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PROCEDIMIENTO TESORERIA
RECEPCION Y ADMINISTRACION DE VALORES
PSE-TE-01
Versión: 00
Fecha : 01-07-06
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I. PREPARADO POR:
Área de Tesorería
II. COMPONENTES DE LA ORGANIZACION AFECTADOS:
Área de Tesorería y Gerencia de Finanzas y Contaduría.
III. SUMARIO:
El presente procedimiento tiene por objetivo determinar las funciones y responsabilidades del área de tesorería
en el proceso de recepción y administración de valores de Serviaut S.A.
IV. DEFINICIONES:
Los siguientes términos y abreviaturas son utilizados en el presente procedimiento:
Término
Procedimiento
Significado
Conjunto de procesos, prácticas, controles y documentación necesarios para
conducir el negocio de acuerdo a las políticas de la compañía.
Gerente de Contaduría y Finanzas
Tesorero
Supervisor de Cajas
Empleado Administrativo Contable
Cajero
Operador
Responsable Operativo
Talonario de Recibos Provisorios
Rental Agreement
Cadete
Director de Administración y Finanzas
Encargado de Transacciones Bancarias
Asistente Legal
GCF
TE
SC
EAC
CA
OP
RO
TRP
RA
CD
DAF
ETB
AL
V. INGRESO DE FONDOS
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Operador
Responsable de Operaciones
Cajero
Cliente
Empleado Administrativo Contable
Responsabilidad
Completa formulario de RA. Genera cupón en
blanco en garantía. Cierra el RA y emite las
facturas. Genera recibo.
Recibe saldos de cancelación por venta de
unidades de flota y emite el recibo.
Recibe señas por venta de unidades de flota.
Emite Recibo.
Firma cupón de tarjeta en garantía.
Genera la factura por la venta de unidades de
flota.
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Descripción del Proceso
CONTRATO DE ALQUILER
• El OP genera el RA en el sistema (Ver ruta de acceso) completando los datos del cliente, del vehículo,
cantidad de horas o días de alquiler y seguro. Al mismo tiempo genera un cupón de tarjeta de crédito
en blanco que quedará en garantía hasta el momento de la facturación, dicho cupón debe ser firmado
por el cliente. Al momento de la devolución de la unidad, el OP carga fecha y hora en el sistema
cerrando RA. El OP emite la factura correspondiente e inmediatamente genera el recibo por los valores
recibidos.
UNIDADES DE FLOTA
• Las unidades para la venta se dejan en consignación en el local de Usados de Dietrich S.A. Una vez
concretada la operación, el cliente entregará una seña al CA quien emitirá el recibo correspondiente.
• Los saldos de cancelación por la venta de las unidades de flota son recibidos por el RO quien realizará
el recibo correspondiente e informará al EAC quien emitirá la factura.
VI. MEDIOS DE COBRANZA
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Operador
Responsable de Operaciones
Empleado Administrativo Contable
Cadete
Supervisor de Caja
Gerente de Serviaut
Responsabilidad
Cobra las facturas de RA. Verifica la validez de
los medios de cobranza. Emite los recibos.
Genera los depósitos de tarjeta en el sistema.
Cobra las facturas por venta de unidades de flota.
Emite Recibo. Realiza la gestión de cobranza del
cheque rechazado.
Confirma las acreditaciones en cuenta por
transferencias. Informa al SC y al RO los cheques
rechazados.
Emite recibos provisorios en caso de cobranzas a
domicilio. Rinde los valores al OP.
Informa vía mail el tipo de cotización vigente para
el fin de semana. Registra cheques rechazados.
Genera las notas de débito por gastos.
Autoriza recepción de cheques de terceros.
Descripción del Proceso
•
EFECTIVO $
El OP recibe los billetes, verifica la autenticidad de los mismos, emite el recibo (Ver ruta de acceso).
•
MONEDA EXTRANJERA
El OP recibe e identifica el número de serie de los billetes. Verifica la cotización dejando constancia del
tipo de cambio definido. Emite recibo.
En caso de utilizar un tipo de cambio diferente al establecido para las operaciones del día adjuntará la
autorización del SC o TE. El SC todos los días viernes informará vía mail al RO y a los OP el tipo de
cambio vigente para las operaciones que se realicen el fin de semana.
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•
TARJETA DE DEBITO – TARJETA DE CREDITO
El OP pasa la tarjeta por el postnet y una vez autorizada emite el recibo detallando el número de tarjeta
(últimos 4 dígitos) y el código de autorización. Adicionalmente constata la firma del cliente, el número de
documento y fecha de vencimiento de la tarjeta. En caso de no poder pasar la tarjeta por el Postnet, el
OP pedirá la autorización en forma telefónica y luego completará el proceso pasando la tarjeta por el
Postnet. Al momento del cierre de caja el OP generará el depósito de los cupones en el sistema (Ver
ruta de acceso)
•
TRANSFERENCIAS – DEPOSITO EN CUENTA
El EAC, contra la presentación ó envío del comprobante físico de la transacción, verifica las cuentas
bancarias y por cada importe acreditado identifica el número de operación confirmando la acreditación.
Adicionalmente informa al RO para que emita el recibo.
•
CHEQUES
El OP recepciona el valor y verifica que el mismo haya sido cruzado y extendido a la orden de Serviaut
S.A.. En el caso tratarse de un cheque de terceros y/o cheques postdatados requerirá la autorización del
Gerente de Serviaut para su recepción. El OP controlará que el valor haya sido endosado por el
beneficiario, que no supere los dos endosos y que el último endoso corresponda al cliente. Asimismo
verifica que el cheque haya sido firmado, que tenga fecha de emisión y de pago.
No podrán recibirse cheques cuya fecha de vencimiento ocurra dentro de los 3 días posteriores a la
fecha de recepción del cheque.
El EAC analiza diariamente las cuentas bancarias para verificar la acreditación de los mismos.
Adicionalmente el EAC informa al SC y al RO el detalle del / los cheques rechazados, en caso de existir
– para que este último pueda identificar el origen de la operación y gestionar la cobranza de los valores.
El SC confecciona el detalle de los valores rechazados para que un apoderado de la empresa pueda
retirarlos del banco. El detalle debe contener la siguiente información: banco del depósito, número de
cheque, importe y fecha del rechazo.
El apoderado entrega al SC los valores, para que informe al RO quien registrará los cheques
rechazados y los gastos en la cuenta del cliente mediante la emisión de una nota de débito.
•
•
Una vez facturado el contrato y emitido el recibo por la cobranza, el OP romperá el cupón en garantía.
En caso de realizar la cobranza por medio de cadetes, el CD deberá extender un recibo provisorio y
entregarlo al cliente. El CD entregará al OP los valores recibidos junto con los recibos provisorios para
que el OP pueda realizar los recibos definitivos correspondientes.
VI. REQUISITOS DE SEGURIDAD.
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección:
Función
Operador/Responsable de Operaciones
Supervisor de Caja
Gerente de Contaduría y Finanzas
Responsabilidad
Es responsable de cumplir con los requisitos de
seguridad definidos
Es responsable de controlar que el OP y el RO
cumplan con los requisitos de seguridad
Es responsable de establecer los requisitos de
seguridad
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Descripción del Proceso
•
•
•
Tanto el OP como el RO deben contar con las condiciones de seguridad necesarias para realizar sus
funciones y contar con caja de seguridad ó cajón con llave.
El SC y el Gerente de Serviaut deben contar con copia de la llave de la caja de seguridad o del cajón
correspondiente y verificar que se cumpla con los requisitos de seguridad.
El horario de atención será de Lunes a Viernes de 9:00 a 18:00hs. Todas las operaciones realizadas
fuera de este horario se depositarán en el buzón.
VIII. ADMINISTRACION Y CUSTODIA DE RECIBOS PROVISORIOS Y CHEQUERAS
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Supervisor de Caja
Gerente de Contaduría y Finanzas
Responsabilidad
Es responsable de la custodia y de la
administración del uso de los TRP y las
chequeras
Es responsable de controlar que los TRP y las
chequeras sean correctamente administradas.
Descripción del proceso
RECIBOS PROVISORIOS:
•
•
•
•
•
•
El SC conserva los TRP en un armario con llave. Mantiene una planilla (PSE-TE-01-A-01) con el detalle
de los TRP entregados por sucursal y por usuario.
Por cada talonario de recibos entregados, obtiene la firma del responsable.
Cada responsable debe entregar al SC los talonarios utilizados, no pudiendo retirar un talonario nuevo si
existe más de un talonario pendiente de rendición.
El SC dejará constancia de la recepción de los TRP utilizados rendidos por los responsables en el
inventario correspondiente, controlando la correlatividad de los comprobantes utilizados.
El SC solicitará la impresión de nuevos talonarios cuando el stock llegue a 3 talonarios.
El GCF controla que el SC mantenga los TRP bajo llave. Asimismo verifica que por cada entrega de
formularios en blanco, el SC mantenga una constancia por la recepción de los mismos y no existan más
de un TRP por usuario pendientes de rendición.
CHEQUERAS:
• El SC mantiene las chequeras en blanco en una caja de seguridad, llevando un inventario (PSE-TE-01A-02) de las mismas por Banco detallando la numeración de cada talonario.
• Adicionalmente el SC mantendrá un detalle de las chequeras entregadas a cada usuario autorizado
(PSE-TE-01-A-03), informando fecha de entrega, Banco y numeración del talonario.
• Por cada talonario de chequeras entregado, obtiene la firma del responsable.
• Cada responsable debe entregar al SC las chequeras utilizadas, no pudiendo retirar una nueva
chequera si existe más de una pendiente de rendición.
• El SC dejará constancia de la recepción de las chequeras utilizadas rendidas por los responsables en el
inventario correspondiente.
• El EAC deberá corroborar en el sistema que todos los cheques utilizados según las chequeras rendidas
se encuentren contabilizados.
• El SC solicitará la impresión de nuevas chequeras cuando el stock llegue a 2 chequeras.
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•
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El GCF controla que el SC mantenga las chequeras en la caja fuerte. Asimismo verifica que por cada
entrega de chequeras en blanco, el SC mantenga una constancia por la recepción de los mismos y no
exista más de una chequera por usuario pendiente de rendición.
IX.
PRESTAMOS BANCARIOS
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Director de Administración y Finanzas
Encargado de Transacciones Bancarias
Asistente Legal
Gerente de Contaduría y Finanzas
Responsabilidad
Negocia el otorgamiento de los préstamos
Gestiona los préstamos. Registra el ingreso de
fondos.
Prepara la documentación necesaria y la envía al
banco. Recibe la liquidación del préstamo.
Informa al ETB. Archiva la documentación.
Verifica la imputación contable del ingreso del
préstamo.
Descripción del Proceso
•
•
•
•
•
•
•
X.
El DAF y el ETB realizan la gestión y negociación de los préstamos solicitando la calificación a la entidad
correspondiente presentando el proyecto justificando la solicitud del mismo.
Teniendo en cuenta la calificación resultante, la entidad propone las líneas y las condiciones de cada
caso.
El AL prepara la documentación según el tipo de préstamo otorgado y la envía al banco.
Una vez liquidado el préstamo el banco envía la documentación e informa al AL la fecha de acreditación
de los fondos en la cuenta corriente de la empresa.
El AL informa al ETB quien registra el ingreso de los fondos a través de un ingreso directo (Ver ruta de
acceso).
El AL archivará toda la documentación respaldatoria de la operación.
El GCF verificará la correcta imputación contable teniendo el cuenta las condiciones del préstamo.
APORTES DE ACCIONISTAS – PRÉSTAMOS DE EMPRESAS VINCULADAS
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Asesor Legal
Supervisor de Caja
Gerente de Contaduría y Finanzas
Responsabilidad
Formaliza el aporte o préstamo
Es responsable de la recepción de los fondos y de
la emisión de los recibos correspondientes.
Verifica la correcta imputación según las
condiciones del aporte.
Descripción del Proceso
•
El GCF junto con el asesor legal de la empresa deben documentar formalmente tanto el aporte como el
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•
•
préstamo estableciendo las condiciones a las que estarán sujetos. Tanto el aporte como el préstamo
debe estar aprobado por el Directorio a través de las actas correspondientes. El documento debe estar
firmando por las partes intervinientes y archivado en un lugar con llave.
El SC dará ingreso a los aportes de accionistas y a los préstamos de empresas vinculadas, generando
el recibo correspondiente. Al mencionado ingreso le adjuntará la documentación respaldatoria.
El GCF imputará y registrará el aporte y/o préstamo, verificando las condiciones establecidas en el
documento.
XI.
REGISTROS
-PSE-TE- 01-A-01 Planilla de Control e Inventario de Recibos Provisorios
-PSE-TE-01-A-02 Planilla de Control e Inventario de Chequeras
-PSE-TE-01-A-03 Personal Autorizado - Retiro de chequeras
-PSE-TE-01-A-04 Flujograma – Recepción de Cheques
-Factura de Venta
-Recibo
-Cupón en garantía
-Orden de Reparación
-Contrato de alquiler
XII.
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DOCUMENTOS RELACIONADOS
- Manual del Usuario Sistema Conord
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PSE-TE-01-A-02
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PSE-TE-01-A-03
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Versión: 00
Fecha : 01-07-06
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PSE-TE-01-A-04
Cliente
Operador
Gerente
Empleado Adm.
Contable
Inicio
Cancela la
factura mediante
cheque
Verifica las
pautas
Cumple
con
pautas?
NO
SI
Recibo
Recepciona
el valor
PSE-TE-03-A-06
Emite Recibo
Inicio
Verifica
diariamente las
cuentas
bancarias
Recibo
Archiva
duplicado
Existen
cheques
rech.?
Fin
NO
Fin
A
SI
B
SI
C
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Responsable
Operativo
Sup. De Caja
Apoderado
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Cliente
Operador
A
Gerente
Empleado Adm.
Contable
B
C
Responsable
Operativo
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Sup. De Caja
Apoderado
SI
Solicita
Autorización
Autoriza la
recep?
Informa
Cheques
rechazados
Identifica OP.
origen
Registra
acreditación
NO
Solicita otra
forma de
pago
Confecciona
detalle de
valores
Planilla de Ch.
Rech.
Fin
Entrega al
apoderado para
retirar los
cheques
Planilla de Ch.
Rech.
Fin
Genera
Débito por
gtos
Gestiona
Cobranza
Fin
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Retira los
cheques
rechazados
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XIII.
APROBACIONES
NOMBRE Y APELLIDO
PUESTO
FIRMA Y FECHA
GUILLO DIETRICH
Director de Administración y
Finanzas
HERNAN DIETRICH
Director Comercial
LUCILA DIETRICH
Director de Comunicación
IVAN VUKOJICIC
Controller
MARCELA PAREDES
Gerente de Contaduría y Finanzas
HORACIO GONZALEZ RAMIREZ
Gerente de Calidad
MATIAS TRIMARCO
Gerente de Serviaut S.A.
XIV.
PSE-TE-01
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Fecha : 01-07-06
Hoja :11 de 11
REVISIONES
FECHA
INDICACIONES
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