control de documentos y datos

PC-CD-02
CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS
OBJETIVO
El objetivo fundamental de este documento es comparar los requerimientos del numeral 4.5. de la norma
ISO 9001 relacionadas con el control de documentos y datos, con los procedimientos que se realizan en la
Facultad, a través del CIFI. En general, este procedimiento explica y define las actividades que se
realizan para controlar los documentos y los datos que se manejan en un proyecto de investigación.
REQUERIMIENTOS ISO 9001
Los siguientes son los requerimientos resumidos de la norma ISO 9001 respecto al control de documentos
y datos. Señor Director de Proyecto, verifique que su proyecto los cumpla a satisfacción.
ISO 9001 Cláusula 4.5
Requerimientos
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Establecer y mantener procedimientos para controlar todos los documentos y datos. Puede incluir
documentos externos como normas y dibujos de los clientes.
Identificar cambios en documentos y/o datos y revisar y aprobar los cambios. El proceso de
aprobación y revisión debería desarrollarse por la función/organización que desarrolló la revisión
original a menos que se defina otra cosa.
LISTA MAESTRA DE CALIDAD
Los documentos del sistema de calidad se controlan a través de la “Lista maestra de calidad”, la cual
referencia todos los documentos diseñados para satisfacer los requerimientos del sistema de calidad y
para controlar y mejorar la calidad de los proyectos que se realizan en el CIFI. El instructivo
correspondiente a esta lista, que indica la forma de diligenciar, controlar y actualizar la lista es IC-LC.
Esta Lista Maestra se encontrará en las primeras páginas de la Carpeta de Calidad que maneja el CIFI y
estará publicada en la WEB con el objetivo de indicar a los usuarios, la información sobre las últimas
versiones de los documentos, su codificación y sus instancias de revisión y aprobación.
LISTA MAESTRA DEL PROYECTO
Existen dos carpetas para cada proyecto, la ubicada en el CIFI, la cual contiene los documentos
administrativos relacionados en PC-NG Normas de gestión y en los Flujos de operaciones, y una segunda
carpeta técnica, bajo responsabilidad del Director de proyecto, la cual contiene al menos, todos los
documentos técnicos necesarios para la ejecución del proyecto. Por esta razón, la lista maestra del
proyecto se divide en dos partes: La ubicada en la carpeta del CIFI (Lista Maestra Administrativa del
Proyecto) y la ubicada en la carpeta del Director de proyecto (Lista Maestra Técnica del Proyecto).
Estas listas estarán ubicadas al principio de cada carpeta e indicarán además de los documentos mínimos
que deben ser controlados, la versión actual y la fecha correspondiente. A diferencia de la carpeta de
calidad en la que se controlan procedimientos y formatos estándar para todos los proyectos, las carpetas
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de proyectos contienen todos los documentos, contratos y formatos diligenciados necesarios para la
ejecución del proyecto específico y las normas técnicas usadas.
El instructivo correspondiente a esta lista, que indica la forma de diligenciarla, controlarla y actualizarla es
IC-LP-01.
REVISIÓN, APROBACIÓN Y CAMBIO
Los instructivos para diligenciar las listas maestras indican las instancias de revisión y aprobación de todos
los documentos de calidad.
Los documentos de calidad que sean controlados en la carpeta de calidad, ubicada en el CIFI, tendrán la
firma a mano de la persona que debe aprobar. Una vez sea aprobada la versión, se actualizará la Lista
Maestra correspondiente y los documentos en la web.
En el caso de la carpeta de calidad, la sugerencia de un cambio se puede originar como una acción
correctiva, una acción preventiva o un complemento del sistema de calidad, a solicitud o sugerencia de
cualquiera de los involucrados. El responsable de llevar a cabo los cambios es el CIFI, quien debe
gestionar el proceso de revisión y aprobación ante las mismas instancias que revisaron y aprobaron la
versión anterior.
Los cambios de documentos controlados en la carpeta de proyecto que maneja el CIFI siguen el proceso
indicado en los flujos de operaciones y son archivados e incluidos en la lista maestra por el administrador
del archivo del CIFI. Los cambios y actualizaciones de documentos controlados en la carpeta técnica del
proyecto son realizados por las personas autorizadas según la estructura del equipo de proyecto indicada
en el plan de calidad.
MANEJO DE DATOS
El manejo y control de datos, suministrados por el cliente, obtenidos de otras fuentes y generados en el
desarrollo del proyecto se especificarán en la propuesta o en el plan de calidad de cada proyecto. Algunos
aspectos que se deben definir son:
-
Manejo y alcance de confidencialidad
Validez, veracidad y oportunidad de entrega de información por parte del cliente
Archivo y entrega de información generada en el proyecto: Entrega en forma escrita, en medio
magnético, etc.
Descripción de las normas técnicas utilizadas: Nombres, emisores, versiones.
Descripción del software utilizado.
Manejo de la producción de información parcial: caracterización: versión, fecha, fuente, criterios de
producción de la información, vigencia.
Documentos
PC-NG
FO-EX
DC-CO
IC-LC
IC-LP
Asociados
Normas para la gestión de proyectos en la Facultad de Ingeniería
Flujo de operaciones. Todas las etapas.
Directrices para codificación de documentos de calidad
Instructivo para el manejo de la Lista Maestra de Calidad
Instructivo para el manejo de las Listas Maestras de cada Proyecto
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Motivo de los Cambios
Actualización del manejo de las listas maestras del proyecto. Control a través del registro en la base de datos.
Mejoramiento de la redacción.
Jenny
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Asegúrese de consultar las versiones vigentes de los documentos. Recuerde que la última versión es la que se
encuentra publicada en la página web del CIFI. Compare sus documentos impresos. Deseche los obsoletos.
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