capitulo vi procedimiento de evaluación de manuales del explotador

FECHA: 06-08-2012
MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD
CAPITULO VI
PROCEDIMIENTO DE EVALUACION DE MANUALES DEL EXPLOTADOR
A.
OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer un método sistemático que
utilizarán los Inspectores de Aeronavegabilidad para el proceso general de
aprobación o aceptación de ciertos manuales de los explotadores, para
asegurarse que cumplen con las Regulaciones Aeronáuticas y ofrecen prácticas
seguras de operación.
Para este proceso de aprobación o aceptación deben utilizarse las Procedimientos
y Formatos, descritos en el Apéndice A y B de este MIA.
B. MARCO NORMATIVO
Para cada tipo de operación o actividad, las Regulaciones Aeronáuticas del Perú
(RAP) establecen requerimientos de manuales para las organizaciones
certificadas, de acuerdo a lo siguiente:
a) La Subparte G de la RAP 121, establece los requisitos de elaboración,
contenido mínimo y administración de los manuales que conciernen a un
explotador aéreo operando bajo esta RAP.
b) La Subparte A de la RAP 135, Secciones 135.21 y 135.23, establecen los
requisitos de los manuales que debe cumplir el explotador aéreo que realiza
operaciones bajo esta RAP y el contenido mínimo de algunos de ellos.
c) El Párrafo 145.45 (g) de la RAP 145, requiere un MPI que contenga los
procedimientos del TMA.
C. DEFINICIONES.
Para fines de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:
a) Manual General de Operaciones (MGO): Es un manual que contiene las
políticas y procedimientos que serán utilizados, en la ejecución de sus
funciones, por el personal encargado de las operaciones de una organización
aeronáutica.
b) Manual General de Mantenimiento (MGM): Es un manual que contiene las
políticas y procedimientos que serán utilizados en la ejecución de sus
funciones, por el personal encargado del mantenimiento de un explotador
aéreo.
c) Manual de Procedimientos de Inspección (MPI): es el manual de
procedimientos y políticas que conciernen a un Taller de Mantenimiento
Aeronáutico.
d) Manuales Específicos: Son documentos, que pueden ser parte de los
manuales generales de organización como el MGM y MGO, que contienen
procedimientos o guías de aspectos técnicos específicos relacionados con la
operación de las aeronaves elaborados por el explotador. Algunos ejemplos de
ellos son:
1) Procedimientos de inspección.
2) Procedimientos de mantenimiento.
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3)
4)
5)
6)
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Procedimientos de control de mantenimiento.
Manual de Peso y balance.
Programa de Entrenamiento.
Manual de Reparaciones típicas.
Nota: Los títulos de los manuales específicos mencionados en la relación
anterior constituyen sólo ejemplos de los títulos usados actualmente en la
industria. El evaluador no debe interpretar esto como una relación de títulos
obligatorios. Los explotadores pueden optar por organizar el MGM o MGO de la
mejor manera; asimismo pueden elegir diferentes títulos para cada manual
específico.
e) Política: Son directrices que se establecen para orientar la ejecución de las
funciones ya establecidas por la organización para el logro de sus objetivos.
Sirven como premisa dirimente, cuando hay conflictos en la orientación que
toma una acción o un conjunto de acciones, para tomar una decisión de
reorientación en la ejecución de dichas funciones.
f) Norma: Regla que se debe seguir o a la que se deben ajustar las conductas,
tareas, y actividades.
g) Procedimiento: Es la forma específica de realizar una secuencia de acciones
relacionadas entre sí, ordenadas de forma lógica y que permiten cumplir con
un fin predeterminado.
h) Estado de certificación: Con relación a los productos y partes aeronáuticos,
como lo define la RAP 21, es el Estado que otorga la certificación
correspondiente a dichos productos y partes. (El. El Estado que otorga el
Certificado Tipo de una aeronave).
i) Producto aeronáutico: De acuerdo a la RAP 21, está constituido por la
aeronave, el motor de aeronave y la hélice.
j) Parte Aeronáutica: De acuerdo a la RAP 21, está constituido por todo
componente o accesorio que es parte de un producto aeronáutico.
D. DIFERENCIA ENTRE APROBACIÓN Y ACEPTACIÓN.
Respecto a los Manuales del Explotador, existe una diferencia conceptual y
práctica entre lo que se define como aceptación y aprobación, definiendo de la
siguiente forma:
a) Aprobación.- Se denomina como “Aprobado” todo aquello que es admitido por
la DGAC por ser idóneo para un fin determinado, previa evaluación calificadora
de todo su contenido.
Sobre estos documentos o procedimientos, la DGAC tiene la autoridad y la
jurisdicción para modificarlos o para establecer enmiendas. La evaluación será
exhaustiva y el procedimiento establecido en dicho documento deberá ceñirse
estrictamente a los procedimientos, límites y autorizaciones señalados
específicamente por la DGAC.
Entre los documentos y procedimientos que deben ser aprobados por la DGAC
se encuentran:
1)
2)
3)
4)
5)
Programa de Mantenimiento de aeronave con matrícula peruana,
Lista de equipos mínimos (MEL),
Programa de confiabilidad,
Autorizaciones de operaciones especiales de operadores nacionales,
Especificaciones de Operación.
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b) Aceptación.- Se denomina como “Aceptado” todo aquello que es admitido por la
DGAC por ser idóneo para un fin determinado, sin una evaluación calificadora de
su contenido.
Sobre estos documentos o procedimientos, la DGAC no tiene la autoridad ni la
jurisdicción de modificarlos o de establecer enmiendas, sólo puede evaluar
globalmente si resultan idóneos y se ajustan o no a los requerimientos
establecidos.
Entre los documentos y procedimientos que la DGAC acepta, se encuentran:
1)
2)
3)
4)
Manual de vuelo de la aeronave,
Programa de mantenimiento de aeronave con matrícula extranjera,
Certificado Tipo
Directivas de aeronavegabilidad emitidas por la autoridad aeronáutica
certificadora del producto aeronáutico.
Los documentos aprobados o aceptados por otra Autoridad Aeronáutica, son
simplemente aceptados por la DGAC, siempre que sean idóneos para
determinadas actividades del explotador al cual se está evaluando y se ajusten
a los requerimientos reglamentarios. Algunos de estos documentos por
disposición reglamentaria requerirán adicionalmente la aprobación de la DGAC.
E. SOLICITUD DE APROBACION O ACEPTACION
Para cualquier tipo de documentación el solicitante deberá presentar ante la
DGAC lo siguiente:
a) Una copia del documento, manual, sección del manual o modificación que
requiera su aprobación o aceptación,
b) Una copia de cualquier tipo de documentación de sustento del manual a ser
evaluado, si corresponde
F.
PRESENTACIÓN:
Texto impreso o archivo electrónico.
G. CONTENIDO DE LOS MANUALES
El explotador tiene amplia libertad en la estructuración de sus manuales. En
especial, los manuales de políticas y procedimientos generales (documentos de
gestión) podrán tener una estructuración que se ajuste a la realidad de la
organización de la cual será herramienta de gestión las que, sin embargo,
deberán tener el siguiente contenido mínimo de información:
a) Introducción o Prefacio: Debería contener una descripción de las políticas de
la organización y los objetivos de la misma si corresponde al manual. Así
mismo debería establecer el objetivo o propósito del manual, que es un
aspecto muy importante a tener en cuenta en la evaluación por cuanto el
desarrollo de la misma debería girar en torno al objetivo planteado.
b) Control de revisiones: El manual debería contener una página o sección de
control de revisiones a partir de la cual el usuario pueda determinar la vigencia
del manual (Número de revisión y fecha de la revisión, como mínimo). Un
responsable y un procedimiento de actualización de todos los manuales
distribuidos en toda la organización, incluido el ejemplar que es destinado para
la DGAC.
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c) Lista de Páginas Efectivas: Todo manual debe incluir un listado master de las
páginas contenidas en el manual, detallando para cada página: su número
correlativo, el número y la fecha de su revisión.
d) Índice: Todo manual debe tener un índice que presente listados de los tópicos
principales con sus respectivos números de página.
e) Referencias: Referido a los documentos que han servido de base para la
elaboración del manual.
f) Definiciones: Se debe definir los términos o abreviaturas (acrónimos) que no
sean familiares o conocidos, de tal modo que permitan entender el contenido
del manual.
g) Organización y funciones: Sobre todo en aquellos manuales de gestión (que
serán calificados como documentos aceptables) es importante que esté
definida la unidad orgánica que será responsable de la ejecución de las
funciones relacionadas con los métodos y procedimientos contenidos en el
manual.
h) Cuerpo del Documento: Contiene los métodos y procedimientos,
adecuadamente estructurados y que deben definir claramente las tareas a
ejecutar para el cumplimiento de los objetivos de cada proceso definido por el
manual.
H.
PROCEDIMIENTO DE EVALUACION
a) Introducción: En principio, es importante determinar si el documento o manual
presentado corresponde efectivamente a un documento que requiere ser
aprobado, de acuerdo a las definiciones establecidas en la sección “C” de este
procedimiento. Por otro lado, en el Manual del Inspector de Aeronavegabilidad
existen procedimientos específicos de evaluación para la mayoría de los
manuales, que deberán ser usados por el inspector para la evaluación del
documento, como complemento de los lineamientos generales que se
establecen en el presente procedimiento.
b) Requisitos de calificación del evaluador: Dado que estos manuales
requieren ser evaluados rigurosamente y posteriormente demostrados, la
designación del inspector que evaluará el documento deberá hacerse en base
a su competencia (especialidad, entrenamiento y calificación) en el tema del
manual. La responsabilidad de esta designación estará a cargo del jefe de área
correspondiente.
c) Lineamientos generales de evaluación para la aprobación de manuales:
1) Sobre la Redacción del documento: La redacción de los manuales debe
ser efectuado en un lenguaje técnico claro conciso y fácil de entender, para
el cual el inspector que evalúa deberá conocer y seguir las siguientes
sugerencias:
i) Debe existir una estandarización de la terminología a fin de no crear
confusiones. Por ejemplo, ya que los términos “aceleradores” y “manetas
de empuje” se refieren al mismo ítem, el manual debe contener solo un
término y usarlo en forma regular en todo el manual. Una vez que se ha
usado cierto término en un sentido específico, no debe volver a ser usado
en otro sentido.
ii) Se debe usar verbos tales como “debe” o “deberá” al denotar una acción
obligada, pues son más definidos.
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iii) Para proporcionar grados adecuados de énfasis sobre puntos específicos
en el texto del manual, es recomendable establecer el uso de
“precauciones”, “advertencias” y “notas”.
Cualquier instrucción, sobre todo una advertencia o precaución, debe
empezar con una simple directiva en el modo imperativo que informe al
lector con precisión qué se debe hacer.
Cuando el manual incluya el uso de algún método, procedimiento, o
estándar contenido en otro documento, se debe hacer las referencias
apropiadas que identifiquen el párrafo, capítulo y código de dicho
documento. Esto permitirá establecer un sustento que justifique la
información contenida en el manual y facilite al evaluador establecer la
validación del método o procedimiento adoptado.
Secuencia Lógica. Las tareas del procedimiento deben estar establecidas
de acuerdo a una secuencia lógica de paso a paso. La mayoría de las
tareas suelen ser simples y cada una contiene sólo la información
necesaria para efectuarla. Se debe evitar el uso de la forma narrativa.
Toda página de un manual debe incluir el N° de Revisión y/o la fecha de
Revisión. Esto permitirá que el usuario del documento tenga a la vista la
información referente a la vigencia del documento.
iv)
v)
vi)
vii)
2) Sobre el contenido de la información: Se debe verificar que el manual
presentado tenga el contenido temático mínimo establecido por la parte G
de este procedimiento, según sea aplicable.
El contenido del cuerpo del documento deberá consistir básicamente de los
métodos y procedimientos relacionados con el tema del manual, las que
deben estar sustentadas en normas y documentos estándares que
garanticen la idoneidad de las mismas.
La evaluación del manual debe confirmar que la información contenida en el
mismo está conforme cuando menos a lo siguiente, según sea aplicable:
i) Regulaciones Aeronáuticas del Perú (RAP).
ii) La Normas Complementarias (NTC y DTE)
iii) Las Especificaciones de Operación del explotador (OPSPECS).
iv) Documentos técnicos de los fabricantes y de la autoridades aeronáuticas
v) Métodos y procedimientos estandarizados para una operación segura.
vi) Estándares de la industria,
vii) Otros que sean aplicables.
3) Demostración: Este es un aspecto significativo por cuanto al aprobar el
documento la DGAC asume la responsabilidad de la idoneidad de los
métodos y procedimientos contendidos en el manual. Por esta razón es
importante asegurarse que dichos métodos y procedimientos sean
verificados en su eficacia, a través de una demostración.
La demostración puede tomar diferentes matices, de acuerdo al tema del
documento.
Puede ser suficiente una demostración teórica a través de conclusiones
lógicas en la metodología usada. Por ejemplo, la demostración para validar
la información técnica para una reparación mayor, puede ser demostrada
mediante una exposición oral del diseño usado y de su eficacia para el
objetivo planteado, haciendo demostraciones matemáticas o comparaciones
con estándares preestablecidos para este tipo de diseños.
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Otro caso es la demostración de un procedimiento operacional, en la que
participan personas y se requiera el uso adecuado de determinados
equipos, como puede ser el caso de un manual de procedimientos de
evacuación de emergencias o un manual de análisis de pistas. En estos
casos, excepto en el caso de procedimientos estandarizados, es necesario
hacer un demostración física de la metodología planteada a fin de
determinar su eficacia.
En cualquier caso, cualquiera sea la alternativa de demostración, el
evaluador deberá asegurarse que la metodología planteada sea eficaz.
4) Aprobación: Una vez terminada la evaluación, y habiéndose corregido
todas las discrepancias encontradas, el evaluador procederá a formalizar la
aprobación del manual. Para ello procederá como sigue:
i) El evaluador estampará un sello de aprobación en cada página de la “lista
de páginas efectivas” y registrará en ella todos los datos requeridos, tales
como la fecha de la aprobación y la firma del responsable que aprueba.
ii) Cuando se trate de un documento que no contenga una “lista de páginas
efectivas”, que puede ser cuando el documento tiene muy pocas páginas
(por lo general, con menos de 5 páginas) o por su propia confección, el
evaluador colocará el sello de aprobación, registrando los datos
requeridos, en la página que contenga el índice o contenido del
documento. En las demás páginas solo se colocará un V°B°.
iii) La aprobación se formalizará con un oficio que será remitido al explotador
adjuntando el documento aprobado. La DGAC retendrá una copia del
manual en formato electrónico presentado previamente por el explotador.
Una copia del oficio deberá acompañar a la copia del manual en formato
electrónico, el cual ingresará a la biblioteca técnica de la DGAC.
5) Notificación de Desaprobación: Bajo ciertas circunstancias, puede ser
apropiado que el Inspector que evalúa un manual dé por culminado el
proceso. Por ejemplo, en los casos en que el explotador no realiza ninguna
acción sobre las discrepancias u observaciones del manual por un período
de más de 10 días. Para dar por culminado el proceso, el Inspector deberá
devolver al explotador todos los documentos presentados con una carta,
indicando los motivos por los cuales la DGAC no puede otorgar la
aprobación respectiva.
d) Lineamiento generales de evaluación para la aceptación de manuales
1) Introducción: Los manuales de gestión del explotador, tales como el MGM
y el MGO de los explotadores aéreos, el MPI de los talleres de
mantenimiento, los manuales de Factores Humanos y de Prevención de
accidentes, etc; contienen las políticas, métodos y procedimientos diseñados
por el explotador para ser usados en el cumplimiento de los requisitos que la
regulación le impone en cada actividad que realice como explotador
certificado.
Las RAP establecen para alguno de estos manuales, como el MGM y el
MGO de los explotadores aéreos, requisitos de contenido mínimo en
relación a los temas que debería abarcar, requisitos que deberán ser
verificados en la evaluación.
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Nota: En algunos casos estos manuales contienen dentro de sí, capítulos o
partes que tratan de temas que no están en la categoría de manuales que
deben ser considerados como aceptados, por lo que dichos capítulos o
partes podrían requerir una aprobación. Por ejemplo algunos explotadores
presentan su MGO conteniendo dentro de sí capítulos referentes a “análisis
de pista”, o el “manual de procedimientos estándar (SOP)”. Estos capítulos o
partes del manual requieren ser aprobados. Un caso similar sucede en los
MGM, en el cual los explotadores suelen incluir el “Programa de
mantenimiento de las aeronaves”, documento que requiere ser aprobado.
Se debe tener en cuenta que un método o procedimiento que es adecuado
para una organización, puede no serlo para otra. El mejor procedimiento
para una organización en una circunstancia determinada puede no serlo en
otra. Esta es la razón de porqué corresponde al explotador diseñar y aprobar
su estrategia de gestión y a la DGAC determinar si ella es aceptable, es
decir no aprobarla ni desaprobarla, simplemente determinar que cumple con
los requisitos mínimos establecidos en la regulación para dichos manuales,
que por lo general se refieren al contenido temático y que las mismas no
sean contrarias a la regulación.
Asimismo, los Manuales aprobados o aceptados por una Autoridad
Aeronáutica extranjera son admitidos por la DGAC por ser idóneos para un
fin determinado, sin una evaluación calificadora de su contenido.
2) Criterios de evaluación: De acuerdo a este contexto la evaluación de una
manual para que sea aceptado debe basarse en los siguientes lineamientos
generales:
i) Que el manual contenga el registro de aprobado de la Alta Dirección
técnica del explotador,
ii) Determinar si existe algún procedimiento específico en los manuales del
inspector DGAC para evaluar el manual. En caso de existir, usar dicho
procedimiento como una referencia para determinar la aceptabilidad del
documento.
iii) Si no es el caso anterior, verificar que el manual tenga el contenido básico
indicado en la Sección G de este procedimiento,
iv) Para el caso de manuales, en los que la regulación requiere un contenido
temático mínimo, verificar que dicho contenido exista.
v) Un recurso adecuado es determinar si el manual contiene los métodos y
procedimientos para el cumplimiento de los requisitos de la regulación
indicados en la carta de cumplimiento del explotador.
vi) Determinar que los métodos y procedimientos contenidos no estén
planteados en contradicción a los requisitos de la regulación.
vii) La condición de aceptado de los métodos y procedimientos contenidos en
el manual debe estar basada en las prácticas de operación segura y
estándares aeronáuticos.
La eficacia de la metodología de gestión diseñada por el explotador
(representada por el manual) podrá ser verificada por la DGAC cuando el
explotador demuestre que los requisitos de la regulación están siendo
cumplidos. En tal sentido, las funciones de vigilancia de la DGAC deberán
orientarse a encontrar evidencias (discrepancias con la regulación) que
indiquen que los métodos y procedimientos contenidos en el manual podrían
no ser adecuados, en lugar de fiscalizar el método en sí.
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De acuerdo a lo anterior corresponde al explotador establecer una mejora
continua del manual para corregir los métodos y procedimientos a fin de que
las mismas orienten a la organización al cumplimiento cabal de los
requerimientos de la regulación.
La evaluación para la aceptación de los Manuales aprobados por una
Autoridad Aeronáutica extranjera se debe considerar lo siguiente:
i) Que se adjunte el Certificado de aprobación al explotador y/u Organización
de Mantenimiento Extranjero, identificando la(s) aeronave(s) o las
especificaciones de operación según corresponda;
ii) La verificación de su vigencia con relación a la última revisión del manual
(MGM o MPI);
iii) La verificación y aceptación del método por el cual el Explotador
mantendrá actualizado dicho documento;
iv) La verificación de las páginas efectivas y el índice, y su concordancia con
el contenido; y
v) La verificación de la correspondencia entre el documento o procedimiento,
con los equipos, la infraestructura y/o los procedimientos que en la práctica
ha adoptado el Explotador.
3) Formalización de la aceptación de un manual: Una vez terminada la
evaluación, y habiéndose corregido todas las discrepancias encontradas, el
evaluador procederá a formalizar la aceptación del manual. Para ello
procederá como sigue:
i) El evaluador estampará un sello de aceptado en cada página de la “lista de
páginas efectivas” y registrará en ella todos los datos requeridos, tales
como la fecha y firma del responsable que establece la condición de
aceptado.
ii) Cuando se trate de un documento que no contenga una “lista de páginas
efectivas”, que puede ser cuando el documento tiene muy pocas páginas
(por lo general, con menos de 5 páginas) o por su propia confección, el
evaluador colocará el sello de aceptable, registrando los datos requeridos,
en la página que contenga el índice o contenido del documento.
iii) La aceptación del documento o manual se formalizará con un oficio
remitido al explotador adjuntando el documento evaluado. La DGAC
retendrá una copia del manual validado en formato electrónico, presentado
previamente por el explotador. Una copia del oficio antes indicado deberá
acompañar a la copia del manual en formato electrónico, el cual ingresará
a la biblioteca técnica de la DGAC.
I.
RESPONSABILIDAD DEL EXPLOTADOR EN LA DISTRIBUCIÓN Y CONTROL
DE MANUALES
Una vez que el explotador recibe de la DGAC, el ejemplar de su manual según
corresponda (Aprobado o Aceptado), debe efectuar la distribución y control de
actualización del manual a través de algún procedimiento establecido, de tal modo
de cumplir con los requisitos de la regulación referentes a difusión de la
información del manual a todo el personal de la organización y control de
actualización de la misma. El explotador debe asegurarse de algún modo que todo
empleado de la organización tenga acceso a la información contenida en dichos
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manuales o partes correspondientes de los mismos cuando ejecuten sus labores
asignadas.
J.
ARCHIVO DE MANUALES DE LA DGAC:
En el Centro de Records Técnicos de la DGAC se deberá conservar un registro de
la validación de todo documento o manual del explotador junto con un ejemplar de
dicho manual, el que podrá presentarse como documento impreso o como un
archivo electrónico, según corresponda.
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