PRO-GTH-13-07 Gestión SYST
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FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-07 Versión 5 Fecha Aprobación Procedimiento: GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Páginas 06/05/2016 1 de 5 Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 6 de Mayo de 2016 Firma de Autorizaciones Revisó Elaboró Profesional Especializado Talento Humano - Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Aprobó Representante para la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión Control de Cambios Fecha Descripción Diciembre de 2010 Actualización del enfoque por procesos del IDEP ( Resolución 232 de 2010) Noviembre de 2014 Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02 Cambios numerales 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9. Cambio de nombre de mejoramiento de las condiciones internas (Seguridad y Salud Ocupacional) a Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Actualización de actividades generales.(FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de Noviembre de 2014) Julio de 2015 Cambios numeral 7. Actualización de actividades generales.(FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015) Mayo de 2016 Cambio de nombre del procedimiento. Cambios en los numerales 4 y 7 (FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015) 1. Responsable de Procedimiento Profesional Especializado Talento Humano Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario 2. Objetivo Fomentar la protección y mantenimiento de la salud física, mental y social de los servidores públicos del IDEP, en la entidad, proporcionando condiciones seguras e higiénicas evitando accidentes de trabajo y enfermedades profesionales con el fin de mejorar la productividad dentro del Instituto. FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-07 Versión 5 Fecha Aprobación Procedimiento: GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Páginas 06/05/2016 1 de 5 3. Alcance Este procedimiento inicia con el estudio de las necesidades en materia de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial y finaliza con la elaboración del Informe anual de ejecución Plan de acción SYST Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP. 4. Base legal Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Decreto 614 de 1984 Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país Decreto Ley 1295 de 1994 Por el cual determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales Decreto 1530 de 1996 Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 100 de 1993 y el Decreto-ley 1295 de 1994 Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo Resolución 1401 de 2007 Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo Resolución 156 de 2005 Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones Resolución 1016 de 1989: Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. Resolución 2013 de 1989 Por el cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en lugares de trabajo. NTC 3701 Guía para la clasificación, registro y estadística de accidente del trabajo y enfermedades profesionales 5. Documentos de Referencia Documentos Externos Documentos Internos Manuales e instructivos de la Administradora de Riesgos Profesionales Plan Anual de Trabajo SYST 6. Definiciones Término Definición Accidente de Trabajo Es cualquier suceso repentino traumático que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, invalidez o en el peor de los casos la muerte. ARL Son Entidades para la administración de los riesgos laborales, a las que todos los funcionarios deben estar vinculadas por ley y que cubren los riesgos generados en las actividades laborales. Comité Paritario Enfermedad Ocupacional EPS El Comité́ Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la entidad. Es todo estado patológico permanente o temporal, que surge como consecuencia de la clase de trabajo que se desempeña y/o del medio en que la persona se ve obligada a trabajar. Son Entidades Promotoras de Salud responsables de la afiliación, registro y carnetización de sus afiliados, Las EPS tienen como función básica organizar y garantizar a sus afiliados, la prestación de los servicios contemplados en el Plan Obligatorio de Salud (POS). Panorama de Riesgos El panorama de factores de riesgo permite identificar, localizar y valorar las situaciones de riesgo existentes, con el fin de priorizar y planificar las medidas de previsión, prevención y protección más convenientes y adecuadas, según sea el tipo de exposición y severidad de las consecuencias. Salud Ocupacional Es una ciencia que busca proteger y mejorar la salud física, mental, social y espiritual de los trabajadores en sus puestos de trabajo, repercutiendo positivamente en la entidad. FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-07 Versión 5 Fecha Aprobación Procedimiento: GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Páginas 06/05/2016 1 de 5 7. Descripción del procedimiento Nro. Descripción de actividades Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control INICIO Documento soporte de la actividad Solicitar a ARL insumos para determinar a las necesidades. A partir de los estudios de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial que efectúa la ARL, se analizan las acciones pertinentes según las recomendaciones señaladas en Estudio de necesidades aspectos de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial orientadas a la promoción y prevención de la ocurrencia de Accidentes de Trabajo, incidentes laborales o el desarrollo de Enfermedades Profesionales. Estudiar las necesidades en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario - Talento Humano 2 Formular el Plan Anual de Trabajo SGSST Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario - Talento Humano 3 Aprobar el Plan Anual de Trabajo SGSST Comité SIG FT-GD-07-08 Acta de Reunión 4 Divulgar el Plan Anual de Trabajo SGSST Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario - Talento Humano Correo electrónico 1 Observaciones Verificar que las recomendaciones y observaciones de los estudios y reportes entregados por la ARL coincidan con las acciones propuestas en el plan. A partir del estudio de necesidades y teniendo en cuenta el Informe anual de ejecución del Plan de Trabajo Anual del FT-GTH-13-32 Plan de Sistema de Gestión de Seguridad Trabajo Anual SGSST y Salud en el Trabajo de la vigencia anterior, se formula el Plan y se presenta para revisión y validación del COPASST A través de correo electrónico y el sitio web institucional se hace la divulgación del Plan. FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-07 Versión 5 Fecha Aprobación Procedimiento: 5 Desarrollar las actividades previstas en el Plan Anual de Trabajo SGSST 6 Hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Trabajo SGSST 7 8 GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Páginas Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario - Talento Humano Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Realizar seguimiento mensual de Financiera y de Control actividades descritas en el plan Interno Disciplinario - Talento vs. Registros de cada actividad Humano 06/05/2016 1 de 5 Se desarrollan las actividades descritas en el Plan teniendo en cuenta que en caso de incluir Formato FT-GD-07-11 capacitaciones se deben registrar Registro de Asistencia tanto en el documento del plan como en el cronograma del PIC FT-GTH-13-19. Ejecución Plan Anual de Trabajo SGSST Teniendo en cuenta el seguimiento de las actividades y el plan de acción, hacer la solicitud de los recursos necesarios para ejecutar las actividades de la siguiente vigencia, con el fin de que se incluyan en el proyecto de presupuesto. Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario - Talento Humano Solicitar recursos para ejecutar el Plan Anual de Trabajo de la siguiente vigencia Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario - Talento Humano Evaluar las actividades desarrolladas del Plan Anual de Trabajo SGSST FIN El seguimiento de las actividades se debe hacer mensualmente y semestralmente se debe consolidar un informe que es presentado al COPASST y posteriormente al comité del SIG. Informe anual de ejecución Plan Anual de Trabajo SGSST Teniendo en cuenta los informes de seguimiento semestrales presentados, las actas de inspección internas hechas durante el año y los reportes generados por la ARL, se consolida un informe anual presentando los resultados del Plan que incluye recomendaciones para formular el plan de la siguiente vigencia. Este informe de evaluación presentado para validación COPASST y posteriormente insumo para la revisión por la Dirección. es del es Alta FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-07 Versión 5 Fecha Aprobación Procedimiento: GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Páginas 06/05/2016 1 de 5 8. Tiempos Un año 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento El Plan Anual de Trabajo SGSST debe ser aprobado en el primer trimestre de la vigencia. La solicitud de recursos necesarios para la ejecución del Plan de acción SGSST se debe hacer en el mes de Julio de cada vigencia. Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Sistema de Gestión Ambiental Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos –PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.
