Planeación toma de decisiones; los planes constituyen un método racional para...

Planeación
La Planeación implica la selección de misiones y objetivos y las acciones para cumplirlos, y requiere de la
toma de decisiones; los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de objetivos
preseleccionados; supone asimismo, innovación administrativa.
Tipos de planes
• Propósitos o misiones: En la misión o propósito, se identifica la función o tarea básica de una empresa;
toda organización, sea del tipo que sea, tiene un propósito o misión; En todo sistema social, las empresas
tienen una función o tarea básica que la sociedad les asigna.
• Objetivos o metas: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad; representan también el fin
que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control.
• Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los
cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento; es un termino que tiene
implicaciones competitivas debido a su origen militar.
• Políticas: Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma
de decisiones; las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven
innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes.
• Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades
futuras; consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas; son guías de acción, en las que se
detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
• Reglas: Exponen acciones u omisiones especificas, son por lo general el tipo de planes mas simple; la
esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de
una acción, no permiten discrecionalidad en su aplicación.
• Programas: Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a
seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado,
habitualmente se apoyan en presupuestos; demandan coordinación y oportunidad.
• Presupuestos: Es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos; puede
expresarse en términos financieros, horas−hombre, unidades de producto o cualesquiera otros términos
numéricos medibles, también son instrumentos de control; un presupuesto obliga a una empresa a realizar
por adelantado una recopilación numérica de sus expectativas.
Pasos de la Planeación
• Atención a las oportunidades: Se debe hacer un análisis preliminar de posibles oportunidades futuras y
advertirlas clara y totalmente, identificarlas respecto a nuestras debilidades y fortalezas, definir que
problemas se desean resolver y porque.
• Establecimiento de objetivos: En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los
puntos terminales, esto debe hacerse tanto para el largo como para el corto plazo; los objetivos forman una
jerarquía es decir los objetivos de los departamentos principales controlan los objetivos de los
departamentos subordinados.
• Desarrollo de premisas: Se establecen y ponen en circulación premisas decisivas de la planeacion como
pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía; son supuestos acerca de
las condiciones en las que el plan será puesto en circulación.
• Determinación de cursos alternativos: Se buscan y examinan cursos de acción alternativos; casi no hay
plan para el que no existan alternativas razonables; el problema mas común no es encontrar alternativas,
sino reducir su numero, se debe realizar un examen preliminar para descubrir las posibilidades mas
fructíferas.
• Evaluación de cursos alternativos: Tras buscar cursos alternativos, el siguiente paso es evaluarlas; es
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decir, decidir cual es la más conveniente para la organización.
• Selección de un curso de acción: En este punto se adopta el plan, la toma de decisión; el administrador
puede optar por seguir uno o varios cursos de acción dependiendo del análisis y la evaluación de cursos
alternativos.
• Formulación de planes derivados: En este paso se requiere verificar la posibilidad de que sean necesarios
planes de apoyo (derivados).
• Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestacion: El ultimo paso es trasladar a cifras después
de establecerlos planes y tomar las decisiones convirtiéndolos en presupuestos; si se les elabora
correctamente, constituyen un medio para la combinación de los diversos planes y fijan importantes
estándares contra los cuales medir los progresos de dichos planes.
Coordinación de planes a corto y largo plazos:
Un error muy común es el elaborar planes a corto plazo sin referencia o apoyo a planes a largo plazo; ya que
es muy importante integrar ambos tipos de planes; las decisiones de situaciones inmediatas en las que no se
consideran efectos sobre objetivos distantes implican un gran desperdicio.
Objetivos.
Los objetivos se definen como los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales; se
pueden considerar como de largo o corto plazo, generales o específicos, aunque debe hacerse énfasis
principalmente en si son verificables o cuantificables ya que facilitan la medición.
Naturaleza de los objetivos
Los objetivos componen tanto una jerarquía como una red; de esta manera los objetivos generales deben
apoyarse en subobjetivos.
Jerarquía de objetivos
La jerarquía que forman los objetivos, va desde el propósito general hasta los objetivos individuales
específicos.
El punto mas alto es el propósito, el cual tiene dos dimensiones; primero, el propósito de la sociedad (por
ejemplo el que la organización contribuya al bienestar colectivo) y segundo, la misión o propósito de la
empresa.
El siguiente nivel de la jerarquía contiene objetivos más específicos, como los de las áreas de resultados clave
(son áreas cuyo desempeño es esencial para el éxito de la empresa).
Adicionalmente deben traducirse por división, departamento y unidad hasta el nivel inferior de la
organización.
Proceso de establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional
Para establecer los objetivos de una empresa existen 2 métodos;
El descendente: que consiste en que los administradores de los niveles superiores determinan los objetivos de
los subordinados, tomando como base que la organización precisa de dirección mediante los objetivos
empresariales.
El ascendente: en el cual los subordinados inician el establecimiento de los objetivos de su puesto y los
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presentan a sus superiores; en este formato la motivación y compromiso de los subordinados son mayores al
ser metas propuestas por ellos.
Se recomienda no hacer el uso exclusivo de cualquiera de ambos métodos.
Administración por objetivos
En 1954 Peter F. Drucker fungió como catalizador al insistir en la necesidad de establecer objetivos en todas
las áreas cuyo desempeño afecta a la salud de la empresa, sentó las bases de una filosofía con énfasis en e
autocontrol y la auto dirección.
Énfasis en la evaluación de desempeño
Basado en la administración por objetivos, los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus
propios objetivos a corto plazo, los cuales después son revisados con sus superiores; posteriormente, el
desempeño se evalúa en comparación con los objetivos; este método alienta la auto evaluación y el desarrollo
personal, haciendo énfasis en el desempeño, el administrador participa en calidad de asesor incitando la
participación activa de los subordinados.
Énfasis en objetivos a corto plazo y motivación
El establecimiento de metas es un factor importante para el incremento del desempeño, aunque no es el único
motivador (otros son los incentivos, la participación y la autonomía)
Inclusión de la planeacion a largo plazo en el proceso de la APO
Para evitar deficiencias al estar centrado en objetivos a corto plazo (pueden ocurrir descuidos al ignorar
posibles consecuencias posteriores al estar enfocados en los resultados inmediatos), en la actualidad muchas
organizaciones incluyen en sus programas la planeacion a largo plazo y estratégica
Enfoque de sistemas de la APO
A fin de que resulte efectiva la administración por objetivos debe considerarse un modo de administración, no
una adiciona las labores administrativas; ya que puede integrarse con otros subsistemas administrativos.
Como establecer objetivos
Objetivos cuantitativos y cualitativos
Para ser medibles, los objetivos deben ser verificables. Es decir que deben responder a la siguiente pregunta
¿Como puedo saber al final si el objetivo se cumplió?; el caso más sencillo seria por ejemplo el de la
obtención de utilidades, se podría considerar como objetivo cualitativo el generar utilidad o pérdida, y en el
monto de estos se vería el objetivo cuantitativo.
Ventajas y Desventajas de la APO
Ventajas de la Administración por Objetivos
• Mejor administración: Podemos resumir todas las ventajas de la APO, diciendo que generan una
administración mucho mejor. No se pueden establecer objetivos sin una planeación adecuada, y el mejor
incentivo es un conjunto de metas claras.
• Clarificación de la organización: La APO obliga a los administradores a definir los papeles y las
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estructuras organizacionales, teniendo en cuenta que los puestos en lo posible se deben crear alrededor de
los resultados fundamentales que se esperan de las personas que los ocupan.
• Compromiso personal: Estimula al personal a comprometerse con sus metas, ahora son individuos con
propósitos claramente definidos; porque han participado en la fijación real de sus objetivos, han tenido la
oportunidad de incorporar ideas a programas y han recibido ayuda de sus superiores para asegurar el
cumplimiento de sus metas. Estos son elementos que producen una sensación de compromiso.
• Desarrollo de Controles Eficaces: El control implica medir resultados y llevar a cabo acciones para
corregir desviaciones de los planes con el fin de que se alcancen las metas.
Desventajas de la Administración por Objetivos:
• Deficiencias en la enseñanza de la filosofía de la APO.
• Deficiencias en la provisión de normas a quienes establecen las metas: Se parte de la base que no se
puede operar, si, a quienes deben establecer las metas, no se les proporcionan las pautas necesarias para
implementarlas.
• Dificultad para establecer metas: Las metas realmente verificables son difíciles de establecer.
• Hincapié en las metas a corto plazo: Surge el peligro de dar demasiada importancia al corto plazo, quizá a
expensas del largo plazo.
• Peligro de Inflexibilidad: Se podría caer en temor para cambiar los objetivos, aunque las metas ya no
representen un resultado bien pensado y planeado.
Como todas sus ventajas, un sistema de APO tiene un buen número de debilidades y defectos. Algunos son
inherentes al sistema; otros se deben a defectos en su aplicación.
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