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PROCEDIMIENTO TESORERIA
RECEPCION Y ADMINISTRACION DE VALORES
PAR– TE- 01
Versión: 00
Fecha : 01-07-06
Hoja :1 de 7
I. PREPARADO POR:
Área de Tesorería
II. COMPONENTES DE LA ORGANIZACION AFECTADOS:
Área de Tesorería y Gerencia de Finanzas y Contaduría.
III. SUMARIO:
El presente procedimiento tiene por objetivo determinar las funciones y responsabilidades del área de tesorería
en el proceso de recepción y administración de valores de Armoraut S.A.
IV. DEFINICIONES:
Los siguientes términos y abreviaturas son utilizados en el presente procedimiento:
Término
Procedimiento
GCF
TE
SC
EAC
CA
EA
AS
JT
DAF
ETB
AL
Significado
Conjunto de procesos, prácticas, controles y documentación necesarios para
conducir el negocio de acuerdo a las políticas de la compañía.
Gerente de Contaduría y Finanzas
Tesorero
Supervisor de Cajas
Empleado Administrativo Contable
Cajero
Empleado Administrativo
Asesor de Servicio
Jefe de Taller
Director de Administración y Finanzas
Encargado de Transacciones Bancarias
Asistente Legal
V. INGRESO DE FONDOS
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Jefe de Taller
Empleado Administrativo
Cajero
Responsabilidad
Cierra la Orden de reparación.
Emite las facturas por órdenes de reparación y
otros conceptos.
Realiza la cobranza de las facturas emitidas.
Descripción del Proceso
TALLER
• Una vez terminado el trabajo de taller, el AS entrega la Orden de Reparación al JT. En caso de
realizarse la colocación de algún accesorio, el EA informa al JT el precio de los mismos para que se
incluyan en la Orden de Reparación. El JT cierra la orden de reparación y le entrega la misma al EA
quien emite la factura y se la entrega al CA para que una vez recibido el pago emita el recibo
correspondiente.
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OTROS INGRESOS VARIOS
• El EA emite facturas por intermediación de operaciones comerciales. Una vez recibido el pago, el CA
realizará el recibo correspondiente.
VI. MEDIOS DE COBRANZA
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Cajero
Empleado Administrativo Contable
Supervisor de Caja
Responsabilidad
Cobra servicios de taller, accesorios y otros.
Verifica la validez de los medios de cobranza.
Emite los recibos.
Confirma las acreditaciones en cuenta.
Informa y registra cheques rechazados. Genera
las notas de débito por gastos.
Descripción del Proceso
•
EFECTIVO $
El CA recibe los billetes, verifica la autenticidad de los mismos, emite el recibo.
•
MONEDA EXTRANJERA
El CA recibe e identifica el número de serie de los billetes. Verifica la cotización dejando constancia del
tipo de cambio definido. Emite recibo.
En caso de utilizar un tipo de cambio diferente al establecido para las operaciones del día adjuntará la
autorización del SC o TE.
•
TARJETA DE DEBITO – TARJETA DE CREDITO
El CA pasa la tarjeta por el postnet y una vez autorizada emite el recibo detallando el número de tarjeta
(últimos 4 dígitos) y el código de autorización. Adicionalmente constata la firma del cliente, el número de
documento y fecha de vencimiento de la tarjeta.
•
TRANSFERENCIAS – DEPOSITO EN CUENTA
El EAC, contra la presentación ó envío del comprobante físico de la transacción, verifica las cuentas
bancarias y por cada importe acreditado identifica el número de factura confirmando la acreditación.
Adicionalmente informa al CA para que emita el recibo a requerimiento del cliente.
•
CHEQUES
El CA recibe el valor y verifica que el mismo haya sido cruzado y extendido a la orden de Armoraut S.A..
En el caso de estar a la orden de un tercero, controla que el valor haya sido endosado por el
beneficiario, que no supere los dos endosos y que el último endoso lo haya realizado el cliente.
Asimismo verifica que el cheque haya sido firmado, que tenga fecha de emisión y de pago.
No podrán recibirse cheques cuya fecha de vencimiento ocurra dentro de los 3 días posteriores a la
fecha de recepción del cheque. La recepción de cheques postdatados debe estar autorizado por el
Gerente.
El EAC verifica diariamente las cuentas bancarias para verificar la acreditación de los mismos. Informa
al CA los cheques acreditados para que proceda a emitir el recibo.
El EAC informa al SC el detalle del / los cheques rechazados para identificar el origen de la operación y
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comunicar al sector correspondiente para que gestione la cobranza de los valores.
El SC confecciona el detalle de los valores rechazados y solicita a un apoderado de la empresa para
que pueda retirarlos del banco. El detalle debe contener la siguiente información: banco del depósito,
número de cheque, importe y fecha del rechazo.
El apoderado entrega al SC los valores, para que avise al EA quien registrará los cheques rechazados y
los gastos en la cuenta del cliente mediante la emisión de una nota de débito.
•
PAGARE
Solamente se recibirán como forma de pago con la previa autorización del Directorio.
El CA controla que el pagaré haya sido confeccionado teniendo en cuenta los siguientes requisitos:
Datos del beneficiario (Armoraut S.A.), datos completos del firmante: (nombre y apellido, domicilio,
teléfono, documento), monto de la operación en letras y números, fecha de la operación, fecha de
vencimiento, firma del cliente y aclaración de cantidad de documentos intervinientes (Ej.: 1/2, 2/2).
•
CANJE DE VALORES
El canje de valores se permitirá únicamente por cheques dejados en garantía y que cuenten con la
correspondiente autorización del Directorio.
VII. REQUISITOS DE SEGURIDAD
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección:
Función
Cajero
Supervisor de Caja
Gerente de Contaduría y Finanzas
Responsabilidad
Es responsable de cumplir con los requisitos de
seguridad definidos
Es responsable de controlar que el cajero cumpla
con los requisitos de seguridad
Es responsable de establecer los requisitos de
seguridad
Descripción del Proceso
•
•
•
•
•
El recinto de caja debe ser de acceso restringido y debe contar con un lugar seguro para la guarda de
los valores. El CA no deberá permitir el acceso al personal no autorizado. En todo momento deberá
mantener los valores en los lugares destinados para tales efectos.
El recinto deberá contar con un buzón con llave para la recepción de la cobranza fuera del horario de
caja y cámara de seguridad para el control de acceso. El CA mantendrá una copia de la llave en su
poder; una segunda copia será mantenida en poder del SC y del GCF.
Se debe establecer e informar cual es el personal autorizado para ingresar en el recinto de caja. El
GCF deberá entregar una copia con la nómina al CA.
El SC debe contar con un lugar con las condiciones de seguridad necesarias para realizar sus funciones
y contar con caja de seguridad. Diariamente verifica que los cajeros cumplan con los requisitos de
seguridad establecidos.
El horario de caja de todas las sucursales será de Lunes a Viernes de 8:00 a 12:30hs y de 14:00 a
18:30hs.
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VIII. ADMINISTRACION Y CUSTODIA DE RECIBOS Y CHEQUERAS
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Supervisor de Caja
Gerente de Contaduría y Finanzas
Cajero
Responsabilidad
Es responsable de la custodia y de la
administración del uso de los recibos
y
chequeras
Es responsable de controlar que los recibos y las
chequeras sean correctamente administrados.
Es responsable de la custodia, administración y
rendición del uso de los recibos provisorios.
Descripción del proceso
RECIBOS:
• El SC conserva los recibos en un armario con llave. Mantiene una planilla (PAR-TE-01-A-01) con el
detalle de los talonarios entregados al CA.
• Por cada talonario de recibos entregado, obtiene la firma del CA.
• El CA debe entregar al SC los talonarios utilizados, no pudiendo retirar un talonario nuevo si existe un
talonario pendiente de rendición.
• El SC dejará constancia de la recepción de los talonarios utilizados rendidos por el CA en el inventario
correspondiente, controlando la correlatividad de los comprobantes utilizados.
• El SC solicitará la impresión de nuevos talonarios cuando el stock llegue a 3 talonarios.
• El GCF controla que el SC mantenga los talonarios de recibos bajo llave. Asimismo verifica que por
cada entrega de formularios en blanco, el SC mantenga una constancia por la recepción de los mismos
y no exista más de un talonario por usuario pendiente de rendición.
CHEQUERAS:
• El SC mantiene las chequeras en blanco en una caja de seguridad, llevando un inventario (PAR-TE-01A-02) de las mismas por Banco detallando la numeración de cada talonario.
• Adicionalmente el SC mantendrá un detalle de las chequeras entregadas a cada usuario autorizado
(PAR-TE-01-A-03), informando fecha de entrega, Banco y numeración del talonario.
• Por cada talonario de chequeras entregado, obtiene la firma del responsable.
• Cada responsable debe entregar al SC las chequeras utilizadas, no pudiendo retirar una nueva
chequera si existe más de una pendiente de rendición.
• El SC dejará constancia de la recepción de las chequeras utilizadas rendidas por los responsables en el
inventario correspondiente.
• El SC solicitará la impresión de nuevas chequeras cuando el stock llegue a 2 chequeras.
• El GCF controla que el SC mantenga las chequeras en la caja fuerte. Asimismo verifica que por cada
entrega de chequeras en blanco, el SC mantenga una constancia por la recepción de los mismos y no
exista más de una chequera por usuario pendiente de rendición.
IX.
PRESTAMOS BANCARIOS
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
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Función
Director de Administración y Finanzas
Encargado de Transacciones Bancarias
Asistente Legal
Gerente de Contaduría y Finanzas
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Responsabilidad
Negocia el otorgamiento de los préstamos
Gestiona los préstamos. Registra el ingreso de
fondos.
Prepara la documentación necesaria y la envía al
banco. Recibe la liquidación del préstamo.
Informa al ETB. Archiva la documentación.
Verifica la imputación contable del ingreso del
préstamo.
Descripción del Proceso
•
•
•
•
•
•
•
X.
El DAF y el ETB realizan la gestión y negociación de los préstamos solicitando la calificación a la entidad
correspondiente presentando el proyecto justificando la solicitud del mismo.
Teniendo en cuenta la calificación resultante, la entidad propone las líneas y las condiciones de cada
caso.
El AL prepara la documentación según el tipo de préstamo otorgado y la envía al banco.
Una vez liquidado el préstamo el banco envía la documentación e informa al AL la fecha de acreditación
de los fondos en la cuenta corriente de la empresa.
El AL informa al ETB quien registra el ingreso de los fondos a través de un ingreso directo (Ver ruta de
acceso).
El AL archivará toda la documentación respaldatoria de la operación.
El GCF verificará la correcta imputación contable teniendo el cuenta las condiciones del préstamo.
APORTES DE ACCIONISTAS – PRÉSTAMOS DE EMPRESAS VINCULADAS
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Asesor Legal
Supervisor de Caja
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Responsabilidad
Formaliza el aporte o préstamo
Es responsable de la recepción de los fondos y de
la emisión de los recibos correspondientes.
Verifica la correcta imputación según las
condiciones del aporte.
Descripción del Proceso
•
•
•
El GCF junto con el asesor legal de la empresa deben documentar formalmente tanto el aporte como el
préstamo estableciendo las condiciones a las que estarán sujetos. Tanto el aporte como el préstamo
debe estar aprobado por el Directorio a través de las actas correspondientes. El documento debe estar
firmando por las partes intervinientes y archivado en un lugar con llave.
El SC dará ingreso a los aportes de accionistas y a los préstamos de empresas vinculadas, generando
el recibo correspondiente. Al mencionado ingreso le adjuntará la documentación respaldatoria.
El GCF imputará y registrará el aporte y/o préstamo, verificando las condiciones establecidas en el
documento.
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XI.
REGISTROS
-PAR-TE- 01- A-01 Planilla de Control e Inventario de Recibos Provisorios
-PAR-TE- 01- A-02 Planilla de Control e Inventario de Chequeras
-PAR-TE- 01- A-03 Personal Autorizado para el uso de chequeras
-PAR-TE- 01- A-04 Flujograma – Recepción de Cheques
-Factura de Venta
-Recibo
XII.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
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PAR– TE- 01
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Fecha : 01-07-06
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PAR-TE-01-A-02
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Fecha : 01-07-06
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RECEPCION Y ADMINISTRACION DE VALORES
PAR-TE-01-A-03
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Fecha : 01-07-06
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PAR– TE- 01
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Fecha : 01-07-06
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PAR-TE-01-A-04
Cliente
Gerente
Cajero
Empleado Adm.
Contable
Sup. De Caja
Apoderado
Inicio
Cancela la
factura mediante
cheque
Verifica las
pautas
Cumple
con
pautas?
NO
SI
Recepciona
el valor
PAR-TE-03-A-05
Emite Recibo
Recibo
Inicio
Verifica
diariamente las
cuentas
bancarias
Recibo
Archiva
duplicado
Existen
cheques
rech.?
Fin
NO
Fin
Solicita
Autorización
SI
SI
Informa
Cheques
rechazados
Identifica OP.
Origen e informa
al área corresp
Registra
acreditación
Confecciona
detalle de
valores
Autoriza la
recep?
NO
Solicita otra
forma de
pago
Fin
Fin
Planilla de Ch.
Rech.
Entrega al
apoderado para
retirar los
cheques
Genera
Débito por
gtos
Fin
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Planilla de Ch.
Rech.
Retira los
cheques
rechazados
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RECEPCION Y ADMINISTRACION DE VALORES
XIII.
APROBACIONES
NOMBRE Y APELLIDO
PUESTO
FIRMA Y FECHA
GUILLO DIETRICH
Director de Administración y
Finanzas
HERNAN DIETRICH
Director Comercial
LUCILA DIETRICH
Director de Comunicación
IVAN VUKOJICIC
Controller
MARCELA PAREDES
Gerente de Contaduría y Finanzas
HORACIO GONZALEZ RAMIREZ
Gerente de Calidad
CRISTIAN OTERO
Gerente de Armoraut
XIV.
PAR– TE- 01
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Fecha : 01-07-06
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REVISIONES
FECHA
INDICACIONES
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