Procedimiento Pago Proveedores

Procedimiento Pago
Proveedores
CODIGO PROC –PP– 04
Procedimiento de Pago Proveedores
Código :PROC-PP-04
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Vigencia documento : 25/10/2012
PROCEDIMIENTO DE PAGO PROVEEDORES
1. Objetivo
Pagar a los proveedores de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de
la Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación
Municipal de lo Prado.
2. Alcances
Se aplica desde la recepción de la OC o factura o Boleta de honorarios, hasta la
entrega física de cheque por tesorería.
3. Términos y Definiciones
CONCEPTO
DEFINICIÓN
Proveedores
Corresponde a la persona natural o jurídica que presta servicios y/o vende a la
CMLP los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad.
Orden de compra
(OC)
Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los
servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC.
Factura
Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios
y/o insumos, materiales, etc., detallados en la factura.
Boleta de
Honorarios ( BH)
Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el pago por los
servicios, detallados en la BH.
Pago anticipado
al proveedor
Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios y/o insumos,
materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o
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insumos, materiales por parte del proveedor.
El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorería la
factura correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia.
Obligación
Corresponde al documento que imputa la ejecución presupuestaria.
Se obligan los fondos por rendir , facturas de proveedores, y BH
Devengado
Es la acción de reconocer la deuda con un proveedor o prestador de servicios;
por lo tanto, se devenga factura y/o BH.
Egreso
Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o
prestador de servicio
Imputar
Acción de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operación
Operación
Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura
4. Funciones y Responsabilidades
Responsable del proceso:
DAF: Director de Administración y Finanzas.
Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los
proveedores y /o prestadores de servicios que abastecen de material y recursos
para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado.
 Jefe de Finanzas
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Responsable: Coordinar y supervisar las operación del pago de proveedores;
registros presupuestario y contable de los movimientos financieros, asegurando la
confección y resguardo de la documentación del respaldo.
 Tesorero
Responsable: Registrar los cheques emitidos en planilla de conciliación bancaria
 Administrativo Tesorería
Responsable: Impresión y/o elaboración de cheques, obtención de firma y entrega
al proveedor
 Unidad Contabilidad
En esta unidad, reciben las obligaciones y otros documentos y emite documento
llamado egreso contable, que luego se envía a tesorería para hacer el cheque
Responsable: Realiza el devengado de facturas y/o BH, elabora el egreso contable.
 Directores de área:
Responsable: firmar los cheque emitidos de los cuales deben estar firmados 2 de
los 4 Directores.
 Depto. Adquisiciones
Responsable: Emitir Orden de compra, solicitando cheque adjunto (anticipo al
proveedor)
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5. Diagrama de Flujo de proceso
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Continuación.
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6. Descripción de Actividades
Etapa
Descripción
Evidencias
1
Verificación del presupuesto disponible para compra: Documento de
El Sectorialista verifica si hay presupuesto suficiente. Si obligación
lo hay, realiza un documento llamado “Obligación”. Se
envía por libro de correspondencia a Contabilidad. Si no
hay saldo, se informa a DAF para autorización.
2
Egreso para Orden de Compra con cheque adjunto y Egreso
Fondos por Rendir: estas obligaciones, requieren de la
emisión de cheque sin documento tributario de
respaldo, por lo que, Contabilidad emite un egreso que
envía a tesorería para la emisión de cheque.
3
Boleta o Factura: estas obligaciones, requieren de un Obligación y
respaldo
factura o boleta
adjunta
tributario, los cuales son digitados en los
correspondientes libros auxiliares de contabilidad por
medio del sistema contable. Posterior a esto, son
archivados ordenados por su número de obligación, a la
espera de la solicitud de pago emitida por el DAF, la
cual puede ser, vía correo electrónico o cuenta
corriente del proveedor a pagar impresa.
4
Emisión del documento egreso: Cuando se recibe la Egreso
solicitud de pago por parte del DAF, el administrativo
Contable busca los documentos (boleta o factura) en el
archivo de obligaciones, y emite el egreso
correspondiente, el que se envía a Tesorería para emitir
el cheque.
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Tesorería: Recibe dicho documento (egreso), emitiendo Comprobante
el cheque, por medio del sistema contable, el que se del cheque
debe firmar por dos de las cuatro firmas disponibles
para tales efectos. (Secretario General, DAF, Director
de Salud, Director de Educación). Una vez realizado
este trámite, el o los cheques firmados vuelven a
Tesorería para su pago.
6
Tesorería: Al realizar los pagos correspondientes, se Comprobante de
solicita el carné de identidad de la persona que retira y cheque firmado
por seguridad se prefiere fotocopiar los cheques y
carné de identidad del proveedor que solicita el pago,
verificando que los datos sean correctos. Una vez
finalizado este trámite se adjuntan a los documentos
las fotocopias y se envían para su archivo al
departamento de contabilidad.
7. Control de registros
Almacenamiento
Identificación
Lugar
/responsables
Obligación
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Medio de
Soporte
Protección
Recuperación
Tiempo de
Retención
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
Sistema
físico y/o computacio archivador de
electrónico nal
de obligaciones/ Siempre
Nº de
respaldo
cada 7 días obligación
Digital:
Software
contable/
Disposición
N/A
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modulo
compras y
ventas/obliga
ciones/N° de
obligaciones
Comprobante
de Egreso
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Egreso
Cheque
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Factura de
compra
Orden de
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
Sistema
Nº de egreso
físico y/o computacio Digital:
electrónico nal
de Software
1 año
respaldo
contable/
cada 7 días modulo
Contabilidad/
búsqueda de
comprobante
Físico
Gaveta
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
1 años
archivador
Egresos/ Nº
de egreso
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
físico
Físico: Gaveta
Of. de
Gaveta Of. Contabilidad/
archivador de 1 años
de
Contabilidad egresos /Nº
de egreso
Of. de
Contabilidad/
Físico
Gaveta
Físico: Gaveta 1 años
Of. de
Bodega de
Contabilidad
Bodega de
Contabilidad
Bodega de
Contabilidad
Bodega de
Contabilidad
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compra
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Jefe Finanzas
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Traspaso
contable
Contabilidad/
archivador
Egresos/ Nº
de egreso
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
archivador
1 años
Egresos/ Nº
de egreso
Físico
Gaveta
Bodega de
Contabilidad
8. Indicadores de Cumplimiento
INDICADORES:
FORMULA DE CALCULO
DESCRIPCIÓN
Mide porcentaje de
anticipos no
respaldados
(Cantidad de egresos por anticipo al
proveedor/ traspasos de anticipos al
proveedor)*100
META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
80%
9. Referencias
No hay
10. Anexos
Anexo 1: Formato Obligación (según sistema)
Anexo 2: Comprobante de Egreso (según sistema)
Anexo 3: Egreso Cheque (según sistema)
Proceso
Eficiencia
Trimestral
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Anexo 4: Factura de compra (según proveedor)
Anexo 5: Orden de compra (según sistema)
Anexo 6: Traspaso contable (según sistema)
11. Aprobación y Control de los Cambios
Fecha
Modificaciones
Responsable
23/10/2012
Responsable del
proceso
Fecha de
Fecha de la
aprobación de
implementación
Responsable
Responsable
la
de la
modificaciones
modificación
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Secretario
General
25/10/2012
Representante
de la Dirección
Firmas de los
responsables.
Versión
00
Fecha
25.10.2012
Principales Puntos
Modificados
Resumen de Modificaciones
Versión Inicial
Estandarización
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