Informe de Cumplimiento de Recomendaciones

INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA
EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP
ENTIDAD QUE
RECOMIENDA
RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS
INFORME EL CUMPLIMIENTO DE
RECOMENDACIONES Y
DICTÁMENES
Al Gerente General de PETROAMAZONAS EP
1. Dispondrá que el Gerente Legal y el Jefe de Cadena Logística y Materiales, actualicen
el procedimiento para la adquisición de bienes mediante Órdenes de Compra en el
Exterior, en el cual, se describirán las actividades a ser aplicadas para este tipo de
contrataciones, que entre otros, incluirá al servidor responsable del control y
cumplimiento, documento que será puesto en conocimiento del Directorio para su
Contraloría General
aprobación.
del Estado
DASE-0048-2015
En proceso
Al Gerente General de PETROAMAZONAS EP
2. Dispondrá que el Gerente Legal conjuntamente con el Jefe de Cadena Logística y
Contraloría General Materiales, incluyan en las condiciones generales de las Órdenes de Compra a un
servidor quien será el responsable de cumplir y hacer cumplir las obligaciones
del Estado
DASE-0048-2015 establecidas en este instrumento legal.
Cumplida
Al Gerente General de PETROAMAZONAS EP
La Jefe de Materiales con memorando No. PAM-EP-MTL-2016-00259 de 04 de abril de 2016
solicito ampliación de plazo hasta el 2 de junio de 2016 para el cumplimiento de esta
recomendación, en virtud de que la actualización del Instructivo de Compras de Materiales
depende de la emisión del Procedimiento para Contrataciones PAM-EP-ECU-LG-PRC-06 mismo
que se encuentra en proceso de revisión de la Jefatura de Contratos y la Gerencia General. Esta
Gerencia concedió la ampliación solicitada mediante memorando PAM-EP-MTL-2016-00259 de 4
de abril de 2016.
La Jefe de Materiales con memorando No. PAM-EP-MTL-2016-00406 de 01 de junio de 2016
comunicó que debido a que el procedimiento de Contratación PAM-EP-ECU-LGL-010-PRC-001-06
se encuentra en espera de ser tratado por el Directorio y considerando que el cumplimiento de esta
recomendación depende del mencionado procedimiento requiere una nueva ampliación de plazo
hasta el 2 de septiembre de 2016. Considerando que el cumplimiento de esta recomendación
depende de la aprobación del procedimiento de Contrataciones esta Gerencia aprobó por segunda
ocasión la ampliación de plazo solicitada, mediante memorando 00573-PAM-EP-AI-2016 de 6 de
junio de 2016.
La Gerente Legal con Memorando No. PAM-EP-LGL-2016-00202 de 28 de abril de 2016
comunicó que se ha procedido a modificar los Términos y Condiciones Generales, de la Orden de
Compra incluyendo el numeral 33 denominado "Administrador de la Orden de Compra " en el que
se manifiesta que el administrador de la orden será el usuario aprobador de la requisición de la
orden compra en oracle y/o funcionario designado por el mismo, este cambio fue aprobado por
Gerencia General con memorando No. PAM-EP-LGL-2016-00192 de 28 de abril de 2016. Del
análisis realizado esta Gerencia da por cumplida la recomendación.
MEDIOS DE
VERIFICACIÓN
GRC
GRC
En memorando PAM-EP-MTL-2016-00246 de 1 de abril de 2016, la Jefe de Logística y Materiales
dio a conocer las acciones tomadas respecto al proceso de transferencia de dominio de la tubería
rechazada, señalando que se requiere la gestión del agente aduanero para continuar con el
proceso; por lo que solicitó ampliación de plazo para el cumplimiento de la recomendación hasta el
1 de julio de 2016. La En memorando PAM-EP-MTL-2016-00246 de 1 de abril de 2016, la Jefe de
Logística y Materiales dio a conocer las acciones tomadas respecto al proceso de transferencia de
dominio de la tubería rechazada, señalando que se requiere la gestión del agente aduanero para
continuar con el proceso; por lo que solicitó ampliación de plazo para el cumplimiento de la
recomendación hasta el 1 de julio de 2016. La Gerencia de Auditoría Interna concedió la
ampliación de plazo solicitada, en memorando 00417-PAM-EP-AI-2016 de 7 de abril de 2016.
3. Dispondrá que el Gerente Legal, el Jefe de Cadena Logística y Materiales y el
Coordinador de Importaciones, realicen las acciones administrativas y legales que
permitan finiquitar la situación de la tubería (tubing y casing) rechazada que se encuentra
en la empresa verificadora, a fin de que PETROAMAZONAS EP deslinde sus
responsabilidades sobre los mismos.
Contraloría General
del Estado
DASE-0048-2015
OBSERVACIONES
En proceso
La Jefe de Materiales con Memorando PAM-EP-MTL-2016-00449 de 13 de junio de 2016 indicó
que el área de importaciones de PETROAMAZONAS EP entrego las cartas de autorización de
transferencias de dominio junto con toda la documentación soporte requerida por el agente
aduanero de la empresa WUXI SEAMLESS OIL PIPE CO. LTDA; sin embargo, con correo de 9 de
mayo de 2016 la empresa antes mencionada indicó que esperan el pago de las facturas
presentadas a PETROAMAZONAS EP hace más de un año para pagar los impuestos generados
en la transferencia, por tanto, dada la negativa del proveedor para el cumplimiento de las gestiones
hasta que PETROAMAZONAS EP cancele los montos adeudados, solicitó una nueva ampliación
de plazo gasta el 15 de diciembre de 2016. Del análisis realizado esta gerencia aprobó la
ampliación de plazo con Memorando 00653-PAM-EP-AI-2016 de 17 de junio de 2016.
GRC
Al Gerente General de PETROAMAZONAS EP
Contraloría General 4. Dispondrá que el Gerente Financiero conjuntamente con el Jefe de Cadena
Logística y Materiales, realicen los trámites ante la empresa Wuxi Seamless Oil Pipe Co.
del Estado
DASE-0048-2015 Ltd., con el objeto de recuperar los valores pagados en más por la tubería (tubing y
casing) no recibida y por concepto de multas no cobradas.
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Cumplida
En memorando No. PAM EP-FIN-2016-0039 de 22 de enero de 2016, la Gerente de Finanzas,
comunicó que se realizaron los descuentos por USD $ 135,731.14 por diferencia entre cantidad de
juntas importadas versus cantidad de juntas recibidas; y, USD $276,548.37 por multas calculadas y
no retenidas a tiempo en las OC 24468, 25818, 27394.
Del análisis realizado a la documentación y registro contable, esta Gerencia da por cumplida la
recomendación.
PETROAMAZONAS EP
GRC
h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal
INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA
EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP
ENTIDAD QUE
RECOMIENDA
RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS
INFORME EL CUMPLIMIENTO DE
RECOMENDACIONES Y
DICTÁMENES
OBSERVACIONES
MEDIOS DE
VERIFICACIÓN
Cumplida
La Jefe de Materiales con memorando PAM-EP-MTL-2016-00122 de 26 de febrero de 2016
comunicó que para dar cumplimiento a esta recomendación con fecha 10 de junio de 2015 se
notificó a todos los almacenes el envío de sellos que contiene los datos de: Identificación del
almacén, nombre del servidor responsible, número de cédula de identidad y fecha de recepción;
este sello es utilizado en el documento "Recepción de Materiales en Bodega".
Del análisis realizado a la documentación presentada, esta Gerencia da por cumplida la
recomendación.
GRC
Al Jefe de Cadena Logística y Materiales
Contraloría General 5. Dispondrá que las personas encargadas del ingreso de los bienes en el sistema
del Estado
ORACLE, incluyan y consignen en el Formulario de Recepción de Materiales en Bodega,
DASE-0048-2015 entre otros, la identificación de la bodega, nombre y cargo del servidor responsable de la
recepción del material y, fecha de emisión del documento.
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h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal