Obligación de llevar Registro de Costos

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Obligación de llevar Registro de Costos
Ficha Técnica
Autora: Dra. Jenny Peña Castillo
Título:Obligación de llevar Registro de Costos
RTF Nº: 17660-10-2011
Exp. :14112-2009
Asunto: Multas
Fuente: Actualidad Empresarial Nº 275 - Segunda
Quincena de Marzo 2013
1. Argumentos de la recurrente
La recurrente indica que no se encuentra obligada a llevar registros
de costos, debido a que de acuerdo
con el artículo 35º del Reglamento
del TUO de la Ley del Impuesto a la
Renta, se encuentra exonerada de
llevar dicho registro por tratarse de
una empresa comercial. Asimismo,
agrega que la referida norma induce
a mencionar que todos los contribuyentes en general se encuentran en
la obligación de llevar Registro de
Costos, por lo que de acuerdo con
la Resolución de Superintendencia
Nº 234-2006/SUNAT el Registro de
Costos está destinado para aquellas
en que se vinculen con un proceso
de producción o proceso productivo, no siendo su caso por ser una
empresa comercializadora.
2. Argumentos de la Administración
La Sunat establece que conforme lo
establecido en el inciso a) del artículo
35º del Reglamento del TUO de la
Ley del Impuesto a la Renta, cuando
los ingresos brutos anuales durante el
ejercicio precedente hayan sido mayores a 1,500 UIT, los contribuyentes
deberán llevar un sistema de contabilidad de costos cuya información
deberá ser registrada en los siguientes
registros: Registros de Costos, Registro
de Inventario Permanente en Unidades Físicas y Registro de Inventario
Permanente Valorizado. En ese sentido, el contribuyente se encuentra en
la obligación de llevar dicho registro,
sin embargo, no lo hizo por eso se le
colocó la infracción establecida en el
inciso 1 del artículo 177º del TUO del
Código Tributario.
3. Análisis de la resolución
3.1.Particularidades del Registro de
Costos
El Registro de Costos es un registro auxiliar tributario destinado al
N° 275
Segunda Quincena - Marzo 2013
control de los costos incurridos en
el proceso productivo. Para estos
efectos, este registro debe contener
la información mensual de los diferentes elementos del costo, según las
normas tributarias, relacionadas con
el proceso productivo del periodo y
que determinan al costo de producción respectivo.
Con respecto a la obligación de llevar
este registro, se encuentran obligados
a llevarlo, aquellos contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales durante el
ejercicio precedente al anterior hayan
sido mayores a mil quinientas (1,500)
Unidades Impositivas Tributarias del
ejercicio en curso.
Conforme lo establecido en el literal
a) del artículo 6º de la Resolución
de Superintendencia Nº 234-2006/
SUNAT, los datos de cabecera son los
siguientes:
-
Denominación del registro.
- Periodo y/o ejercicio al que
corresponde la información
registrada.
- Número de RUC del deudor
tributario.
-
Apellidos y nombres, denominación y/o razón social de este.
Toda esta información deberá indicarse en todos los folios que se utilicen.
Sin embargo, tratándose del Registro
de Costos llevado en forma manual,
bastará con incluir estos datos en el
primer folio de cada periodo o ejercicio.
Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Costos, el
sujeto obligado deberá efectuar dicha
anotación1:
• En orden cronológico.
• De manera legible, sin espacios
ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni
señales de haber sido alteradas
• Totalizando sus importes.
• De no realizarse operaciones
en un determinado periodo o
ejercicio gravable se registrará
la leyenda “SIN OPERACIONES”
en el folio correspondiente.
• En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos
en el numeral 4 del artículo 87º
del Código Tributario2.
1 Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Costos que
se lleve en hojas sueltas o continuas.
2 De acuerdo con esta disposición, los libros y registros deben ser
• En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas
o folios.
Además de las formalidades señaladas,
debe considerarse que el Registro de
Costos debe ser legalizado, por un
notario o, a falta de estos, por un juez
de paz letrado o juez de paz, cuando
corresponda, de la provincia en la que
se encuentre ubicado el domicilio fiscal
del deudor tributario, salvo tratándose
de las provincias de Lima y Callao, en
cuyo caso la legalización podrá ser
efectuada por los notarios o jueces
de cualesquiera de dichas provincias.
El Registro de Costos no podrá tener
un atraso mayor a tres (3) meses,
contados desde el día hábil siguiente
al cierre del ejercicio gravable.
Análisis Jurisprudencial
Área Tributaria
3.2.Excepción a la obligación de observar el formato y la información
mínima
En relación con la obligación de
observar el Formato y la Información
mínima del Registro de Costos, es
importante recordar que la Séptima
Disposición Complementaria y Final
de la Resolución de Superintendencia
Nº 234-2006/SUNAT ha establecido
ciertas excepciones para su aplicación.
En efecto, de acuerdo con la norma
antes citada, la utilización de los
formatos que debe contener cada
libro y registro vinculado a asuntos
tributarios es obligatorio, excepto,
cuando los libros o registros sean
llevados mediante hojas sueltas o
continuas.
Como se observa de lo anterior,
solo en tanto se lleve el Registro de
Costos en forma manual, existirá la
obligación de observar el formato
correspondiente, de lo contrario, en
caso de llevar el Registro de Costos en
hojas sueltas o continuas, no existirá
la obligación de observar el citado
formato.
3.3.Obligación o no de llevar el
Registro de Costos para una
empresa que no tiene proceso
productivo
Es mucha la discusión con respecto al
llevado del Registro de Costos en el
llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo
que se trate de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión
extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos
que se establezcan mediante decreto supremo refrendado por el
ministro de Economía y Finanzas, y que al efecto contraten con el
Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los
Estados Unidos de América.
Actualidad Empresarial
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I
Análisis Jurisprudencial
caso de una empresa que no cuenta
con proceso productivo, sino que
solo es una empresa que se dedica a
comercializar.
La discusión parte en el inciso a)
del artículo 35° del Reglamento
del TUO de la Ley del Impuesto a
la Renta que establece que aquellos
contribuyentes que se encuentren
superando el monto de 1,500 UIT de
ingresos brutos anuales, deben llevar
un sistema de contabilidad de costos
cuya información debe ser registrada
en: El Registro de Costos, el Registro
de Inventario Permanente Unidades
Físicas y el Registro de Inventario
Permanente Valorizado, no haciendo
distinción alguna respecto al tipo de
empresa.
Sin embargo, contablemente, cuando nos referimos al proceso de producción de la empresa nos estamos
refiriendo a las etapas de: objeto,
insumos, proceso productivo, producto y control de la producción.
El proceso productivo de la gestión
de la empresa tiene que ver directamente con la infraestructura de
la empresa, es decir, con la planta,
maquinaria, equipo de producción
y además el conocimiento técnico
en la fabricación del producto. El
sistema de producción es un conjunto de actividades debidamente
organizadas con la finalidad de
lograr los objetivos trazados por la
empresa.
El objeto de un sistema de producción es lograr la máxima contribución permanente y sostenida
en la satisfacción del cliente, aprovechando al máximo los recursos
de la empresa, para cuyo efecto es
necesario todavía tener en cuenta el
procedimiento de Just in Time, como
filosofía del trabajo, producción
flexible, relacionada principalmente con la máquina como principal
elemento de la producción.
Asimismo, podemos indicar que
el costo se encuentra conformado
por tres elementos: mano de obra,
materiales y gastos indirectos de fabricación. Toda empresa que cuente
con cualquiera de estos elementos
debe llevar contabilidad de costos,
en el aspecto contable, incluyendo
las empresas que brindan servicios3.
Muchas personas podrían pensar que
las empresas que brindan servicios no
tienen la obligación de contar con un
registro de costos; sin embargo, en el
3 ISIDRO CHAMBERGO, Guillermo. En: “Sistemas de costos, diseño e
implementación en las empresas de servicios, comerciales e industriales”. Pacifico Editores. Año 2012. Página 9.
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Instituto Pacífico
párrafo 19 de la NIC 2 establece que
hasta los proveedores de servicios
tienen existencias y deben medir o
valuar el costo de producción. En
este caso, el costo va a comprender
la mano de obra y otros costos del
personal directamente involucrado
en la prestación del servicio, incluyendo al personal de supervisión y
otros costos indirectos atribuibles.
La mano de obra y los otros relacionados con la venta y con los gastos
de administración del personal en
general no se incluyen, pero estos se
reconocen como gasto en el periodo
en el cual se incurren.
En esa línea, el artículo 62º del TUO
de la Ley del Impuesto a la Renta
indica lo siguiente: “Los contribuyentes, empresas o sociedades que,
en razón de la actividad que desarrollen, deban practicar inventario,
valuarán sus existencias por su costo
de adquisición o producción (…)”.
Y el inciso e) del artículo 35º del
Reglamento de la Ley del Impuesto
a la Renta establece que: “Deberán
contabilizar en un Registro de Costos,
en cuentas separadas, los elementos
constituidos del costo de producción
por cada etapa del proceso productivo4. Dichos elementos son los comprendidos en la NIC correspondiente,
tales como: materiales directos,
manos de obra directa y gastos de
producción indirectos”.
Como podemos apreciar, la norma
tributaria sí nos da visos de que el
llevado del Registro de Costos, se
encuentra en función de la naturaleza
de la empresa. Es por ello que cuando hagamos una lectura del inciso
a) del artículo 35° del Reglamento
del TUO de la Ley del Impuesto a
la Renta, debemos entender que la
exigibilidad de llevar el registro para
aquellos que cuenten con más de
1,500 UIT de ingresos brutos anuales
es solo si desde el punto de vista
contable el sujeto se encuentra en la
obligación a llevar o no el registro.
Es decir, el universo son todos los
sujetos que cuenten con un proceso
productivo y que, por lo tanto, deben por la propia naturaleza de la
empresa llevar este registro. De ese
universo, desde el punto de vista
tributario, solo se encuentran en la
obligación de llevar el registro de costos aquellos que superen las 1,500
UIT de ingresos brutos anuales.
4.Conclusión
En la resolución materia de comentario, el máximo intérprete
4 El subrayado es nuestro.
concluyó que la Sunat hizo mal al
aplicarle al contribuyente la infracción establecida en el inciso 1 del
artículo 177° del TUO del Código
Tributario, porque nadie puede
exhibir algo que no tiene; por lo
tanto, la infracción que debió de
haberle aplicado es la establecida
en el inciso 1 del artículo 175° del
TUO del Código Tributario, porque
el contribuyente no contaba con el
registro de costos, es por eso que
no pudo exhibirlo.
Sin embargo, el Tribunal no se
pronuncia respecto a que si se
encontraba o no obligado el contribuyente a llevar el Registro de
Costos.
Una controversia sobre la cual debió pronunciarse porque esa es la
mayor discusión entre las partes en
el caso.
Desde nuestro punto de vista, el
contribuyente se dedica a la comercialización; por lo tanto, por la
propia naturaleza de la empresa, no
puede llevar contabilidad de costos.
En ese sentido, al no encontrarse
obligado a llevar el Registro de
Costos, no le correspondía ninguna
de las dos infracciones.
En el supuesto de que se hubiere
encontrado obligado a llevar dicho
registro por la propia naturaleza del
negocio, quizás estaríamos frente
a una empresa de servicios, sí hubiera sido correcto lo resuelto por
el Tribunal Fiscal en la resolución
materia de comentario, porque el
contribuyente debió de llevar el
registro y no lo hizo; por lo tanto,
la infracción que le hubiera correspondido es la establecida en el
inciso 1 del artículo 175° del TUO
del Código Tributario.
Lamentablemente, en la actualidad
el criterio que sigue la Administración es que si el contribuyente supera
el monto de 1,500 UIT de ingresos
brutos anuales, se encuentra en la
obligación de llevar el Registro de
Costos, así no cuente con proceso
productivo la empresa, haciendo una
lectura literal del inciso a) del artículo
35° del Reglamento del TUO de la
Ley del Impuesto a la Renta. Por
ello se recomienda que para evitar
alguna contingencia frente a la Sunat
mejor es llevar el registro si se supera
el monto de 1,500 UIT de ingresos
brutos anuales, aunque sea en blanco y legalizado. Sin embargo, dicha
postura es altamente discutible frente
a la Sunat y con un alto porcentaje
de probabilidad de ganar dentro del
procedimiento administrativo.
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Segunda Quincena - Marzo 2013