COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA UNIDAD DE NEGOCIO

Código 0108-PR-DIR-00-AO
PROCEDIMIENTO
Comunicación interna y externa
Revisión: 0
Fecha vigencia : May/2004
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
UNIDAD DE NEGOCIO ARGENTINA OESTE
0
Mayo 2004
Mayo 2006
Revisión
Fecha de
aprobación
Fecha revisión
programada
Palabras clave:
Comunicación; Gestión SGSyMA
Revisión ANyP
Carlos Di Persia
Aprobó Director UNAO
Gonzalo López Fanjul
Puntos revisados
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PROCEDIMIENTO
Comunicación interna y externa
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Fecha vigencia : May/2004
1 OBJETO
Establecer la metodología para canalizar y administrar las comunicaciones
relacionadas con la gestión de Medio Ambiente, Seguridad y Calidad.
2 ÁMBITO DE APLICACIÓN
Aplicable a toda la Unidad de Negocio Argentina Oeste.
3 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1
Definiciones
•
Comunicación interna: comunicación referente a la gestión de Medio Ambiente,
Seguridad y Calidad establecidas entre los diferentes individuos o grupos de
individuos de la Unidad de Negocio Argentina Oeste. También se consideran
comunicaciones internas aquellas mantenidas con proveedores, contratistas y el
resto de la Compañía.
•
Comunicación externa: comunicación referente a la gestión de Medio Ambiente,
Seguridad y Calidad entre la Unidad de Negocio Argentina Oeste y partes
interesadas.
•
Parte interesada: individuo o grupo de individuos involucrados o afectados con el
desempeño de Medio Ambiente, Seguridad y Calidad de la Unidad de Negocio
Argentina Oeste, y que no tiene vinculo laboral alguno con la misma, incluyendo
organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, autoridades, medios de
prensa, superficiarios, vecinos, público en general.
3.2
Abreviaturas
No aplica
4 RESPONSABILIDADES
Genéricas: Según Proc. 0001-PR-DIR-00-AO “Control de documentos”
Específicas: Las personas o grupos de personas que tienen responsabilidades
específicas en el cumplimiento de este procedimiento son:
•
Gerente de Relaciones Externas UNAO
•
Director de UE / Gerencia
•
Gerente MASC UNAO
•
Representante de la Dirección
•
Todo el personal
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Comunicación interna y externa
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5 DESARROLLO
5.A. DESCRIPCIÓN DE LA TAREA
5.A.1.
Comunicación interna
Las comunicaciones internas que considera el presente procedimiento son las
destinadas a asegurar la difusión de:
•
la Política de medio ambiente, seguridad y calidad de la UNAO.
•
los objetivos, documentos y programas del SGSyMA.
•
otra información relacionada con el Medio Ambiente, la Seguridad y la Calidad.
Las comunicaciones relacionadas con la gestión de Seguridad y Medio Ambiente
entre todos los niveles de la UNAO se realizan a través de los siguientes medios:
•
Módulo de Comunicaciones: es un servicio de administración informática de
los registros de comunicación interna que dispone la UNAO, este módulo está
disponible en la siguiente dirección:
http://webunao/SGSyMA/
En la aplicación informática del SGSyMA, este módulo está ubicado en:
Planificación \ Comunicaciones
Este módulo de comunicaciones no alcanza a todo el personal contratado.
•
Notas en Papel:
a. Notas que son distribuidas y quedan registros con firma de su
recepción;
b. Notas informativas que por su carácter no tienen registro de distribución
o firma.
•
Difusión en Carteleras: distribuidas en la UNAO, las cuales son administradas
por los responsables designados.
•
Señalización: distribuida adecuadamente en el ámbito de la UNAO.
•
Correo electrónico: en forma complementaria los usuarios registrados
disponen de este servicio para las comunicaciones.
•
Actas y registros: comunicaciones escritas relacionadas con Medio Ambiente,
Seguridad y Calidad destinadas a difundir aspectos vinculados con estos
temas.
•
Proveedores de bienes y de servicio: las comunicaciones se pueden realizar a
través de las siguientes alternativas: libro de órdenes de servicio, libro de
pedidos de empresa, actas, notas, fax, correo electrónico, de forma verbal y
otras.
El Director UE/ Gerente es responsable de asegurar la gestión de las
comunicaciones internas y externas de la UE/Gerencia, la mejora continua en la
gestión de las comunicaciones internas y el tratamiento de las inquietudes
relativas a las comunicaciones internas.
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PROCEDIMIENTO
Comunicación interna y externa
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Fecha vigencia : May/2004
El RD debe canalizar las comunicaciones internas hacia los responsables de su
tratamiento.
5.A.2.
Comunicación externa
Las comunicaciones externas que considera el presente procedimiento son las
destinadas a:
• recibir, documentar y contestar inquietudes / reclamos de las partes
interesadas.
• informar situaciones de emergencia, acorde a la normativa.
• poner a disposición del público la Política de Seguridad y Medio Ambiente de
la UNAO.
• cursar otras comunicaciones de carácter eventual que la Dirección de la UNAO
considere necesario dar a conocer.
El Gerente de Relaciones Externas es responsable de asegurar la gestión de las
comunicaciones con las partes interesadas, la mejora continua en la gestión de las
comunicaciones externas y el tratamiento de las inquietudes relativas a las
comunicaciones externas.
La UNAO dispone de una línea telefónica denominada Línea Verde de Repsol
YPF, a través del número 0-800-999-3430, para recibir inquietudes y/o aportes de
medioambiente de partes interesadas.
Esta línea telefónica tiene un sistema de grabación de las inquietudes y/o aportes
medioambientales, el cual es revisado por el RD mensualmente. Las
comunicaciones recibidas a través de este medio deben ser registradas en el
módulo "Comunicaciones" por el RD.
La UNAO integra un sistema de respuesta de emergencias de carácter
Corporativo, por el cual las distintas Líneas de Negocio se apoyan mutuamente
ante emergencias que afecten a una de ellas. Este sistema se activa a través de
los números telefónicos:
•
•
0-800-999-7300 – Para accidentes en el transporte en la zona de la Refinería
Luján de Cuyo.
0-800-666-1295 – Emergencias en Logística (Transporte por oleoductos y
poliductos troncales).
La UNAO dispone de un 0-800-999-4999 – Emergencias Familiares para aquellas
contingencias originadas en el domicilio particular de los empleados propios,
siendo su función colaborar en el aviso al personal propio afectado y la
colaboración en caso de ser necesario.
El personal que trabaja en el ámbito de la UNAO, al recibir una comunicación de
partes interesadas, debe registrarla en el módulo "Comunicaciones", consignando
el tema, fecha y persona u organización que efectúa la comunicación, en el caso
de estar habilitado a realizarlo. Si no esta habilitado debe informar al Inspector de
contrato respectivo para su registro.
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PROCEDIMIENTO
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El tratamiento de aquellas comunicaciones que se encuentren sistematizadas
mediante el cumplimiento de un requisito legal aplicable o un procedimiento deben
tramitarse de acuerdo a la gestión ya definida. Para aquellas que no se
encuentren sistematizadas el RD debe asegurar el procedimiento a seguir para
dar la respuesta adecuada.
Toda información que se difunda a través de medios de comunicación (diarios,
revistas, otros), referentes al desempeño en Medio Ambiente, Seguridad y Calidad
de la UNAO, debe ser registrada por el RD en el módulo "Comunicaciones".
5.A.3.
Tipos de comunicaciones internas / externas:
Las comunicaciones internas / externas pueden ser de los siguientes tipos:
•
Informes: comunicaciones destinadas a informar eventos, acontecimientos y
otros temas relacionados con la gestión de medio ambiente, seguridad y
calidad. Estas comunicaciones no requieren respuesta.
•
Inquietudes: comunicaciones destinadas a realizar consultas referentes a la
gestión de seguridad y medioambiente, las cuales necesitan respuesta.
5.A.4.
Comunicación en situación de contingencia
Las comunicaciones e informes tanto internos como externos, en situaciones de
emergencia / contingencia, deben realizarse de acuerdo a lo establecido en el
“Plan de contingencias de la UNAO”(0130-PC-DIR-00-AO).
5.B. ASPECTOS DE SEGURIDAD ESPECIFICOS
No aplica.
5.C. ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES ESPECIFICOS
No aplica.
6 REDACTORES Y REVISORES
Nombre y Apellido
Sector
UN/UE/Gcia
Redactó
Jorge Pozzo
EXP
AO
Rev.0
Horacio Perez
MSC
EP
Rev.0
Oscar Roijals
Asesor externo
AO
Rev.0
Jorge Ferreyra
MSC
AO
Rev.0
Revisó
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
Procedimiento 0001-PR-DIR-00-AO “Control de documentos”
•
Procedimiento 0110-PR-DIR-00-AO “Formación”
•
Procedimiento 0118-PR-DIR-00-AO “Preparación y respuesta ante una
contingencia”
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PROCEDIMIENTO
Comunicación interna y externa
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Fecha vigencia : May/2004
•
Procedimiento 0121-PR-DIR-00-AO “Comunicación e investigación de
accidentes e incidentes”
•
Procedimiento 0122-PR-DIR-00-AO “Oportunidad de mejora”
•
Procedimiento 0123-PR-DIR-00-AO “Auditorias”
8 REGISTROS Y ANEXOS
•
0108-RE-01 Registro electrónico de Comunicaciones, ubicado en la aplicación
informática del SGSyMA.
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