De la intranet al portal del empleado

Artículo
HERRAMIENTAS
De la intranet
al portal del empleado
Yolanda Domingo, consultora senior del Área de Comunicación Interna de Grupo Inforpress.
S
i en nuestra vida cotidiana y
duda el mayor avance se centra en el
laboral impera la consigna de
portal del empleado, que marca un an-
“renovarse o morir”, en materia
tes y un después en las empresas. No
de comunicación ésta debe ser el lema
sólo porque permite al empleado tener
imprescindible en cualquier acción o ini-
un acceso cómodo y rápido a la informa-
ciativa. La comunicación interna en las
ción más estratégica y operativa para el
empresas ha evolucionado notablemen-
desarrollo de sus funciones, sino por-
te en los últimos años y, cada vez más,
que este soporte on line se integra en el
es uno de los pilares fundamentales de
nuevo modelo de gestión y dirección del
los planes estratégicos y de negocio de
capital humano que se está implantando
las grandes organizaciones. Así sucede
en las organizaciones.
en el caso de Repsol YPF o Telefóni-
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REVISTA DE COMUNICACIÓN
ca, las dos compañías españolas más
En este nuevo paradigma, el empleado
importantes por facturación. Desde el
es una persona autónoma e indepen-
punto de vista de las herramientas, sin
diente, que se desarrolla personal y pro-
fesionalmente dentro de una compañía,
permanencia, horas de acceso, etc.).
renovación de contenidos. Un emplea-
que se integra con los objetivos de nego-
Por ello, como herramienta de comuni-
do sólo se siente motivado para entrar
cio y aporta activamente su creatividad y
cación interna, el Portal del Empleado
en un portal si sabe que va a encon-
talento a la consecución de un proyecto
posee grandes ventajas y posibilidades
trar contenidos nuevos y/o de interés.
común. Pero para que este modelo de
de desarrollo y proyección. Además de
Y si al navegar encuentra información
gestión de personas funcione es im-
cumplir con las funciones de informar,
desfasada y anticuada, las probabili-
prescindible un ingrediente esencial: la
también contribuye activamente a la in-
dades de que integre la herramienta
información. Y cuanto más actualizada,
tegración del cliente interno (estrechan-
entre sus hábitos diarios se reducen
integral y global, mejor.
do los vínculos y potenciando el orgullo
drásticamente.
de pertenencia hacia la empresa) y a la
DE OPERATIVO A CONSTRUCTIVO
motivación (facilitando recursos y valo-
La formación de un equipo multidisci-
Desde el punto de vista operativo, el
rando su esfuerzo en el día a día).
plinar, que represente a cada una de las
áreas y divisiones de la compañía, es la
Portal del Empleado cumple eficazmente con estos objetivos. Gracias a
Pero, el Portal del Empleado debe ir
mejor opción para definir los procesos
este soporte interno, basado en un len-
más allá, abarcando no sólo contenidos
y protocolos de autorización y publica-
guaje y diseño html, el usuario puede
corporativos y operativos, sino también
ción de contenidos. Lo más adecuado
acceder a directorios (de empleados,
clientes, partners, potenciales...), biblioteca (informes, documentos técnicos, artículos útiles, estadísticas...),
aplicaciones y herramientas, manuales, catálogos, etc. Las primeras herramientas se basaban en este concepto:
un mero repositorio de documentos y
“Cada vez más los portales del empleado están integrando secciones de ocio y
tiempo libre, así como otros destinados a
la familia o a acciones de voluntariado”.
archivos que se podían consultar eficazmente con una simple conexión a la
red. Eran las llamadas intranets.
emocionales. En este sentido, cada vez
es permitir que todos los empleados
más los portales del empleado están in-
puedan editar y publicar en el portal,
Pero poco queda de estas plataformas
tegrando secciones de ocio y tiempo libre,
estableciendo un sistema de workflow
iniciales. Así, de un compendio de docu-
así como otros destinados a la familia o a
de contenidos lo más automático po-
mentos hemos pasado a una indudable
las acciones de voluntariado y responsa-
sible, que potencie la autorización por
herramienta de comunicación interna,
bilidad social corporativa. Así sucede con
defecto y no tanto expresa.
interactiva y “a medida” de las necesi-
Iberia, DKV Seguros y el portal de Caja
dades y responsabilidades de cada em-
Madrid, “e-personas”, que fue pionero al
Otra clave se centra en la estructura y
pleado. El cliente interno puede encon-
integrar contenidos específicos para los
diseño, que debe ser lo más intuitivo y
trar todo lo necesario para su día a día
hijos de los empleados.
simple posible, facilitando la navegación y la búsqueda rápida de la infor-
(información operativa), puede conocer
la actualidad corporativa de su empresa
CLAVES DE ÉXITO
mación. La inclusión de un buscador
y del grupo (información corporativa),
Pero, ¿cuáles son las claves de éxito?
potente (y efectivo) es un recurso sen-
profundizar en la actividad y realidad
Las últimas tendencias en el Portal
cillo que puede ayudar al usuario.
de otros equipos y centros (facilitando
del Empleado, recogidas en los Pre-
la comunicación transversal), fomentar
mios al Mejor Portal del Empleado
PERSONALIZACIÓN
la gestión del conocimiento, y –quizá
que cada año convoca el Observatorio
Un portal a medida es éxito seguro, si
lo más importante– puede participar
de Comunicación Interna e Identidad
bien no es tan fácil. Además de las difi-
activamente a través de elementos de
Corporativa, se centran en una actua-
cultades técnicas de la aplicación infor-
feedback directo (encuestas, buzón de
lización constante, un diseño intuitivo
mática –que permitan el acceso a la in-
sugerencias, foros, chats...) e indirecto
y la posibilidad de personalizar. Uno
formación adecuada para cada usuario–,
(estadísticas de uso del portal del em-
de los grandes escollos de los Porta-
hay que superar otras barreras más difí-
pleado: páginas más vistas, tiempo de
les del Empleado es la actualización y
ciles: la resistencia de ciertas personas
>
Junio 2007
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HERRAMIENTAS
¿PARA QUÉ SIRVE UN PORTAL?
Mejora el conocimiento que el empleado tiene acerca de la organización, de los valores corporativos, de los resultados...
Favorece una cultura común y sensación de comunidad.
Se agiliza el método de trabajo y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y burocracia interna. Mejora el servicio y tiempo de respuesta, reduce los costes
operativos.
Mejora las relaciones empresa-empleado.
Mayor eficacia organizacional y productividad.
Mejora de la comunicación interna. Comunicaciones más efectivas.
Mayor disponibilidad informativa y colaboración interdepartamental.
Información actualizada de manera rápida.
Favorece la toma de decisiones.
Fomenta la dedicación de los profesionales de RR.HH. a las tareas de valor añadido.
Una labor más personal y especializada.
Permite gestionar el talento.
Implica a los empleados en la empresa.
Mejora en el acceso a la información y en la toma de decisiones.
La información es la misma a lo largo y ancho de la empresa, concibiendo el trabajo
de forma homogénea.
Consistencia/uniformidad.
Formato electrónico.
Ahorro de tiempo y costes.
Agiliza la gestión y administración.
Ahorro.
Acceso a una tecnología fundamental para la supervivencia en un mercado cada vez
más competitivo y dinámico.
Una vez superado este aspecto, muchas
compañías van más allá permitiendo la
personalización del diseño, que no sólo
se centra en la elección de colores o imágenes, sino también en la configuración
de la página central o home.
VALOR AÑADIDO
Hay elementos que aportan valor añadido a esta herramienta on line y favorecen
su integración en el día a día del empleado. Uno de ellos es la realización de
campañas de marketing interno para el
lanzamiento –o relanzamiento– del Portal del Empleado. Para vender una idea o
proyecto hay que comunicar e informar.
Pero también hay que recordar que lo
que se comunica mal, no se puede vender nunca más.
>
a guardar información y no compartir
aplicaciones y secciones propias de su
conocimientos con los demás.
departamento. Lo importante de optar
Así pues, es importante cuidar este as-
por esta segmentación de contenidos
pecto, ya que la primera aceptación será
El Portal del Empleado implica una nueva
es ser cuidadosos en la clasificación de
esencial para que el portal se implante
manera de trabajar, de relacionarse con
la información y definición de perfiles.
con éxito y sea aceptado por los emplea-
los demás y, por lo tanto, de gestionar la
Además, para no suscitar desconfian-
dos, que reconocerán sus posibilidades y
información. Lo más adecuado es segmentar a los diferentes públicos de una
compañía y organización, según su nivel
y responsabilidad, pero también según
su departamento y centro de trabajo. Así,
esa personalización no sólo se centrará
en que el empleado reciba la información
más adecuada según su perfil, sino tam-
“El Portal del Empleado implica una nueva manera de trabajar, de relacionarse
con los demás y, por lo tanto, de gestionar la información”.
bién en la manera y forma de presentar
esta información.
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zas, lo más adecuado es que el usuario
ventajas y contribuirán activamente a su
Por ejemplo, un empleado contable de
sólo vea en la pantalla los contenidos y
actualización y renovación constante.
una oficina de una compañía en Albace-
secciones a los que tiene acceso. Este
te deberá tener acceso a la información
contenido específico no elimina los con-
Otros aspectos a cuidar será la inclu-
financiera propia de su departamento
tenidos imprescindibles que debe tener
sión de elementos de marketing inter-
(con sus respectivas aplicaciones con-
esta herramienta de interés general y
no –banners, pop ups, microsites...–, la
tables), de su nivel profesional (como
global, como la información corporativa,
publicación de espacios de servicio al
jefe de equipo) y de su centro de trabajo.
actualidad del grupo y de la filial, princi-
empleado –administrador y visor de nó-
Pero este contenido variará si el usuario
pales proyectos de los distintos departa-
minas, gestor de desempeño, vacacio-
trabaja en la oficina de Barcelona en el
mentos y centros... así como contenidos
nes y días pendientes, e-learning...–, ocio
mismo puesto. Al poseer un perfil dife-
operativos: directorios, manuales, ca-
y tiempo libre, responsabilidad social,
rente, el empleado accederá al portal en
tálogos, normas internas... Igualmente,
otros servicios –callejero, diccionarios,
idioma catalán, podrá profundizar en la
tampoco hay que olvidarse de los conte-
conversor de divisas..–, y aplicaciones de
actualidad de su oficina y consultará las
nidos emocionales.
navegación común.
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