Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones

Gestión de Proyectos
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Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto©
Tercera regla
Organice la Unidad Ejecutora
y sus relaciones
Héctor Sanín - Consultor ILPES
Tercera regla
Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones
"Democracia es cuando yo
te mando a ti. Dictadura,
cuando tú me mandas a
mi"
Millor Fernandes
Héctor Sanín - Consultor
Pasos para el diseño de la
Organización del Proyecto
1.Identificar el trabajo a realizar
(Componentes y Actividades del ML)
2.Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto
3.Definir responsabilidades, delegaciones y
autorizaciones (“empowerment”)
4.Establecer relaciones entre grupos de
trabajo
5.Definir inserción institucional
Héctor Sanín - Consultor
Pasos para el diseño organizacional del proyecto
1. Identificar trabajo: Componentes y Actividades del ML
Concepto
Indicador
Verificación
Supuesto
Fin
Propósito
REFERENCIA
BASICA
PARA
ORGANIZACIÓN
Componente
Actividad
Ambito de responsabilidad directa
Elementos referenciales, bajo observación
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Pasos para el diseño organizacional del proyecto
2. Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto - EAP*
PROYECTO
COMPONENTE 1
MACROACTIVIDAD 1
COMPONENTE 2
MACROACTIVIDAD 2
Actividad1
Actividad 2
Actividad3
* Work Breakdown Structure (WBS)
Héctor Sanín - Consultor
COMPONENTE 3
Pasos para el diseño organizacional del proyecto
2. Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto - EAP*
La organización interna del proyecto es la
conjugación de:
? Componentes sustantivos
? Componentes de gestión o de apoyo
?
Los componentes sustantivos se derivan del ML.
? Los componentes de gestión generalmente se
aglutinan en un componente adicional
denominado “GERENCIA” o “GESTIÓN”
* Work Breakdown Structure (WBS)
Héctor Sanín - Consultor
Pasos para el diseño organizacional del proyecto
3. Asignar responsabilidades
Caso: Construcción Parque Comunal
OBJETIVO:
CONSTRUCCION
PARQUE COMUNAL
RESPONSABLE: GERENTE
RECURSOS
E INSUMOS
(Secretaria)
JARDINERIA
(Jardinero)
OBRAS-JUEGOS
Maestro
EDUCACION
COMUNITARIA
(Trabajadora Social)
DOTACION
HACER HOYOS
DRENAJE
PROMOCION
EQUIPO
TRAER PLANTAS
CONSTRUCCION
CAPACITACION
MATERIALES
PLANTAR
INSTALACION
MANO DE OBRA
ACABADO
Combinación de 2 criterios de organización:
* Por producto (por componentes)
+ Funcional (por actividades afines)
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Pasos para el diseño organizacional del proyecto
4. Establecer relaciones entre grupos de trabajo
Relaciones internas
? Interdependencia de las actividades
? Funciones de apoyo
? Coordinación
Relaciones externas
? Grupos de apoyo
? Contrataciones
? Supervisión
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Pasos para el dise ño organizacional del proyecto
5.
Inserción institucional
MODALIDADES DE ORGANIZACIÓN E INSERCION
Dirección Superior
Area Funcional 1
Area Funcional 2
Area Funcional j
?Organización
por Proyecto
?Organización Matricial
?Organización Combinada
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Organización por Proyecto
Dirección Superior
Area Funcional 1
Area Funcional 2
Proyecto
Asignación de tareas específicas al proyecto dentro de la Organización
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Organización Matricial
Dirección Superior
Area Funcional 1
Area Funcional 2
Proyecto
Asignación simultánea de tareas específicas al proyecto
y de tareas de las Areas Funcionales de la Organización
Héctor Sanín - Consultor
Organización Combinada
Dirección Superior
Area Funcional 1
Area Funcional 2
Proyecto
Se dota al proyecto de su propia capacidad
Y se complementa con ser vicios de áreas funcionales
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ESTRUCTURA CLÁSICA DE PROGRAMA
Proyecto
(UE)
¿Cuáles son las
limitaciones
de este tipo de
representación
“organigramática”?
COMPONENTE 1
COMPONENTE 2
APOYO
•Administrativo
•Logístico
•Financiero
COMPONENTE 3
ACTIVIDAD 1.1
ACTIVIDAD 2.1
ACTIVIDAD 3.1
ACTIVIDAD 1.2
ACTIVIDAD 2.2
ACTIVIDAD 3.2
ACTIVIDAD 1.3
ACTIVIDAD 2.3
ACTIVIDAD 2.4
Héctor Sanín - Consultor
©
GERENCIAL LTDA
Limitaciones de la estructura
“organigramática de UEP”
Proyecto
Limita la
(UE)
Coordinación
Propicia
jerarquización
y autoritarismo
APOYO
No induce a la
•Administrativo
gestión externa
•Logístico
•Financiero
y la delegación
Facilita el
COMPONENTE
1
“compartimento
COMPONENTE 2
estanco”:
Componentes
ACTIVIDAD
1.1
no conversan
ACTIVIDAD 2.1
ACTIVIDAD 1.2
ACTIVIDAD 2.2
Otros:
COMPONENTE
No aporta 3
información
sobre actores
ACTIVIDAD 3.1
externos
ACTIVIDAD 3.2
Impide visualizar
ACTIVIDAD 1.3Las relaciones
ACTIVIDAD No
2.3 induce a
internas
Trabajo en equipo
ACTIVIDAD 2.4
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GERENCIAL LTDA
ORGANIZACIÓN RELACIONAL
para Seguimiento, Gestión y Comunicación
Gestión Externa
En
tida
des
Control
p
Gerencia
Superior
úbl
icas
Apoyo
Demandas
BANCO
BENEFICIARIOS
PROYECTO
(UCP)
Gestión
Interna
COMPONENTES
INVOLUCRADOS
SOCIEDAD
CONTRATOS
CONTRATISTAS
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GERENCIAL LTDA
CONCEPCIÓN RELACIONAL
Un buen diseño del mapa organizacional contempla:
? Identificar los actores clave, internos y externos
? Especificar los actores clave, identificar,
personificar la relación (desagregar categorías
muy amplias o genéricas)
? Precisar el tipo de relación (demanda, apoyo,
control, comunicación, coordinación)
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GERENCIAL LTDA
ORGANIZACIÓN RELACIONAL
GERENCIA DE COMPONENTE
NÚCLEO DE GESTIÓN
PROGRAMA
(UE)
AGENTES
EXTERNOS
COMPONENTE 1
APOYO
•Administrativo
•Logístico
•Financiero
COMPONENTE j
INVOLUCRADOS
SOCIEDAD
SUBCOMPONENTE 1
CONTRATISTA
CONTRATO
SUBCOMPONENTE k
ACTIVIDAD 1.1
ACTIVIDAD 1.2
©
GERENCIAL LTDA
Héctor Sanín - Consultor
Diseño de la organización del
proyecto
Principios orientadores
Dirección Superior
?
Temporal
? Flexible, versátil y relacional
? Agilidad en la toma de decisiones
? Énfasis en control de gestión sobre la ejecución
contratada
? Dimensión correspondiente con naturaleza y
alcance gerencial
? Maximizar objetivos del Proyecto y de la
Entidad Matriz
Area Funcional 1
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Area Funcional 2
Area Funcional j
Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto©
Proyecto©
Tercera regla:
Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones
Ejercicio
Trabajo en Grupos
©
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