Anexo 5: Herramienta para análisis de estructura

Anexo 5: Herramienta para análisis de estructura organizacional
Herramienta para análisis y diseño de estructura organizacional
Guía de entrevista estructura con profesional de Desarrollo Organizacional
La estructura organizacional refleja la forma como se coordinan y organizan los trabajos
en la USAC. Siguiendo la visión de Henry Mintzberg; experto en Organización, se
considerarán los aspectos siguientes:
1º. Mecanismos de coordinación
a) Adaptación mutua: que logra la coordinación por medio del proceso simple de
la comunicación informal;
b) Supervisión directa, en el cual la coordinación se logra haciendo que una
persona emita órdenes o instrucciones a otras varias cuyo trabajo está
interrelacionado;
c) Normalización de los procesos de trabajo, que alcanza la coordinación
especificando los procesos de trabajo de las personas que desempeñas tareas
interrelacionadas
d) Normalización de los resultados, que logra la coordinación especificando los
resultados de los diferentes trabajos
e) Normalización de las habilidades (así como de los conocimientos), según la cual
los diferentes trabajos se coordinan en virtud de la preparación
correspondiente que han recibido los trabajadores
f) Normalización de las reglas, según la cual son las reglas que afectan el trabajo
las que controlan generalmente para todo la organización, para que todo el
mundo funcione de acuerdo con el mismo conjunto de doctrinas.
2º. Parámetros de diseño
a) La especialización del trabajo se refiere al número de tareas en un trabajo dado
y el control del trabajador sobre estas tareas.
b) Formalización del comportamiento se refiere a la normalización de los procesos
de trabajo imponiendo instrucciones operativas, descripciones de puestos de
trabajo, reglas, reglamentos y similares.
c) La formación se refiere al uso de programas formales de instrucción que
proporcionan a las personas y normalizan las habilidades y los conocimientos
requeridos para hacer trabajos concretos en las organizaciones.
d) El adoctrinamiento se refiere a los programas y técnicas por medio de los
cuales se normalizan las reglas de los miembros de una organización, para que
sean sensibles a las necesidades ideológicas de las mismas y, por tanto, se
pueda confiar en ellos para tomar decisiones y realizar las actividades.
e) La agrupación de Unidades se refiere a la elección de los criterios según los
cuales los trabajos se agrupan en unidades, y esas unidades en otras de orden
más elevado. La agrupación fomenta la coordinación ya que pone diferentes
f)
g)
h)
i)
trabajos bajo una supervisión común, al exigirles que compartan recursos
comunes y adquieran medidas comunes de comportamiento, y al facilitarles la
adaptación mutua entre ellos.
El tamaño de la unidad se refiere al número de puestos (o unidades)
contenidas en una sola unidad. En este caso, por ejemplo, la supervisión a las
diferentes unidades académicas en las facultades.
Los sistemas de planificación y control se utilizan para normalizar los
resultados. Se pueden dividir en dos tipos: sistemas de planificación de
acciones, los cuales especifican los resultados de las acciones concretas antes
de que se realicen (por ejemplo el que los orificios se taladren con un diámetro
de 3 cm); y los sistemas del control del rendimiento, los cuales especifican los
resultados deseados de rangos completos de acciones después de realizadas).
Los dispositivos de enlace se refieren a toda una serie de mecanismos
utilizados para fomentar la adaptación mutua entre y dentro las unidades.
La descentralización se refiere a la difusión del poder para tomar decisiones.
3º. Estructura y contexto
a) Edad y tamaño
o Cuantos más años tiene una organización, más formalizado es su
comportamiento
o Cuánto más grande es una organización, más formalizado es su
comportamiento.
o Cuánto más grande es una organización, más elaborada es su estructura;
esto es, más especializados son sus puestos de trabajo y unidades y más
desarrollados sus componentes administrativos
o La estructura refleja la época de la fundación del sector al que pertenece.
b) Sistema técnico
o Cuánto más regulado esté el sistema técnico, cuanto más se controle el
trabajo del núcleo de operaciones, más formalizado estará el trabajo de
este nivel. Por ejemplo, para carreras como ciencias económicas en las que
el primer ingreso ha llegado a tener 22000 alumnos, los profesores que
imparten clases, deben llevar el mismo programa, mismas fechas, mismos
exámenes.
o Cuánto más complejo sea el sistema técnico, más elaborado y profesional
será el staff de apoyo
o Cuando el trabajo no especializado se coordina por medio de la
normalización de los procesos de trabajo, tendemos hacia una estructura
burocrática extendida por toda la organización, ya que una mentalidad
controladora impregna todo el sistema
c) Entorno
o Cuánto más dinámico sea el entorno de una organización, más orgánica
será su estructura
o Cuánto más complejo sea el entorno de una organización, más
descentralizada será su estructura
o Cuánto más diversificados sean los mercados de una organización, mayor
será la propensión a dividirse en unidades basadas en el mercado, o
divisiones dada una economía de escala favorable
o La hostilidad extrema del entorno hace que una organización centralice su
estructura provisionalmente
d) Poder
o Cuánto mayor sea el control externo de una organización, más centralizada
y formalizada será su estructura
o Una coalición externa dividida hará aparecer una coalición interna
politizada y viceversa.
o La moda favorece la estructura de momento (y la cultura), aunque a veces
sea inadecuada
4º. Tipos básicos de organización El autor refiere siete, haciendo énfasis en el presente
trabajo en la que mejor calza con el quehacer de la USAC.
o Organización empresarial
o Organización maquinal
o Organización profesional en la que Mintzberg escribe que el núcleo de
operaciones ejercen una presión para profesionalizar la organización,
con objeto de minimizar la influencia que otros, tanto colegas como
administradores de línea y tecnócratas tienen sobre su trabajo. La
normalización de las habilidades y conocimientos es una de las
características fundamentales de esta configuración.
o Organización diversificada
o Organización innovadora
o Organización misionera
o Organización política