Presupueste las actividades

Gestión de Proyectos
C
U
R
S
O
I
N
T
E
R
N
A
C
I
O N A L
Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto©
Quinta regla
Presupueste las actividades
Héctor Sanín - Consultor ILPES
RECURSOS
Y COSTOS
Héctor Sanín - Consultor
Programación de Recursos y Costos
Pasos
1. Asignación de recursos
2.Costo de los recursos
3.Otros Costos (Fijos)
4.Costo total del proyecto
5. Nivelación de recursos
6. Optimización del proyecto
Concepto de RECURSO
(según PM*, MsProject)
•
Factor productivo necesario
para realizar una actividad
• No se consume con su uso, ni se
incorpora al producto resultante
de la actividad
• Al término de la actividad, queda
disponible para ser asignado a
otra actividad o proyecto
Son recursos:
• Mano de obra
• Equipos y herramientas
No son recursos:
• Materiales, combustibles,
servicios
* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos
Pasos para programación de recursos y costos
1. Asignación de recursos
Ejemplo: Parque Comunal
ACTIVIDAD
RECURSOS
Humanos
Equipo y Herramienta
Maestro ObreroJardineroTrabaj. Social Equipo
H erram. Construcción
Elaborar plan
Adquirir dotación
Adquirir equipo
Adquirir materiales
Contratar M. de Obra
Conseguir plantas
1
Hacer drenajes
1
3
Realizar construcción
1
2
Hacer hoyos y eras
1
1
Instalar
1
2
Plantar
1
Realizar acabado
1
1
Realizar promoción
1
Capacitar
1
El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente
1
1
1
1
1
1
1
Pasos para programación de recursos y costos
2, 3 y 4. Los costos del proyecto
COSTOS TOTALES
COSTOS DE LAS ACTIVIDADES
COSTOS DE LOS RECURSOS
EQUIPO
HUMANO
OTROS COSTOS
(Fijos*)
INSUMOS
SERVICIOS**
* Se llaman “fijos” porque no varían con la duración de la actividad.
** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componente
cuando se contrata completamente o “a todo costo”?
COSTOS GENERALES DEL PROYECTO
COSTOS DE GERENCIA +
RECURSO HUMANO
GASTOS ADMINISTRATIVOS
+ Sugerencia: asignarlos a una actividad
global denominada “Gerencia”, que dura
lo mismo que el proyecto.
Ejemplos de programación de costos (1)
Una actividad dura 60 días y utiliza:
• Un capataz (RH1), a $300 por día
• Tres obreros (RH2), a $200 por día
• Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día
• $30.000 en materiales.
X
=
Actividad
Número de
Recurso asignado
RH1 RH2
Actividad 1
1
EQ
3
2
»
»
»
»
Tasa de costo del
Recurso (por día)
RH1 RH2
EQ
300
500
200
Costo
Costo
Duración
diariode (días) total de
recursos
recursos
1,900
1 x 300 = 300
3 x 200 = 600
2 x 500 = 1.000
Suma
1.900
Héctor Sanín - Consultor
60
114,000
+
=
Costos
fijos
Costo Total
por
actividad
30,000
144,000
Ejemplos de programación de costos (2)
Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000
y tiene una duración prevista de 90 días.
Actividad
Número de
Recurso asignado
RH1
Tasa de costo del
Recurso (por día)
RH1
Costo
Costo
Duración
diariode (días) total de
recursos
recursos
Costos
fijos
Costo Total
por
actividad
90
240,000
240,000
Actividad 1
• Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por
cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se
asigna como costo fijo.
Héctor Sanín - Consultor
Ejemplos de programación de costos (3)
Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000
y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su
ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un
consultor (RH1)con honorarios de $200 por día.
X
Actividad
Actividad 1
Número de
Recurso asignado
Tasa de costo del
Recurso (por día)
RH1
RH1
1
200
+
=
Costo
Costo
Duración
diariode (días) total de
recursos
recursos
200
Héctor Sanín - Consultor
90
18,000
=
Costos
fijos
Costo Total
por
actividad
240,000
258,000
Programación de Costos
El parque comunal
COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD
HUMANOS
EQUIPO Y HERRAMIENTA
ACTIVIDAD
Maestro
OBRERO Obrero
$/día
Elaborar plan
Adquirir dotación
Adquirir equipo
Adquirir materiales
Contratar M. de Obra
Conseguir plantas
Hacer drenajes
80
Realizar construcción80
Hacer hoyos y eras
Instalar
80
Plantar
Realizar acabado
80
Realizar promoción
Capacitar
TOTAL ACTIVIDADES
Gerente
Secretaria
Gastos Admin.
GERENCIA
TOTAL PROYECTO
#
$/día $Total
Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN.
$/día
$/día
$/día
$/día
50
3
2
1
2
40
40
40
40
120
80
40
80
1
40
40
60
60
20
20
60
20
50
10
50
10
20
80
80
COSTO/DIA
t
ACTIVIDAD
50
280
240
100
240
60
140
80
80
(DIAS)
10
15
6
4
3
3
5
20
8
3
5
4
8
24
100
40
30
170
48
48
48
48
$/día
48
TOTAL
COSTO
RECURSOS
$
COSTOS FIJOS
INSUMOS
SERVICIOS
MATERIALES
TRANSPORTE
$
$
20
2,000
150
1,400
4,800
800
720
300
560
640
1,920
4,800
1,920
1,440
8,160
200
80
100
100
1,200
4,000
800
200
1,100
200
1,000
2,800
80
400
TOTAL
COSTO
ACTIVIDAD
$
20
2,200
80
100
250
2,600
8,800
1,600
920
1,400
760
1,720
5,120
20,450
4,800
1,920
1,440
8,160
28,610
Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto©
Quinta regla
Presupueste las actividades
Ejercicio
Trabajo en Grupos
Parte I
Héctor Sanín - Consultor
©
Duración de la actividad vs recursos
Duración variable:
• Depende de la intensidad
del recurso asignado:
• Ej: Pintura de un edificio
Duración fija:
• No depende de la
intensidad del recurso
asignado
• Ej: Duración del Curso
POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE
EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO
Pasos para programación de recursos y costos
5. Nivelación de recursos
Recurso
asignado
Recurso
sobreasignado
Límite
disponible
(“pool”)
Tiempo
Actividad A
Actividad B
Actividad C
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Cantidad del recurso
por unidad de tiempo
asignada a cada actividad
Estrategias para eliminar sobrecarga
• Nivelar recursos por
desplazamiento de
actividades con holguras
• Programar trabajo extra
• Reingeniería de procesos
• Modificar tecnología
• Contratar recurso
adicional
Eliminación de sobrecarga de recursos
por ampliación del “pool”
Recurso
asignado
Ampliación del
pool de recursos
Límite original
Tiempo
Nivelación de recursos
por desplazamiento de actividades
Recurso
asignado
Sobrecarga eliminada
Límite
disponible
Perfil nivelado
Tiempo
Actividad A
Actividad B
Actividad C
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Cantidad del recurso
por unidad de tiempo
asignada a cada actividad
Pasos para programación de recursos y costos
6. Optimización del proyecto
a) Estrategias para REDUCIR DURACION
• Revisar interdependencias y
maximizar ejecuciones simultáneas
• Asignar más recursos y/o modificar
horario laboral
– Más días laborables
– Turnos de trabajo
– Horas extras
• Modificar tecnología y redefinir
procesos
– Mejora de procedimientos
– Cambio de procesos en actividades
– Cambio en tecnología integral
• Sistemas de estímulos
¿Qué pasa si la actividad 4 se reduce en:
a)
b)
c)
d)
1 día
2 días
3 días
4 días
Días
6
4
3
Héctor Sanín - Consultor
Reducción de Tiempo
Por aumento en la asignación de recursos
Recursos
Recursos en
la reducción
máxima
Aumento
de Recurso
Recursos de
Programación
Original
Tiempo posible de reducción
Tiempo
límite
Tiempo
normal
Héctor Sanín - Consultor
Tiempo
Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto©
Quinta regla
Presupueste las actividades
Ejercicio
Trabajo en Grupos
Parte II
Héctor Sanín - Consultor
©
Pasos para programación de recursos y costos
6. Optimización del proyecto
b) Estrategias para REDUCIR COSTOS
• Reprogramar recursos
ociosos
• Aprovechar capacidad
instalada subutilizada en
la empresa
• Modificar tecnología,
redefinir procesos y
cambiar recursos
• Vincular recursos
comunitarios
• Sistemas de estímulos
• Subcontratar la ejecución
• “Acelerar”, si conviene
Gráfico de costos
Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto
Costo Indirecto
Costo Directo
Héctor Sanín - Consultor
Costo vs Tiempo
Costo
Pendiente de costo =
Costo límite
Pendiente de costo
=
Costo límite – Costo normal
Tiempo normal – Tiempo límite
Costo de reducir una unidad de tiempo
Aumento
de costo
Costo normal
Tiempo posible de reducción
Tiempo
límite
Tiempo
normal
Héctor Sanín - Consultor
Tiempo
Costo vs Tiempo
Costo
Pendiente de costo =
Costo límite
Pendiente de costo
=
Costo límite – Costo normal
Tiempo normal – Tiempo límite
Costo de reducir una unidad de tiempo
Aumento
de costo
Costo normal
Tiempo posible de reducción
Tiempo
límite
Tiempo
normal
Héctor Sanín - Consultor
Tiempo
Ejemplo de reducción de tiempo - 1
(Aceleración)
Costo
Costo límite
$200
$180
Costo normal
Tiempo
límite
20 días
Tiempo
normal
Héctor Sanín - Consultor
30 días
Tiempo
Ejemplo de reducción de tiempo - 2
(Aceleración)
Costo
Pendiente de costo =
$200
Costo límite
Pendiente de costo =
Costo límite – Costo normal
Tiempo normal – Tiempo límite
$200 - $180
30 días – 20 días
=
10 días
$2/día
Pendiente de costo =
$20
$20
Aumento
de costo
$180
Costo normal
Tiempo posible de reducción
10 días
Tiempo
límite
20 días
Tiempo
normal
Héctor Sanín - Consultor
30 días
Tiempo
Ejemplo de reducción de tiempo - 1
(Aceleración)
Costo
Costo límite
$200
Si los Costos de Gerencia
son de $3/día:
Cuál es el Costo Total:
a) Sin reducción
b) Con reducción al límite
$180
Costo normal
Tiempo
límite
20 días
Tiempo
normal
Héctor Sanín - Consultor
30 días
Tiempo
Estrategias para optimización del proyecto
Si el criterio principal es reducir tiempo:
1. En qué actividades se reduce
2. Por dónde empezar
3. Hasta dónde se lleva el proceso
Si el criterio principal es reducir costo:
1. En qué actividades se reduce
2. Por dónde empezar
3. Hasta dónde se lleva el proceso
Héctor Sanín - Consultor
Gráfico de costos con
premios y multas
C
O
S
T
O
costo total con premios y multas
costo total sin premios, ni multas
Cm
costo indirecto
Cm’
costo directo
multas
to
premios
to’
Héctor Sanín - Consultor
duración