmar de recibido, para
posteriormente entregar una copia al Administrador de Biblioteca.
¿Es correcta la información del listado previo?
a. Si: Regresar listado al Analista de biblioteca de sistemas de
información
b. No: Realiza la búsqueda final de los faltantes para
posteriormente firmar de liberación una vez concluida esta y
dar seguimiento a las observaciones anotadas por los
Analista Bibliográfico.
Analista
Bibliográfico
Encargado de
Análisis
Bibliográfico
2. Entregar al Analista de Biblioteca de Sistemas de Información el
listado con sus observaciones y firma de liberación para su
procesamiento.
Observaciones:
Criterio de aceptación para la inspección: Que los volúmenes
anotados como encontrados en el listado previo de faltantes estén
efectivamente en estantería.
Evidencia de Inspección: Firma de autorización el Encargado de
Análisis Bibliográfico en el listado previo de faltantes.
16. Recepción de
los resultados de
la búsqueda de
acervo faltante.
1. Recibir y firmar de conformidad el listado con los resultados de la
17. Generación
de listado
definitivo de
faltantes.
1. Obtener un listado definitivo de faltantes INVE-CRE-DO-02-_
_.siguiendo las instrucciones de trabajo establecidas en el
documento con código SBIB-DOC-IT-03-00 , firmando de
entrega al Encargado de Análisis Bibliográfico.
Analista de
Biblioteca de
Sistemas de
Información
18. Recepción y
envío de listado
definitivo de
faltantes.
1. Recibir listado definitivo de faltantes firmando de conformidad,
para posteriormente entregarlo al Administrador de Biblioteca
Encargado de
Análisis
Bibliográfico
19. Recepción
del listado
definitivo de
faltantes.
1. Recibir y firma el listado definitivo de faltantes. Para enviarlo al
jefe de departamento
Administrador
de Biblioteca
búsqueda para su procesamiento de acuerdo al punto II de las
instrucciones de trabajo SBIB-DOC-IT-03- 00_
Elaborado y Actualizado por:
Administradores de
Biblioteca
Inicio de vigencia: 25/08/2009
Revisado y Aprobado por:
Jefe de Departamento
Rafael Mexia Bolaños
Inicio de Vigencia:
17/05/2010
Analista de
Biblioteca de
Sistemas de
Información
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Documentación de Procedimientos
CÓDIGO
SBIB-POP-PD-01-11
20. Obtención de
reporte de
existencias de
acervo.
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
1. Obtener por sistema y firmar el reporte de existencias de acervo
INVE-CRE-DO-04-00.
Encargado de
Analista
Bibliográfico
Observaciones:
Requisitos del producto
Especificados por el cliente
• Proporcionar los resultados definitivos en tiempo y forma, a más
tardar dentro de los primeros días del mes de enero de cada año.
• Informar sobre el total de títulos y volúmenes existentes en las
bibliotecas de Unidad Obregón y Unidades Foráneas.
• Informar sobre el costo de la compra de títulos y volúmenes en el
año, indicando el fondo con que se adquirió.
• Proporcionar la información dentro de los primero 15 días del mes
de Enero de cada año.
El resultado de cada inventario debe incluir:
Reporte de existencia actual
Reporte de faltantes (con desglose por libro faltante)
Reporte de Descarte (cuando aplique).
Legales y/o reglamentarios
Ley Orgánica y reglamento general del ITSON TÍTULO
SÉPTIMO: Del Patrimonio del Instituto artículo 31 apartado I.
No establecidos pero necesario
•
Apego a las Políticas de Inventario de Biblioteca. SBIB-POP-PD01-10_ _.
21. Recepción de
reporte de
existencias de
acervo.
1. Recibir y firmar de autorización el reporte de existencias de
acervo, como parte de la realización del inventario.
Jefe del
Departamento
de Acceso al
Conocimiento
22. Elaboración y
firma del acta de
bajas
1. Elaborar un acta con base en el listado definitivo de faltantes que
formalice el proceso de la baja del acervo faltante la cual será
firmada por el Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento
y el Encargado de Análisis Bibliográfico. SBIB-POP-DO-01-00
Encargado de
Análisis
Bibliográfico
23. Elaboración
de informe
ejecutivo.
1. Elaborar el informe ejecutivo SBIB-POP-FO-12 en base a los
Coordinadora
24. Recepción de
informe ejecutivo
y acta de bajas
de acervo.
1. Recibir el informe ejecutivo y el acta de bajas de acervo
correspondiente al inventario realizado, y firma de conformidad.
resultados obtenidos en la realización del inventario el cual es
firmado por el Jefe del Departamento de Acceso al
Conocimiento.
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Inicio de vigencia: 25/08/2009
Revisado y Aprobado por:
Jefe de Departamento
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Inicio de Vigencia:
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Jefe del
Departamento
de Acceso al
Conocimiento
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Documentación de Procedimientos
CÓDIGO
SBIB-POP-PD-01-11
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
25. Entrega el
reporte de
existencias de
acervo y acta de
bajas de acervo.
1. Entregar el reporte de existencias de acervo y el acta de bajas de Jefe del
26. Recepción de
reporte de
existencias de
acervo y acta de
bajas de acervo.
1. Recibir y firmar de conformidad el reporte de existencias de
acervo y el acta de bajas de acervo.
acervo al Encargado de Activos Fijos y Almacén.
Departamento
de Acceso al
Conocimiento
Encargado de
Activos Fijos y
Almacén
Productos o salidas:
• INVE-CRE-DO-04-00 Reporte de existências de acervo bibliográfico.
• SBIB-POP-FO-12-00 Informe ejecutivo.
• SBIB-POP-DO-01-00 Acta de bajas de acervo.
V. ANEXOS:
•
DIAGRAMA DE FLUJO
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Administradores de
Biblioteca
Inicio de vigencia: 25/08/2009
Revisado y Aprobado por:
Jefe de Departamento
Rafael Mexia Bolaños
Inicio de Vigencia:
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CÓDIGO
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Biblioteca
Inicio de vigencia: 25/08/2009
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
Revisado y Aprobado por:
Jefe de Departamento
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Inicio de Vigencia:
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CÓDIGO
SBIB-POP-PD-01-11
•
REQUISITOS DE LOS SERVICIOS OTORGADOS O LOS PRODUCTOS GENERADOS CON
EL PROCEDIMIENTO
Requisitos establecidos por los
clientes
Servicio y/o Producto
Inventario de Acervo
Bibliográfico
•
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
Proporcionar
los
resultados
definitivos en tiempo y forma,
Informar sobre el total de títulos y
volúmenes existentes en las
bibliotecas de Unidad Obregón y
Unidades Foráneas, Proporcionar la
información dentro de los primero
15 días
del mes de Enero ,
Informar sobre el costo de compra
de títulos y volúmenes en el año,
indicando el fondo con que se
adquirió, El resultado de cada
inventario debe incluir:
- Reporte de existencia actual
- Reporte de faltantes (con
desglose por libro faltante)
- Descarte (cuando aplique).
Requisitos Legales y/o
reglamentarios
Reglamento General de la Ley
Orgánica.
Título 7: De las responsabilidades
y sanciones.
CAPÍTULO I. DE LAS
RESPONSABILIDADES
Del Patrimonio del Instituto artículo 31
apartado I
De las responsabilidades y
sanciones artículo 103.
Son causas especialmente graves
de responsabilidad, aplicables a
todos los miembros del Instituto:
III. La comisión de actos que dañen
los bienes patrimoniales del
Instituto, y los que interrumpan
ilegalmente su vida académica;
IV. El empleo de los bienes que
constituyen el patrimonio del
Instituto, en usos o fines distintos
de aquellos a que estén destinados.
POLÍTICAS
El inventario del acervo bibliográfico se efectúa cada semestre en las bibliotecas de Unidad
Obregón y Foráneas.
• La búsqueda de acervo faltante se llevará a cabo en un máximo de un día después de la
realización del levantamiento de la existencia física del acervo y será por única vez.
• Durante el levantamiento de la existencia física del acervo se suspenderá el servicio de
préstamo a domicilio y consulta en sala.
•
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Biblioteca
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•
•
NOMBRE
Inventario de Acervo Bibliografico
Durante la búsqueda de faltantes el alumno tendrá servicio de devolución, pago de adeudos y
préstamo a domicilio con estantería cerrada.
RECURSOS PARA LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
Recurso Humano
•
•
•
•
•
•
•
•
Encargado de Activos Fijos y Almacén
Encargado de Análisis Bibliográfico
Auxiliar de Biblioteca
Auxiliar de Análisis Bibliográfico
Administrador de Biblioteca.
Coordinadora de Biblioteca.
Analista de Biblioteca de Sistemas de Información
Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento
Infraestructura
•
•
•
•
•
lector óptico
equipo de cómputo (PC)
intranet
sistema de información automatizado
impresora
Materiales
• Papelería
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
REGISTROS
INVE-CRE-DO-05-_ _ Reporte de Acervo en Encuadernación
INVE-CRE-DO-06-_ _ Reporte de Préstamo en Custodia
INVE-CRE-DO-01- _ _ Listado Prévio de Faltantes
INVE-CRE-DO-02-_ _ Listado Definitivo de Faltantes
INVE-CRE-DO-04-_ _ Reporte de Existências de Acervo
SBIB-POP-DO-01-_ _ Acta de bajas de acervo bibliográfico
SBIB-POP-FO-10-_ _ Programa de Trabajo para la realización del Inventario de Acervo
SBIB-POP-FO-11-_ _ Plan de trabajo para la realización de inventario
SBIB-POP-FO-12-_ _ Informe Ejecutivo
SBIB-POP-FO-13- _ _ Solicitud de Realización de Inventario.
SBIB-POP-FO-14-_ _ Control de Acervo en Encuadernación.
SBIB-POP-FO-09-_ _ Informe de Revisión de Requerimientos de los Clientes.
SBIB-DOC-IT-01 -_ _ IT para el Auxiliar de Biblioteca en el Procedimiento de Inventario
SBIB-DOC-IT-02- _ _ IT para el análisis de encuadernación y custodia.
SBIB-DOC-IT-03- _ _ IT para el Analista de SI de Biblioteca en el Procedimiento de Inventarios
SBIB-DOC-IT-04- _ _ IT para el Analista Bibliográfico en el Procedimiento de Inventario
Elaborado y Actualizado por:
Administradores de
Biblioteca
Inicio de vigencia: 25/08/2009
Revisado y Aprobado por:
Jefe de Departamento
Rafael Mexia Bolaños
Inicio de Vigencia:
17/05/2010
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