1. Determinar la necesidad de los bienes devolutivos tales como

1. Determinar la necesidad de los bienes devolutivos tales como: computadores,
sillas, muebles, equipos, entre otros; determinando las cantidades,
especificaciones y marcas (si es posible) de la manera más exacta posible, con el
fin de facilitar el proceso de adquisición y cotización.
2. Elaborar
el
FAD-42
“Requerimiento
para
la
Adquisición
de Bienes y/o Servicios y Estudio de Conveniencia”, diligenciando todos los datos
y justificando de manera acertada la necesidad del bien y/o servicios.
3. Realizar entrega del FAD-42 “Requerimiento para la Adquisición
de Bienes y/o Servicios y Estudio de Conveniencia” en la sección de adquisición
de bienes y servicios para el correspondiente ingreso de la solicitud al sistema y
gestión de aprobación por parte del ordenador del gasto.
4. Una vez aprobado el FAD-42 “Requerimiento para la Adquisición
de Bienes y/o Servicios y Estudio de Conveniencia”, se procede a gestionar el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal a la Oficina de Contabilidad y
Presupuesto”.
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5. Una vez obtenido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal se procede a
cotizar los bienes y servicios, ante los proveedores correspondientes.
6. Seguidamente se evalúan las ofertas teniendo en cuenta factores tales como:
precio, experiencia del proveedor con la Institución, experiencia del proveedor en
el suministro de bienes y servicios, disponibilidad del bien, flexibilidad de pago y
servicio postventa.
7. Evaluada y seleccionada la mejor oferta, se procede a elaborar el contrato
correspondiente.
8. A continuación se procede a perfeccionar el contrato con las correspondientes
firmas y los documentos requeridos para la correspondiente legalización.
9. Se reciben los bienes y/o prestación del servicio, según el plazo previsto por
parte del proveedor, teniendo en cuenta criterios tales como: calidad, cantidades y
especificaciones definidas en el contrato.
10. Se entregan los respectivos bienes y/o prestación del servicio al solicitante en
presencia del interventor correspondiente.
11. Finalmente se procede a tramitar la cuenta para pago, diligenciando los
soportes con las firmas correspondientes y recibo a satisfacción de los bienes y/o
servicios, según corresponda.
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