procedimiento pago proveedores

PROCEDIMIENTO PAGO PROVEEDORES
Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03
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Procedimiento Pago Proveedores
I.
OBJETVO
Establecer criterios y controles para la gestión de pagos de proveedores de productos, bienes y
servicios necesarios para el funcionamiento de las áreas de Salud, Educación y Rendiciones
Municipales de la Corporación Municipal de lo Prado, según el alcance de certificación del SGC.
II.
ALCANCE
Este procedimiento abarca los procesos de gestión financiera de las áreas de Educación; Salud y proceso de
Rendiciones Municipales con apoyo de las Unidades de RRHH, Adquisiciones, gastos menores, conciliación
bancaria; Mantención e Informática.
III.
DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO
Proveedores: Corresponde a la persona natural o jurídica que presta servicios y/o vende a la CMLP
los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad.
Orden de compra (OC): Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los
servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC.
Factura: Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios y/o insumos,
materiales, etc., detallados en la factura.
Boleta de Honorarios ( BH): Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el
pago por los servicios, detallados en la BH.
Pago anticipado al proveedor: Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios
y/o insumos, materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o insumos,
materiales por parte del proveedor.
El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorería la factura
correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia.
Obligación: Corresponde al documento que imputa la ejecución presupuestaria.
Se obligan los fondos por rendir , facturas de proveedores, y BH.
Egreso: Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o prestador de
servicio.
Imputar: Acción de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operación
Operación: Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura
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IV.
DIAGRAMA EVALUACION PROVEEDORES
Procedimiento de Pago Proveedores CMLP
Entrada
Actividad
Responsable
Comprobante de Obligación con Compromiso
Ordenes de Compra
Recepción de OC en contabilidad y emisión de obligación en sistema contable. 1 día.
Administrativo Contable
Planilla de control de recepción de facturas
Registro de Facturas y
Boletas de servicios
Recepción y registro de facturas en Adquisiciones. Cuando la factura no esté asociada a una
OC se deriva a las Direcciones de Salud, Educación, RRHH o Finanzas, según corresponda, para
su validación. 1dia. Las facturas asociadas a OC se entregan a Contabilidad. 2 días
Encargado de Adquisiciones
Las facturas derivadas a las Direcciones de Áreas una vez recepcionadas conforme, deben ser
entregadas a secretaria de DAF, para posteriormente ser ingresadas a contabilidad.
Secretaria DAF
Listado de pagos de Honorarios
Respecto a Boletas de Honorarios, la Dirección de RRHH informa listado de pagos a DAF, los
días 10 y 25 de cada mes.
Director RR HH
E mail con Planilla Control de Facturas
Mensualmente se envía a DAF informe de pagos, de acuerdo a vencimientos de facturas, (la
penúltima semana del mes). 1 día.
Jefe Finanzas
Listado de pagos de proveedores
Se solicita a contabilidad pagos de proveedores, plazo 1 día de gestión.
Administrativo Contable
Autorización de Pago
Posteriormente contabilidad emite autorización de pago. Plazo 1 día de gestión.
Administrativo Contable
Libro de registro de Autorizaciones de Pago
Autorización se envía a firma de JF y DAF y se entrega a Tesorería
Administrativo Contable
Egreso Contable
El administrativo de Tesorería recibe la autorización de pago desde Contabilidad y Tesorería
emite Egreso Contable y genera Cheque de pago
Tesorero
Planilla de registro de movimientos de banco
El administrativo de Tesorería recibe la autorización de pago desde Contabilidad y Tesorería
emite Egreso Contable y genera Cheque de pago
Administrativo Tesoreria
Cheque firmado
Se entregan cheques emitidos al Tesorero para su registro en planilla Excel de movimientos
de banco.
Administrativo Tesoreria
Egreso Contable y documentos anexos
Se envían cheques a firmar por dos de las cuatro firmas disponibles para tales efectos
(Secretario General, DAF, Director de Salud, Director de RRHH). Una vez realizado este
trámite, el o los cheques firmados vuelven a Tesorería para su pago
Administrativo Tesoreria
Libro de registro de recepción de Egresos y Egreso
Contable con documentos anexos
Tesorería entrega cheques a proveedores, al realizar los pagos correspondientes, se solicita el
carnet de identidad de la persona que retira (o poder simple que autorice el retiro) y por
seguridad se debe fotocopiar los cheques y carnet de identidad del proveedor que retira el
pago, verificando que los datos sean correctos. Se adjuntan a los documentos las fotocopias y
se envía el egreso completo para su archivo al departamento de contabilidad.
Jefe Finanzas
Archivo del Egreso.
Administrativo Contable
Informe de deuda
Control Pago de Proveedores: El Jefe del Departamento de Finanzas trabaja en base a una
planilla Excel, los datos de deuda que mantiene la Corporación con sus proveedores. Esa
información es extraída del software de Contabilidad y cotejada con los archivadores de
facturas pendientes e informe de facturas entregadas por el área de Adquisiciones a
Contabilidad, Mensualmente.
Director DAF
E mail solicitud deuda vigente
Control de Pago de Proveedores: Una vez obtenida la deuda real de un proveedor y de
acuerdo a los plazos vencidos, se da prioridad de pago, por lo cual es el Director de
Administración y Finanzas quien indica las fechas, montos y facturas a pagar del proveedor.
Siguiendo el proceso descrito anteriormente; ver ítem 6 al 12. 2 días.
Director DAF
E mail indica pagos
Fase
Control de Pago de Proveedores: Una vez emitidos los egresos de pagos, se rebaja la deuda de
la planilla Excel “Deuda en Proceso”
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Administrativo Contable
Fin
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V.
CONTROL DE MODIFICACIÓN
VERSION
00
01
02
03
ITEM
Todos
Todos
Todos
I y II
III
IV
V
FECHA
02.11.2011
01.12.2014
16.01.2015
14.12.2015
MODIFICACION
Elaboración del procedimiento
Estandarización Diseño Organizacional
Estandarización y revisión flujos y actividades.
Se mejora redacción de objetivo y alcance
Se agregan criterios de aplicación de procedimiento
Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma,
Se implementa control de modificaciones por cada documento
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