Si no recibe una respuesta/confirmación de recepción del mismo

BASES DE LA CONVOCATORIA PARA LA PARTICIPACIÓN DE ENTIDADES DENTRO DEL
PABELLÓN DE TURESPAÑA EN LA FERIA VAKANTIEBEURS 2016
TURESPAÑA convoca a las instituciones turísticas a participar en su Pabellón en la Feria
Vakantiebeurs 2016, que se celebrará en Utrecht, del 12 al 17 de enero de 2016,
en el Recinto Ferial Jaarbeurs de Utrecht.
A. CONDICIONES DE PARTICIPACION
El plazo límite para la recepción de solicitudes es el 25 de septiembre de 2015.

Cada solicitud debe presentarse en el impreso adjunto, incluyendo firma, fecha y sello.

Cada solicitud deberá acompañarse de una copia del Código de Identificación Fiscal (CIF) de
la empresa a cuyo nombre se emitirá la factura correspondiente.
Las solicitudes de asistencia deben dirigirse por correo electrónico a:

[email protected]
o [email protected]
Si no recibe una respuesta/confirmación de recepción del mismo, póngase en contacto con
la OET de La Haya (María José Antón, [email protected], Telf.: + 31 70 363
65 70).
La adjudicación de los módulos dentro del Pabellón de TURESPAÑA se realizará siguiendo
el orden de recepción de las solicitudes. En el caso de que el número total de módulos
solicitados fuera superior al previsto, se mantendrán en lista de espera las restantes solicitudes por si
se produjera alguna cancelación, en cuyo caso la OET lo comunicará a los interesados.
La cuota de participación es de 3.500 € por mostrador, incluido IVA, dando derecho además de al
uso del mostrador al uso de las zonas comunes del pabellón español y a las demás prestaciones a que
se hace referencia en el punto C siguiente. Este coste está fijado por Turespaña con el objetivo de
repercutir los gastos generados por la correspondiente participación de cada módulo. La cuota de
participación será un porcentaje del coste efectivo global de ese espacio. Cada año se procederá a la
revisión de dicho porcentaje ajustándolo a la tasa de cobertura decidida por Turespaña para esas ferias
en cada una de sus ediciones
B. LIQUIDACION DE LA CUOTA DE PARTICIPACION
Pasado el plazo de 15 días desde la confirmación por escrito a través de la OET de la
adjudicación de los espacios, TURESPAÑA procederá a enviar la correspondiente factura, que
deberá ser abonada en los 30 días siguientes a su recepción.
TURESPAÑA se reserva el derecho de no aceptar las Solicitudes de asistencia de empresas que
tengan pendiente el pago de alguna factura por su participación en ferias anteriores.
1
Los participantes a los que se les haya concedido un espacio en el Pabellón de TURESPAÑA
podrán renunciar a los mismos, enviando una comunicación a la Oficina Española de Turismo en
La Haya, con las siguientes implicaciones económicas:

si la solicitud de renuncia se recibe hasta 15 días después de la recepción de la
confirmación de espacio por parte de Turespaña no se tendrá que abonar la cuota de
participación.

si la solicitud de renuncia se recibe hasta con dos meses de antelación a la fecha de
la feria, tendrá que abonar el 50% de la cuota de participación.
-
a partir del 12 de noviembre de 2016 (dos meses antes de la Feria) cualquier
renuncia implicará el abono del 100% del importe total.
C. ORGANIZACION DEL PABELLON
TURESPAÑA y la OET de La Haya se harán cargo de los siguientes servicios:
1. Contratación del espacio en la feria.
2.
Construcción y decoración del Pabellón. TURESPAÑA, se hace cargo de todo el
proyecto de decoración de éste, no aceptándose en ningún caso en las zonas comunes o
en los módulos adjudicados a los participantes, rótulos o elementos decorativos de
ninguna clase ajenos al proyecto original
3.
Acreditación e inclusión de los participantes en el catálogo de participantes.
4.
Mantenimiento del Pabellón de TURESPAÑA en todos aquellos aspectos
necesarios para su correcto funcionamiento (vigilancia, electricidad, etc.) Los
participantes por su parte deberán cumplir los siguientes requisitos
LAS ENTIDADES PARTICIPANTES por su parte deberán cumplir los siguientes
requisitos:
1
Enviar correctamente la Solicitud de asistencia a la dirección indicada en la
convocatoria antes de la fecha límite de recepción. No se admitirán aquellas solicitudes
que no incluyan todos los datos solicitados.
2
Facilitar el nombre de la persona de contacto (responsable en la feria) a la que la
OET puede dirigirse durante todo el proceso abierto hasta la finalización de la feria.
3
Comunicar en tiempo y forma, a través de la persona de contacto correspondiente,
cualquier hecho sobrevenido que pueda tener repercusión en el proceso de adjudicación
de espacios, tales como cambios de dirección de la empresa u organismo, etc.
4
Aceptar el número de mostradores adjudicados a cada participante.
5
Los paneles situados detrás de cada mostrador llevarán una gráfica con el nombre de su
entidad, su logotipo y en su caso imágenes. Antes del 27 de noviembre de 2015 (45
días antes del inicio de la Feria) cada participante deberá remitir:
2
-
Las imágenes a reproducir de acuerdo con las especificaciones que se
indiquen posteriormente.
El logotipo de la entidad, en archivo separado, también a tamaño real.
En ambos casos se solicitan archivos con extensiones tif, psd o pdf. En ningún caso
Turespaña podrá recurrir a utilizar imágenes o logotipos utilizados en ferias pasadas, pero
se reserva el derecho a colocar en el espacio destinado a este efecto la identificación que
considere más conveniente para los intereses de su Pabellón si el participante no remite la
información requerida en tiempo.
La información relativa a la gráfica/logotipo debe remitirse por wetransfer.com o por
cualquier otro medio electrónico.
6
Atender y custodiar en todo momento el o los mostradores adjudicados.
7
Abonar, contra factura emitida por TURESPAÑA, la cuota de inscripción.
3
8
Transporte del material promocional al recinto ferial de Jaarbeurs, sede
de la Vakantiebeurs 2016. TURESPAÑA no se hace responsable del transporte del
material de promoción necesario para su trabajo tanto de la entidad o empresa
participantes en el pabellón de Turespaña. Rogamos se pongan en contacto con la
empresa que los organizadores de la Vakantiebeurs 2016 han seleccionado para
cubrir servicios de transportista de material de promoción al recinto ferial.
Jaarbeurs Utrecht – CEVA Showfreight
Vantiebeurs 2016
T.a.v. nombre del expositor y persona de contacto
Número de Hal y de stand del expositor
Gebouw 37 - Deur 120
van Zijstweg
3521 CA Utrecht
Tel.: +31 30 291 6050
D. COORDINACION.
La coordinación de esta Feria Vakantiebeurs 2016 corresponde a la Oficina Española de
Turismo en La Haya.
Para cualquier cuestión relacionada con esta convocatoria pueden dirigirse la persona de contacto
en la OET (María José Antón, [email protected] o [email protected] Telf.: +31 70
363 65 70).
En La Haya, a 15 de septiembre de 2016
Ana Román Riechmann
Consejera de Turismo de La Haya
4
SOLICITUD DE ASISTENCIA
OET de La Haya
Feria Vakantiebeurs 2016, 12 al 17 de enero de 2016
FECHA:
DATOS COMERCIALES
NOMBRE DE LA ENTIDAD:
DIRECCION:
CODIGO POSTAL-CIUDAD-PROVINCIA:
TEL.: (34)
FAX. : (34)
E-MAIL:
PAGINA WEB:
RESPONSABLE EN LA FERIA:
IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD (nombre con el que quiere que se identifique a la Entidad en la
Feria, ya traducido si lo desea en otro idioma):
DATOS PARA LA FACTURACIÓN
NOMBRE DE LA ENTIDAD A LA QUE SE FACTURA:
C.I.F :
Se ruega adjunten fotocopia.
DIRECCION:
CODIGO POSTAL-CIUDAD-PROVINCIA:
CUOTA TOTAL A PAGAR:
MOSTRADORES SOLICITADOS
Datos del responsable del pago de la factura:
Firma:
Sello de la Entidad a la
que se factura:
Nombre: ………………………………………………………………
Cargo dentro de la Entidad a la que se factura:…………………
…………………………………………………………………………
La Entidad ¿tiene la sede de su actividad en territorio de las Islas Canarias? ….SI
....NO
El envío de la presente solicitud presupone la aceptación por parte de esta Entidad de las condiciones
establecidas por Turespaña en las Convocatoria de la Feria consignada en esta solicitud.
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