Procedimiento Pago Proveedores CODIGO PROC –PP– 10

Procedimiento Pago
Proveedores
CODIGO PROC –PP– 10
Procedimiento de Pago Proveedores
Código :PROC-PP
Versión :10
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Vigencia : 16.01.2015
PROCEDIMIENTO DE PAGO PROVEEDORES
1. Objetivo
Pagar a los proveedores de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de
la Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación
Municipal de lo Prado.
2. Alcances
Se aplica desde la recepción de la Orden de Compra o factura o Boleta de
honorarios, hasta la entrega física de cheque por tesorería.
3. Términos y Definiciones
CONCEPTO
DEFINICIÓN
Proveedores
Corresponde a la persona natural o jurídica que presta servicios y/o vende a la
CMLP los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad.
Orden de compra
(OC)
Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los
servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC.
Factura
Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios
y/o insumos, materiales, etc., detallados en la factura.
Boleta de
Honorarios ( BH)
Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el pago por los
servicios, detallados en la BH.
Pago anticipado
al proveedor
Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios y/o insumos,
materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o
insumos, materiales por parte del proveedor.
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CONCEPTO
DEFINICIÓN
El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorería la
factura correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia.
Obligación
Corresponde al documento que imputa la ejecución presupuestaria.
Se obligan los fondos por rendir , facturas de proveedores, y BH
Egreso
Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o
prestador de servicio
Imputar
Acción de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operación
Operación
Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura
4. Funciones y Responsabilidades
Dueño del proceso: Jefe Departamento de Finanzas
Responsable del proceso: Director de Administración y Finanzas
 Jefe de Finanzas
Responsabilidad: Coordinar y supervisar las operación del pago de proveedores;
registros presupuestario y contable de los movimientos financieros, asegurando la
confección y resguardo de la documentación del respaldo.
 Director de Administración y Finanzas
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Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los
proveedores y /o prestadores de servicios que abastecen de material y recursos
para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado.
 Encargado Unidad de Adquisiciones
Responsabilidad: Coordinar las acciones del equipo de trabajo y realizar
directamente las acciones que así lo requieran, administrando, gestionando y
controlando totas las compras solicitadas por las diferentes áreas de la Corporación
Municipal de Lo Prado
 Tesorero
Responsable: Registrar los cheques emitidos en planilla de conciliación bancaria.
Informar los pagos realizados a proveedores a Contabilidad y Adquisiciones.
 Administrativo Tesorería
Responsable: Impresión y/o elaboración de cheques, obtención de firma y entrega
al proveedor
 Unidad Contabilidad
En esta unidad, reciben las obligaciones y otros documentos y emite documento
llamado egreso contable, que luego se envía a tesorería para hacer el cheque
Responsable: Realiza el devengado de facturas y/o BH, elabora el egreso contable.
 Directores de área:
Responsable: firmar los cheque emitidos de los cuales deben estar firmados por 2
de 3 directores.
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5. Diagrama de Flujo de proceso
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6. Descripción de Actividades
Etapa
Descripción
Evidencias
1
Envío de Orden de Compra a Contabilidad: Adquisiciones Documento de
envía por libro de correspondencia la orden de compra ya obligación
aprobada por la jefatura, para realizar un documento llamado
“Obligación”.
2
Egreso para Orden de Compra: Contabilidad se encarga de Egreso Contable
emitir el egreso contable.
3
Tesorería: El administrativo de Tesorería recibe el egreso Comprobante del
contable de Contabilidad, emitiendo el cheque, por medio del cheque
sistema contable, el que se debe firmar por dos de las tres
firmas disponibles para tales efectos (Secretario General, DAF,
Director de Salud). Una vez realizado este trámite, el o los
cheques firmados vuelven a Tesorería para su pago.
4
Tesorería: Al realizar los pagos correspondientes, se solicita el Comprobante de
carnet de identidad de la persona que retira (o poder simple cheque firmado
que autorice el retiro) y por seguridad se prefiere fotocopiar
los cheques y carnet de identidad del proveedor que solicita
el pago, verificando que los datos sean correctos. Una vez
finalizado este trámite se adjuntan a los documentos las
fotocopias y se envían para su archivo al departamento de
contabilidad.
5
Anticipo de Proveedor: estas obligaciones, requieren de un Egreso contable
respaldo tributario (facturas), los cuales son ingresados al
sistema de contabilidad. Una vez que se cuenta con la factura,
el área de tesorería envía el egreso a Contabilidad para que se
genere el traspaso contable. Posterior a esto, son archivados
ordenados por su número de egreso.
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6
Control Pago de Proveedores: El Jefe del Departamento de Planilla Excel
Finanzas trabaja en base a una planilla Excel, los datos de
Deuda en Proceso
deuda que mantiene la Corporación con sus proveedores. Esa
información es extraída del software de Contabilidad y
cotejada con los archivadores de facturas pendientes e
informe de facturas entregadas por el área de Adquisiciones a
Contabilidad.
7
Control de Pago a Proveedores: El Jefe del Departamento de E-mail solicitud
Finanzas solicita a los proveedores enviar la deuda vigente deuda vigente
con la Corporación, información que es contrastada con los
egresos pagados e usuarios del servicio.
8
Control de Pago de Proveedores: De manera diaria Informe por
Contabilidad envía un Informe, por e-mail, de las obligaciones
e-mail
efectuadas en el día.
9
Control de Pago de Proveedores: Una vez obtenida la deuda Egresos contables
real de un proveedor y de acuerdo a los plazos vencidos, se da
prioridad de pago, por lo cual es el Director de Administración
y Finanzas quien indica las fechas, montos y facturas a pagar
del proveedor.
10
Control de Pago de Proveedores: Una vez emitidos los Planilla Excel
egresos de pagos, se rebaja la deuda de la planilla Excel
Deuda en Proceso
“Deuda en Proceso”.
7. Control de registros
Almacenamiento
Identificación
Lugar
/responsables
Medio de
Soporte
Protección
Recuperación
Tiempo de
Retención
Disposición
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Almacenamiento
Identificación
Lugar
/responsables
Obligación
Comprobante
de Egreso
Egreso
Cheque
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Medio de
Soporte
Protección
Recuperación
Tiempo de
Retención
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
archivador de
egresos/ Nº
Software
de egresos
físico y/o Contable/
electrónico Gaveta Of. Digital:
1 año
Software
De
contable/
Contabilidad
modulo
compras y
ventas/obliga
ciones/N° de
obligaciones
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
Nº de egreso
Digital:
Software
Software
físico y/o Contable/
electrónico Gaveta Of. contable/
1 año
modulo
De
Contabilidad/
Contabilidad búsqueda de
comprobante
Físico
Gaveta Of. Físico: Gaveta
Of. de
De
1 año
Contabilidad/
Contabilidad
archivador
Disposición
Bodega de
Contabilidad
Bodega de
Contabilidad
Bodega de
Contabilidad
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Almacenamiento
Identificación
Lugar
/responsables
Medio de
Soporte
Protección
Recuperación
Tiempo de
Retención
Disposición
Egresos/ Nº
de egreso
Factura de
compra
Orden de
compra
Traspaso
contable
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
físico
Físico
Físico
Físico: Gaveta
Of. de
Gaveta Of. Contabilidad/
archivador de 1 año
de
Contabilidad egresos /Nº
de egreso
Físico: Gaveta
Of. de
Gaveta Of.
Contabilidad/
de
1 año
archivador
Contabilidad
Egresos/ Nº
de egreso
Físico: Gaveta
Of. de
Gaveta Of. Contabilidad/
archivador
de
1 año
Egresos/
Nº
Contabilidad
de egreso
Bodega de
Contabilidad
Bodega de
Contabilidad
Bodega de
Contabilidad
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8. Indicadores de Cumplimiento
DESCRIPCIÓN
Mide la cantidad de facturas
pendientes de pago
Mide la cantidad de cheques
pendientes de retirar en carpeta
Mide la cantidad de facturas con
copia legalizadas
INDICADORES:
FORMULA DE CALCULO
(N° de facturas pagadas /total de facturas
recepcionada ) *100
(N° de cheque pendientes de entregar a
proveedores / total de cheques emitidos )
*100
(N° de facturas notarizada / total de facturas
recepcionadas) *100
9. Referencias
No hay
10. Anexos
Anexo 1: Formato Obligación (según sistema)
Anexo 2: Comprobante de Egreso (según sistema)
Anexo 3: Egreso Cheque (según sistema)
Anexo 4: Factura de compra (según proveedor)
Anexo 5: Orden de compra (según sistema)
Anexo 6: Traspaso contable (según sistema)
META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
30%
Producto
Mensual
Eficacia
≤ 5%
≤ 5%
Producto
Producto
eficiencia
Mensual
eficiencia
Mensual
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11. Aprobación y Control de los Cambios
Fecha
Modificaciones
Responsable
Fecha de
aprobación de la
modificaciones
Responsable
Fecha de la
implementación de
la modificación
Responsable
16.01.2015
Responsable del
proceso
16.01.2015
Secretario
General
16.01.2015
Representante
de la Dirección
Firmas de los
responsables.
Versión
Fecha
Principales Puntos
Modificados
00
02.11.2011
Versión inicial
01
07.11.2011
Modificaciones a manuales de
proceso
obligatorios
e
incorporaciones de documentos
faltantes.
02
04.01.2012
Modificaciones
obligatorios
Resumen de Modificaciones
Estandarizada
a
Modificaciones al método de análisis
de causa de la no conformidad ,
Incorporación de cargos y funciones de
los responsables de SGC,
Modificaciones al manual de escucha
activa,
Modificaciones al formato de
instructivo,
Incorporación de las interrelación entre
los procesos
Modificaciones a tratamiento de no
conformidad
manuales Modificaciones
al
manual
de
procedimiento de documentos y
registros los criterios.
Modificaciones al manual de acciones
preventivas no se evidencia el registro
de Análisis de causa.
Modificaciones en el procedimiento de
Producto No Conforme,
Modificación mapa de proceso
Objetivos de calidad
Plan anual de la revisión por la
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dirección
Política de calidad
03
06.01.2012
Revisión y actualización completa Modificaciones al manual de
del Manual de la Calidad
auditoria interna
Modificaciones de manual de
calidad
Modificaciones de manual de
Control de documento y registro.
Modificaciones Manual de Control
de producto No conforme
Modificaciones acta de revisión por
la Dirección
Modificación al manual de
Formulación presupuestaria
Modificaciones a revisión por la
dirección
Modificaciones al manual de
rendiciones de educación
Modificaciones al manual de salud
Modificaciones a manual de
rendición municipal
Modificaciones al manual de RRHH
Modificaciones al manual de
compras
Modificaciones al
manual de
informática
Modificaciones al manual de
servicio generales
04
23.01.2012
- Registro de Modificaciones
05
15.11.2012
Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo y campo
del Manual de la Calidad
de aplicación
- Modificación de las Exclusiones del
alcance del SGC
- Modificación de la Política de
Calidad y los objetivos
- Modificación de la descripción del
servicio
- Complementación de los términos
y definiciones
- En Registro de Modificaciones, se
incorpora tabla para la identificación
de los cambios en los documentos. En
responsables se elimina el nombre y se
deja estandarizado, en función del
cargo.
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06
30.12.12
07
03.03.2013
08
01.09.2014
09
01.12.2014
10
16.01.2015
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- Actualización del sistema
de
Gestión de la calidad
- Revisión y actualización de la
responsabilidad de la dirección
- Modificación de la descripción de la
gestión de los recursos
- Complementación del proceso
realización del servicio
- Actualización de la descripción del
proceso medición, análisis y mejora
- Modificación de la aprobación y
Control de los cambios.
Capítulo 2: Descripción de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad
Corporación Municipal de Lo - 2.3 Estructura OrganizacionalPrado
Organigrama
Estandarización de la versión N° 7 Modificaciones en la versión del
del SGC por cambio de procesos manual de RRHH, Formulación
y por cambio de ley Fagem
Presupuestaria y Rendiciones de
Educación Fagem.
Estandarización de la versión N°8 Modificaciones el manual de
debido al rediseño organizacional calidad ingresar las exclusiones,
Modificaciones a todos los
manuales de proceso por rediseño
organizacional del SGC excepto
conciliación bancaria y rendiciones
de salud.
Se elimina el proceso de
rendiciones Fagen por decreto ley
Se aclara la forma y el registros de
las modificaciones en el manual de
Control de documento y registros
Estandarización de la versión Modificaciones a los indicadores de
N°9 de los manuales de proceso en los manuales de procesos del
debido al rediseño organizacional SGC y cambio a formato a todos
y estandarización del formato de los documentos del SGC. (logo
los documentos del SGC N° 3
institucional)
Estandarización de la versión Cambio del formato del acta e
N°10 de los manuales de proceso mejoramiento, acta de revisión por
del SGC
debido a auditoria la dirección, formato de informe de
externa de recertificación
y dueño de proceso, cambio en el
estandarización del formato de formato de los manuales de
los documentos N° 4
proceso, actualización de los
registro en todos los manuales,
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revisión de los flujos y actividades,
modificación del manual de control
de documentos y registros, cambio
de la política, objetivos e
indicadores e incorporación del
formato de plan de acción.