evaluación interna del producto del proyecto

PC-EE-02
EVALUACIÓN EXTERNA DEL PROYECTO.
Objetivo:
Conocer el grado de satisfacción del cliente relacionado con el producto del proyecto y la gestión
administrativa asociada, de modo que sea ésta, la principal fuente de retroalimentación para el
mejoramiento continuo de la investigación en la Facultad (validación).
Producto del proyecto: cualquier resultado parcial o final del proyecto, que debe entregarse al
cliente de acuerdo con una programación contractual. Este puede ser informes escritos, software,
prototipos o una combinación de las anteriores.
Gestión administrativa asociada: Los procedimientos asociados con la gestión de contratación, la
gestión de entrega del producto y con la gestión del cobro son los más representativos para el
cliente.
Cliente: El cliente externo está conformado por la(s) entidad(es) que contrata(n) y/o cofinancia(n)
los proyectos, con los cuales se suscribe un contrato legal.
1. PLANEACIÓN
1.1.
Selección del equipo calificador.
Responsable de la selección:
El Director del Proyecto en conjunto con el CIFI escogerá el (los)
representantes del cliente que estén lo suficientemente calificados para hacer la evaluación.
Algunos de los criterios son:
 Con calificación técnica
 Con conocimiento de los compromisos contractuales
 Con conocimiento de la gestión de pago.
1.2.
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Concordancia de los objetivos de la evaluación con los requisitos de calidad (evaluador –
evaluado). Es importante dejar en claro los siguientes puntos:
Qué se evalúa? El producto parcial o final del proyecto entregado al cliente y la percepción del
cliente sobre la gestión administrativa relacionada con la entrega del producto, el cobro
asociado y demás comunicaciones o interacciones entre la Universidad de los Andes y el
Cliente.
Cuándo se evalúa? La evaluación se solicita en el mismo mes en el que se notifica la ejecución
del pago del cobro asociado a la entrega del producto.
Información al cliente: objetivos y criterios de la evaluación, objeto a ser evaluado y fechas.
Información al evaluado: Resultados de la evaluación relacionadas con el producto del proyecto
para retroalimentación y mejoramiento y aquellos resultados relacionados con la gestión para
información.
Información al CIFI: Resultados de la evaluación para efectuar el registro. La parte relacionada
con la gestión será utilizada para retroalimentación y mejoramiento de la función del CIFI.
1.3.
Fuentes de información para el cliente “evaluador”.
El CIFI será responsable de entregar al representante del cliente encargado de realizar la
evaluación, el material de evaluación que estará conformado por:
 Solicitud de evaluación y programación (fechas).
 Instructivo general de evaluación (objetivos, producto y/o servicio a evaluar y metodología).
 Formato de evaluación para diligenciar.
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1.4.
Plan de Evaluación:
Duración: 8-12 días hábiles
(el tiempo indicado es relativo al día de inicio de la evaluación)
 Solicitud de evaluación
Día inicio evaluación
 Confirmación de recepción por parte del cliente
+2 días hábiles
 Tiempo máximo estimado de evaluación
+8 días hábiles
 Recepción de evaluación
+10 días hábiles
 Distribución de resultados
+12 días hábiles
 Definición de acciones correctivas
Siguiente Comité Investigación
 Definición de Acciones Correctivas por parte del Director de Proyecto.
1.5.
Confirmación del plan con el auditado.
El CIFI informará el plan al director del proyecto. Esta acción se puede hacer en forma electrónica o
escrita, durante el período estimado en el plan de evaluación. La comunicación deberá incluir
fechas, objeto y criterios de evaluación.
1.6.
Material de evaluación.
Este material constará de un instructivo general y un formato de evaluación.
2. EJECUCIÓN
Solicitud al evaluador
Esta será una carta en la que se le solicita al cliente evaluar el producto del proyecto y la
percepción de la gestión administrativa del proyecto. Deberá incluir el material de evaluación.
Objetivos de la evaluación
 Conocer el grado de satisfacción del cliente relacionado con el producto del proyecto y la
gestión administrativa asociada
 Proporcionar al CIFI un mecanismo estructurado de evaluación externa que permita la
retroalimentación necesaria para su mejoramiento.
 Conocer las “no conformidades” implícitas del cliente que permitan mejorar los siguientes
productos relacionados con el proyecto, la gestión administrativa y el servicio asociado que
corresponda.
 Ofrecer al cliente la posibilidad de expresar la percepción del servicio ofrecido por la Facultad y
la Universidad, relacionada con el proyecto.
Responsabilidades del evaluador
 Conocer el instructivo y los formatos de evaluación.
 Actuar de manera transparente y con ética
 Conocer previo a la evaluación, los requerimientos que debe cumplir el producto
3. REPORTE
Formatos:
 Instructivo
 Formato de evaluación
4. ACCIÓN CORRECTIVA
El registro de la acción correctiva se realizará en la parte final del formato de evaluación.
Motivo de los cambios
Mejoramiento a la redacción, simplificación
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