Importancia de una adecuada capacitación a los nuevos

IMPORTANCIA DE UNA ADECUADA CAPACITACION A LOS NUEVOS
COLABORADORES EN LAS ORGANIZACIONES. CASO DE ESTUDIO EN LA
EMPRESA SIEMENS S.A
SANDRA VIVIANA RESTREPO GUERRERO
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
ESPECIALIZACION EN ALTA GERENCIA
BOGOTA D.C.
2014
IMPORTANCIA DE UNA ADECUADA
CAPACITACION A LOS NUEVOS
COLABORADORES EN LAS ORGANIZACIONES.
CASO DE ESTUDIO EN LA EMPRESA SIEMENS S.A
Sandra Viviana Restrepo Guerrero, Universidad Militar Nueva Granada
RESUMEN
Con el fin de abordar una problemática que puede estarse presentando en las organizaciones sin
ser puntualmente detectada como lo es la falta de capacitación a los nuevos colaboradores y el
desconocimiento de la responsabilidades y funciones específicas por parte de los mismos, se
plantea una revisión enfocada en las necesidades de los dueños de proceso en cuanto a la
capacitación de sus colaboradores versus la capacitación y conocimiento real que se les brinda al
ingresar a la organización en una de las compañías industriales más grandes del mundo, en la cual
se evidencia que la mayoría de los nuevos colaboradores no tienen claro el alcance de sus
funciones, así como un conocimiento general de la empresa y sus diferentes sectores, lo que
ocasiona inconvenientes al momento de responder por las tareas ante los dueños de proceso; se
plantea el presente estudio de caso donde se aborda la problemática específicamente para el
departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios de la empresa Siemens S.A sector Healthcare
evaluándolo desde diferentes puntos de vista e indagando con cada uno de los participantes tales
como colaboradores, gerentes y departamento de recursos humanos para finalmente evidenciar la
causa del desconocimiento, presentarlo a los dueños de proceso y finalmente plantear mejora al
mismo.
PALABRAS CLAVE: Capacitación, colaboradores, organización, Recursos Humanos, funciones,
descripción de cargo.
IMPORTANCE OF ADEQUATE TRAINING TO NEW
PARTNERSHIP IN ORGANIZATIONS. CASE STUDY IN THE
COMPANY SIEMENS SA
ABSTRACT
In order to tackle a problem as it can be presented in organizations without being detected
promptly as is the lack of training for new staff and lack of specific responsibilities and functions by
themselves, a review focused arises in the needs of process owners regarding the training of its
employees versus actual training and knowledge provided to them to join the organization in one of
the largest industrial companies in the world, which is evidence that most new employees not clear
the scope of their duties, as well as a general knowledge of the company and its various sectors,
which causes problems when responding to tasks by process owners; this case study where the issue
is addressed specifically to the Department of Quality and Regulatory Affairs Company Siemens SA
Healthcare Sector evaluating it from different points of view and asking each of the participants
such as employees , managers and department arises human resources to finally show the cause of
ignorance , submission process owners and finally raise the same improvement .
JEL: C12, C42, C91, D21, D74, D83, M12, M14, M51
KEYWORDS: Training, partners, organization, Human Resources, roles, job description.
INTRODUCCIÓN
Siemens S.A es una empresa multinacional de origen alemán fundada en 1847 en Berlín, presente
en más de 190 países y cuenta con aproximadamente 400.000 empleados alrededor del mundo, es
una empresa muy bien posicionada en los sectores de Energy, Industry, Infrastructure and Cities y
Healthcare. En Colombia puntualmente en el sector Healthcate (salud) a pesar de su compleja
organización y su gran disponibilidad de tecnología se han evidenciado falencias en la capacitación
a los nuevos colaboradores ya que estos no tienen claro el alcance de sus funciones, así como un
conocimiento general de la empresa y sus diferentes sectores, lo que ocasiona inconvenientes al
momento de responder por las tareas ante los dueños de proceso, es entonces donde surge el
cuestionamiento referente a que si resulta suficiente la capacitación y directrices iniciales que se le
brindan a los colaboradores por parte del departamento de recursos humanos y por parte de los
gerentes de departamento para que los mismos puedan iniciar y desempeñar sus funciones de la
forma adecuada.
El presente estudio se pretende abordar una problemática puntual evidenciada en el departamento
de Calidad y Asuntos Regulatorios de la empresa Siemens S.A sector Healthcare la cual consiste en
el desconocimiento por parte de los nuevos colaboradores del alcance de sus funciones, así como un
conocimiento general de la empresa y sus diferentes sectores, para ello se plantea una revisión
puntual con el área de recursos humanos respecto a los plantes de capacitación establecidos para los
nuevos colaboradores, de igual manera con los dueños de procesos con el fin de detectar la falencia
que conlleva a este desconocimiento y en ultimas se ve reflejado en la falta de gestión.
Para el presente estudio de caso y con base en los antecedentes surge una hipótesis la cual plantea
que la capacitación inicial brindada a los nuevos colaboradores no es suficiente para que los mismos
tengan un conocimiento general de la organización ni el alcance de sus funciones, por lo que se
pretende evidenciar las falencias por medio de la revisión de los esquemas de capacitación con las
áreas y personas involucradas buscando así el planteamiento de mejoras al proceso de capacitación
para los nuevos colaboradores y de esta forma garantizar el conocimiento de la organización y de
las funciones para las cuales fueron contratados.
REVISIÓN LITERARIA
La capacitación representa un paso fundamental en el acoplamiento y curva de aprendizaje de un
nuevo colaborador en la organización, y aunque bien como menciona Billikopf, G. (2003), una
adecuada selección de personal es fundamental para disminuir los tiempos necesarios para la
capacitación, sin embargo esto no quiere decir que esta se pueda o deba omitir ya que se debe
garantizar la transmisión del conocimiento de la organización puntual a la que se ingresa y también
de las funciones puntuales que se van a desempeñar; Diez J, Abreu J. (2009) hace referencia a la
crisis económica por el cual atraviesa el mundo actualmente y también a la creciente competitividad
de productos y servicios en diversas áreas del quehacer humano, y es allí donde cobra importancia
evaluar la necesidad de contar con un personal preparado y motivado para enfrentar estas
demandas, Padilla R, Juárez M. (2007) afirman también que la inversión en capital humano es un
elemento central para la creación y fortalecimiento de ventajas comparativas dinámicas, las cuales
ofrecen un gran potencial de desarrollo económico y social.
Es por esto que capacitar al personal debe surgir de una necesidad sentida como lo plantean Urzúa
S, Puentes E. (2010) y Peñafort, C. (2003) el cual demuestra compromiso y esfuerzo publico y
privado de la organización y esta a su vez debe tener claro que se trata de un proceso que lleva
tiempo pero conlleva también a resultados muy positivos si se identifican correctamente las
necesidades de la empresa.
Bermúdez, H. (2011) afirma que numerosas investigaciones permiten inferir que, en general, las
empresas contemporáneas están de acuerdo en brindar importancia al hecho de recibir
adecuadamente a sus nuevos trabajadores y brindarles las herramientas necesarias al comenzar sus
labores, inmediatamente después de haber firmado su contrato, sin embargo este esfuerzo de las
organizaciones al proporcionar las herramientas para que los colaboradores de desempeñen
correctamente, debe ser también un proceso medido, pues como lo muestra Guiñazú, G. (2004), la
capacitación tiene una finalidad y esta es la aplicación de lo aprendido en el puesto de trabajo y en
este punto recursos humanos juega un papel fundamental al brindarle un apoyo al gerente para
poder monitorear adecuadamente su personal a cargo; Delgado, J. (2000) nos muestra en la figura 1
las aplicaciones y relación de la descripción de cargos que le van a permitir al gerente tener un
mejor control en el desempeño de los empleados, dentro de los factores claramente está involucrado
el entrenamiento y desarrollo del personal, el cual es un factor importante en la determinación de las
necesidades de instrucción.
Figura 1. Control del desempeño del personal. Delgado, J. (2000)
A largo plazo este proceso inicial va a ser un factor muy positivo para la organización ya que sus
colaboradores tendrán el conocimiento y manejo de los temas gracias a lo que Corral, C. (2011)
menciona como un adecuado programa de inducción donde las empresas se enfocan en cubrir
aspectos como lo son el reducir el nivel de ansiedad y nerviosismo a que están expuestos los nuevos
colaboradores, brindar la información necesaria para trabajar en forma cómoda y eficaz, facilitar
los aspectos sobre procedimientos, organización y marco jurídico-laboral propios de la organización
así como promover la adaptación de las características personales de los nuevos empleados con los
demás de la organización.
METODOLOGÍA
El presente trabajo de investigación pretende detectar las falencias en la capacitación de los nuevos
colaboradores del departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios y con base en el objetivo
principal y objetivos específicos previamente determinados, se proponen una serie de actividades
como se muestra en la figura 2, las cuales consisten en la revisión de la inducción corporativa
establecida y estandarizada por recursos humanos, esto por medio de una entrevista al gerente
regional del área quien es a su vez el encargado de liderar y aprobar las capacitaciones generales
para todos los sectores; de igual forma se pretende hacer una revisión documental con el gerente del
departamento de Calidad y Asuntos regulatorios con el fin de revisar el procedimiento elaborado
para la capacitación de nuevos colaboradores del área referente a la inducción del sector y del
cargo, así como las descripciones de los roles y formatos generados en este proceso. Es
fundamental revisar la existencia y aplicación de estos documentos así como su fecha de
elaboración y seguimiento.
Figura 2. Metodología a realizar en el presente trabajo de investigación.
Posteriormente se realizará una entrevista con cada dueño de proceso del departamento, es decir el
encargado a nivel regional tanto de Calidad como de Asuntos Regulatorios con el fin de conocer
cuáles son los conocimientos básicos previos que consideran debe tener un nuevo colaborador para
poder iniciar y desempeñar funciones de la forma esperada, también se le aplicara una sencilla
encuesta con preguntas cerradas referente al ingreso de nuevos colaboradores a su área,
seleccionando los aspectos que él considera deben cumplirse antes de que los mismos inicien las
labores para las cuales fue contratado; una vez se tenga esta información se procede a realizar una
entrevista a todos los colaboradores del departamento con el fin de indagar acerca de su proceso de
ingreso, esto por medio de una de una encuesta para evidenciar los aspectos que se tuvieron en
cuenta en el momento del ingreso a la compañía.
Una vez recolectada la información se podrá realizar el análisis de la misma con el fin de detectar si
se están realizando las actividades mínimas requeridas manifestadas por los dueños de procesos
para que los colaboradores tengan un conocimiento global de la organización, el sector y sus
funciones y responsabilidades en el cargo.
Con base en los resultados se pretende proponer mejoras al proceso con el fin de garantizar una
adecuada capacitación a los colaboradores así como un control y una adecuada gestión documental
del mismo.
RESULTADOS
Para detectar las falencias en la capacitación de los nuevos colaboradores del departamento de
Calidad y Asuntos Regulatorios en el momento del ingreso se define la revisión de los esquemas de
capacitación establecidos por pate de recursos humanos para la inducción corporativa y por parte de
las gerencias en cuanto a la capacitación del sector e inducción al cargo, la dinámica establecida fue
la entrevista donde se indaga por el plan de capacitación, tiempos establecidos y documentación del
mismo.
Posterior a la aplicación de la metodología propuesta se evidencia que existe una inducción
corporativa estandarizada por recursos humanos, la cual se realiza cada tres meses a los nuevos
colaboradores que ingresaron a la compañía en este periodo de tiempo, la cual consiste en una
presentación general de cada uno de los sectores de la compañía, esta fue establecida con el objetivo
de proporcionar oportunamente a los nuevos colaboradores un conocimiento global de la
organización y sus instalaciones.
El responsable del departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios considera importante brindar
una capacitación a los nuevos colaboradores del departamento y cuenta con algunos registros
informales referentes a los mismos aunque el departamento no cuenta con un procedimiento y
formatos documentados y normalizados.
El departamento de Calidad y Asuntos Regulatorios cuenta con descripciones de cargo organizadas
y normalizadas para cada uno de los roles involucrados a nivel tanto local como regional, las cuales
fueron elaboradas en conjunto con el departamento de Recursos Humamos.
Como resultado de la entrevista y encuesta realizada a los dueños de proceso se evidencia que
consideran necesario que los nuevos colaboradores al momento de su ingreso cuenten con:
1.
2.
3.
4.
5.
Inducción corporativa
Inducción específica del sector
Conocimiento de las funciones y responsabilidades específicas
Procedimientos correspondientes a los procesos en los cuales está involucrado
Conocimiento de la ubicación tanto física como virtual de la documentación
Por otra parte se realizó la revisión y entrevista a los colaboradores del departamento evidenciando
que efectivamente contaron con una inducción corporativa aunque manifestaron que esta se realizó
cuando llevaban por lo menos un mes en la compañía lo cual no cumple con el objetivo planteado
por recursos humanos, adicionalmente se evidencia que se les entrego al inicio la carpeta que
contiene los procedimientos que aplican al área pero no contaron con una inducción o capacitación
específica para el sector lo que ocasionó un desconocimiento del negocio y de sus funciones
específicas durante un largo periodo de tiempo, incluso fueron conscientes de ella cuando se
presentaron algunos inconvenientes.
Durante la investigación se fueron evidenciando las causas por las cuales se propuso ésta, las cuales
arrojaron resultados que no habían sido percibidos por los dueños de proceso y los cuales fueron
notificados posteriormente a la obtención de los de los resultados, ya que a nivel gerencial se tenía
una expectativa de inducción y capacitación diferente a lo que realmente estaban recibiendo los
nuevos colaboradores, quienes por una u otra razón no están manifestando la necesidad de conocer
el alcance de sus funciones.
Una vez socializados los resultados con los dueños de proceso se tomaron medidas como la
notificación formal a recursos humanos mostrando la evidencia del no cumplimiento del objetivo
planteado por ellos al pretender dar una capacitación corporativa oportuna con el fin de solicitar un
replanteamiento de la periodicidad de las fechas de capacitación buscado que se realizaran en
periodos de tiempo más cortos; adicionalmente se realizó la normalización e implementación del
instructivo de capacitación para los nuevos colaboradores del Departamento de Calidad y Asuntos
Regulatorios y se implementaron planes estandarizados de capacitación enfocados a cada rol donde
se socialicen los procedimientos, se entregue formalmente el cargo con su respectiva descripción de
funciones, alcance regional y/o local y gestión de reportes.
La implementación de estas mejoras tendrá seguimientos trimestrales y se pretende socializar los
resultados y mejoras a los otros departamentos del sector para lograr unificar este criterio y afrontar
esta problemática identificada.
CONCLUSIONES
El presente trabajo de investigación permitió identificar evaluar y proponer mejoras a una
problemática puntual en la empresa Siemens S.A sector Healthcare departamento de Calidad y
Asuntos Regulatorios, la cual estaba afectando negativamente el desempeño de sus colaboradores
debido al desconocimiento de sus funciones y el alcance de las mismas, lo que en ultimas afectaba
los resultados y servicio a los clientes internos y externos.
Se establecerán parámetros para la capacitación de los colaboradores desde su ingreso lo que
resulta fundamental en la organización, ya que van a ser precisamente estos los que van a liderar
los procesos, representar la empresa y prestar un servicio en la misma.
El planteamiento de mejoras y seguimientos basados en resultados proporcionarán una asertiva
decisión respecto los mismos, los cuales a su vez contribuirán al fortalecimiento de los procesos,
los cuales serán socializados y transmitidos a otras áreas y sectores de la organización con el fin de
tratar una problemática futura que se pueda presentar con los colaboradores de la organización.
Se realizaran trimestralmente capacitaciones y actualizaciones para todo el personal principalmente
enfocados a los temas críticos del negocio y que se presenten en el momento.
BIBLIOGRAFÍA
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FAEDIS
Unimilitar
Nueva
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[Video
en
línea].
http://www.youtube.com/watch?v=o2Hh4Ffa9TM [Consulta: 2014, Febrero 22].
Disponible:
RECONOCIMIENTO
El autor agradece el apoyo de la Empresa Siemens S.A, principalmente a las áreas de Recursos
Humanos y Calidad y Asuntos Regulatorios por la participación y el acceso a la información para el
análisis presentado en este artículo, de igual manera agradece al Coordinador del Programa de Alta
Gerencia de la Universidad Militar Nueva Granada por las herramientas brindadas durante el
proceso.
BIOGRAFIA
Sandra Viviana Restrepo Guarrero, es Bacterióloga de la Pontificia Universidad Javeriana,
certificada como Auditora del Sistema Integrado de Gestión de Calidad y con especialización en
alta gerencia de la Universidad Militar Nueva Granada, se puede contactar en el correo electrónico
[email protected].