instructivo para la auditoría de ingresos del departamento de

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
INSTRUCTIVO PARA LA AUDITORÍA DE INGRESOS DEL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LIDOTEL
HOTEL BOUTIQUE BARQUISIMETO
MÉRIDA, JUNIO 2013
11
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADEMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
INSTRUCTIVO PARA LA AUDITORÍA DE INGRESOS DEL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LIDOTEL
HOTEL BOUTIQUE BARQUISIMETO
Tutor Académico: María Cancelo
Autor: Laura Díaz Vera
Tutor Empresarial: Carmen Tamayo
MÉRIDA, JUNIO 2013
12
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso y a mi Virgen de Coromoto por guiarme y bendecirme
siempre.
Al Nazareno Bendito de Achaguas y a la Divina Pastora por los favores
concedidos.
A mis amados Padres, Edgar Rafael y Lilian Rusela por ser mi ejemplo a
seguir, mis guías y brindarme la educación y valores. Los amo.
A mis Hermanas, María Laura y Laura Valentina por estar siempre presentes
y brindarme su apoyo incondicional en la carrera.
A mi Abuelo Rafael por sus bendiciones, su cariño y brindarme un hogar.
A mis Tías Yanira y Nacira, por su cariño y ser esas mis segundas madres.
A mis Abuelos Columba y Antonio por sus bendiciones, cariño y aprecio.
A mi Familia Vera Lacruz y Díaz Luquez.
13
AGRADECIMIENTO
Al Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos por
abrirme las puertas de esta excelente casa de estudio.
A Lidotel Hotel Boutique Barquisimeto, específicamente el Departamento de
Administración por la confianza y ayuda brindada en el periodo de pasantías
y para la elaboración de este proyecto.
A mis Amigos Karent (Kiki), Emiliana (Emi), Jonathan (Negro) y Carmen
Beatriz (Bea) por estar siempre en esos momentos buenos y malos, pero
sobretodo ser siempre ese amigo (a), compañera. Los Quiero.
A mis ALMY por ser mis amigas y hermanas desde el colegio. Las Quiero
A mi compañera y amiga de pasantías Genesis, por comprensión y amistad
brindada durante la carrera.
14
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADEMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
INSTRUCTIVO PARA LA AUDITORIA DE INGRESOS DEL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LIDOTEL HOTEL
BOUTIQUE BARQUISIMETO
TUTOR ACADEMICO: MARIA CANCELO
AUTOR: LAURA DIAZ VERA
TUTOR EMPRESARIAL: CARMEN TAMAYO
Resumen
El presente estudio presenta el diseño de un instructivo para la Auditoria de
Ingresos del Departamento de Administración de Lidotel Hotel Boutique
Barquisimeto. Para ello se tomó como población y muestra la cantidad de
once (11) empleados del Departamento de Administración. El tipo de
Investigación es de carácter descriptivo, enmarcado en un proyecto factible;
que consiste en describir y analizar sistemáticamente de fenómenos
estudiados, sobre la realidad y constituye una propuesta para transformar
una realidad, al cubrir una necesidad o solucionar un problema aportando el
diseño o creación de un modelo. Apoyado en una investigación de tipo
documental y de campo. Se aplico un instrumento tipo cuestionario cerrado,
para obtener resultados y llegar a definir el instructivo y generar las
respectivas conclusiones. Los resultados se distribuyeron en cuadros y
graficas, reflejando las frecuencias en relación a los indicadores que
sustentan las variables. La investigación determino que existe la necesidad
de implementar un instructivo para el área de auditoría de ingresos,
contribuyendo a perfeccionar y optimizar el trabajo del auditor, en función de
llevar el control y la supervisión adecuada y eficaz de las actividades
contables y financieras de la empresa hotelera.
Palabras Claves: Auditoria, Ingresos, Funciones, Instructivo.
15
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………..11
FASE I
1. LA EMPRESA…………………………………………………………………..14
1.1. Objetivo de las Pasantías Administrativas…………………………………14
1.2. La Empresa…………………………………………………………………...14
1.2.1. Misión………………………………………………………………………..17
1.2.2. Visión………………………………………………………………………...17
1.3. Valores de la empresa……………………………………………………….18
1.4. Estructura Organizativa……………………………………………………...18
1.5. Ejecución de las Pasantías………………………………………………….21
1.6.
Software
Informáticos
utilizados
en
el
Departamento
de
Administración……………………………………………………………………..23
1.7. Descripción de Actividades realizadas en Pasantías……………………23
FASE II
2. EL PROBLEMA…………………………….…………………………………..27
2.1. Planteamiento del Problema………………………………………………...27
2.2. Objetivos de la Investigación………………………………………………..30
2.2.1. Objetivo General…………………………………………………………...30
2.2.2. Objetivos Específicos……………………………………………………..30
2.3. Justificación.…………………………………………………………………..30
16
2.4. Alcance De La Investigación……………………………………………….31
FASE III
3. MARCO TEORICO…………………………………………………………….33
3.1. Antecedentes de la Investigación………………………………………….33
3.2 Bases Teóricas………………………………………………………………..35
3.3 Sistema de Variables…………………………………………………………41
FASE IV
4. MARCO METODOLOGICO……………………….…………………………..43
4.1. Tipo de Investigación…………………………….…………………………..43
4.2. Diseño de la Investigación…………………………………………………..44
4.3. Población y Muestra………………………………………………………….44
4.3.1. Población……………………………………………………………………44
4.3.2. Muestra……………………………………………………………………..45
4.4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos………………………46
FASE V
5. DIAGNOSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA……………………..47
5.1. Análisis de los Resultados………………………………………………….47
FASE VI
17
6. PRESENTACION DE LA PROPUESTA…………………………………….57
6.1. Justificación…………………………………………………………………...58
6.2. Objetivos de la Propuesta…………………………………………………...59
6.2.1. Objetivo General……………………………………………………………59
6.2.2. Objetivos Específicos………………………………………………………59
6.3. Administración de la Propuesta……………………………………………..59
6.4. Estructura Operativa…………………………………………………………60
6.4.1. Contenido del Instructivo………………………………………………….60
CONCLUSIONES………………………………………………………………….74
RECOMENDACIONES…………………………………………………………...76
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…………………………………………….78
18
LISTA DE CUADROS Y GRAFICOS
Cuadro
N°
1
Organigrama
General
de
Lidotel
Hotel
Boutique
Barquisimeto……………………………………………………………………….20
Cuadro N° 2 Organigrama del Departamento de Administración de Lidotel
Hotel Boutique Barquisimeto………………………………………..……………22
Cuadro N° 3 Operacionalización de Variables…………………………………42
Cuadro N° 4 Ítem n° 1…………………………………………………………….48
Grafico N° 1………………………………………………………………………..48
Cuadro N° 5 Ítem n° 2…………………………………………………………….49
Grafico N° 2………………………………………………………………………..49
Cuadro N° 6 Ítem n° 3…………………………………………………………….50
Grafico N° 3………………………………………………………………………..51
Cuadro N° 7 Ítem n° 4…………………………………………………………….52
Grafico N° 4………………………………………………………………………..52
Cuadro N° 8 Ítem n° 5…………………………………………………………….53
Grafico N° 5………………………………………………………………………..53
Cuadro N° 9 Ítem n° 6…………………………………………………………….54
Grafico N° 6………………………………………………………………………..54
LISTADO DE ANEXO
Anexo N° 1 Daily Report………………………………………………………….80
Anexo N° 2 Estado de Cuenta By. Dpt Code…………………………………..82
Anexo N° 3 Journal by. Dept Code…………………………………………......90
Anexo N° 4 Trial Balance…………………………………………………………99
Anexo N° 5 City Ledger Posted Today………………………………………..104
Anexo N° 6 Cuestionario aplicado al Departamento de Administración…..106
Anexo N° 7 Bitácoras de Actividades y Control de Asistencia……………..109
19
INTRODUCCIÓN
La falta de información acerca del control y la auditoria dentro de una
empresa originan retrasos y pérdidas, es por ello que para la verificación y
control de los recursos económicos, administrativos y financieros se requiere
de una investigación sobre los procedimientos y registros para su correcta
actividad financiera, más aun si se trata de una empresa hotelera.
Sobre los diversos problemas existentes dentro de la organización
estructural administrativa-financiera de la empresa Lidotel Hotel Boutique
Barquisimeto, no existe definición clara de las responsabilidades de los jefes
y subalternos, lo cual puede originar una falta de información gerencial que
afecten las operaciones dentro de la empresa; es el caso de la auditorias de
ingresos que no se realizan diariamente por la ausencia del auditor, aunado
a esto el supervisor inmediato y/o el Jefe del departamento no realizan la
evaluación periódica en el área.
Actualmente la empresa hotelera Lidotel Hotel Boutique Barquisimeto,
no posee una descripción de los procedimientos de auditoría contribuyendo a
eminentes riesgos de pérdidas financieras y funcionales; para evitar
consecuencias irreparables es necesario tomar en condición estas
debilidades o causas que afectan de manera directa la estabilidad económica
empresarial.
20
El cumplimiento efectivo de funciones por parte de todos los miembros
de la organización empresarial y la debida existencia de manuales de
procedimientos para fijar pautas y normas en la ejecución de tareas es de
vital importancia, ya que describen y caracterizan a la empresa como
funcional y al margen del error y fracaso.
El presente tema de tesis denominado “Propuesta de un Instructivo
Para la Auditoria de Ingresos del Departamento de Administración de Lidotel
Hotel Boutique Barquisimeto” ha sido realizado en base a la necesidad actual
del área de auditoría que no posee un manual de procesamiento, para ello la
ejecución está basada en sus fases descritas a continuación.
FASE I: Trata sobre las generalidades de la empresa: identificación, reseña
histórica, organigrama, estructura organizativa, visión, misión.
FASE II: Describe el problema, objetivos de la investigación, justificación y
alcances de la investigación.
FASE III: Describe el marco conceptual; antecedentes y bases teóricas.
FASE IV: Se basa en el Marco metodológico, tipo y diseño de la
investigación; población y muestra, técnicas e instrumento de recolección de
datos.
FASE V: Diagnostico que sustenta la propuesta, presentación y análisis de
los resultados con su discusión.
FASE VI: Se presenta la propuesta contenida de justificación, objetivos,
estructura de la propuesta, descripción, factibilidad o viabilidad.
21
Y
por
último
la
investigación
señala
las
conclusiones
y
recomendaciones respectivas y se presentan las referencias bibliográficas y
anexos.
22
FASE I
1. LA EMPRESA
1.1. Objetivo de las Pasantías Administrativas
El proceso de pasantías administrativas del Colegio Universitario Hotel
Escuela de Los Andes Venezolanos le permite crear a sus futuros egresados
el afianzamiento integral, para crear una actitud competente, que le permita
incorporarse de forma rápida y directa a una sociedad productiva y de
consumo altamente dinámica y participativa, sin perder el objetivo de las
pasantías. En este sentido lo pedagógico y vivencial representan una visión
global necesaria para entender los procesos en forma completa, desde el
punto de vista operativo – productivo.
Es por ello que estas pasantías representan, para el estudiante un
proceso de formación, la columna que sustenta y permite reforzar los
conocimientos adquiridos en el área vivencial. Se puede denotar entonces,
que el desenvolvimiento de las actividades en el departamento de
administración dentro de la organización, persiguen un objetivo común, que
es lograr de forma satisfactoria las funciones del departamento.
1.2. La Empresa
El Hotel LIDOTEL Barquisimeto, forma parte del conjunto Comercial
Sambil Barquisimeto, y se encuentra ubicado en la Av. Venezuela con Av.
Argimiro Bracamonte y Av. Críspulo Benítez, Sector Triangulo del Este,
Parroquia Santa Rosa, Municipio Iribarren, Barquisimeto, Estado Lara.
Bajo la razón social Operadora H.C.L Barquisimeto RIF: J-29721625-1
23
Distinguido por la calidad en servicio, excelencia en la atención,
sobriedad, elegancia y distinción que representa la Constructora Sambil, es
allí cuando su Junta Directiva, deciden emprender con las mismas bases una
nueva oportunidad de negocio y crear una Operadora Hotelera que se
encargara de gerenciar la nueva cadena de hoteles. Así nace desde este
año 2006, la idea de expandir la industria hotelera del Grupo Sambil,
iniciando en la ciudad de San Cristóbal, con la cadena Lidotel Hoteles
Boutique, logrando hoy en día la apertura a nivel nacional de siete (07)
hoteles, y creando un concepto, un producto en Venezuela de confort y
calidad.
Lidotel Barquisimeto es un Hotel 5 estrellas, siendo la fuente de
ingresos principal los viajeros corporativos, quienes le dan gran importancia a
la privacidad, servicios, atención y lujo; el tipo de público que consume un
hotel Boutique son los pasajeros que ya no desean alojarse en hoteles
convencionales cuatro/cinco estrellas. Enfocados siempre en sus huéspedes,
con un producto innovador cambiando el concepto y el esquema de la
Hotelería Venezolana, ofreciendo soluciones que adapten a sus necesidades
de negocio, esparcimiento, entretenimiento y diversión asociado a sus
estándares de servicio personalizado, calidad, seguridad y tecnología.
El hotel cuenta con un área aproximada de 1.462,49 mts2, donde se
desarrolla la edificación en ocho niveles: Planta Sótano, Planta Baja, Planta
Salones con Mezzanina y cinco plantas de habitaciones.
-
Planta Sótano
24
Este nivel contiene servicios del hotel tales como: área de control, caja de
proveedores, almacén general, archivos, oficinas de compras, contabilidad,
costos y recursos humanos; lavandería, baños y comedor de empleados,
taller de ingeniería, floristería, depósitos, cuarto de bombas, cuarto de aire
acondicionado, cuarto de ventilación mecánica e incendios, dos módulos de
escaleras y dos ascensores, de los cuales uno de ellos sube a todos los
niveles del hotel.
-
Planta baja (NIVEL LOBBY):
En este nivel se encuentra el acceso principal del hotel, un acceso directo
hacia en el centro comercial, el lobby con diversas áreas de sentado, la
recepción y oficinas administrativas tales como reservas, gerente, sistemas,
seguridad y operadora telefónica. También se ubican el Bussines center, el
restaurant con buffet, un coffe shop, el bar con sus respectivas áreas de
mesas. Entre las áreas de servicio de este nivel se distribuyen la cocina con
cavas, room services, cuarto de calentadores, cuarto eléctrico, cuarto de
basura y control. De este nivel parten los tres ascensores principales que
recorren todos los niveles superiores, el área de la piscina con terrazas, bar,
duchas, baños y áreas verdes con un diseño paisajístico especial.
-
Planta de Salones de Reuniones y Eventos:
En esta planta se ubican siete salones de eventos de diferentes
dimensiones, los cuales pueden dividirse o unirse según los requerimientos.
Para cubrir las necesidades de los salones se disponen baños públicos,
cocina auxiliar, depósitos y oficinas de banquetes y alimentos y bebidas.
Sobre las áreas de servicios de este nivel se le agrega una Mezzanina de
servicios a 2.50 de altura para la colocación de máquinas de aire
acondicionado y depósitos.
El Hotel cuenta con 164 habitaciones, distribuidas de la siguiente manera:
25
-
Planta piso 1 Habitaciones: en este nivel se encuentran ubicadas 32
Habitaciones del hotel, cuyas áreas varían entre los 35 m2 hasta los
58 m2, distribuidas en 21 habitaciones sencillas, nueve (09) dobles y
dos (02) junior suites. Las áreas destinadas a los servicios incluyen,
depósitos, cuarto de lencería, ascensor de servicio, cuarto de
máquinas de hielo y refrescos; al igual que el núcleo de circulación
vertical conformado por tres ascensores y las dos escaleras de
emergencia ubicadas a los extremos del pasillo.
-
Planta tipo habitaciones: el hotel cuenta con cuatro plantas tipo de
habitaciones cuyas áreas varían entre los 35 m2 hasta los 68 m2,
dando un total de 33 habitaciones, distribuidas en quince (15)
habitaciones sencillas, diecisiete (17) dobles, y una (01) suite en cada
planta.
1.2.1. Misión
Ser la Cadena Hotelera de lujo más importante de Venezuela,
manteniendo los más altos estándares de calidad y servicios de la hotelería
moderna y mantener el reconocimiento de la comunidad local e internacional
conservando una tarifa de alto nivel para preservar las expectativas
financieras de la empresa, mediante un equipo humano altamente motivado
y capacitado, contribuyendo el desarrollo económico y social del país.
1.2.2. Visión
Seremos la empresa hotelera que logre satisfacer todas las
necesidades de nuestros clientes y huéspedes, con una organización
participativa basada en el personal excelente y apoyada en el cumplimiento
26
de los más altos estándares de calidad y servicios, en un ambiente de trabajo
confortable dentro del entorno tan competitivo del mercado.
1.3. Valores de la empresa
Por otra parte, la cadena Lidotel, sostiene determinadas creencias,
aspiraciones y valores que constituyen la filosofía básica para proyectarse
hacia la sociedad. Estos valores definen a la empresa, son:
Responsabilidad: Reconocen y valoran la seriedad y conciencia con
que el empleado realiza su trabajo, partiendo de la base que la mayor
satisfacción es el cliente. La madurez con que el trabajador enfrenta su vida
lo recompensará con éxito y prosperidad.
Honestidad: Hacer lo correcto, dar lo mejor con una actitud clara y
transparente evidencia la más alta disposición a la empresa.
Compromiso: Entre la empresa y sus empleados debe existir una
relación de alianza y pertenencia; metas y visiones comunes.
Lealtad: Defender y representar la misión de la empresa con firmeza y
solidez.
Confianza: La fe y confianza que la empresa deposita en sus
empleados es la imagen de confiabilidad que el hotel brinda al cliente.
1.4. Estructura Organizativa
Lidotel Hotel Boutique adopta una estructura organizativa de carácter
funcional de forma que permita agrupar aquellas actividades que están
27
vinculadas o relacionadas entre sí por departamentos, logrando una mayor
especialización del empleado y centralización de las operaciones en cada
una de las áreas.
Los hoteles al igual que otras empresas deben poseer una estructura
organizativa, cumpliendo con los criterios de centros de responsabilidad, en
la que se identifiquen diferentes departamentos, así como la autoridad y
responsabilidad asignada a la persona que tiene a su cargo la ejecución de
las distintas funciones que en ellas se realizan. Debe tenerse en cuenta que
la estructura organizativa va a depender del tamaño y las características del
hotel, puede decirse que la mayoría de estas empresas poseen una
estructura organizativa similar, representadas por la Junta Directiva, Gerencia
General, Departamentos Operativos; denominados centros de producción,
quienes realizan un conjunto de actividades operativas que originan la venta
de productos terminados y servicios, y los departamentos administrativos
que concentran un conjunto de actividades vitales para el funcionamiento del
hotel. Las funciones desarrolladas por las gerencias corresponden a las
áreas operativas (Habitaciones y Alimentos, Bebidas), las cuales generan los
ingresos directos a la empresa y los administrativos (Mercadeo y Ventas,
Mantenimiento,
Seguridad,
Administración,
Recursos
Humanos)
considerados como gerencias administrativas o de apoyo a la empresa.
En base a los criterios que justifican una determinada estructura
organizacional, Lidotel Hotel Boutique presenta su estructura a través de un
organigrama funcional, el cual muestra los departamentos que lo componen,
donde cada uno esta encomendado a un especialista que tiene autoridad
sobre su función particular y jurisdicción sobre algún tipo específico de
28
actividad, funcionando a través de líneas de mando que conforman los
niveles de jerarquización.
Organigrama de Lidotel Barquisimeto
Cuadro N° 1
PROPIETARIOS
OPERADORA
HCL, C.A
GERENTE
GENERAL
GERENTE DE
OPERACIONES
JEFE DE
RECEPCIO
N
JEFE DE
VENTAS
Y RRPP
JEFE DE
AMA DE
LLAVES
JEFE DE
SISTEMAS
JEFE DE
ADMINIST
RACION
Fuente: Departamento de Recursos Humanos Lidotel Barquisimeto. 2009.
29
JEFE DE
JEFE DE
JEFE DE
RRHH
INGENIERIA
SEGURIDAD
JEFE DE
A&B
1.5. Ejecución de las Pasantías
El proceso de ejecución de pasantías comenzó con el ingreso del
alumno a la organización en calidad de trabajador, para luego ser ubicado
por medio del gerente de recursos humanos al departamento de
Administración.
Este departamento se encarga del registro de las operaciones
financieras y presupuestales de la empresa, para la consecución de metas,
con el efecto de suministrar información que contribuya a la toma de
decisiones, mediante la eficiencia y eficacia del control en la gestión, y así
garantizar la exactitud y la seguridad de sus operaciones.
Y es por ello que el Departamento de Administración de Lidotel
Barquisimeto se encuentra supervisado por un (01) Jefe de Administración,
Contador Público Colegiado, quien vela por el fiel cumplimientos de las
normas y políticas de la empresa a nivel contable y financiero y aplicando
los principios de contabilidad.
Dentro de este departamento se encuentran
las áreas de: Ingresos, egresos, cuentas por cobrar, impuestos, costos, caja
principal, caja departamental, compras y almacén.
30
Organigrama del Departamento de Administración de Lidotel
Barquisimeto
Cuadro N° 2
Jefe de
Administración
Supervisora
Contable
Auditor de
Ingresos
Auditor
Nocturno
Analistas
Almacenista
Auxiliar
Contable
Fuente: Díaz. 2013.
31
Cajero
Departamental
Cajeros
departamentales
Mensajero
1.6.
Software
Informáticos
utilizados
en
el
Departamento
de
Administración
Existen tres (03) sistemas que son utilizados en el Departamento de
Administración de Lidotel Hotel Boutique, son:
FIDELIO, es el nombre comercial del programa o sistema utilizado en el área
de Recepción, en el cual se tiene la base de datos por medio de folios de
todos los huéspedes y clientes que han registrado algún tipo de ingreso para
el Hotel.
MICROS, nombre comercial del programa o sistema utilizado en el área de
Alimentos y Bebidas, en el cual se tiene la base de datos de todos los
huéspedes y clientes que han registrado algún tipo de ingreso para el Hotel,
se encuentra interfasado (conectado, es decir la información se transfiere de
uno a otro), con la base de datos de FIDELIO.
SOLUCIONES
EMPRESARIALES
(SOLEMP),
nombre
comercial
del
programa o sistema contable el cual se encuentra de igual manera
interfasado, con los programas FIDELIO y MICROS.
1.7. Descripción de Actividades realizadas en Pasantías
Las pasantías se llevaron a cabo en un periodo de dieciocho (18)
semanas en el área de auditoría de ingresos, que este se encarga del
registro de los ingresos del hotel, en donde el auditor de ingresos recibe del
Departamento de Recepción los balances diarios de venta así como los
reportes de los cajeros recepcionistas de cada turno con las respectivas
32
facturas que lo respaldan, donde se muestran los movimientos originados, es
decir, todas las facturas pagadas al contado, facturas transferidas a la cuenta
ciudad, facturas anuladas, entre otros; y además la realización de forma
satisfactoria los siguientes reportes:

Realización del Daily: Es un reporte en el cual se analizan y
clasifican los ingresos diarios de los huéspedes y visitantes, y el
porcentaje de ocupación por habitación y banquetes. (Ver Anexo N° 1)
Realización de los Asientos Contables

Sobrantes y faltantes: Se alimenta un cuadro de forma manual en el
cual, se anexa la información suministrada por caja principal de
acuerdo a los movimientos de cada coordinador de recepción, cajeros
de alimentos y bebidas, cuentas por cobrar y comparar lo posteado en
FIDELIO para verificar si hay algún error por parte del sistema o
humano. Levantar memos a las faltas de procedimientos, sobrantes y
faltantes y todos aquellos aspectos de auditoría que afecten la
operación
financiera
del
hotel,
este
reporte
también
afectan
directamente el área de impuestos ya que en este se cargan las
retenciones de IVA e ISLR.

Ventas: es un siento que genera de forma automática el sistema
SOLEMP y que se verifica con el reporte de FIDELIO (Estado de
Cuenta/by Department code) (Ver Anexo N° 2).

Cargo a Huésped: este asiento se genera de forma automática y se
verifica con el reporte de FIDELIO (Journal By Department Code. Ver
Anexo N° 3) y es el monto total de la columna del debe menos el total
de IVA que se encuentra en la primera hoja del Trial Balance
(FIDELIO) (Ver Anexo N°4)
33

Cuentas por Cobrar: asiento generado de forma automática y es
verificado con la cuarta página del Trial Balance (FIDELIO) y el reporte
City Ledger Posted Today (FIDELIO) (Ver Anexo N° 5)
Arqueos de Cajas de Recepción y Restaurant Lobby Bar: Lo cual
implica programar de forma mensual la verificación de los cobros hechos
por los coordinadores de recepción y cajeros de lobby bar, se verifica que
tengan el total del fondo de caja y hayan realizado bien los cobros.
Solicitud de Cheques
Pagos de Tiros a Mesoneros: se verifica por medio de los check
emitidos por banquetes que arroje el cobro del mismo, y que el
memorándum emitido por el departamento de alimentos y bebidas
contenga la información requerida para emitir el pago.
Propina a Mesoneros: se realiza de forma quincenal, a través del
departamento de alimentos y bebidas.
Pago de Reintegros
Para realizar la orden de pago que emite el departamento de
recepción y ventas, de los saldos a favor que posean los clientes o las
respectivas retenciones de empresas. Se inspecciona el contenido del
34
memorándum que es debe poseer un orden especifico de contenido, para
luego verificar si este saldo está disponible.
Estas actividades realizadas diariamente con excepción de los
arqueos de cajas que se ejecutan mensualmente y estos son revisadas
por el supervisor contable y jefe de administración los respectivos
reportes, y es de importancia ya que se deben realizar de forma diaria y
es por eso que tras la ausencia del auditor ya bien sea por diversas
razones estos reportes no se generan, causan un atraso y afectando de
forma directa la contabilidad del hotel.
35
FASE II
2. EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema
En los últimos años los cambios económicos, ambientales y sobre
todo tecnológicos que han venido sufriendo las empresas los obliga a estar a
la vanguardia de la telemática, internet y redes sociales, con el fin de estar
en el escenario competitivo y a la par de las empresas que emplean estas
estrategias que le aseguren el éxito empresarial y organizacional para
establecerse en el mercado venezolano e internacional, específicamente en
las empresas de la hospitalidad en expansión de la geografía de nuestro
país.
Pero este éxito debe contar con un equilibrio en la formación y
capacitación de los recursos humanos que hacen vida en el escenario
hotelero, garantizando la misión, visión, organización y la planificación
estratégica establecida para dar cumplimiento a cabalidad de los objetivos,
que le garantizan un estatus dentro del mundo hotelero. Si bien es cierto,
estos elementos son característicos del proceso administrativo de una
empresa,
los
cuales
comprenden
actividades
interrelacionadas
de
planificación, organización, dirección y control que implican las relaciones
humanas y el tiempo.
Con respecto a la Administración Chiavenato, I (2004) la define como:
“el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos para lograr
objetivos organizacionales” (p.10)
36
Basado en la definición anterior se determina
organización debe existir un control
que en toda
como un instrumento de eficiencia,
aplicable a todas las áreas de operación; de este dependerá la efectividad de
la empresa.
Siendo tan importante mantener un control en las organizaciones, las
empresas hoteleras a nivel organizacional incluyen en el departamento de
administración estando conformado por la figura del auditor de ingresos,
quien ejerce el control financiero por la complejidad de la información que se
maneja a raíz de la actividad a la que se dedica la empresa, así de esta
forma Stoner, J (1995) lo define como “el proceso por medio del cual los
gerentes se aseguran de que las actividades efectivas están de acuerdo con
las que se han planeado” (p.611)
Ahora
bien,
para
cualquier
empresa
el
departamento
de
Administración representa la base donde surgen la toma de decisiones
económicas, estos se rigen por normas y política, con el fin de garantizar y
constatar la funcionalidad de las operaciones realizadas y así verificar su
eficacia; así como también debe contar con los instrumentos necesarios para
que la Administración cumpla a cabalidad con los objetivos departamentales
asignados por la gerencia. Por lo tanto es necesario que los supervisores del
departamento conozcan las funciones de cada empleado a través de una
documentación o bien sea por medio de una formación dictada por la
gerencia corporativa para así cumplir con las metas propuestas
en el
ejercicio fiscal, y es por ello que surge la necesidad reconocer las funciones
específicamente del área de auditoría de ingresos de Lidotel Hotel Boutique
Barquisimeto; ya que se observó que dicho cargo, no posee sus funciones
delimitadas formalmente, los cuales son necesarias, con la finalidad de cubrir
37
una posible ausencia, un nuevo ingreso o la rotación de personal, con la
finalidad de indicar explícitamente las acciones a seguir en la ejecución de
tareas y cumplimientos de funciones.
Así como señala Téllez, B (2004), la auditoría es una herramienta
determinante en una empresa, de esta manera puede definirse,
Como el examen realizado por el auditor, a los estados financieros de
una organización, a través de la aplicación de una serie de
procedimientos, sujetos a ciertas reglas y la realización de pruebas
basadas en sólidos conocimientos contables; para cerciorarse que
presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas en el
periodo en revisión para así poder emitir un opinión imparcial. (p.27)
Lo señalado anteriormente deja en evidencia que la mala praxis en el
proceso de auditoría, tiene una relación directa con la carencia de la
aplicación de los principios básicos de la Administración; siendo esto
determinante en la funcionalidad, eficacia y eficiencia de la organización.
De lo antes expuesto, aunado al desarrollo y proceso de pasantías, lo
cual permitió conocer las dificultades y limitaciones que se presentaban en el
cargo de Auditor de Ingresos, de esta surgen las siguientes interrogantes:
¿Conocen realmente los supervisores y empleados del departamento de
administración de Lidotel Barquisimeto sus funciones?
¿Los supervisores del Departamento de Administración están al tanto de las
tareas a ejecutar en el área de auditoría de ingresos para el envío de los
reportes diarios en caso de ausencia de los auditores?
38
2.2. Objetivos de la Investigación
2.2.1. OBJETIVO GENERAL
Reconocer la importancia que representa la Auditoría de Ingresos como
proceso fundamental del Departamento de Administración de Lidotel Hotel
Boutique Barquisimeto.
2.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Describir las funciones del auditor de ingresos en el Departamento de
Administración.

Elaborar un diagnóstico sobre el cumplimiento de funciones y tareas
del personal de auditoría presente en la empresa.
2.3. JUSTIFICACIÓN
La elaboración
de la presente investigación se argumenta desde
varios puntos de vista, dentro de los cuales se encuentra principalmente el
académico, en virtud de que a través de la ejecución de investigaciones de
este tipo, las instituciones de educación universitaria pueden brindar
alternativas de solución a las distintas problemáticas que se presenten en las
empresas de la hospitalidad.
39
En cuanto a la orientación al ámbito organizacional, siendo Lidotel
Hotel Boutique Barquisimeto una empresa filial de la reconocida cadena
hotelera Lidotel; es de gran importancia que el hotel posea las funciones del
auditor de ingresos determinadas de forma impresa, ya que este estudio se
sustenta en virtud de que su desarrollo se obtendría un mayor alcance
positivo desde el punto de vista de la gestión empresarial; y así la empresa
seguirá obteniendo mejores resultados.
El desconocimiento de los procesos por parte del personal del
Departamento de Administración, de la debilidad que ejecuta el cargo de
auditor o auditores, es un elemento característico y relevante que se debe
investigar para conocer los ¿por qué? de esa situación. Además es
importante conocer como están afectando actualmente estos dos aspectos:
la ausencia del auditor por determinado tiempo y el desconocimiento en la
ejecución de esta tarea por los supervisores del departamento de
administración, que no son habilitados para ejecutarlas y se sienten ajenos a
la situación en virtud de la carencia de conocimientos y capacitación.
.
Por otra parte la formulación de este estudio podrá servir de
antecedente teórico-metodológico para futuros trabajos vinculados al
departamento de administración de la cadena Lidotel.
2.4. ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN
El presente trabajo se realizará en la empresa Operadora H.C.L.
Barquisimeto, C.A. Lidotel Barquisimeto que posee su sede en la avenida
40
Argimiro Bracamonte sector triangulo del este C.C.SAMBIL, en un periodo
comprendido de 18 semanas en el lapso académico de Enero 2013 hasta
Mayo 2013.
El mismo beneficiará hoteles
de la cadena Lidotel, que presenten
necesidades o características similares, ya que la investigación orienta el
proceso de auditoría de ingreso como un factor determinante en el desarrollo
administrativo de la empresa.
41
FASE III
3. MARCO TEORICO
Los aspectos teóricos es la base fundamental de toda investigación,
orientar al investigador en las dudas que presentan en un tema en particular.
Martínez, M (2007), establece que el marco teórico de una
investigación se realiza no con el fin de enmarcar o delimitar la búsqueda del
investigador este sirve solo como referencia, es decir, tiene como finalidad
exponer lo que se ha hecho hasta el momento de esclarecer el fenómeno
objeto de investigación (p.24). En tal sentido se presentan trabajos
consultados que guardan relación directa e indirectamente con la
investigación:
3.1. Antecedentes de la Investigación
Al indagar en investigaciones relacionadas con los diseños y
procedimientos en el área de Administración, se determinó que los siguientes
estudios se ajustan como antecedentes al presente trabajo de investigación.
Ramírez, G. (2010), del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los
Andes Venezolanos (CUHELAV), presentó la propuesta de un Manual de
Procedimientos del Departamento de Administración y Finanzas del Hotel
Venetur Margarita Específicamente en la Coordinación de Cuentas Por
42
Pagar y Auditoria de Ingresos señala que la implementación de este manual
sirva de columna de calidad, ya que este indica de forma instructiva los
pasos a seguir y procedimientos al momento de ejecutar sus funciones en el
departamento y así aumentar la calidad en el funcionamiento y control
interno que debe poseer la empresa, por medio de una revisión documental
con diseño de campo.
Este trabajo de investigación proporciona elementos determinantes
que permiten sustentar la acción del instructivo basándose en las funciones
del auditor de ingresos para solventar situaciones que afectan el
funcionamiento correcto del departamento de administración; siendo
relevante el diseño del manual que presenta, ya que guarda semejanza con
el propósito de la investigación.
García, J. (2009), del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los
Andes Venezolanos (CUHELAV), diseñó un Instructivo de Procedimientos
para el Departamento de Contabilidad de Lagunamar Hotel Resort & Spa; en
el cual señala que el propósito de este instructivo es unificar las actividades
rutinarias del departamento con el fin de instruir al personal en la ejecución
de las mismas, a efecto de evitar omisiones y pérdida de tiempo en el
proceso, así como también una herramienta útil y confiable en relación al
cumplimiento de las operaciones contable, determinada mediante una
investigación documental con diseño de campo.
La investigación previamente señalada, contribuye ya que existe una
similitud de contenidos y objetivos, con respecto a procedimientos contables
y de auditoría de ingresos, los aspectos de relevancia que permitieron
43
diseñar el instructivo sustentado en las funciones del auditor; así mismo
señala la importancia del instructivo para el normal funcionamiento del
departamento de administración.
Los trabajos de investigación citados, aportan datos relevantes de
información precisa sobre los instructivos ya que se abarca la administración
y sus sub-procesos (planificación, organización, control, supervisión y
ejecución), así como también en las áreas dependientes como la de auditoría
de ingresos.
3.2 Bases Teóricas
Las referencias teóricas referidas en la presente investigación guardan
relación con el propósito de la misma, proporcionando información pertinente
sobre elementos relevantes, significativos y conceptuales.
Cuando se habla de auditoría se hace referencia al proceso de
recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información de
una entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la
información y los criterios establecidos.
Al respecto Chiavenato, I. (1995) define la administración como “el
proceso, de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para
lograr los objetivos organizacionales” (p.56)
44
Una empresa funciona bajo la concepción de una serie de procesos
que la identifiquen como organización, y que a través de ellos y su buena
gerencia
se
logran
los
objetivos
propuestos.
En
este
sentido
la
administración dentro de las empresas hoteleras está vinculada a un
conjunto de acciones dirigidas a lograr un fin propuesto, como lo es la
planificación, organización, dirección, control y/o evaluación-ejecución.
En este sentido Fayol, H. citado por Chiavenato, I. (1995), en su época
manejaban seis áreas funcionales de una empresa entre las cuales se
encontraba: La Técnica, Comercial, Financiera, Contable, Seguridad y
Administración; los cuales hoy en día en su conjunto vendrían a ser:
Finanzas,
Mercadotecnia,
Producción
y
Recursos
Humanos,
áreas
dependientes en el departamento de administración de una empresa.
Existen
innumerables
definiciones
de
administración,
analizando
detenidamente estas, se observan que todos los autores concuerdan de una
u otra manera, en que el concepto de administración está integrado por los
siguientes elementos:

Objetivo: la administración siempre está enfocada a lograr fines o
resultados.

Eficiencia: la administración no solo busca lograr obtener resultados,
sino optimizarlos mediante el aprovechamiento de todos los recursos.

Grupo Social: para que la administración exista es necesario que se
dé siempre dentro de un grupo social.

Colaboración
de
esfuerzo
ajeno:
la
administración
aparece
precisamente cuando es necesario lograr ciertos resultados a través
en la colaboración de otras personas.
45

Coordinación de Recursos: para administrar se requiere combinar,
sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el
logro de un fin común.
La Administración se aplica en todo tipo de corporación. Es aplicable a los
todos los niveles de una corporación.
Según estas definiciones y elementos relevantes de la administración,
cabe destacar la importancia que tiene cada área para el buen
funcionamiento de las instituciones o empresas, se designan como el
departamento capaz de visualizar objetivos organizacionales en pro de la
producción, como base sustentable y progresiva de la empresa.
En el departamento de administración se desprenden sub-departamentos
importantes como lo es la contabilidad, finanzas entre otros que son vistos
desde una perspectiva de equilibrio en la administración de su funcionalidad
corporativa dentro de los niveles empresariales.
Por otra parte Madariaga, J (2004) afirma:
La auditoría es un examen sistemático de los estados financieros,
registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados,
con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo
de exigencias legales o voluntariamente adoptadas. (p.13)
46
En este mismo orden de ideas, Ranklin, E (2007), señala que “la
auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial con el propósito
de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades para innovar
valor y lograr una ventaja competitiva sustentable” (p11)
De esta manera se puede concluir, que una auditoría consiste en
determinar qué tan certera es la información recopilada, basándose en la
evidencia que le dio origen y determinar si los informes han sido elaborados
siguiendo los criterios establecidos.
Es por ello que la auditoría de ingresos se basa en la verificación de
las ventas totales del hotel que corresponde al día anterior, mediante
reportes previamente revisados por el auditor nocturno y así realizar un
examen exhaustivo y asegurar que el procedimiento de revisión sea más
efectivo.
A través de esta auditoría lo que se busca es obtener resultados
precisos y confiables, aplicando una seria de principios generales para el
momento del registro y control de la información referente a los ingresos.
En relación a esto Luckie, M. (1999),
“El auditor de ingresos es el encargado de practicar la auditoria de
ingresos sobre las operaciones realizadas a la empresa durante un
día”. (p.18)
47
Señala el mismo autor que:
La auditoría de ingresos puede hacerse:
1. Con el propósito de desarrollar una opinión competente en
relación a la razonabilidad y coherencia de la presentación de
los estados financieros del cliente y de certificar dichos estados.
2. Con el propósito de ayudar a la dirección en el control de
operación de negocios o en las funciones implicadas.
3. Con ambos propósitos en la verificación de los estados
financieros, el programa de auditoría debe orientarse a la
determinación de que:

Los ingresos se registran e informan en las cuentas de
resultados apropiados sobre bases coherentes.

Los ingresos se registran e informan en la cantidad
correcta.

Los ingresos se registran cuando se han ganado.

Los ingresos se registran y se informan en periodos
fiscales ajustados.

Los ingresos se registran apropiadamente en las cuentas
correspondientes al balance de situaciones.

Se han recibido y registrados todos los ingresos que el
negocio tiene derecho

Los procedimientos de control son los adecuados para
tener la seguridad de que los ingresos se registran e
informan apropiadamente.
Asumir que con los objetivos que persigue la auditoria, se puede
ayudar a la dirección de administración y a la gerencia para determinar qué:
los ingresos se maximizan dentro del sistema de objetivos y políticas del
negocio; los controles sobre ingresos-producción son los adecuados para
48
prevenir perdidas por errores, fraudes o falta de atención, y para que se
sigan los procedimientos de control.
Los objetivos mencionados enfatizan la importancia de la auditoria en
una organización, estos permiten desarrollar en forma estratégica el proceso
de
elaboración
del
instructivo,
siendo
relevante
para
la
presente
investigación, por cuanto permite fortalecer la propuesta hacia el logro y
cumplimento de los objetivos empresariales-administrativos.
Con esa finalidad para Luckie, M (1999) el auditor de ingresos debe
cumplir las siguientes funciones:

Registro contable de los ingresos.

Investigar el origen de las anomalías reportadas por auditoria
nocturna.

Llevar el control de consumos y cortesías de funcionarios

Elaborar el programa de arqueos mensuales y coordinar, con el
auditor, que estos se lleven a cabo

Adiestrar y supervisar al personal a su cargo en cuanto al
desempeño de sus actividades. (p.18)
En el caso de esta investigación que se referida a un hotel en
específico, que es una estructura física en el cual operan recursos humanos
y materiales para producir bienes y servicios destinados a terceros. Al igual
que en cualquier empresa bien constituida requiere llevar una contabilidad de
sus ingresos y egresos. Es por ello que la empresa hotelera recurre a la
auditoria nocturna ampliando las funciones hoteleras.
En base, a lo expuesto anteriormente la auditoria puede ser continua o
permanente, pudiendo realizarse antes o después de registradas las
49
operaciones, esta auditoría interna, es la practicada por el personal de la
empresa, con la responsabilidad ante la administración de la empresa, sobre
la revisión, evaluación y validación de todos los controles internos que haya
relación o no con las cuentas.
En relevante el aporte de las funciones del auditor de ingresos para la
presente investigación, por cuanto permite tener en cuenta lo que debe ser,
al momento de estructuras y formular el instructivo ya que este, está
sustentado en la funciones que debe cumplir el auditor.
3.3 Sistema de Variables
Sobre la validez de la presente investigación es necesario la definición
de las variables, por lo tanto Torres & Zorrilla (1992):
Las variables son todas aquellas que se pueden medir, controlar o
estudiar en una investigación. También se puede afirmar que las
variables son características, atributos, cualidades o propiedades que
se dan en individuos, grupos y objetos. Es decir. Las variables son
características observables de algo y a la vez, son susceptibles de
cambios o variaciones. (p.62)
Variable Independiente del estudio:

Instructivo
Variable Dependiente del estudio:

Auditoria de Ingresos del departamento de Administración de
Lidotel Hotel Boutique Barquisimeto.
50
Cuadro N° 3
OPERACIONALIZACION DE VARIABLES
Objetivo General: Proponer un Instructivo sustentado en las funciones del auditor de ingresos para el desarrollo de
los procesos aplicados al cargo
Variable
Instructivo
Auditoria de Ingresos
Dimensiones
Indicadores
Ítems
Instructivo
Características
1
Objetivos
2
Utilidad
3
Objetivos de la Auditoría
4, 5 y 6
Auditoría
Funciones del Auditor
51
FASE IV
4. MARCO METODOLOGICO
En este capítulo se describe la metodología que será utilizada para
realizar el trabajo de investigación; según Tamayo, M. (2000) afirma que “la
metodología constituye la medula del plan, se requiere para la descripción de
las unidades de análisis de investigaciones, las técnicas de observación y las
técnicas de análisis”. (p.15)
4.1. Tipo de Investigación
El presente estudio está enmarcado bajo la modalidad de una
investigación de tipo descriptiva, así como también se establece que es de
tipo documental ya que está orientada primordialmente en fuentes
bibliográficas y documentales que constituyen el desarrollo de la misma,
definiendo este tipo de investigación de la siguiente manera:
Según Sabino, C (2002), señala “La investigación descriptiva va más
allá de la toma y tabulación de datos; supone un elemento interpretativo del
significado o importancia de lo que describe, combinando así contraste, la
interpretación y la evolución” (p.86)
Por su parte Hernández & Otros (2003), propone que “en un estudio
descriptivo se selecciona una serie de cuestiones y se mide o recolecta
43
información sobre cada una de ellas, para así describir lo que se investiga”
(p.118)
4.2. Diseño de la Investigación
El presente estudio se basa en la modalidad de una investigación de
campo no experimental, donde según Tamayo & Tamayo, M (2002) define:
Es una investigación de campo ya que los datos son recogidos
directamente de la realidad, por el cual se denominan datos primarios.
Su valor radica en que se permite cerciorarse de las verdaderas
condiciones en las que se han obtenidos las situaciones, lo cual facilita
su revisión o modificación en caso de surgir dudas. Y el diseño será
no experimental, aplicando también en la investigación de campo en la
que no hay manipulación de variables, la acción de las variables ya se
dio en la realidad, el investigador intervino en ella. (p.32)
La presente investigación se enmarca bajo la modalidad de una
investigación de campo no experimental, ya que los datos para la misma son
tomados directamente del contexto en el cual se desarrolla la investigación.
4.3. Población y Muestra
4.3.1. Población
Al respecto, Arias, F. (2006) define la población como: “un conjunto
finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales
44
serán extensivas para las conclusiones de la investigación. Esta queda
delimitada por el problemas y por los objetivos del estudio" (p.81)
La población de la presente investigación está conformada por once
(11) personas que integran el Departamento de Administración de Lidotel
Hotel Boutique Barquisimeto
4.3.2. Muestra
De acuerdo con Arias, F (2006) “la muestra es un sub-conjunto
representativo finito que se extrae de la población accesible” (p.83). Por otra
parte Hernández & Otros (2008) señalan que la muestra “es un subgrupo de
población de interés (sobre el cual se recolectan datos, la población tiene
que definirse o delimitarse de antemano con precisión), este deberá ser
representativo de la población” (p. 82).
No se realizó ningún muestreo ya que la muestra está expuesta a la
población y su número es reducido, por tal razón la totalidad de la población
es la muestra.
45
4.4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
Sabino, C. (2002) define las técnicas de recolección de datos como:
“cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los
fenómenos y extraer de ellos información” (p.40)
Por lo cual vale la pena aclarar que dicha recolección establece la
forma o reglas para construir el instrumento apropiado que permita el acceso
a la información requerida. Las técnicas que se emplearon fueron: la
observación directa, la realización de pasantías administrativas en el
departamento de administración y la encuesta, tipo cuestionario.
En este sentido Arias, F (2006) define la encuesta como una técnica
que pretende obtener información que suministra un grupo o muestra de
sujetos acerca de si mismo, o en relación con una forma en particular. El
instrumento que se realiza en el cuestionario, que es definido por el mismo
autor “es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita mediante
un instrumento o formato en papel con una serie de preguntas. Se le
denomina cuestionario auto-administrado porque debe ser llenado por el
encuestado, sin intervención del encuestador. El cuestionario puede ser de
preguntas cerradas, abiertas o mixtas. (p.74)
Para la presente investigación se utilizó un cuestionario de preguntas
cerradas en la escala del SI y NO. (Ver Anexo N° 6)
46
FASE V
5. DIAGNOSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA
5.1. Análisis de los Resultados
Una vez aplicado el instrumento y recolectada la información esta fue
seleccionada y representada, por ello es necesario utilizar una explicación de
cada uno mediante gráficos, donde podemos observar los indicadores,
dejando cuales fueron seleccionados por la muestra de estudio.
Con respecto al análisis de resultados, comenta Sabino, C (2002),
“analizar significa descomponer un todo en sus partes constituidas para su
más consensuado examen: la actividad opuesta y complementaria esta es la
llamada síntesis, que consiste en explorar las relaciones entre partes
estudiadas y proceder a reconstruir la totalidad inicial”
A lo anterior expuesto se muestran los resultados derivados del
cuestionario, cuya información fue tabulada y registrada en un cuadro
distribuido en frecuencias y porcentajes, representados en un gráfico tipo
pastel o torta.
47
Indicador: ¿Conoce usted las funciones del Auditor de Ingresos?
Cuadro N° 4
Ítem N° 1
Opciones
Frecuencia
Porcentajes
Si
3
27%
No
8
73%
Total
11
100%
Información aportada por el cuadro N° 4
Grafico N° 1
27%
Si
No
73%
Se observa en los resultados obtenidos una mínima frecuencia en la
opción Si; indicando esto que solo el 27% de los empleados del
departamento de administración conocen las funciones del auditor de
ingresos y que el porcentaje mayor y significativo 73%
no las conocen,
induciendo esto que existen bases para proponer que las funciones de la
48
auditor sean conocidas por todo el departamento, mas aún por el Supervisor
inmediato y Jefe del Departamento de Administración.
Indicador: ¿Considera usted que las funciones del auditor de ingresos deben
ser presentadas de forma clara, sencilla, flexible, confiable y de fácil
entendimiento para el conocimiento práctico de todos los miembros del Área
Administrativa, Supervisor y Jefe del Departamento?
Cuadro N° 5
Ítem N° 2
Opciones
Frecuencia
Porcentajes
Si
11
100%
No
0
0%
Total
11
100%
Información aportada por el cuadro N° 5
Grafico N° 2
0%
Si
100%
49
No
En el análisis de los datos se pudo observar que el 100% de la
muestra encuestada considera que las funciones del auditor de ingresos
deben ser de fácil manejo y entendimiento, que permita el manejo y
aplicación de las funciones por el Supervisor y Jefe del Departamento, lo cual
ayudara a que la empresa tenga un mejor desempeño y un alto nivel de
eficiencia.
Indicador: ¿El auditor de ingresos debe tomar como consideración el área
técnica, comercial, financiera, contable, de seguridad y administrativa para
realizar y cumplir las funciones?
Cuadro N° 6
Ítem N° 3
Opciones
Frecuencia
Porcentajes
Si
10
91%
No
01
9%
Total
11
100%
50
Información aportada por el cuadro N° 6
Grafico N° 3
9%
Si
No
91%
En cuanto al análisis de datos se puede observar que la mayor parte
de los sujetos (10), es decir el 91% de la muestra consideran que el auditor
de ingresos debe tomar en cuenta para ejecutar su trabajo las áreas
técnicas, comerciales, financieras, contables de seguridad y administrativas
para que sus funciones y cargo sean completamente efectivos y
satisfactorios. Mientras que el 9% restante de la muestra no consideran de
importancia la interrelación de estas áreas para el buen funcionamiento de la
auditoría interna en el Departamento de Administración.
Indicador: Cree usted ¿Qué un instructivo al cargo de auditoría de ingresos
sería de gran utilidad para facilitar y cumplir a tiempo con las exigencia
legales y empresariales de la organización al momento de la ausencia del
mismo?
51
Cuadro N° 7
Ítem N° 4
Opciones
Frecuencia
Porcentajes
Si
10
91%
No
01
9%
Total
11
100%
Información aportada por el cuadro N° 7
Grafico N° 4
9%
Si
No
91%
En el cuadro N° 5, representado en el grafico N° 4, se observa que el
91% de la muestra encuestada opinan que un instructivo dirigido al auditor
de Ingresos sería de gran utilidad para facilitar y cumplir a tiempo con las
exigencia del cargo, tanto legales como empresariales, logrando de esta
manera y a través de la implementación del instructivo eficacia y eficiencia
por parte del personal en menos tiempo.
52
Indicador: ¿La implementación de un instructivo para ejecutar las tareas y
funciones del auditor interno, debe tener como objeto el desarrollo coherente
de las operaciones y estados financieros bajo los valores sociales y
empresariales?
Cuadro N° 8
Ítem N° 5
Opciones
Frecuencia
Porcentajes
Si
9
82%
No
02
18%
Total
11
100%
Información aportada por el cuadro N° 8
Grafico N° 5
18%
Si
No
82%
Se observó en el grafico N° 5 que el mayor porcentaje se ve reflejado
en el grafico un 82%, indicando esto que la muestra se inclinó por la
53
alternativa el sí, determinando que es positivo que el auditor realice su
trabajo bajo las premisas de control y supervisión en función de los valores
empresariales, permitiendo esto la utilización de una herramienta efectiva
como es un instructivo diseñado en base a las funciones esenciales al cargo.
Indicador: ¿Las funciones del auditor de ingresos son requerimientos
invaluables para el desarrollo eficaz y eficiente de la administración y por
ende de organización empresarial?
Cuadro N° 9
Ítem N° 6
Opciones
Frecuencia
Porcentajes
Si
9
82%
No
02
18%
Total
11
100%
Información aportada por el cuadro N° 9
Grafico N° 6
18%
Si
82%
54
No
El presente resultado demuestra que el 82% de los sujetos de estudio
consideran que las funciones del auditor de ingresos son requerimientos o
normas que se deben cumplir y generar, para no cometer errores que
ocasionan desajustes económicos y sanciones a la administración de la
empresa. El resultado del 18% representa la opinión minoritaria de algunos
sujetos de la muestra que efectivamente opinan lo contrario a la mayoría de
los empleados del departamento, siendo esto no significativo en los
resultados, estimando que con el conocimiento del instructivo para el auditor
de ingresos su opinión sea favorable y considerada.
55
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
INSTRUCTIVO PARA LA AUDITORIA DE INGRESOS EN EL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LIDOTEL
HOTEL BOUTIQUE BARQUISIMETO
TUTOR ACADEMICO: MARIA CANCELO
AUTOR: LAURA DIAZ VERA
TUTOR EMPRESARIAL: CARMEN TAMAYO
MERIDA, JUNIO 2013
56
FASE VI
6. PRESENTACION DE LA PROPUESTA
Con el propósito de mejorar los procesos administrativo, contables y
financieros en el contexto empresarial y acrecentar la actividad. Dicha
actividad en forma global, totalizadora y fundamentada en el cumplimiento y
ejecución debida de tareas u oficios por parte del auditor, surgió la necesidad
de diseñar un instructivo para la auditoria de ingresos, y así incrementar la
eficiencia y eficacia de los requerimientos exigidos para mantener solvente y
estable en el contexto financiero y contable de Lidotel Hotel Boutique
Barquisimeto.
Al analizar los resultados de la encuesta aplicada en la investigación
se pudo diagnosticar que evidentemente existe la necesidad de dar solución
a una serie de acontecimientos que dificultan moderadamente el proceso
administrativo causando retrasos de requisitos eminentemente importantes e
imprescindibles para mantener solvente la empresa y encaminar acciones en
pro de la rentabilidad y productividad.
La propuesta se ha elaborado dentro de las líneas de investigación del
Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
57
6.1. Justificación
El instructivo sustentado en las funciones de los auditores de ingresos se
justifica porque:

La propuesta es un instructivo que contiene las normas y
procedimientos de fácil aplicación que permitirá el acceso y
entendimiento rápido de la ejecución de la tarea de auditoría de
ingresos del hotel; y a su vez encierra un cambio y avance
organizacional dentro del departamento de administración que solo
requiere de la disponibilidad y aceptación de los miembros que
laboran responsablemente y en equipo en ese departamento, ya que
la participación activa de todos y cada uno de los miembros de la
organización empresarial será el primer paso que promoverá a la
segura solución de problemas y a la minimización de situaciones de
conflictos de trabajo.

Permitirá el mejoramiento en el proceso de auditoría de ingresos, ya
que este instructivo será abierto y disponible a fin de asegurar su
desarrollo dentro del área, que favorecerá los sub-procesos de control,
supervisión y ejecución, ya que representa una herramienta de norma
y disposición de tarea para trabajar adecuadamente, sin omitir
detalles, bajo un sistema real de organización y administración.
Por tal motivo surge la necesidad de proponer un instructivo para la
auditoria de ingresos, con el fin de ofrecer funcionalidad departamental,
orientado a la actividad de auditoría y por ende a la administrativa,
promoviendo el trabajo en equipo, conocimiento global y totalizador para el
58
incremento de la calidad de trabajo, bajo los parámetros de eficiencia y
eficacia organizacional-empresarial.
6.2. Objetivos de la Propuesta
6.2.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar un instructivo para la Auditoria de Ingresos del Departamento de
Administración de Lidotel Hotel Boutique Barquisimeto.
6.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Definir las funciones del Auditor de Ingresos de Lidotel Hotel
Boutique Barquisimeto.

Establecer los procedimientos para la ejecución de los reportes
de Auditoria de Ingresos.
6.3. Administración de la Propuesta
Cabe destacar que la elaboración e implementación del instructivo, se
apoya en la experiencia obtenida, ya es bien sabido que toda empresa, sea
de producción o servicio actúa bajo normas, leyes, reglamentos que rigen el
correcto funcionamiento organizacional, esto con el fin de omitir errores y
mejorar los procesos que identifican sus objetivos, metas, misión y visión.
59
Para la administración del instructivo propuesto se puede cumplir con
cuatro (04) pasos a ejecutar:
Primer paso: presentación de la propuesta a las autoridades de nivel
gerencial de la empresa Lidotel Hotel Boutique Barquisimeto para su
respectivo aprobación.
Segundo paso: autorizado por la gerencia, se da a conocer a los jefes del
departamento
de
administración
de
la
empresa,
para
informar
pertinentemente sobre su elaboración y el objetivo del mismo.
Tercer paso: inclusión y aplicación del instructivo para la auditoria de
ingresos para el logro de las funciones como departamento y la debida
ejecución de trabajos exigidos como requerimiento de la empresa.
Cuarto paso: revisión y evaluación del instructivo a fin de mejorarlo mediante
un proceso de auto evaluación por parte de los administradores y
supervisores; dicha opiniones y sugerencias servirán para fortalecer el
instrumento en beneficio de la empresa.
6.4. Estructura Operativa
6.4.1. Contenido del Instructivo
 Introducción
 Objetivo del Instructivo
 Funciones del Auditor de Ingresos de Lidotel Barquisimeto
 Procedimientos para la ejecución de los asientos contables.
 Codificación de cuentas contables utilizadas en el Área de Auditoria
de Ingresos, basadas en el plan de cuentas de Lidotel Barquisimeto.
60
INSTRUCTIVO PARA LA AUDITORÍA
DE INGRESOS DEL DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DE LIDOTEL
HOTEL BOUTIQUE BARQUISIMETO
61
CONTENIDO
Introducción
Objetivo del Instructivo
Funciones del Auditor
Procedimientos para la Elaboración de Reportes de Ingresos
Codificación de Cuentas Contables utilizadas en Auditoria de Ingresos
basadas en el Plan de Cuentas
62
INTRODUCCIÓN
La auditoria en los servicios hoteleros se conoce como auditoria de
ingresos, la cual tiene la responsabilidad de revisar los movimientos de las
gerencias que generan ingresos directos al hotel y este tipo de auditoría se
encuentra dentro de la rama de auditoría interna.
La realidad es que la auditoria es un instrumento fundamental para
Lidotel Hotel Boutique Barquisimeto y la implementación de un instructivo
basado en las funciones del auditor, conlleva a conocer no solo la veracidad
de sus resultados, sino también, si los hechos ocurridos han sido correctos y
si las operaciones realizadas concuerdan con los objetivos trazados. Por lo
que la auditoria en los servicios de alojamiento tiene como objetivo
comprobar los estados financieros de acuerdo a los principios, planes,
estrategias de la dirección y de las normas comunes en la actividad hotelera
y si no, aplicar los correctivos necesarios para evitar cualquier tipo de
situación irregular, que afecten los recursos económicos y bienes de la
empresa.
OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO
 Estructurar las funciones del Auditor de Ingresos
 Facilitar la elaboración de los reportes en la auditoría de ingresos
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FUNCIONES DEL AUDITOR DE INGRESOS DE LIDOTEL
HOTEL BOUTIQUE BARQUISIMETO.
 Registrar los ingresos a la contabilidad del hotel.
 Efectuar los asientos de: ventas, ciudad, cuenta puente huésped y
ajustes diariamente.
 Elaborar y verificar la relación de ventas, así como el correcto archivo
de las facturas de ventas generadas en los departamentos de
recepción, banquetes, alimentos y bebidas.
 Inspeccionar la auditoria nocturna y escoger los reportes a utilizar para
justificar los asientos contables.
 Revisar y custodiar los depósitos bancarios realizados por caja
principal, así como el correcto cuadre de los mismos, auditados con
los cargos efectuados en el sistema.
 Verificar diariamente los depósitos bancarios suministrados por el
departamento de reservas, ventas y banquetes, así como también por
el sistema pagos (Megasoft-payments) de Internet.
 Supervisar al personal a su cargo: auxiliar contable, auditor nocturno.
 Elaborar y verificar los reintegros generados por diferencias a favor de
los clientes en hospedajes, eventos, reservas anuladas.
 Elaboración de reportes diarios y mensuales de ingresos, habitaciones
complementarias y de empleados o House Use.
 Elaborar y controlar de los auxiliares contables en Excel de sobrantes
y faltantes e reintegro a huésped.
 Realizar quincenalmente la relación del total de las propinas del
departamento de alimentos y bebidas, enviarla por correo electrónico
a dicho departamento, para luego ser verificada por los respectivos
supervisores y realizar la solicitud de cheque a través de esta área,
para ser pagado por caja principal.
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 Realizar semanalmente la relación de porcentaje de servicio del
departamento de alimentos y bebidas, enviar por correo electrónico
dicho departamento, para luego ser verificado por los respectivos
supervisores y efectuar dicho pago por medio de la nomina de la
empresa.
 Realizar el cuadre mensual de la cuentas de ingresos, las cuales
permiten obtener información relacionada a la utilidad del ejercicio.
 Revisar diariamente las cuentas abiertas por medio del Open
Balances, a los huéspedes y certificar la suficiencia de los depósitos
correspondientes o la autorización de la Gerencia General para su
apertura y tratamiento como una venta a crédito.
 Informar a los Supervisores de Contabilidad y Recepción de los
sobrantes y faltantes resultantes de la revisión de las remisiones de
los Cajeros Recepcionistas, Cajeros Departamentales y Analista de
Cuentas por Cobrar.
 Realizar arqueos de los fondos de caja recepción, caja principal y caja
departamental.
 Mantener informado al Jefe de Administración de cualquier situación
irregular
que
pudiera
detectar,
solicitar
su
aprobación
y
correspondiente tratamiento.
 Elaborar los descuentos correspondientes a empleados (City Ledger)
y solicitar su firma para luego ser remitido al departamento de
recursos humanos.
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PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN
DE REPORTES DIARIOS DEL ÁREA DE INGRESOS
1. ASIENTOS CONTABLES DIARIOS DE INGRESOS
Objetivo: La emisión de estos comprobantes contables a diario, permite
obtener información contable de todos los ingresos de la empresa, así como
los saldos que aún se mantienen en el sistema por facturar, las cuentas por
cobrar, los depósitos bancarios, los ajustes y toda aquella información
vinculada con el área de ingresos.
1.1 COMPROBANTE CONTABLE DIARIO CARGOS HÚESPEDES.
Para efectuar el cuadre del comprobante diario de CARGOS HÚESPED se
requiere de los siguientes soportes contables:
 Comprobante generado automáticamente por el sistema SOLEMP
(Contabilidad), siguiendo las especificaciones solicitadas por el
Analista de Ingresos.
 Reporte de FIDELIO (Journal By Department Code)
 Reporte de FIDELIO (Trial Balance)
Se verifica el monto total de la columna del debe del Journal By
Department Code, menos el total de IVA que se encuentra en la primera hoja
del Trial Balance (FIDELIO)
Si el monto coincide con el reporte generado por el sistema SOLEMP,
esta correcto el cargo a la cuenta Huésped, de lo contario se deben auditar
los cargos para detectar la diferencia y corregir el comprobante
manualmente, este comprobante efectuara un debito a la cuenta Huésped y
un crédito a la cuenta Ingresos por Facturar.
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1.2 COMPROBANTE CONTABLE DIARIO CIUDAD:
Por otra parte, la sección de cuentas por cobrar es responsable de gestionar
todas las cobranzas a las empresas o clientes corporativos que gozan de
crédito en el hotel, para lo cual toma en consideración las condiciones
establecidas en el contrato.
Para efectuar el cuadre del comprobante diario de CIUDAD se requiere de
los siguiente soportes contables.
 Este comprobante es generado automáticamente por el sistema
SOLEMP (Contabilidad), siguiendo las especificaciones solicitadas por
el Analista de Ingresos.
 Se verifica con la cuarta página del Trial Balance (FIDELIO) y el
reporte City Ledger Posted Today (FIDELIO).
Se verifica el monto del total del City Ledger Posted Today y el monto de
Transfer To City Ledger,
Si el monto coincide con el reporte generado por SOLEMP, esta correcto el
cargo a la cuenta Ciudad, de lo contario se deben auditar las cuentas por
cobrar generadas en físico (facturas y soportes) y lo reflejado en los reportes
y en el archivo en el sistema (profile) del cliente, para detectar cual donde se
encuentra el error y así corregir el comprobante manualmente, este
comprobante efectuara un débito a la cuenta Ciudad y un crédito a la cuenta
Huésped.
1.3 COMPROBANTE CONTABLE DIARIO SOBRANTES Y FALTANTES.
Este es el comprobante contable diario más importante, ya que a
través de este afecta todas las cuentas del área de ingresos. Es el único
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comprobante que se registra de manera manual, es decir, no se encuentra
parametrizado en el sistema, ya que varia, dependiendo de las transacciones
generadas por los Departamentos de Recepción y Alimentos y Bebidas.
Para efectuar el cuadre del comprobante diario de SOBRANTES Y
FALTANTES se requiere de los siguientes soportes contables:
 Remisión de Totales por Cajero en cada punto de venta. (Caja
departamental)
 Reporte Daily Payment Detail (FIDELIO)
Por medio de un formato en una hoja de Excel en el que se reflejan por una
parte, todos los cobros efectuados al cliente tanto los que se encuentran en
casa, como los que se les realiza el respectivo check out. Esta información
es aportada por un reporte Daily Payment Detail, en el cual se reflejan a nivel
del sistema Fidelio (Recepción), los diferentes cargos de las cuentas de los
huéspedes registrados por los cajeros en el día; la forma de pago recibida y
otros conceptos como facturas a crédito, los reintegros que se generan de la
diferencia a favor del cliente debido a que lo pagado es mayor al total de lo
facturado, retenciones de impuesto sobre la renta aplicados, entre otros y por
la otra parte del reporte es el neto depositado en cuenta, comisiones
bancarias generadas por los depósitos, retenciones de impuestos sobre la
renta por los consumos de tarjetas de crédito, lo que totaliza el bruto recibido,
que a través de la hoja de Excel y las formulas ya establecidas en el mismo,
generan de manera precisa si el cajero remitió todo lo cobrado a través de
los cargos efectuados a las cuentas de los huéspedes, registrando así,
posibles sobrantes o faltantes correspondientes a dichas transacciones.
De igual manera el cuadro en referencia, permite la verificación manual
para determinar si existen diferencias con relación a los diferentes formas de
pagos aplicados a las cuentas de los huéspedes, tales como: Depósitos por
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reservas, Retenciones de impuesto sobre la renta, reintegro a huéspedes,
cuentas por cobrar y así detectar alguna posible discrepancia, que no
permita con este comprobante manual cuadrar las cuentas que son
afectadas con el mismo.
1.4 COMPROBANTE CONTABLE DIARIO AJUSTES Y DESCUENTOS.
Este comprobante diario registra los ajustes y descuentos que por
motivos de causa mayor, debidamente autorizados, descontaran de las
ventas diarias, determinados saldos, registrando el total de una cuenta es
especifico. Para efectuar el cuadre del comprobante diario de AJUSTES Y
DESCUENTOS se requiere de los siguiente soportes contables.
 Este comprobante es generado automáticamente por el sistema
SOLEMP (Contabilidad), siguiendo las especificaciones solicitadas por
el Analista de Ingresos.
 Estado de cuenta huéspedes de salida por código (Estado de
Cuenta/Guest C/O by Dpt Code) Este reporte permite ver todos los
cargos efectuados en las cuentas de los clientes al momento de
emitirle sus facturas, registrándose de igual manera los ajustes o las
correcciones que fueron aplicadas a cada cuenta, si fuese el caso.
 Copia de la cuenta (Info copy) Es un estado de cuenta de cada cliente,
que emite Fidelio, copia fiel de lo que fue registrada en la factura fiscal
del huésped.
 Planilla de Ajuste y Descuentos, formato impreso con el logo de la
empresa, original y copia carbón, en cual debe ser anexado en original
al comprobante de Ajustes y correcciones con todos los datos que se
detallan a continuación, el mismo debe venir debidamente firmado por
el Gerente de Operaciones o en su defecto por el Gerente General del
Hotel, debe contener:
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o Nombre del cliente al cual se le efectuó el
ajuste o la corrección.
o Explicación detallada del motivo por el cual
se realizo la operación.
o Número de habitación o cuenta del cliente.
o Fecha en que se realiza el ajuste o
corrección.
1.5 COMPROBANTE CONTABLE DIARIO DE VENTAS.
Para efectuar el cuadre del comprobante diario de VENTAS se requiere de
los siguientes soportes contables
 Comprobante es generado automáticamente por el sistema SOLEMP
(Contabilidad), siguiendo las especificaciones solicitadas por el
Analista de Ingresos.
 Estado de cuenta huéspedes de salida por código (Estado de
Cuenta/Guest C/O By Dpt. Code) Es un reporte que emite el sistema
Fidelio (Recepción)
Se verifica el monto total del Estado de cuenta, con el reporte generado
por el sistema SOLEMP.
Si el monto coincide con el reporte generado por SOLEMP, esta correcto
el cargo a la cuenta Ciudad, de lo contario se deben auditar las cuentas por
cobrar generadas en físico (facturas y soportes) y lo reflejado en los reportes
y en el archivo en el sistema (profile) del cliente, para detectar cual donde se
encuentra el error y así corregir el comprobante manualmente, este
comprobante efectuara un debito a la cuenta Ingresos por Facturar y un
crédito a las cuentas de ingresos detalladas en el plan de cuenta.
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2. DAILY REPORT
Es un reporte en el cual se analizan y clasifican los ingresos diarios de los
huéspedes y visitantes, y el porcentaje de ocupación por habitación y
banquetes.
Para elaborar el reporte diario, se requiere de los siguientes soportes
contables:
 Reporte Trial Balance (FIDELIO)
 Reporte General o Maganer Report (FIDELIO)
 Reporte de desayunos incluidos (Micros)
 Hoja de Excel del Daily Report
La hoja de Excel está dividida en cuatro (04) secciones que se alimenta de la
siguiente forma:
1. Sección de ingresos por: Habitaciones, Ventas, Alimentos y Bebidas y
Lavandería; esta información es obtenida por medio del reporte Trial
Balance (FIDELIO), y las formulas ya establecidas en la hoja de Excel
generan de manera precisa en el reporte los ingresos por cada
departamento.
2. Sección de Alojamiento: se alimenta en base al Reporte General o
Manager Report, y las formulas ya establecidas en la hoja de Excel
generan de manera precisa las estadísticas de la cantidad de
habitaciones vendidas, promedio del precio de venta de la habitación,
habitaciones complementarias, habitaciones house-use, personas en
casa y el porcentaje de ocupación al día.
3. Sección de Comidas y Bebidas: se alimenta del reporte Trial Balance,
se desglosa por cada punto de venta y las formulas ya establecidas en
la hoja de Excel generan de manera precisa en el Daily Report los
ingresos por cada punto de venta.
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4. Sección de Número de Huéspedes y Visitantes: se alimenta del
reporte de desayunos incluidos generado por MICROS, acá me
indican la cantidad de huéspedes y visitantes que generaron un
ingreso al hotel, por los diferentes puntos de ventas.
En este reporte se analiza diariamente y por medio de las formulas ya
establecidas en la hoja de Excel, genera el acumulado por los días
transcurridos al mes, cuya información es importante para las estadísticas
manejadas por el hotel y analizar el total de los ingresos obtenidos al mes.
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CODIFICACIÓN DE CUENTAS CONTABLES UTILIZADAS EN AUDITORIA
DE INGRESOS BASADAS EN EL PLAN DE CUENTAS DE LIDOTEL
BARQUISIMETO
Fuente: Departamento de Administración Lidotel Barquisimeto. 2013
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CONCLUSIONES
Por medio del estudio de investigación realizado y al analizar los
resultados fue posible llegar a los siguientes conclusiones y a su vez se pudo
determinar que los manuales de procedimientos en su defecto un instructivo
no tan formal, contribuyen e influyen de manera significativa en el desarrollo
coordinado y efectivo de las tareas de los funcionarios adscritos al
departamento de Administración, ya que los mismos están enfocados en las
funciones esenciales a los cargos y su objetivo es guiar de forma correcta el
proceso y ejecución de tareas.
Por otra parte, vale la pena señalar que actualmente el área de
Auditoria de Ingresos no posee un manual de procedimientos, aunque se
ejecutan los requerimientos regularmente bien.
A través de un instructivo el auditor, supervisor y jefe del
departamento
se logrará minimizar posibles dificultades o errores en el
control y ejecución de tan importante actividad, e indiscutible para mantener
la empresa equilibrada contablemente.
Se concluye diciendo que los empleados de la empresa determinan
que un instructivo al cargo de auditor de ingresos es de suma importancia
para el buen funcionamiento del departamento de administración, ya que
recibiendo y haciendo público el mismo para conocimiento de todos
empleados proporcionará beneficios de conocimientos amplios y así se le
podrá dar soluciones oportunas en situaciones de ausencia del encargado de
las auditorias y mantener diariamente los registros contables que realiza el
mismo, evitando retrasos a la contabilidad del hotel.
RECOMENDACIONES
En base al estudio y los resultados obtenidos del mismo, se recomienda
lo siguiente:
1. La alta gerencia aunada al departamento de administración deben
proporcionar un manual de procedimientos bajo estrictas normas
legales para lograr corregir posibles situaciones que afectan el
desarrollo correcto y funcional del área de auditoría interna (de
ingresos)
2. Los supervisores de la empresa deben evaluar periódicamente el
funcionamiento de las áreas de trabajo en el departamento de
administración y darle la debida importancia a los acontecimientos
presentes que afectan directa e indirectamente a la empresa y a su
vez proporcionar correctivos eficaces para minimizar dificultades y
debilidades para convertirlas en fortalezas
3. Desarrollar en la planificación estratégica corporativa, actividades
enmarcadas en el cumplimiento de funciones tanto de supervisores,
jefes de departamentos y empleados, encargados de las actividades
financieras y contables de la empresa a fin de organizar y ejecutar
acciones donde el conocimiento de las tareas sea colectivo para
efectos de suplir al desempeño de labor y no dejar vacíos en las
funciones a cumplir.
4. Tomar en consideración las conclusiones de la investigación, ya que
son relevantes para la puesta en práctica el instructivo en el área de
estudio.
5. Se recomienda mantener siempre presente las prioridades de la
empresa y las funciones que deben cumplir los empleados en
cualquier área departamental a fin de cumplir con los objetivos
empresariales.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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Caracas, Venezuela..
Tamayo y Tamayo (2000). El Proceso de Investigación. Editorial Limusa.
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Sabino, C. (2002). Metodología de la Investigación. Editorial Panapo.
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cualitativa. Editorial Trillas. 2da Edición. México.
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Editorial McGraw Hill. México.
Torres, M y Zorrilla, S (1992) Metodología de la Investigación. Editorial
McGraw Hill. México.
Chiavenato, I (2004) Introducción a la teoría general de la Administración.
Séptima Edición. McGraw Hill. México.
Stoner, J. (1995) Administración. Sexta Edición. Editorial Prentices Hall
Hispanoamérica S.A. México
Téllez, B. (2004). Auditoria, un enfoque practico. Editorial Congage Learning.
Ramírez, G. (2010) Tesis de Grado. Propuesta de un Manual de
Procedimientos del Departamento de Administración y Finanzas del Hotel
Venetur Margarita, Específicamente en la Coordinación de Cuentas por
Pagar y Auditoria de Ingresos. Colegio Universitario Hotel Escuela de Los
Andes Venezolanos. Mérida, Venezuela
Luckie, M. (1999) Contabilidad Hotelera. Editorial Trillas. México
García, J. (2009) Tesis de Grado. Propuesta de un Instructivo de
Procedimientos para el Departamento de Contabilidad de Lagunamar Hotel
Resort & Spa. Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes
Venezolanos. Mérida, Venezuela
Madariaga, J. (2004) Manual Práctico de Auditoria. Editorial Deusto. España.
ANEXOS