instructivo para la elaboración o revisión de contratos y convenios

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN O
REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
21-04-2014/V1
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN O
REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIÓN
NUMERAL
DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
No.
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1. OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para la elaboración o revisión de contratos y convenios
institucionales.
2. DEFINICIONES
2.1 Contrato: Es el acuerdo verbal o escrito, por el que dos o más partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
2.2 Convenio: Es un acuerdo entre la institución, y una o más personas o entidades sobre
un asunto específico, de carácter institucional.
2.3 Revisión: Se entiende como el análisis o examen atento y cuidadoso que se le realiza
a un documento.
3. ACTIVIDADES PARA LA ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
INSTITUCIONALES
3.1 Solicitud de elaboración o revisión de contratos y convenios institucionales:
Los Directores y/o Jefes de dependencias y órganos colegiados que tengan la
necesidad de solicitar la elaboración o revisión de contratos y convenios institucionales,
deben realizarlo a través del formato “Solicitud de revisión y/o elaboración de
contratos y convenios” debidamente diligenciado de manera clara y en físico con dos
(2) copias, incluyendo los respectivos documentos anexos, teniendo en cuenta que la
gestión del formato se debe realizar por medio de la oficina de Archivo Central, según lo
establecido en el “Procedimiento para el trámite de correspondencia interna y
externa”.
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Nota: Para la elaboración de contratos o convenios, se debe anexar a la solicitud, la
siguiente documentación del contratista: cámara de comercio original y vigente para el
año en curso, fotocopia del Rut y Fotocopia del documento de identidad de la persona
natural o representante legal, si es persona jurídica.
Para la revisión de convenios, se debe adjuntar a la solicitud el original y una copia del
ejemplar.
3.2 Recepción y de la solicitud y verificación de la información: La solicitud es
entregada por el mensajero interno, en la oficina de jurídica. El auxiliar jurídico procede
a revisar la información contenida en la solicitud y a verificar la disponibilidad de los
anexos necesarios y sus datos, revisándolos minuciosa y cuidadosamente, a través de
la observación directa; si la solicitud cumple con los requisitos para darle trámite, se
recibe y se le asigna un consecutivo de manejo interno para su control; en caso
contrario se devuelve al solicitante con una nota indicando las causas del rechazo.
3.2.1 Elaboración de Contratos y Convenios: El Asesor Jurídico atiende la
elaboración de contratos y convenios de acuerdo al turno asignado con el consecutivo.
Primero constata los anexos, y evalúa la pertinencia de la elaboración del contrato o
convenio. Una vez hecho este análisis, el Asesor Jurídico elabora el contrato o convenio
con base en la fundamentación legal aplicable; posteriormente, le asigna un sello en
que se especifica la fecha y la hora de elaboración; por ultimo, firma el documento en
señal de su aprobación.
3.2.2. Revisión de Contratos y Convenios: El Asesor Jurídico atiende las solicitudes
de revisión de contratos y convenios de acuerdo al turno asignado con el consecutivo,
constatado los anexos y revisando minuciosamente las clausulas contenidas en él,
para determinar que no existan obligaciones o compromisos que posteriormente no se
puedan cumplir o términos que pudieran afectar a la institución.
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3.3 Remisión del contrato y/o convenio para firma de Representante Legal: Luego de
la asignación del sello y firma del Asesor Jurídico, el Auxiliar Jurídico elabora una
comunicación dirigida al Representante Legal de la institución, en la que solicita la firma
del contrato o convenio, e indicado la dependencia a la cual de debe enviar el
documento firmado. Lo anterior se realiza de acuerdo a lo establecido en el
“Procedimiento para el trámite de correspondencia interna y externa”.
Nota: El plazo para la entrega de la revisión de contratos y convenios será de cinco (5)
días hábiles después de la recepción de la solicitud en la oficina de Asesoría Jurídica.
3.4 Archivar la solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios:
Posterior al envío de los documentos a la oficina del Representante Legal, y una vez se
reciba la copia firmada donde conste el recibido del documento, el Auxiliar Jurídico se
encarga de recoger la firma de recibido a satisfacción del servicio, al empleado que
realizó la solicitud. Por último archiva la “Solicitud de revisión y/o elaboración de
contratos y convenios”, en una carpeta por fechas, para su posterior consulta.
Elaborado por
Aprobado por
Nombre
Pedro Romero
Piedad Martínez Carazo
Cargo
Asesor Jurídico
Rectora
Firma
Original Firmado
Original Firmado
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