SUBÍNDICE CAPÍTULO 11

CAPÍTULO 11
ELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE OPERACIONES
SUBÍNDICE CAPÍTULO 11
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ELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE OPERACIONES...........................11-3
11.1
TÓPICOS GENERALES .........................................................................11-3
11.1.1 Generalidades................................................................................11-3
11.1.2 Características de la Información y de los Archivos.................................11-3
11.1.3 Requerimientos de las Regulaciones ...................................................11-3
11.2
PROCESO DE ACEPTACIÓN O APROBACIÓN.............................................11-4
11.2.1 Generalidades................................................................................11-4
11.2.2 Orientaciones para la Aprobación o Aceptación......................................11-4
11.3
PERÍODOS DE VIGENCIA DE LOS ARCHIVOS............................................11-4
11.3.1 Generalidades................................................................................11-4
11.3.1 Categorías de Archivo......................................................................11-5
MANUAL DEL INSPECTOR DE OPERACIONES - DGAC Perú
REVISIÓN 2: DICIEMBRE 2001
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CAPÍTULO 11
ELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE OPERACIONES
INTENCIONALMENTE
DEJADA
EN BLANCO
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ELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE OPERACIONES
CAPÍTULO 11
ELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE OPERACIONES
11.1
TÓPICOS GENERALES
11.1.1 Generalidades
Este Capítulo contiene información y orientaciones que deben seguir los IPOs al
momento de evaluar el sistema de elaboración y conservación de los archivos de
operaciones de los respectivos Explotadores, conforme a los requerimientos de las
Partes 121 y 135.
11.1.2 Características de la Información y de los Archivos
a) Información y Archivo.- Los inspectores deben estar conscientes de la dif erencia que existe entre un sistema de archivo y un sistema de administración de
la información. Un archivo es definido como un fichero que preserva las evidencias de los eventos ocurridos. En general un archivo debe mostrar cuál evento
ocurrió, a quién, por quién, dónde y una prueba que dicho evento ocurrió, tal
como una certificación por medio de una firma. Un sistema que colecciona información adecuada para tomar decisiones operacionales pero que no preserva
evidencias de los eventos ocurridos, no es un sistema de archivo.
b) Información del Explotador.- Esta es una información que es solamente
propiedad del Explotador. Los inspectores no tienen la autoridad para obligar al
Explotador a divulgar dicha información. Las preguntas sobre qué información
debe proveer el Explotador y cual puede denegar es algo delicado que debe ser
tratado con cuidado por los inspectores, particularmente cuando se trata de información de ingresos o de pagos y sueldos al personal aeronáutico. Los inspectores deben usar dicha información para propósitos oficiales únicamente, pero
no deben divulgar tal información a terceros.
11.1.3 Requerimientos de las Regulaciones
Las Partes 121 y 135 requieren que los Explotadores mantengan ciertos archivos
sobre la participación de los tripulantes aéreos y los despachadores en las operaciones de vuelo.
a) Parte 121.- La RAP 121.683 requiere que el Explotador mantenga archivos vigentes para mostrar que cada miembro de la tripulación y despachadores cumplen con las calificaciones y la proficiencia requerida por dicha RAP. Esa regulación requiere además que el Explotador archive cada acción tomada concernie nte a la inhabilitación o descalificación física o profesional de cada tripulante aéreo o despachador, y retener dicha información por 6 meses como mínimo. La
RAP 121.683 no especifica el período de tiempo que debe mantenerse la información del archivo; salvo la excepción señalada para el tema de las descalific aMANUAL DEL INSPECTOR DE OPERACIONES - DGAC Perú
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ciones. Las RAPs 121.695 y 121.697 establecen los períodos de retención para
los manifiestos de carga, las liberaciones de despacho o de vuelo y los planes de
vuelo. La RAP 121.711 especifica el período de retención del contacto radial entre el Explotador y sus pilotos en vuelo.
b) Parte 135.- La RAP 135.63 requiere que un Explotador mantenga ciertos archivos ya sea en la base principal o en algún otro lugar aprobado por la DGAC, y
que establezca los períodos de retención de la información contenida en ciertos
archivos requeridos.
c) Otros.- Con la finalidad de mostrar cumplimiento con las regulaciones y de
permitir a la DGAC conducir la vigilancia para determinar este cumplimiento, el
Explotador puede elegir el mantener otros tipos de archivos, tales como archivos
de ETOPS y de navegación LORAN, aunque esto no sea señalado específicamente en las Partes 121 y 135. Otros ejemplo lo constituyen los archivos de los archivos de entrenamiento de Instructores/EDEs de Cía.
11.2
PROCESO DE ACEPTACIÓN O APROBACIÓN
11.2.1 Generalidades
Esta sección contiene información a ser usada por los IPOs para la aceptación o
aprobación de los sistemas de elaboración y conservación de archivos. El proceso de
aceptación o aprobación de los sistemas de archivo sigue los mismos procedimie ntos de aceptación o aprobación de manuales descrito en el Capítulo de manuales y
listas de chequeo de este manual.
11.2.2 Orientaciones para la Aprobación o Aceptación
La DGAC aprobará los sistemas de archivo del Explotador basados en sistemas de
computación. Todos los otros sistemas de archivo deben ser aceptables para la
DGAC. Los IPOs deben determinar si un sistema de archivo es congruente con los
requerimientos de la RAP aplicable.
Durante la Certificación inicial, el Explotador debe asegurar que la carta de cumplimiento inicial describa claramente los procedimientos a ser usados por el Explotador
para la generación y mantenimiento de los archivos requeridos. Después de la certificación, los IPOs deberán conducir en sus programas de vigilancia la evaluación de
los archivos de los Explotadores, en forma periódica y rutinaria, para asegurar que
están siendo mantenidos y contienen la información requerida para demostrar cumplimiento con las RAPs. El Explotador debe desarrollar una sección en su MGO que
provea los detalles sobre el uso de su sistema de archivos.
11.3
PERÍODOS DE VIGENCIA DE LOS ARCHIVOS
11.3.1 Generalidades
Los IPOs deben determinar si el sistema de archivo de un Explotador provee la documentación necesaria para demostrar cumplimiento con las RAPs. El adecuado historial deberá ser mantenido por el Explotador para permitir al IPO determinar su
cumplimiento en cualquier momento. Esta sección contiene información y guía a
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ser usada por el IPO para la determinación de los períodos necesarios de vigencia
de los archivos.
11.3.1 Categorías de Archivo
Con la finalidad de demostrar cumplimiento con las regulaciones, los archivos de entrenamiento y calificación deben ser retenidos en el legajo de cada personal aeronáutico para documentar la vigencia y los requisitos previos de sus calificaciones.
a) Archivos permanentes.- Los archivos permanentes son los documentos que
acreditan la culminación satisfactoria de los eventos de entrenamiento o calif icación, los cuales son requisitos previos para las subsecuentes asignaciones profesionales. Estos archivos deben ser retenidos por todo el tiempo que el empleado sirva para el Explotador, los mismos que deben incluir lo siguiente:
•
Archivos del Adoctrinamiento Básico;
•
Archivos de los entrenamientos y las calificaciones iniciales;
•
Archivos de los entrenamientos de Transición y Promoción de aeronave;
•
Archivos de la Experiencia Operativa (OE) acreditada.
b) Archivos de Vigencia.- Los archivos de vigencia son aquellos documentos que
acreditan los eventos de entrenamiento y calificación periódica y continua, los
mismos que mantienen vigente las calificaciones del personal aeronáutico. Con
la finalidad de mostrar continuidad con las calificaciones, este tipo de archivos
deberá ser mantenido por un lapso no menor de dos períodos de renovación.
Por ejemplo, cuando un Tripulante Auxiliar a realizado su evaluación de refresco
en Abril del año 2002, en su legajo personal deberá figurar dicha evaluación y el
de Abril del 2001, pasando a desecharse la evaluación de Abril del 2000; y así
sucesivamente.
c) Archivos de Recalificación.- Las regulaciones requieren que el Explotador archive cada acción tomada con relación a la recalificación laboral, física o profesional de cualquier miembro de la tripulación o del Despachador de aeronave, y
mantenga estos archivos con una antigüedad no menor a los 6 meses calendarios. Cabe señalar que, para los Explotadores bajo la RAP 121, los archivos permanentes y los archivos de recalificación del personal descalificado, o cuyo contrato laboral haya sido declarado cancelado, deberán ser mantenidos hasta los 6
meses posteriores a la descalificación. La RAP 135 exige que estos archivos sean
descartados antes de los 12 meses.
d) Archivos adicionales.- El Explotador puede mantener archivos adicionales
como una condición de autorizaciones especiales de operación. Por ejemplo, un
archivo de operación satisfactoria que es requerido antes que la DGAC pueda
otorgar una aprobación para incrementar las operaciones de largo alcance con
dos motores (ETOPS). Los Explotadores pueden ser requeridos de mantener información de entrenamiento y de calificación adicional con el fin de justificar
cambios en áreas tales como ETOPS, reducción de horas de entrenamiento y
especificaciones de operaciones. Los IPOs deben alentar a los Explotadores a
que mantengan archivos adicionales para propósitos de análisis.
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