IDENTIFICACION DE RIESGOS - Gobernación del Valle del Cauca

Departamento del Valle del Cauca
Código: FO-M1-P3-01
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 08-02-11
IDENTIFICACION DE RIESGOS
Página:
Gobernación
1.MACROPROCESO
2.PROCESO
3.OBJETIVO
4.RIESGOS
Errores en la
liquidación de la
nómina
5.DESCRIPCION
Realización de pagos que no
corresponden, reclamos y
reintegros
por parte de los servidores.
6. AGENTE
GENERADOR
7.CAUSAS (Factores Internos y
Externos)
8.EFECTOS (Consecuencias)
Secretaria de
Desarrollo
Institucional
1. Realización de ajustes permanentes
en el aplicativo de
nómina para liquidación de nómina y
seguridad social, 2. Insuficientes puntos
de control sobre el ingreso de
información
para liquidación de nómina, seguridad
social y novedades.
1. Inconsistencias en los valores liquidados a
los que se tiene derecho, reclamos de
funcionarios e inconformidad, 2. pérdidas
económicas para la entidad, 3. procesos
judiciales en contra, 4.Reprocesos en la
generación de novedades
Vinculación de
Personal seleccionado sin las
Secretaria de
Garantizar la existencia funcionarios sin el
condiciones requeridas para
perfil
requerido
para
Desarrollo
de talento humano
realizar adecuadamente el
desempeñar el
Institucional
competente y motivado,
trabajo a desarrollar
cargo
que responda a la
planificación estratégica
de la Gobernación, a
Constante ausencia de los
Nivel elevado de
través de la selección,
servidores públicos a su puesto
Servidor público
ausentismo
M8-P1 Administrar y
formación, bienestar
de trabajo
Gestionar el Talento Humano
desarrollar el Talento
social, salud
- M8
Humano
ocupacional y la
evaluación que permitan
evidenciar el
Servidores Públicos,
mejoramiento continuo Perdida de Historias Carencia de Infraestructura y
mantenimiento de las mismas Equipos, Instalaciones
Laborales
de la gestión, conforme
a la normas vigentes de
carácter laboral y
administrativo
Ambiente laboral
poco satisfactorio
Al realizar medición del ambiente
laboral se evidencia que los
funcionario no se encuentran a
gusto con el mismo
Elaboró: Luz Elena Villarejo, María Doris Martínez; Roosee Mary Perdomo
Revisó: Tulio enrique Prado y Wilmar González Cruz
Firma
Firma
Servidor público
1. Desempeño inadecuado de procesos, 2.
1. Intereses particulares.2. No se sigue insatisfacción de los usuarios finales en cuanto a
la prestación del servicio. 3. Sanciones legales
el del procedimiento de selección
por parte de las autoridades pertinentes. 4.
vinculación establecido por la entidad.
Desmotivación del personal.
1. Enfermedad, 2. Ambiente laboral
poco satisfactorio, 3. Desinterés por
parte del servidor público. Excesiva
flexibilidad por parte de los jefes con
algunos funcionarios.
1. Desempeño inadecuado de procesos, 2.
insatisfacción de los usuarios finales en cuanto a
la prestación del servicio. 3. Desmotivación del
personal.
1.Ausencia de sistemas de información
(herramientas informáticas para dar
Demandas, sanciones, daño de imagen, perdidas
seguridad al manejo de la información y
economicas en las entidades peticionarias y hacia
evitar perdida de documentos, se
el usuario y/o beneficiario externo
podrían tener los documentos
escaneados),
1. Carencia de criterios objetivos
verificables para la concesión de las
situaciones administrativas (encargos,
comisiones, permisos, vacaciones), 2.
alta rotación del personal, 3. Factor
salarial, 5. Problemas interpersonales.
4, Acoso laboral. 5, Falta de valoración
de las actividades desarrolladas por los
funcionarios.
1. Disminución de la productividad laboral, 2,
Ausentismo, 3, insatisfacción de los usuarios
Aprobó : Comité de Control Interno SIG
Fecha:23/09/2011
Fecha:02/09/2011
Fecha:23/09/2011
Firma
Departamento del Valle del Cauca
Código:FO-M1-P3-02
Versión: 2
ANALISIS DE RIESGOS
Fecha de Aprobación: 08-02-11
Página:
Gobernación
4.CALIFICACION
1.MACROPROCESO
2.PROCESO
3.RIESGOS
Errores en la
liquidación de la
nómina
Vinculación de
funcionarios sin el
perfil requerido para
desempeñar el cargo
Gestionar el Talento
Humano - M8
M8-P1
Administrar y
Nivel elevado de
desarrollar el
ausentismo
Talento Humano
4.2 IMPACTO
Vr.
Resultado
Vr.
Resultado
2
Media
10
Moderado
1
Baja
10
Moderado
2
Media
10
Moderado
Perdida de Historias
Laborales
3
Alta
20
catastrofica
Ambiente laboral
poco satisfactorio
2
Media
10
Moderado
Elaboró: Luz Elena Villarejo, María Doris Martínez; Roosee
Mary Perdomo
Fecha:02/09/2011
Firma
4.1 PROBABILIDAD
EVALUACION
4.3 EVALUACION DEL
RIESGO
4.4 EVALUACION
(ZONA DE
UBICACIÓN)
5. MEDIDAS DE RESPUESTA
(ERCA)
Reducir el riesgo Compartir o Transferir
Reducir el riesgo
Vr.
20
Calificación
Riesgo Moderado
10
Riesgo Tolerable
Asumir o Reducir el
riesgo
Evitar el riesgo
20
Riesgo Moderado
Reducir el riesgo Compartir o Transferir
Reducir el riesgo
60
Riesgo Inaceptable
Evitar el riesgo Compartir o Transferir
20
Riesgo Moderado
Revisó: Tulio enrique Prado y Wilmar González Cruz
Reducir el riesgo Compartir o Transferir
Evitar el riesgo
Aprobó : Comité de Control Interno SIG
Fecha:23/09/2011
Fecha:23/09/2011
Firma
Prevenciòn y Protecciòn
Firma
Departamento del Valle del Cauca
Código:FO-M1-P303
Versión: 2
VALORACION DE RIESGOS
Gobernación
1. MACROPROCESO
2. PROCESO
3. RIESGOS
Asumir o Reducir el Parámetros definidos por la Comisión Nacional del
riesgo
Servicio Civil y el Departamento Administrativo de la
Función Pública,
Procedimiento para seleccionar, vincular y retirar
servidores públicos
procedimiento para selección meritocrática de
servidores públicos
Reducir el riesgo - 1 Verificar que el servidor público cuando falte lo
Compartir o
justifique con incapacidad o permiso del jefe
Transferir
inmediato, 2. Aplicación de la encuesta de ambiente
laboral.
Evitar el riesgo - Se llevan libros de registros cuando se prestan las
Perdida de Historias
Compartir o
hojas de vida, no son suficientes
Transferir
Laborales
Riesgo Tolerable
Vinculación de
funcionarios sin el
perfil requerido para
desempeñar el
M8-P1 Administrar y cargo
desarrollar el Talento
Humano
Nivel elevado de
ausentismo
Elaboró: Luz Elena Villarejo, María Doris
Martínez; Roosee Mary Perdomo
Fecha:02/09/2011
6. VALORACION
Riesgo Moderado
Ambiente laboral
poco satisfactorio
Firma
5. CONTROLES EXISTENTES
Reducir el riesgo - Elaboración de cronograma de novedades,
Compartir o
asignación de una persona diferente a la que incluye
Transferir
las novedades para la revisión de la pre nómina.
Errores en la
liquidación de la
nómina
Gestionar el Talento
Humano - M8
4.
EVALUACION
Fecha de
Aprobación: 08-0211
Página:
Reducir el riesgo - 1. Aplicación de La encuesta de ambiente laboral
Compartir o
Transferir
Revisó: Tulio enrique Prado y Wilmar
González Cruz
Fecha:23/09/2011
Firma
Riesgo Moderado
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Aprobó : Comité de Control Interno SIG
Fecha:23/09/2011
Firma
Departamento
del Valle del Cauca
Código:FO-M1-P3-04
Versión: 02
MAPA DE RIESGOS
Fecha de Aprobación:
26/10/2011
Gobernación
1.
MACROPROCESO
2. PROCESO
3. RIESGOS
4. EVALUACIÓN
5. CONTROLES
EXISTENTES
6. VALORACIÓN
7. ACCIONES
9. RESPONSABLES
8. INDICADOR DE LA
DE ADELANTAR LA
ACCIÓN
ACCIÓN
1. Seguir el
Elaboración de
cronograma
cronograma de
establecido para el
novedades,
ingreso de
1.Disminución en los
Errores en la Reducir el riesgo asignación de una
novedades, 2.
reclamos por errores
liquidación de la - Compartir o
persona diferente a Riesgo Moderado
Revisión de la pre
en la liquidación de
nómina
Transferir
la que incluye las
nómina por parte del
la nómina.
novedades para la
profesional
revisión de la pre
Universitario
nómina.
Asignado.
Gestionar el
Talento Humano M8
M8-P1
Administrar y
desarrollar el
Talento
Humano
Vinculación de
funcionarios sin
el perfil
requerido para
desempeñar el
cargo
No. Funcionarios
nombrados de
Parámetros
acuerdo con el
definidos por la
procedimiento de
Revisar los
Comisión Nacional
selección,
procedimientos de
del Servicio Civil y el
vinculación o retiro
selección, vinculación
Departamento
de servidores
o retiro de servidores
Administrativo de la
públicos o con el
y el procedimiento
Función Pública,
procedimiento para
Asumir o
para selección
Procedimiento para Riesgo Tolerable
selección
Reducir el riesgo
meritocratica de
seleccionar, vincular
meritocratica de
servidores públicos
y retirar servidores
servidores públicos
para determinar si
públicos
y los parámetros
requieren mayores
procedimiento para
definidos por la
controles en sus
selección
Comisión Nacional
etapas.
meritocrática de
del Servicio Civil y el
servidores públicos
Departamento
Administrativo de la
Función Pública
10.
RESPONSABLE
DEL SGTO
11. FECHA DE
EJECUCIÓN
(Inicio - Fin)
1.Coordinador del
área de Nómina
2.Profesional
Universitario
encargado de la
liquidación de
parafiscales
3. Profesional
Universitario
encargado de la
liquidación de la
nómina
1.Coordinador
del área de
Nómina
Del 1 de Septiembre de
2011 al 30 de
Diciembre de 2011
Secretario de
Recursos
Humanos
Secretario de
Despacho
Del 1 de Octubre de
2011 al 30 de Junio de
2012
4
Departamento
del Valle del Cauca
Código:FO-M1-P3-04
Versión: 02
MAPA DE RIESGOS
Fecha de Aprobación:
26/10/2011
Gobernación
1.
MACROPROCESO
2. PROCESO
3. RIESGOS
Nivel elevado
de ausentismo
Gestionar el
Talento Humano M8
5. CONTROLES
EXISTENTES
1 Verificar que el
servidor
público
cuando
falte
lo
justifique
con
Reducir el riesgo
incapacidad
o
- Compartir o
permiso del jefe
Transferir
inmediato,
2.
Aplicación de la
encuesta
de
ambiente laboral.
M8-P1
Administrar y
desarrollar el
Talento
Humano
Nivel elevado
de ausentismo
Gestionar el
Talento Humano M8
4. EVALUACIÓN
M8-P1
Administrar y
desarrollar el
Talento
Humano
1. Verificar que el
servidor público que
tenga un accidente
de trabajo lo reporte
de
acuerdo
al
procedimiento
Reducir el riesgo
establecido.
- Compartir o
Transferir
2.
Verificar
la
evolución de los
servidores públicos
que
presentan
enfermedades
profesionales.
6. VALORACIÓN
7. ACCIONES
9. RESPONSABLES
8. INDICADOR DE LA
DE ADELANTAR LA
ACCIÓN
ACCIÓN
1 Mayor seguimiento
a la presentación de
incapacidades
o
debidas
justificaciones
cuando el servidor
público falte.
2. Mayor seguimiento Disminución en el
Riesgo Moderado
a
los
permisos nivel de ausentismo
otorgados
a
los
funcionarios.
3. Mayor seguimiento
al plan resultante de
la aplicación de la
encuesta
de
ambiente laboral.
1. Mayor seguimiento
a la ocurrencia de
accidentes de trabajo
(causas,
hechos,
situaciones que los
generan).
2.Actualización
del
panorama de riesgos
y
definición
de
estrategias
para
minimizar y eliminar
condiciones
de
riesgo.
3. Mayor seguimiento
a
los
servidores
públicos
que
presentan
enfermedades
10.
RESPONSABLE
DEL SGTO
Profesional
Especializado
Secretario de
encargado de salud Recursos
ocupacional
humanos
Secretarios de
Despacho
11. FECHA DE
EJECUCIÓN
(Inicio - Fin)
Del 1 de Octubre de
2011 al 15 de Febrero
de 2012
Subsecretario de
Recursos Humanos
Jefes inmediatos
Estrategias
implementadas para
minimizar y eliminar
condiciones
de
riesgo.
Subsecretario de
Profesional
Recursos
Especializado
humanos
encargado de salud
ocupacional
Secretarios de
Despacho
5
Departamento
del Valle del Cauca
Código:FO-M1-P3-04
Versión: 02
MAPA DE RIESGOS
M8-P1
Gestionar el
Administrar y
Gobernación
Talento Humano - desarrollar el
M8
Talento
1.
2. Humano
PROCESO
MACROPROCESO
Fecha de Aprobación:
26/10/2011
3. RIESGOS
Ambiente
laboral poco
satisfactorio
Gestionar el
Talento Humano M8
4. EVALUACIÓN
Reducir el riesgo 1. Aplicación de La
- Compartir o encuesta
de
Transferir
ambiente laboral
M8-P1
Administrar y
desarrollar el
Talento
Humano
6. VALORACIÓN
Evitar el riesgo
1. Actualización del
panorma de riesgos
Ambiente
laboral poco
satisfactorio
Elaboró: Luz Elena Villarejo,
Perdomo
5. CONTROLES
EXISTENTES
Reducir el riesgo
- Compartir o
Transferir
María Doris Martínez, Rosse Mary
7. ACCIONES
9. RESPONSABLES
8. INDICADOR DE LA
DE ADELANTAR LA
ACCIÓN
ACCIÓN
1.
Hacer
mayor
seguimiento
a
la
ejecución del plan
resultante
de
la
medición
del
Resultados de la Director Técnico
ambiente de trabajo.
medición
de asignado a
2.
Hacer
mayor
ambiente de trabajo recursos humanos
seguimiento a las
quejas presentadas
por acoso laboral. 3,
realizar una medición
de carga laboral.
1. Ejecución de todos
los componentes del
proyecto
de
salud
ocupacional:
Intervención
de
factores
de riesgo,
intervención de factores
en la fuente y medicina
preventiva y laboral.
2. Actualización de
los planes de
Fecha:23/09/2011
bienestar y
2. Implementación del
capacitación
proyecto de Motivación
dirigidos a los
a
los
servidores
servidores públicos
Acciones
de
mejoramiento
del
ambiente
laboral
implementadas.
Secretario de
recursos
humanos
11. FECHA DE
EJECUCIÓN
(Inicio - Fin)
Del 1 de Octubre de
2011 al 30 de Junio de
2012
Profesional
especializado
encargado
del
programa de Salud
Ocupacional
Subsecretario de
Servidores públicos
recursos
incentivados
Profesionales
humanos
Universitarios
Servidores públicos encargados
de
capacitados
diseñar y ejecutar
públicos (Sistema de
los
planes
de
Estímulos e incentivos).
Capacitación
y
Bienestar Social
3. Mayor cobertura de
funcionarios
capacitados de acuerdo
Revisó: Elizabeth Padilla Pérez
Aprobó: Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión
Cargo: Secretaria, Secretaria Eecutiva, Técnica Operativa
Cargo: Secretaria de Desarrollo Institucional
Firma
Firma
10.
RESPONSABLE
DEL SGTO
Fecha:02/09/2011
Fecha:23/09/2011 Firma
Fecha: 26/10/2011
6