APO ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Licda. Fresia Sampson de Arriola Administración II Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Extensión San José Pinula ¿Qué son los objetivos? • Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. ¿Qué es un objetivo verificable? • Es cuando al final del período puede determinarse si se ha logrado Jerarquía de Objetivos Inicios de la APO • La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Comenzaron a surgir las ideas de descentralización y administración por resultados. ¿Qué es la APO? • La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. • La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa. • El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las mismas. Énfasis en la evaluación de desempeño • Los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus propios objetivos a corto plazo, los cuales revisan después con sus superiores. • Posteriormente, el desempeño se evalúa en comparación con los objetivos, actividad que recae fundamentalmente en los propios subordinados. • En éste método se hace énfasis en el desempeño no en la personalidad. • El administrador incita la participación activa de los subordinados en el proceso de evaluación, lo que genera mayor compromiso y hace surgir un ambiente de motivación. Énfasis en objetivos a corto plazo y motivación • El desempeño se incrementa más cuando la gente dispone de objetivos específicos más que cuando sencillamente se le pide hacer su mejor esfuerzo. • Altos niveles de intencionalidad se asocian con altos niveles de desempeño. • Aunque el desempeño no es el único factor de la motivación de los empleados, es sin duda un factor importante (otros son los incentivos, participación y autonomía). Inclusión de la planeación a largo plazo en el proceso de la APO • La atención de los programas de APO que subrayan la evaluación de desempeño y la motivación tiende a centrarse en objetivos a corto plazo. Desafortunadamente, esta orientación puede resultar en un comportamiento administrativo indeseable. • Por ejemplo: • Un gerente de producción interesado en reducir los costos de mantenimiento puede recurrir en reducir gastos necesarios para la conservación de maquinaria en buen estado. • Las fallas pueden resultar no evidentes en el momento pero luego incurrir en costosas reparaciones. Enfoque de sistemas de la APO • La APO ha sufrido muchos cambios. Se le ha empleado en evaluaciones de desempeño, como instrumento para la motivación de los individuos y luego en la planeación estratégico. • Pueden también integrarse otros subsistemas administrativos: diseño de estructuras organizacionales, desarrollo de la administración, programas de compensaciones y la presupuestación. • En resúmen a fin de que resulte efectiva la APO debe considerarse un modo de administración, no una adición a las labores administrativas. Proceso de la APO Establecimiento de objetivos preliminares en la cima • El primer paso es que el director general determine lo que considera como propósito o misión de la empresa y las metas más importantes de ésta para cierto período futuro. Puede ser un trimestre, un año, 5 años etc. • Estas metas son de carácter preliminar, y deben basarse en un análisis y juicio de lo que la organización puede y debe realizar en cierto período. Supone considerar fortalezas y debilidades frente a oportunidades y amenazas. • Estas metas son tentativas y sujetas a las modificaciones que puedan resultar de la elaboración del conjunto entero de objetivos verificables por parte de los subordinados. • Al fijar objetivos el administrador también establece medidas de cumplimiento de las metas. Precisión de las funciones organizacionales • La relación entre resultados esperados y la responsabilidad de alcanzarlos es frecuentemente ignorada. • Debe identificarse claramente las partes específicas de la contribución al programa de cada uno de los administradores en coordinación, de forma que se sepa de quien es la responsabilidad de los objetivos. Establecimiento de objetivos de los subordinados • Al estar confirmado que los administradores subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeación pertinentes, los superiores pueden proceder al establecimiento de los objetivos de los subordinados con la participación de éstos. • Preguntan a los subordinados que metas creen ser capaces de cumplir, tiempos y recursos. • Los subordinados expresas sus ideas. • Los superiores deben de ser pacientes asesores y trabajar con ellos para una aprobación final de objetivos alcanzables. Reciclamiento de Objetivos • El establecimiento de objetivos no puede reducirse a determinarse en la cumbre y distribuirse entre subordinados, o viceversa. Sino que los administradores de alto nivel pueden tener una idea aproximada de cuales deberían ser los objetivos de sus subordinados, pero es casi indudable que estas metas preconcebidas cambiarán al considerar las contribuciones de los subordinados. • En esencia el establecimiento de objetivos no es sólo un proceso conjunto sino también interactivo. Cómo establecer Objetivos • Sin objetivos claros, la administración sería obra del azar. • Objetivos cuantitativos y cualitativos: Para ser medibles los objetivos deben ser verificables. • Ejemplo: Obtener un rendimiento sobre la inversión del 12% al término del año fiscal en curso. • No verificable sería: Obtener utilidades razonables. Pautas para el establecimiento de objetivos • Establecer objetivos es una tarea difícil. Se requiere de asesoría inteligente del superior como de la extensa práctica del subordinado. • La lista de objetivos no debe ser muy larga pero si contener las características básicas del puesto. • Como hemos dicho, los objetivos deben ser verificables, y explicitar que hacer y cuando. De ser posible, deben indicarse la calidad deseada y los costos proyectados del cumplimiento de los objetivos. • Deben representar un reto, indicar prioridades y promover el crecimiento y desarrollo personal y profesional. Beneficios y desventajas de la APO • 1. Perfeccionamiento en la administración gracias a la planeación orientada a resultados • 2. Precisión de las funciones y estructuras organizacionales y de la delegación de autoridad en consonancia con los resultados esperados de las personas que ejercen las funciones respectivas. • 3. Fomento al compromiso con las metas personales y las de la organización. • 4. Desarrollo de controles eficaces lo que permite medir resultados y emprender acciones correctivas. Debilidades de la administración por objetivos y algunas recomendaciones • Se deben, en su mayoría a negligencias en la aplicación de los conceptos de la APO. • 1. En cuanto a la enseñanza de la Filosofía de la APO • 2. Omisión de pautas a quienes deben establecer objetivos .(Conocer objetivos de la empresa y el lugar que sus actividades ocupan en ellas) • 3. Establecer metas verificables dentro de ciertos límites. • 4. Subrayar los objetivos a corto plazo a expensas de la solidez de la organización a largo plazo. • 5. El riesgo de la inflexibilidad puede provocar que los administradores vacilen en modificar los objetivos aun si un cambio en las condiciones obligaría a tales ajustes. • 6. Abuso de metas cuantitativas y la pretensión de emplear números en áreas en las que no son aplicables o en las que podrían representar la subestimación de objetivos importantes difíciles de enunciar en términos de resultados finales. • Ej: Una imagen pública favorable puede ser la principal cualidad de una empresa pero es difícil formularla en términos cuantitativos. En esencia • Este sistema acentúa en la práctica el establecimiento de metas, parte esencial de la planeación y administración como bien se sabe.
