¡Únete al desafío de construir equipos para Cuidar Personas! GUÍA DE GESTIÓN DE CLIMA ESACHS Orientaciones para liderar equipos con nuestro propósito y nuestros valores EMPRESA DE SERVICIOS Guía de Gestión de Clima ESACHS Te invitamos a revisar este material e incorporar las prácticas sugeridas, para potenciar el sentido de pertenencia a ESACHS y avanzar en la creación de una experiencia cada vez más enriquecedora para nuestros colaboradores. En ESACHS tenemos un propósito: Cuidar Personas. Estamos convencidos que este objetivo se logra en conjunto con nuestros colaboradores, ya que su percepción sobre el clima incide en su disposición a contribuir al logro de nuestros objetivos. Por lo mismo, creemos que una experiencia interna positiva se verá reflejada en la calidad de la experiencia de nuestro cliente o paciente final. Esta guía es un recurso de aprendizaje autoadministrado, destinado sólo a jefaturas que lideran equipos y por ende gestionan clima. Los objetivos que busca este material son: a) Desarrollar una mirada común sobre el clima laboral al interior de ESACHS y así lograr su propósito: Cuidar Personas. b) Reforzar el rol de liderazgo en las jefaturas para la gestión de un buen clima. c) Compartir buenas prácticas de liderazgo para el desarrollo de los equipos. EMPRESA DE SERVICIOS Índice: I. Somos fans de un buen clima: Explica el concepto de clima y su vinculación con nuestro propósito y valores. II. Instálate en el círculo virtuoso: Define el rol de las jefaturas en la gestión de clima al interior de sus equipos. III. Las buenas prácticas de gestionar clima: Entrega propuestas de acción en tres ámbitos de conducción para mejorar el clima de tu equipo: A. Organizando un equipo alineado con nuestro propósito, la estrategia y los valores. B. El reconocimiento del trabajo bien hecho. C. La gestión de los cambios. IV. Abonando el terreno para una percepción equilibrada de clima: Responde diferentes preguntas sobre la encuesta de clima. V. Una cita con el equipo: plantea una estructura para realizar una reunión informativa que permita explicar aspectos sensibles de clima. VI. Comentarios de cierre. EMPRESA DE SERVICIOS I . SOMOS FANS DE UN BUEN CLIMA I. SOMOS FANS DE UN BUEN CLIMA Nuestro propósito: Cuidar Personas Esto requiere de colaboradores comprometidos a trabajar con pasión por el servicio, entregando la experiencia de excelencia que nuestros clientes y pacientes merecen. Asimismo, buscamos que nuestros colaboradores vivan una experiencia laboral gratificante y diferenciadora, que los entusiasme y comprometa, para potenciar su alto desempeño y autorealización y así se refleje en el servicio a nuestras empresas, trabajadores afiliados y pacientes. ¿Qué entendemos por clima en ESACHS? Existe cada vez más consenso en que el clima laboral es un fenómeno subjetivo, es decir, una percepción de nuestros colaboradores sobre las características de la organización, del jefe y del equipo al que pertenecen, considerando aquellos factores que inciden en su desempeño, desarrollo, relaciones laborales y satisfacción laboral. Potenciando un buen clima en ESACHS Mejorar el clima es tarea de todos y debe ser consistente en el tiempo, por eso, la comunicación de los resultados de la encuesta de clima se entrega a las respectivas jefaturas, para que éstas, junto a sus equipos elaboren planes de acción, implementen su ejecución y posterior seguimiento. Además, se realiza un diagnóstico de tipo cualitativo, con Una percepción positiva de clima fortalece la cooperación, la confiabilidad y la flexibilidad, posibilitando la gestión de cambios en un equipo alineado por un propósito y valores comunes. Creemos que parte importante de nuestra responsabilidad como jefes es articular las variables que inciden en la percepción del equipo sobre su clima, organizando un ambiente laboral interno que los potencie y les facilite su trabajo. metodología de focus group, con la finalidad de profundizar sobre la percepción de aspectos sensibles y gestionar acciones que aumenten nuestra satisfacción laboral general. EMPRESA DE SERVICIOS La expresión de nuestros valores en el clima de ESACHS A partir de nuestros valores es posible construir: PASIÓN POR EL SERVICIO Un clima que proyecte nuestro compromiso de excelencia hacia los clientes y pacientes. PASIÓN POR EL SERVICIO Un clima donde creamos soluciones adecuadas para mejorar continuamente en el servicio. Un clima que inspire el trabajo “bien hecho” y el reconocimiento hacia el aporte de valor. Un clima donde nos movemos con agilidad para responder activamente a los desafíos que nos imponen nuestros objetivos. INNOVACIÓN MERITOCRACIA SEGURIDAD HACERSE CARGO TRABAJO EN EQUIPO Un clima donde cuidamos de otros y otros cuidan de nosotros para mantener nuestra integridad y salud. Un clima donde podemos ser proactivos en nuestro desarrollo y la generación de valor agregado. Un clima que promueve la sinergia al interior de los equipos para lograr mejores resultados. EMPRESA DE SERVICIOS II INSTÁLATE EN El . CÍRCULO VIRTUOSO II.INSTÁLATE EN EL CÍRCULO VIRTUOSO La relación entre Clima y Liderazgo es muy estrecha, un jefe es líder cuando representa a la organización frente a su equipo y ejerce influencia para modelar las percepciones sobre el clima. La convicción y el compromiso que genera el líder son esenciales para movilizar, motivar o influir. Gestionar el clima es también el trabajo continuo del líder de integrar la visión al día a día del equipo, recuperando sistemáticamente el rumbo. El equipo necesita trabajar para algo más relevante que la meta, entendiendo que dicha meta es sólo un escalón para conseguir algo más grande, más noble y relevante. de la inform a ón Gestión de clima laboral Ejes de Conducción efectiva de equipos Ge sti de la inform a ón n ció Gestión de procesos y resultados Este esquema muestra que la influencia entre los cuatro ejes es totalmente recíproca. Experiencia Paciente Cliente Pocas veces se encontrará un equipo con buena gestión de clima y baja gestión de procesos y resultados y/o bajos indicadores en su experiencia paciente/cliente (aplicando la misma lógica para las otras relaciones). Lo anterior se explica debido a que estos ejes son dimensiones de una misma realidad. n ció Ge sti de la inform a ón n ció Ge sti Para que el líder sea efectivo en la conducción de su equipo debe instalarse en el círculo virtuoso el que articula los siguientes ejes de conducción: la gestión de procesos y resultados, la experiencia paciente/cliente y la gestión de clima laboral a partir de la gestión de la información. Un buen líder es capaz de mantener estos cuatro ejes en un equilibrio dinámico para responder a la organización no sólo con el “qué”, sino también con el “cómo” se debe hacer para alcanzar los objetivos que nos proponemos en ESACHS. EMPRESA DE SERVICIOS Esta es una buena noticia porque significa, entre otras cosas, que todo el tiempo invertido en desarrollar un clima adecuado para el equipo traerá beneficios que también impactarán en el desarrollo de los otros ámbitos del rol de la jefatura que son relevantes a la hora de liderar. La percepción del equipo no se construye únicamente sobre aspectos relacionales, más bien suele ser el resultado de otros aspectos que pueden estar siendo bien o mal gestionados. Por ejemplo, la organización equitativa de las tareas, la capacitación para mejorar competencias, la gestión del desempeño y el feedback, el posicionamiento de la estrategia, el sentido de trabajo del equipo, el manejo de acuerdos de servicio con otras áreas, entre otros. Por lo tanto, gestionar clima no significa administrar sólo temas “blandos”, sino que crear condiciones de trabajo que permitan lograr los objetivos y el crecimiento profesional de los equipos y colaboradores. EMPRESA DE SERVICIOS III LAS BUENAS . PRÁCTICAS PARA GESTIONAR CLIMA III. LAS BUENAS PRÁCTICAS PARA GESTIONAR CLIMA A continuación se presentan tres buenas prácticas para gestionar clima: la alineación con el propósito, el reconocimiento y la gestión del cambio. Cada una de estas iniciativas presenta un escenario positivo y negativo, su ejecución en tres pasos y acciones sugeridas. A. ORGANIZANDO UN EQUIPO ALINEADO CON NUESTRO PROPÓSITO, LA ESTRATEGIA Y LOS VALORES Quiénes desempeñan roles de jefatura necesitan tener presente que son los encargados de acercar a su equipo a la organización y asegurar que los colaboradores cuentan con la información necesaria para entender cuál es su quehacer y cómo organizar sus esfuerzos. Una clave del trabajo “motivado” es el compromiso con el propósito. Lo positivo Cuando trabajo el alineamiento de mi equipo… Saber y entender el por qué hacemos lo que hacemos y que aporte generamos es relevante para desarrollar bien un equipo. Entender que todos “remamos” para cumplir un objetivo común, requiere de un equipo alineado, informado y que comparta el mismo sentido respecto a su trabajo diario. Lo negativo Cuando descuido el alineamiento de mi equipo… Aumenta la sinergia puesto que cada integrante puede expresar sus talentos o potenciales al servicio del propósito. El equipo pierde foco respecto a qué se espera de su trabajo y hacia donde guiar sus esfuerzos y coordinaciones. Se organiza el trabajo de una manera más eficiente, con la lógica puesta en los logros, permitiendo aumentar la autonomía para tomar decisiones en cada rol. Aumenta el individualismo, porque cada integrante del equipo trabaja para su propio objetivo o para la interpretación que ha construido arbitrariamente sobre el objetivo del equipo o área. Se estimula la motivación y el sentido de pertenencia al desarrollar una percepción sobre el aporte de valor de cada rol. Se genera un entorno de tensa competitividad entre los miembros del equipo. Cómo mejorar la organización del equipo en tres pasos: 1 1 2 1 Paso 1: Estar informado y convencido del rumbo de la organización. 2 Paso 2: Estar siempre comunicando visión y valores e integrando estas directrices en la forma que se organiza al equipo. 3 2 3 Buscar información y establecer relaciones con los clientes internos para estar siempre en sintonía con el proyecto organizacional macro, asumiendo que, frente al equipo, la jefatura es un embajador del propósito, los valores y la estrategia de ESACHS. 3 En la planificación del trabajo, en las reuniones con el equipo y en las coordinaciones con otras áreas, reforzar permanentemente el propósito de la organización e incorpóralo en las expectativas de desempeño del equipo. Paso 3: Entrenar y acompañar al equipo para que pueda conectar su tarea al contexto laboral más macro. Mostrar al equipo el impacto de su trabajo en el objetivo de la organización. Es importante que identifiquen su ubicación dentro de la cadena de valor, pues facilita la comprensión de su quehacer en relación a la meta global y al sentido del negocio. EMPRESA DE SERVICIOS Acciones sugeridas: Realizar buenas reuniones con el equipo: Planificar reuniones efectivas con los colaboradores para actualizar información, revisar los procesos, proponer mejoras y organizar tareas. Dar periodicidad a estos encuentros, fijando horarios y días para ello. Optimizar las reuniones creando agendas previas para que todos conozcan los objetivos del encuentro. Aprovechar estas reuniones para identificar cuán incorporado tiene el equipo el objetivo del negocio y así reforzarlo. Promover la mejora continua: Impulsar que el equipo piense, evaluando lo que está haciendo y el cómo lo está haciendo. Cuando haya consenso en el diagnóstico, invitar a los colaboradores a proponer y ejecutar mejoras buscando soluciones simples a los problemas identificados. Formalizar estos espacios. Fomentar el sentido de pertenencia al proyecto: Generar lazos que unan a todos los miembros del equipo y que faciliten el conocimiento y empatía entre ellos. Instalar el buen humor es una forma de descomprimir y suavizar asperezas. Fomentar rituales internos, permitiendo que el equipo instale sus propios momentos fuera del ambiente de trabajo. Construir la cadena de valor con el equipo: Identificar con los colaboradores quién es el cliente interno y el proveedor. Analizar de qué manera el trabajo del equipo impacta en ellos. Organizar espacios de coordinación e interacción con las áreas con que el equipo se vincula, clarificando lo que requieren los clientes y cuáles son las necesidades que el equipo tiene y que deben ser cubiertas por los proveedores. EMPRESA DE SERVICIOS B. EL RECONOCIMIENTO DEL TRABAJO BIEN HECHO Destacar las conductas sobresalientes es una práctica fundamental de las jefaturas, proporcionando a los colaboradores señales claras de que su trabajo es visible y, de paso, estableciendo precedentes respecto a qué se espera y qué se aprecia de su desempeño. Esto impacta positivamente en quien lo recibe, teniendo como resultado una percepción más positiva del ambiente de trabajo. Por lo tanto, es necesario que los jefes sean capaces de identificar los recursos y potenciales en el equipo y valorarlos públicamente. Lo positivo Cuando reconozco a mis colaboradores… Lo negativo Cuando no reconozco a mis colaboradores… Obtiene trabajadores comprometidos y por lo tanto, más dispuestos a realizar aportes o contribuciones concretas al trabajo del equipo. Obtiene trabajadores desmotivados para hacer esfuerzos de mejora. Aumenta la motivación por el trabajo y los beneficios que conlleva, puesto que una necesidad básica de las personas consiste en la valoración de su entorno respecto de su aporte. Disminuye la claridad sobre las expectativas y estándares que tiene la organización respecto de la excelencia en el desempeño. El equipo conoce las expectativas de desempeño esperadas. Se pierden oportunidades de expresión y habilidades como la creatividad, innovación, iniciativa, empoderamiento y autonomía en las decisiones. EMPRESA DE SERVICIOS Cómo mejorar el Reconocimiento en 3 pasos: 1 1 2 1 Paso 1: Dar a conocer qué estándares se esperan para acciones y actitudes que son dignas de reconocimiento. 2 Paso 2: Reconocer oportunamente. 3 2 3 El equipo debe conocer cuáles son las políticas y criterios para la entrega de reconocimientos, de modo que las personas comprendan qué es considerado como destacado y puedan desafiarse o superar las expectativas que se tienen de su trabajo. 3 El reconocimiento siempre debe ser oportuno para que permita reforzar lo que se está valorando y facilitar el aprendizaje del equipo. Paso 3: Desafiar a los colaboradores a superarse. Desafiar al equipo a pensar ideas que contribuyan a su desarrollo grupal e individual. Premiar las buenas iniciativas y hacer de esto un hábito en su gestión. Acciones sugeridas: Incorporar acciones de reconocimiento en el trabajo diario: Reconocer el trabajo sobresaliente. Preocuparse que los colaboradores identifiquen la diferencia entre un trabajo bien hecho y un trabajo sobresaliente. Al felicitar, procurar hacerlo en público y las sanciones hacerlas en privado. Formalizar espacios de feedback: Incluir los espacios de retroalimentación dentro de la gestión, dando periodicidad (cada 3 meses) y formalidad a la entrevista. Recordar que no es un espacio improvisado. Previamente, definir los temas a tratar en la reunión, las fortalezas que se van a reforzar y las oportunidades de mejora. Registrar cada encuentro y monitorear los acuerdos. Revisar los mensajes que se quieren entregar al equipo con cada reconocimiento: Cuando se realice alguna acción de reconocimiento a un colaborador, procurar ser muy claro en lo que se está comunicando a través de este gesto y también precisarlo al equipo para asegurar la comprensión del mensaje. C. LA GESTIÓN DE LOS CAMBIOS Las organizaciones se encuentran en permanente movilidad, pues los entornos se hacen cada vez más competitivos e inciertos, requiriendo de sus colaboradores flexibilidad y adaptabilidad a las mejoras, innovaciones y necesidades del negocio. Es importante que se traspase oportunamente la información de estos cambios a los colaboradores, pues el rol de jefe es estar preparado para darles soporte y manejar la incertidumbre. Lo positivo Cuando gestiono los cambios… Lo negativo Cuando no gestiono los cambios… Disminuye la incertidumbre en el equipo, favoreciendo el trabajo con foco. Aumenta la incertidumbre, el equipo entra en pánico o bien, puede construir interpretaciones erradas sobre lo que está ocurriendo. Se organizan las prioridades, porque el equipo entiende el sentido del cambio. Se tensionan las relaciones, aumentando los roces entre las personas. Aumenta la participación del equipo al estar bien informado. La falta de comprensión vuelve rígidas las respuestas del equipo. EMPRESA DE SERVICIOS Cómo mejorar la gestión del cambio en 3 pasos: Identificar factores que nivelan el equilibrio es la primera tarea de la que hay que hacerse cargo cuando se está gestionando el cambio. Supone reconocer cómo el equipo percibe la situación, analizar qué acciones se están llevando a cabo e identificar cuáles son las redes de apoyo con las que se cuentan. Esquema de Reducción de Incertidumbre frente a los cambios. Transición en cambios Desequilibrio / Desorden Factores niveladores del equilibrio Percepción del acontecimiento Nuestras creencias: ¿Cómo estamos definiendo la situación? Conductas adaptativas Nuestras acciones: ¿Estamos haciendo lo correcto? Redes de soporte Nuestros apoyos: ¿Estamos conectados con quienes nos ayudan? Acciones sugeridas: 1 2 3 Paso 1: Contribuir a desarrollar una percepción realista de los acontecimientos que dan origen al cambio. Revisar junto al equipo las creencias respecto de cómo se está definiendo la situación. Considerar las siguientes preguntas para el análisis: A. ¿Nos tomamos el tiempo para explicar con claridad los motivos del cambio, derribando mitos e incorporando una mirada realista de los hechos? B. ¿Identificamos posibles problemas para anticiparnos a las soluciones? C. ¿Identificamos los beneficios del cambio? 1 1 2 2 Paso 2: Generar conductas adaptativas. 3 3 Paso 3: Fortalecer las redes de soporte. En esta etapa debemos preguntarnos acerca de nuestras acciones y su impacto: ¿Estamos haciendo lo correcto? Revisemos: A. ¿Estamos incorporando la nueva situación en la que nos moveremos? ¿Construimos y trabajamos en base a un plan de acción con etapas, objetivos y criterios de evaluación? B. ¿Revisamos y re definimos nuestro aporte de valor, ajustándolo a las necesidades y características de la transición? C. ¿Revisamos y re definimos nuestros roles, adaptándolos a los requerimientos de la transición? Consolidar los apoyos internos y externos que requiere el equipo para hacer una buena transición. La pregunta es ¿Estamos conectados con quienes nos ayudan? Analicemos: A. ¿Explicamos a las otras áreas involucradas el sentido del cambio y sus oportunidades? B. ¿Establecemos nuevos espacios de coordinación en función de nuestras necesidades y de las necesidades de las otras áreas? C. ¿Solicitamos a las áreas de soporte el apoyo que podemos requerir para mejorar la transición? EMPRESA DE SERVICIOS IV ABONANDO EL . TERRENO PARA UNA PERCEPCIÓN EQUILIBRADA DE CLIMA IV.ABONANDO EL TERRENO PARA UNA PERCEPCIÓN EQUILIBRADA DE CLIMA En relación a la Encuesta de Clima aplicada, es importante compartir algunas recomendaciones para generar un contexto adecuado que permita a nuestros colaboradores responder con total libertad y equilibrio. Es importante comunicar estas consignas de tal manera que el equipo esté informado y pueda visualizar el objetivo de la medición de Clima. Recomendaciones: ¿Qué es una encuesta de clima? Un cuestionario con afirmaciones para que cada persona indique su grado de acuerdo o desacuerdo en función de su experiencia como integrante de ESACHS. ¿Para qué sirve la encuesta de Clima? La encuesta de clima sirve para “tomar el pulso” de ESACHS en relación a la percepción de nuestros colaboradores sobre su experiencia laboral y el grado de satisfacción que les significa. Sus resultados sirven para encontrar las oportunidades de mejora. ¿Cómo fue elaborada la encuesta de clima? Se identificaron seis dimensiones: coherencia, desarrollo, equidad, satisfacción, fraternidad y compromiso. Cada una de éstas dio origen a variables específicas que las representan y dentro de cada una se establecieron afirmaciones concretas que dan cuenta de ellas. Dimensión Definición Coherencia (12) Grado de alineamiento que se percibe en las jefaturas con la estrategia, efectividad de su comunicación, congruencia personal y competencias de liderazgo. Desarrollo (12) Es el grado percibido de apoyo y compromiso que tienen las jefaturas y la Organización con el desarrollo profesional de sus colaboradores. Variables evaluadas Comunicación Competencia de Liderazgo Integridad Apoyo Permitir participación Cuidado Equidad (8) Es el grado de meritocracia, respeto y justicia que se percibe en las relaciones y en las decisiones organizacionales. Igualdad Ausencia de favoritismo Justicia Satisfacción (10) Es el nivel de orgullo percibido por el propio trabajo, el sentido de pertenencia e identificación con el grupos de trabajo, valores y logros del Plan Estratégico 2016. Por el propio trabajo Por el equipo de trabajo Por la empresa Fraternidad (6) El nivel percibido de aceptación personal y de la calidad de las relaciones al interior del entorno inmediato y en el resto de la Organización. Aceptación Hospitalidad Sentido del grupo Compromiso (12) Es el nivel de adhesión de los colaboradores hacia la Organización que se expresa en su motivación por realizar aportes de valor concretos y alineados con el proyecto y la cultura de ESACHS. Crecimiento Trabajo en equipo Contribución individual Necesidades básicas (#) Número de preguntas por cada dimensión EMPRESA DE SERVICIOS ¿Cómo se debe contestar la encuesta de clima? ¿Cómo trabajar los resultados de clima con tu equipo? Es importante que a partir de los resultados podamos gestionar mejoras relevantes. Por ello, es necesario que los colaboradores contesten: A. Con perspectiva, es decir, tratando de no “contaminar” su percepción con hechos muy agradables o muy desagradables de las últimas semanas. B. Con libertad, es decir, bajo ninguna presión que signifique influir en sus respuestas “falseando” su percepción. C. Con responsabilidad pues la opinión de los colaboradores es una herramienta para mejorar continuamente. D. Con claridad respecto al propósito de la encuesta y para qué serán usados sus resultados. E. Con conocimiento sobre la confidencialidad del procesamiento de los resultados o las respuestas, considerando que éstas son estadísticamente elaboradas por una empresa externa que asegura el anonimato. Para cualquier equipo es muy relevante ver que su jefe “se hace cargo” de las señales concretas que están en el ambiente. Los resultados de la encuesta de clima son una de esas señales concretas y trabajarlos con el equipo significa, entre otros, generar los espacios de análisis, reflexión, diálogo participativo y creación de iniciativas que reflejen la voluntad del de construir juntos un mejor ambiente laboral. EMPRESA DE SERVICIOS V . UNA CITA CON MI EQUIPO PARA INFORMAR SOBRE LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA DE CLIMA V. UNA CITA CON MI EQUIPO PARA INFORMAR SOBRE LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA DE CLIMA Se sugiere que, antes de la aplicación de la encuesta, se reúnan con el equipo para informarles, resolver dudas y aclarar “mitos” que a veces rondan en torno a estas iniciativas. Para el éxito de la reunión recomendamos la siguiente estructura de trabajo: 1 2 Previo a la reunión Invitar a cada integrante del equipo precisando el objetivo de la reunión y su duración. 3 Bienvenida y encuadre (5 min.) Explicar nuevamente el objetivo y chequear la comprensión del equipo. 4 5 Contexto Clima ESACHS Encuesta de Clima ESACHS Generar contexto expresando el propósito de ESACHS, sus valores e iniciativas estratégicas. Vincula esto con Clima Laboral. Explicar en qué consiste la encuesta, cómo será aplicada y cómo serán procesados sus resultados. (10 min.) (10 min.) 6 Diálogo de Equipo (20 min.) Abrir diálogo y debate para resolver dudas y escuchar comentarios del equipo. Derivar dudas que no se puedan responder en la reunión. Evaluación y cierre (10 min.) Preguntar sobre la impresión del equipo acerca de la reunión. Despedida agradeciendo participación. VI . COMENTARIOS DE CIERRE Poner foco en el clima nos acerca a nuestro propósito: Cuidar Personas. Creemos que esto potencia a los equipos para enfocarse en la satisfacción de los clientes y pacientes, uno de nuestros desafíos estratégicos más relevantes. Esperamos que estas recomendaciones sean de utilidad para el perfeccionamiento continuo del ejercicio del liderazgo en tu equipo y tu desarrollo profesional como jefe en ESACHS. Si tienes dudas y necesitas más información, puedes escribir a [email protected] EMPRESA DE SERVICIOS GUÍA DE GESTIÓN DE CLIMA ESACHS Orientaciones para liderar equipos con nuestro propósito y nuestros valores EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESA DE SERVICIOS