Reporte de cumplimiento de recomendaciones marzo

INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA
EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP
ENTIDAD QUE
RECOMIENDA
RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS
INFORME EL CUMPLIMIENTO DE
RECOMENDACIONES Y
DICTÁMENES
Al Jefe de Control de Activos
Gerencia de Auditoría 1. Ejecutará el Plan de Capacitación para el manejo del sistema Oracle, para el personal
de Control de Activos y servidores que tienen como responsabilidad el cierre de AFP'S, a
Interna
objeto de registrar, controlar y monitorear los bienes.
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
Cumplida
Al Gerente de Recursos Humanos
2. Dispondrá a la Analista encargada del área de la Gerencia de Finanzas que priorice la
contratación del personal para Control de Activos en el Bloque 7 y se limite la rotación del
personal, a efecto de que haya continuidad en las labores.
Gerencia de Auditoría
Interna
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
Cumplida
OBSERVACIONES
La Jefe de Control de Activos en memorando PAM-FIN-2015-00012 de 10 de septiembre de 2015
señaló que, el Gerente de Finanzas, en memorando 00001-PAM-EP-FIN-2015 de 21 de enero de
2015aprobó la planificación de trabajo anual 2015, en el que consta la capacitación del módulo
Oracle al personal de Campo y Quito. Además, señaló que, el personal de Control de Activos,
continuamente efectúa capacitaciones a su personal y al de otros departamentos sobre temas
relacionados con activos fijos, y que, se mantiene una comunicación continua con el personal
relacionado con las reclasificaciones de bienes y el cierre de los AFP’s, a través de correos
electrónicos y reuniones de trabajo.
Mediante correo electrónico del 23 de octubre de 2015 señalo que el proceso de selección de
personal para las 2 vacantes en la Coordinación de Control de Activos Fijos, concluyo el 9 de
octubre del 2015; y; el proceso de selección de Analistas de Control de Activos se inició la tercera
semana de septiembre del 2015, al momento se ha reclutado a 20 candidatos y realizado las
entrevistas de recursos humanos y pruebas psicotécnicas; sin embargo, la regularización y
aprobación de la autoridad nominadora de las acciones de personal para los Coordinadores y la
aplicación de la evaluación técnica en el proceso de contratación de Asistentes están en proceso y
se estima concluir hasta el 15 de noviembre del 2015; por esta razón solicita ampliación de plazo
para el cumplimiento hasta la fecha antes citada. En tal virtud, esta Gerencia autorizó la
ampliación del plazo solicitado, con Memorando 00766-PAM-AI-2015 de 30 de octubre de 2015. Al
30 de noviembre de 2015 esta Gerencia no recibió reportes de avances que evidencie el
cumplimiento de la recomendación. Mediante correo electrónico de 15 de diciembre de 2015 el Jefe
Zonal de Recursos Humanos envía la documentación que sustenta la contratación de personal
para los puestos de coordinadores y analistas debidamente aprobados por la Gerencia General.
Por lo expuesto, se da cumplimiento a esta recomendación.
MEDIOS DE
VERIFICACIÓN
GRC
GRC
Al Jefe de Control de Activos
3. Capacitará al personal de Control de Activos en el proceso de AFP's para que brinden
asesoría y gestionen con los Controladores de Costos de las unidades administrativas el
cierre de los AFP's, a objeto de registrar los activos en el libro de Propiedad, Planta y
Gerencia de Auditoría Equipo.
Interna
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
Cumplida
La Jefe de Control de Activos en memorando PAM-FIN-2015-00012 de 10 de septiembre de 2015
señaló que el personal de Control de Activos, continuamente efectúa capacitaciones a su personal
y al de otros departamentos sobre temas relacionados con activos fijos y el análisis y procesos de
aprobación de los AFP’s. Respecto a la gestión con los Coordinadores de Costos de las unidades
relacionadas con el cierre de los AFP’s, comunicó que mantienen comunicación continua a fin de
efectuar la reclasificación de los bienes y proceder con el cierre; así también en reuniones de
trabajo tratan temas relacionados con el manejo de activos, AFP’s y novedades detectadas.
Sin embargo, señaló que no es responsabilidad de esta Jefatura capacitar a los servidores
encargados del cierre de los AFP’s , ya que los Controladores de Costos dependen de cada área
usuaria y entre sus tareas está el efectuar el cierre de AFP’s, tal como consta en la disposición del
Gerente General en memorando 00033-GG-PAM-EP-2014 de 12 de septiembre de 2014.
GRC
En proceso
El Coordinador de Control de Activos Fijos Zona Oeste con memorando PAM-CAF-PYM-20150005 de 6 de octubre de 2015 comunicó las acciones efectuadas por el área como avance para el
cumplimiento de la recomendación, señalando que, han efectuado la regularización de las líneas
de inventario de los 32 bienes que corresponden al AFP 4006101; se identificaron los bienes
pendientes de registro y bienes que no cumplieron con los conceptos de activos; sin embargo,
informan que las actividades de ordenamiento de información y registro siguen en curso, debido a
que aún está pendiente el registro en la nueva base de datos “Activos Depreciables, Amortizables
y Bienes de Control”, por lo que solicitaron ampliación de plazo hasta el 31 de marzo de 2016.
Del análisis realizado por Auditoría Interna y considerando los avances demostrados por el área,
esta Gerencia autorizó la ampliación solicitada mediante Memorando 00751-PAM-AI-2015 de 14 de
octubre de 2015.
GRC
Cumplida
El Gerente Financiero mediante memorando PAM-EP-FIN-2015-155 de 8 de octubre de 2015,
señaló que, en septiembre de 2015 aprobó el Manual de Procedimientos para la Administración y
Control de Activos Fijos, mismo que fue revisado por la Jefe de Control de Activos Fijos y el Jefe
de Logística y Materiales. El numeral 9.2 del referido Procedimiento contiene todo en cuanto a
Amortización.
Con estas actividades, se da cumplimiento a la recomendación.
GRC
Al Coordinador de Control de Activos Zona Oeste
4. Registrará como Altas los bienes que constan en el Inventario 2012; previo la
conciliación con el Libro de Propiedad, Planta y Equipo; así como, los 32 bienes
Gerencia de Auditoría depreciables que corresponden al AFP 4006101; y, otros sin documentación de soporte.
Interna
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
Al Gerente de Finanzas
Gerencia de Auditoría
5. Dispondrá al Jefe de Control de Activos, elabore un procedimiento mediante el cual se
Interna
defina la administración, registro y control de los bienes amortizables, que será entregado
DAI-AI-0205para su revisión y aprobación.
2015/24093-14-2014
1 de 3
PETROAMAZONAS EP
h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal
INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA
EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP
ENTIDAD QUE
RECOMIENDA
RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS
INFORME EL CUMPLIMIENTO DE
RECOMENDACIONES Y
DICTÁMENES
OBSERVACIONES
MEDIOS DE
VERIFICACIÓN
En proceso
La Jefe de Control de Activos Fijos, con memorando PAM-FIN-2015-00025 de 8 de octubre de
2015, comunicó sobre los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 6;
sustentando la insistencia de los Coordinadores de Control de Activos Zona Oeste y de la Jefatura
de Control de activos al personal de Facilidades y Construcciones en solicitar la entrega de
reportes de los AFP´s cerrados, dicho requerimiento no ha sido atendida hasta la fecha de
cumplimiento de la recomendación; por lo que solicitó ampliación de plazo hasta el 31 de marzo de
2016.
Del análisis realizado por Auditoría Interna y de acuerdo a lo señalado por el Jefe de Control de
Activos Fijos, la ampliación del plazo permitirá la ejecución y el cierre de estos procesos. En tal
virtud, esta Gerencia con Memorando 00753-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la
ampliación solicitada .
GRC
Cumplida
En correo electrónico de 13 de octubre el Gerente de Tecnología de la Información, comunica que,
en Conjunto con la Jefatura de Control de Activos se definió, los ajustes en el módulo de Activos
Fijos del sistema Oracle Financials y el cálculo y registro de la amortización a aplicar para los
bienes amortizables, de acuerdo a la Ley de Hidrocarburos. Estos cambios entraron en producción
el 8 de octubre del 2015. Con estas actividades, se da cumplimiento a esta recomendación
GRC
Cumplida
El Gerente de Finanzas, en memorando PAM EP-FIN-2015-122 de 31 de agosto de 2015, señaló
que, con memorando PAM EP-FIN-2015-119 de 24 de agosto del mismo año, dispuso a la Jefe de
Control de Activos difundir al personal lo solicitado en la recomendación. Por tal motivo, la Jefe de
Control de Activos, en correo electrónico de 26 de agosto de 2015, dispuso a todo el personal de
Control de Activos dar estricto cumplimiento a la disposición emitida por la Gerencia Financiera;
además que, efecto de las observaciones del personal de campo tanto de activos fijos, como de
las demás unidades administrativas, han tomado las acciones necesarias en el inventario
levantado para toda la operación producto del traspaso de PEC a PAM, efectuando un proceso de
validación y depuración de la información.
GRC
En proceso
La Jefe de Control de Activos Fijos, con memorando PAM-FIN-2015-00025 de 8 de octubre de
2015, comunicó los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 9; sustentando
que de 290 bienes se han ubicado 254; es decir, se considera un avance de cumplimiento del
87%, quedando pendiente la localización de 36 bienes para lo cual solicita ampliación de plazo
hasta el 31 de marzo del 2016. Del análisis realizado por Auditoría Interna y de acuerdo a lo
señalado por el Jefe de Control de Activos Fijos, la ampliación del plazo permitirá la ejecución y el
cierre de estos procesos. En tal sentido, esta Gerencia con Memorando 00753-PAM-AI-2015 de 14
de octubre de 2015, autorizó la ampliación solicitada .
GRC
Cumplida
Mediante memorando PAM-FIN-2015-00008 de 20 de julio de 2015 la Jefe de Control de Activos
Fijos dispuso a los Coordinadores de Constatación Física, informar las acciones tomadas para el
cumplimiento de esta recomendación.
La Jefe de Control de Activos en memorando PAM-FIN-2015-00012 de 10 de septiembre de 2015,
señaló que con memorando PAM-FIN-2015-00008 de 20 de julio de 2015, dispuso el cumplimiento
de esta recomendación; por lo que, los Coordinadores de Constatación Física, con memorando
interno 006-PAMEP-CAF-LA-2015 de 27 de agosto de 2015 informaron del procedimiento,
recursos, limitaciones y plan anual de levantamiento de constatación física del 2016, mismo que
fue aprobado el 28 de agosto de 2015. Además, en este memorando constan las actividades
efectuadas durante el 2014 y 2015, mismas que igual que la del 2016 se han efectuado de
conformidad con lo que establece el Procedimiento para Constatación Física de Bienes, Equipos e
Instalaciones, Activos Fijos y Bienes de Control de PETROAMAZONAS EP.
GRC
Al Jefe de Control de Activos
6. Dispondrá a los Coordinadores de Control de Activos, procedan a registrar los bienes
en el Libro de Propiedad, Planta y Equipo que constan en los proyectos cerrados por la
Gerencia de Auditoría Gerencia de Facilidades, Ingeniería y Construcciones y definirá el proceso de entrega de
Interna
los bienes amortizables mediante la formulación de las Actas de entrega recepción a las
DAI-AI-0205unidades administrativas.
2015/24093-14-2014
Al Gerente de Tecnología de la Información
Gerencia de Auditoría
7. Verificará que el Consultor conjuntamente con la Supervisora de Aplicaciones de
Interna
Negocios y el Jefe de Control de Activos, definan en el módulo de Activos Fijos del
DAI-AI-02052015/24093-14-2014 sistema Oracle Financials, el software para el cálculo y registro de la amortización a
aplicar para los bienes amortizables, de acuerdo a la Ley de Hidrocarburos.
Al Gerente de Finanzas
8. Dispondrá al personal que participe en la validación de los inventarios físicos y/o
Gerencia de Auditoría levantamientos cuando se realice con terceros, revisen que la información sea correcta y
Interna
confiable previo a emitir el informe final para la liquidación del contrato.
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
Al Jefe de Control de Activos
Gerencia de Auditoría
Interna
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
9. Dispondrá al Coordinador de Control de Activos de la Zona Oeste, continúe con el
levantamiento de los equipos en todas las locaciones a objeto de localizar los 290 bienes
que constan en el inventario entregado por la empresa SGS Ecuador S.A., pendientes de
validación.
Al Jefe de Control de Activos
10. Dispondrá al Coordinador de Constatación Física que en el mes de septiembre de
cada año presente el Plan Anual de Levantamiento de Constatación Física de todos los
Gerencia de Auditoría Bloques, que contemplará entre otros la entrega del Informe adjuntando las Actas de
inicio y cierre y el detalle de los bienes constatados, no ubicados, y su estado para que se
Interna
proceda a la baja; y, conciliados con el libro de Propiedad, Planta y Equipo.
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
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PETROAMAZONAS EP
h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal
INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA
EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP
ENTIDAD QUE
RECOMIENDA
RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS
INFORME EL CUMPLIMIENTO DE
RECOMENDACIONES Y
DICTÁMENES
OBSERVACIONES
MEDIOS DE
VERIFICACIÓN
En proceso
Mediante memorando PAM-FIN-2015-00009 de 20 de julio de 2015 la Jefe de Control de Activos
Fijos dispuso a los Coordinadores de Control de Activos Zonales, informen sobre las acciones
tomadas
para
el
cumplimiento
de
esta
recomendación.
La Jefe de Control de Activos Fijos, con memorando PAM-FIN-2015-00033 de 29 de octubre de
2015, comunicó los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 11,
sustentando el levantamiento físico de activos en 10 bloques y adjunta archivo fotográfico de los
bienes; y se reorganizo la información de activos fijos mantenida en Oracle R12, ASM y de
categorías contables. Sin embargo, al considerar que las actividades de identificación,
reclasificación y en algunos casos renombrar a activos fijos debe ser realizado en todos los
bloques de PETROAMAZONAS E.P., se estima que la elaboración del catálogo completo tomará
mínimo un año por esta razón solicitan ampliación de plazo para el cumplimiento hasta el 30 de
septiembre de 2016. De acuerdo al análisis realizado esta Gerencia con Memorando 00767-PAMAI-2015 de 30 de octubre de 2015, autoriza la ampliación de plazo solicitada.
GRC
En proceso
La Jefe de Control de Activos Fijos, con memorando PAM-FIN-2015-00025 de 8 de octubre de
2015, comunicó los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 12;
sustentando que se realizaron las actas de entrega recepción de bienes; y, se organizaron grupos
de trabajo para efectuar la conciliación del libro, Propiedad, Planta y Equipo; actividad que aún se
encuentra en proceso, por lo que solicitó ampliación de plazo hasta el 31 de marzo de 2016. Del
análisis realizado por Auditoría Interna y de acuerdo a lo señalado por el Jefe de Control de Activos
Fijos, esta Gerencia con Memorando 00753-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la
ampliación solicitada .
GRC
En proceso
La Gerente de Campo Bloque 7, con memorando PAM-GER-PYM-2015-001 de 5 de octubre de
2015, comunicó los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 13; señalando
que de 63 bienes identificados para el análisis se solicitaron bajas de 9 bienes depreciables y 16
bienes amortizables; sin embargo, 38 bienes entre amortizables y depreciables se encuentran aún
en proceso de análisis de sus condiciones operativas, por lo que solicitó ampliación de plazo para
el cumplimiento de esta recomendación hasta el 31 de marzo de 2016. Del análisis realizado por
Auditoría Interna y considerando los avances demostrados por el área, esta Gerencia con
Memorando 00752-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la ampliación solicitada .
GRC
En proceso
La Gerente de Campo Bloque 7, con memorando PAM-GER-PYM-2015-002 de 5 de octubre de
2015, comunicó sobre los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 14;
señalando que se dio la disposición a los Gerentes y Coordinadores del Bloque 7, quienes
identificaron 25 ítems susceptibles para el proceso de baja y se generó la solicitud respectiva; sin
embargo, consideran que deben continuar evaluando activos que no se encuentren en operación y
que no sean factibles sus reparaciones, por lo que solicitó ampliación de plazo para el
cumplimiento de esta recomendación hasta el 31 de marzo de 2016. Del análisis realizado por
Auditoría Interna y considerando los avances demostrados por el área, esta Gerencia con
Memorando 00752-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la ampliación solicitada .
GRC
Al Jefe de Control de Activos
11. Dispondrá a los Coordinadores de Control de Activos Zonales que en los inventarios
físicos y/o levantamientos se incluya las respectivas fotografías a base de las cuales se
elaborará el respectivo Catálogo a fin de unificar los criterios para la identificación de los
Gerencia de Auditoría bienes.
Interna
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
Al Jefe de Control de Activos
Gerencia de Auditoría 12. Dispondrá a los Coordinadores de Control de Activos Zona Oeste que una vez que
concluyan el proceso de levantamiento de los activos actualicen el libro de Propiedad,
Interna
Planta y Equipo, y elaboren las respectivas Actas de entrega recepción a las unidades
DAI-AI-02052015/24093-14-2014 administrativas.
Al Gerente de Campo
13. Dispondrá a los servidores responsables de las diferentes unidades administrativas
Gerencia de Auditoría que a base de las disposiciones legales vigentes, elaboren los informes de los bienes que
Interna
se encuentran en estado de obsoletos, inservibles o en mal estado, adjuntando las
DAI-AI-0205justificaciones y respaldos pertinentes, que se remitirán a la Jefatura de Mantenimiento
2015/24093-14-2014 para que se proceda con el trámite para su baja, en los casos que amerite, los que
permanecerán bajo la custodia de los Coordinadores de Materiales.
Al Gerente de Campo
14. Dispondrá a los Operadores de campo que analicen la posibilidad de dar uso a los
Gerencia de Auditoría bienes que se encuentran embodegados o que se emita el respectivo informe para el
Interna
proceso de baja.
DAI-AI-02052015/24093-14-2014
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PETROAMAZONAS EP
h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal