de Entidades sin Ánimo de Lucro

Cómo
se inscribien
los libros
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de Entidades sin Ánimo de Lucro
Cómo se inscriben los libros de una
Entidad sin Ánimo de Lucro
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INFORMACIÓN GENERAL
Todo ente jurídico de cualquier naturaleza debe llevar en forma ordenada los libros de contabilidad,
de correspondencia y administración, según las normas contables, fiscales y del Código de Comercio.
En Colombia, la norma contable que determina la manera de llevar los libros y asientos contables
para toda clase de entidades, sociedades y organismos, es el Decreto 2649 de 1993.
¿Qué libros se deben inscribir?
Según el Decreto-Ley 019 de 2012 (Ley Antitrámites), solamente se deben registrar en las cámaras de
comercio, los libros de registros de socios o accionistas (para el caso de las esales libros de asociados
o fundadores) y los de actas de Asamblea o de Junta de Asociados, y en general de reuniones del
máximo órgano de la entidad. (Art. 175 Decreto 019 de 2012).
Por lo anterior, las cámaras de comercio solo podrán registrar los libros que alude la norma
antitrámites, para las entidades sin Ánimo de Lucro, sin perjuicio de las responsabilidades que se
deben tener sobre el diligenciamiento de todos los libros contables que se manejan según la clase
de entidad.
El nombre de los libros es determinado por la administración de la entidad, y cada libro debe tener
una destinación específica y ser llevado de acuerdo a las normas contables vigentes.
GUÍA de entidades sin ánimo de lucro
En conclusión, sólo los libros de asociados o fundadores y los de actas de Asambleas, juntas de
asociados o del máximo órgano social se registran en la Cámara de Comercio.
¿Dónde se deben inscribir?
Dependiendo de la naturaleza jurídica de cada entidad, se registrarán en la entidad que lleva el
registro y certificación, como por ejemplo:
Las entidades sin ánimo de lucro que se registran ante las Cámaras de Comercio, deben registrar
los libros de actas ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde van a tener su
domicilio principal.
Las entidades de otra naturaleza, que se registran en diferentes entidades de Registro, según su
especialidad, registrarán sus libros en las mismas entidades donde efectuaron su inscripción, y en su
defecto en las oficinas de la Administración de impuestos nacionales.
Nota: Recuerde que la supresión del registro de los libros de contabilidad en las cámaras de
comercio, no lo exime de diligenciarlos y llevarlos en debida forma.
¿Cuándo se deben inscribir?
La inscripción se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad se encuentre registrada
en la Cámara de Comercio.
Requisitos para solicitar el registro de libros:
Presente una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo
siguiente:
•
Fecha de solicitud.
•
Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro propietaria de los libros, identificación y
número de Inscripción.
•
Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir.
•
Cantidad de hojas útiles de cada libro, la numeración consecutiva y el rango de numeración, si la
entidad lleva un consecutivo de libros anteriores.
•
La Codificación de los libros, si estos se van a llevar en formas continuas o en hojas removibles
(indicar un código o distintivo alfanumérico de máximo cinco (5) caracteres, que deben ir en
todas las hojas del libro a registrar).
Nota: Se pude obtener gratuitamente un formato diseñado por la Cámara de Comercio de Bogotá,
que incluye todos estos requisitos y el instructivo de diligenciamiento, en cualquiera de las sedes
de la Cámara, o en nuestra página web institucional (www.ccb.org.co).
Cómo se inscribien los libros de una ESAL
¿Cómo deben presentarse los libros?
•
Deben presentarse totalmente en blanco, únicamente con la numeración consecutiva, el código
adoptado para cada libro y el nombre del libro, si se quiere puede incluirse el nombre de la
entidad.
•
Si se trata de formas continuas u hojas removibles, las pastas que las contienen, deben presentarse
debidamente rotuladas, indicando el nombre del libro y de la entidad propietaria.
•
Si se desea, puede obtener las hojas removibles en cualquiera de las sedes de la Cámara de
Comercio; La Cámara presta el servicio de venta de hojas impresas y rubricadas, para tal efecto el
cliente debe diligenciar el campo correspondiente en el formato de registro o en la comunicación
de solicitud (formato REG-PRE-PPS-F-016).
•
Cuando se haya terminado un libro y se deba registrar uno nuevo, deberá presentarse,
adicionalmente, uno de los siguientes requisitos:
•
Presentar el libro anterior terminado, el cual será devuelto una vez se verifique en caja su
terminación.
•
Presentar constancia o certificación del revisor fiscal o del contador público que certifique la
terminación del libro (o que esté próximo a terminarse).
•
En caso de pérdida de un libro, debe anexarse copia del denuncio presentado ante la autoridad
competente (Página web de la Policía Nacional) o autoridad municipal, cuando se trate de otros
municipios. (En el denuncio deberá indicarse, el nombre de la entidad, nombre del libro y fecha
y número del registro).
Registro de libros por traslado de domicilio de la entidad sin ánimo de lucro:
Cuando se haya registrado un traslado de domicilio de una entidad sin ánimo de Lucro, se puede
solicitar, igualmente, el traslado de los libros de comercio que tenía registrados en la anterior
Cámara de Comercio (que sean de obligatorio registro); para tal efecto, el deberá allegar los libros
ya diligenciados junto con una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad o
del revisor fiscal (si lo tiene), que indique su deseo de solicitar la inscripción de los libros como
continuación del traslado de domicilio y adjuntar un certificado de libros expedido por la Cámara de
Comercio del anterior domicilio.
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Servicios
en línea CCB
La Cámara de Comercio de Bogotá tiene un espacio diseñado para que a través
de nuestros Servicios en Línea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios
Registrales:
•
Renovación de matrícula mercantil.
•
Calculadora valor renovación matrícula mercantil o inscripción ESAL.
•
Consulta para el trámite de actualización de la actividad económica (Código CIIU).
•
Asistencia virtual para la elaboración de actas, donde podrá resolver todas sus inquietudes a través de
un chat en línea con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de
Socios, Asamblea de Accionistas y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cámara
de Comercio de Bogotá.
•
Trámites virtuales para el Registro Único de Proponente (Nuevo).
CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS
Podrá adquirir los siguientes Certificados Electrónicos de las personas jurídicas, naturales y establecimientos
de comercio, inscritos en la Cámara de Comercio de Bogotá:
•
Certificado de Matrícula.
•
Certificado de Existencia y Representación Legal.
•
Certificado del Registro Único de Proponentes.
•
Certificado Especial Negativo de Libros.
Certificados que pueden ser solicitados en nuestra página web, con total celeridad, seguridad y validez técnica
y jurídica, tanto el mundo físico como en el electrónico.
Mayores informes
019003318383 - www.ccb.org.co
“Este documento contiene información y orientaciones de carácter general sobre algunos
aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripción en el Registro Público.
El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma“
Fecha de publicación septiembre de 2013.
Código 827-1