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Políticas de Correo Electrónico UNITEC
Dirección de Tecnología de la Información y las Comunicaciones
1. Alcance
El servicio de correo electrónico de la Corporación Universitaria Unitec está dirigido a
Estudiantes, Docentes y personal administrativo de la universidad para uso estrictamente
laboral y académico.
2. Objeto
El servicio de correo electrónico de la Corporación Universitaria Unitec consiste en la
disponibilidad de una dirección de la forma [email protected] y de un espacio de
almacenamiento de mensajes que usa la tecnología office 365 para acceso desde prácticamente
cualquier parte en cualquier dispositivo móvil o de escritorio seleccionado.
3. Definiciones
Correo electrónico
Conocido también como e-mail, es un servicio que permite a los usuarios enviar y recibir
mensajes y archivo rápidamente utilizando las redes de datos.
SPAM o Correo Basura
Se podría traducir como bombardeo publicitario o publicidad basura. Son esos anuncios que,
sin haberlos solicitado, recibimos de forma masiva a través del correo electrónico.
Servidor
Un servidor en informática o computación es: Una computadora que realiza algunas tareas en
beneficio de otras aplicaciones llamadas clientes. Algunos servicios habituales son los servicios
de archivos, que permiten a los usuarios almacenar y acceder a los archivos de un ordenador y
los servicios de aplicaciones, que realizan tareas en beneficio directo del usuario final.
Usuario
Persona que tiene una cuenta en una determinada computadora por medio de la cual puede
acceder a los recursos y servicios que ofrece una red. Un usuario que reside en una
determinada computadora tiene una dirección única de correo electrónico.
Password
Contraseña en inglés o clave, es una forma de autenticación que utiliza una información
secreta para controlar el acceso hacia algún recurso. La contraseña normalmente debe
mantenerse en secreto ante aquellos a quien no se le permite el acceso. Aquellos que desean
acceder a la información se les solicitan una clave, si conocen o no conocen la contraseña,
se concede o se niega el acceso a la información según sea el caso.
Correo Cadena
Se le llama cadenas de correo electrónico a los mensajes masivos que cohesionan o convencen
de varias maneras a sus lectores de re-enviarlos a otro grupo de personas, el nombre de
"cadena" proviene del encadenamiento de pasajes que hacen estos mensajes de usuario a
usuario. Esta clase de mensajes, la mayoría de las veces indeseable, son potencialmente una
pérdida de tiempo y dinero para el receptor.
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Cuota
Es un sistema del que se vale el administrador, para regular el espacio que los diferentes
usuarios de un sistema ocupan con sus archivos en disco. Cuando la cuota de su correo se
encuentre en un 90% le solicitará que por favor depuré su buzón. Si el usuario hace caso omiso
y completa un 95% de su capacidad el sistema le enviará un mensaje donde le notifica que
puede enviar correo más NO recibir y si completa el 100% no le permitirá ni enviar ni recibir
hasta que haga una depuración del más del 40% de capacidad de su buzón.
4. Condiciones de uso
Además de las condiciones que con carácter general se aplican a los servicios proporcionados
por la Corporación Universitaria Unitec, el usuario de una cuenta de correo electrónico de la
Corporación Universitaria Unitec se compromete a aceptar y cumplir los siguientes:

El correo electrónico es una herramienta para el intercambio de información entre
personas, no es una herramienta de difusión masiva e indiscriminada de información. Para
ello existen otros canales más adecuados y efectivos

Mantener con confidencialidad el Password.

Depurar periódicamente su buzón para liberar espacio.

Empleo de la cuenta con fines académicos o institucionales.

Abstenerse de utilizar el correo electrónico para cualquier propósito comercial o financiero.

Leer diariamente su correo y borrar aquellos mensajes obsoletos para liberar espacio en su
buzón de correo.

El uso del lenguaje apropiado en las comunicaciones.

No permitir que segundas personas hagan uso de su cuenta.

Comprimir los archivos anexos

No usar la cuenta con fines comerciales

No enviar o reenviar cadenas de correo
 No enviar spam (correos basura) o correos adjuntos que contengan información nociva para
otros usuarios como virus y pornografía.

No usar la cuenta de otro usuario.

No usar la cuenta como repositorio de música.
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
Se aplicarán los reglamentos correspondientes en caso de envío a foros
de discusión (listas de distribución y/o grupos de noticias) de mensajes
que comprometan la reputación de la Corporación Universitaria Unitec o
violen cualquiera de las leyes colombianas
5. ADMINISTRACION

La institución se reserva el derecho de enviar información que considere como un
medio de información institucional.

El incumplimiento del usuario en el manejo y buen uso de la cuenta podrá ocasionar la
suspensión o cancelación de la misma.

La vigencia de la cuenta comprende el periodo de compromiso de trabajo o estudio con la
Institución.

El administrador de la red indicará al usuario por medio de un mensaje a su buzón de
correo el tiempo de expiración de la cuenta con diez días de anticipación. El usuario se
compromete a contestar el mensaje con cinco días de anticipación, indicando si desea o
no continuar con la cuenta activa.

Los usuarios deben dar aviso al administrador de cualquier incidencia que pueda surgir y
que estime puede afectar al normal comportamiento del servicio.

La Corporación Universitaria Unitec se reserva el derecho a cambiar cualquier parámetro
de configuración del servicio de correo con el fin de incorporar mejoras, monitorear el
servicio, restringir accesos, etc. La Corporación Universitaria Unitec se reserva el derecho
de suspender el servicio cuando las circunstancias lo requieran; si se prevé una suspensión
larga Unitec por medio del administrador del correo avisará con anticipación enviando un
mensaje a todos los usuarios de correo. Cuando las circunstancias impidan avisar a los
usuarios con antelación suficiente y la suspensión se prolongue durante más tiempo del
deseado, el administrador del correo informará a posteriori los motivos de la suspensión.

Por requerimiento legal la institución podrá ordenar la intervención de las cuentas de
correo electrónico.

Cualquier incidencia que afecte el servicio debe tramitarse por medio de la mesa de ayuda
“Drone”.
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6. N o r m a s d e Etiqueta del correo electrónico

Si estamos enojados, esperemos antes de contestar. Si recibimos un mensaje
que
nos provoque el deseo de responder de manera visceral, desagradable, desconsiderada
o, simplemente, si por cualquier motivo estamos alterados lo más conveniente será
esperar a otro momento para dar una respuesta más sosegada y ajustada al citado
mensaje.

Mejor, mensajes breves. Los mensajes compuestos por muchas líneas se leen mal. Son
preferibles los mensajes breves y ajustados al tema que deseamos plantear o
responder.

Cuidemos el lenguaje. Como son muchas personas generalmente de alto nivel
académico los receptores de los mensajes, será conveniente que cuidemos el español.
Tanto en su corrección gramatical como en el uso de determinados términos que en
contextos geográficos diferentes contienen significados distintos y pueden ser mal
interpretados. Algunas expresiones de humor o divertidas, pueden entenderse de
manera errónea. Las personas nos van a conocer por lo que escribimos. Por tanto,
antes de pulsar el botón “enviar” deberíamos repasar el texto de nuestro mensaje.

Diálogos personales. Cuando se trate de requerir ayuda, opinión o respuesta concreta a
una persona deberemos dirigirnos a él particularmente, evitar copias de mensajes que
muchos destinatarios no desean leer, a no ser que entendamos que la pregunta o
respuesta puede interesar a otros.

Evite mensajes con tono agresivo o meramente.

“Para:”, “To:” Cuando alguien desee responder personalmente a un determinado
mensaje, deberá escribir en la sección “Para” o “To” la dirección electrónica de la
persona con la que desea contactar. De esta manera evitaremos la recepción mensajes
no deseados o faltos de interés para la mayoría y cuyo destinatario, en la mente del
emisor, es sólo una persona.

Insistimos, antes de enviar un mensaje compruebe siempre la dirección que aparece en
“Para” o “To” con el fin de que el destinatario sea quien el emisario realmente desea.

La firma. Se hace preciso que al final de cada uno de los mensajes que se envíen, se
inserte la firma del autor.
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
Las siglas. En algunos contextos geográficos o institucionales las personas son
muy proclives a la utilización de siglas. Cuando abusamos de ellas, muchas veces el
lector pierde la referencia y no sabe de qué se habla. Se recomienda ser parcos en su
uso y cuando se utilicen, siempre se debe explicar el significado en la primera aparición
de la misma.

No escribamos frases enteras en MAYÚSCULAS. Esta forma de escribir mensajes
de correo electrónico puede indicar a algunos receptores que se les está gritando (que
se les levanta la voz). Así pues, cuando escribamos en mayúsculas asegurémonos de
que ésa es nuestra intención.