C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y

Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Revisión No. 00
Fecha: 26/09/08
CONTENIDO
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexos
9. Revisión Histórica
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
1/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Revisión No. 00
Fecha: 26/09/08
1. Propósito
Establecer la metodología y los lineamientos a seguir para la realización, actualización, seguimiento y
eficacia del programa de auditorias al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
2. Alcance
Aplica al personal responsable de la gestión del programa de auditorías y a auditores lideres
responsables de la planeación de auditorias y la selección de los auditores
3. Responsabilidad y Autoridad
Responsabilidad
1.
El responsable de la elaboración del programa es de Responsable de la gestión del sistema de
auditorías, su revisión del Coordinador del SGC y su aprobación por el Secretario de
Administración SGC
2. El Coordinador del SGC es responsable de gestionar los recursos para la realización de las
Auditorias, así como de participar en la asignación de los auditores líderes.
3. El Coordinador del SGC es responsable de autorizar las auditorias necesarias de Estado e
Importancia y de inclusión en el programa de auditorias
4. El Coordinador del SGC es responsable de verificar el cumplimiento del programa de
auditorias, así como de estar al tanto de la eficacia del mismo
5. Es responsabilidad del Coordinador de SGC determinar en la relación de auditores la categoría
de cada auditor.
6. La calificación del auditor líder cuando ejecuta auditoria, el apartado debe de ser llenado
(evaluado por el Coordinador del SGC)
7. El mantenimiento de la relación de auditores y su categoría es del Responsable de la gestión
del sistema de auditorías.
8. Los auditores líderes son responsables del seguimiento a las auditorias asignadas en el
programa de auditorias.
9. El Coordinador del SGC es responsable de mantener la competencia de los auditores con base
en el análisis de los resultados de las evaluaciones a los auditores.
10. Los auditores asignados a sus auditorias, son responsables del seguimiento a las no
conformidades detectadas, recabar la evidencia de cumplimiento y entregar las evidencias al
auditor Líder, lo anterior se debe llevar a cabo hasta que su auditoria esté “cerrada”
11. La responsabilidad del Auditor Líder concluye hasta que todas las auditorias individuales de sus
auditores han sido concluidas y él emite a DODA el informe final de cierre.
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
2/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Revisión No. 00
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha: 26/09/08
Autoridad
1. El Coordinador del SGC tiene la autoridad para modificar el programa de auditoría.
2. El Auditor Líder tiene la autoridad de aplazar y/o suspender la auditoría in situ en caso de no
encontrar las condiciones para el desarrollo de la misma.
3. El Auditor líder tiene la autoridad de solicitar la información necesaria para la preparación de la
documentación al auditado previo a la auditoría in situ.
4. Normatividad Aplicable
• Norma ISO 9001:2000.
• Norma ISO 19011:2002.
• Procedimiento de auditorias internas de la UAEM
5. Políticas
La UAEM a intervalos planificados realiza auditorias Internas
5.1.1 La UAEM realiza su programa de auditorias programando una auditoría cada seis meses
o con base en el estado y la importancia de que tengan los procesos, los resultados de
Auditorías previas, los recursos de que dispone la Universidad y las quejas de los
usuarios o a solicitud expresa de los mismos.
5.1.2
La DODA como administrador de los resultados de las Revisiones de la Dirección
Individuales y de la Alta Dirección Actualiza el Programa de Auditorías.
5.1.3
Para el control del programa de auditorias en la UAEM se establece, el siguiente
diagrama
Autoridad para el programa
Definición del programa
- objetivos y extensión
- responsabilidades.
- recursos
-procedimientos
Implementación del programa
de auditoría
Mejora del
programa de
auditoría
- evaluación de los auditores
- asignación de los equipos
- dirección de actividades
-
Competencia de los
auditores
Actividades de
auditoría
registro
Seguimiento y revisión del programa
- identificación de las oportunidades
de mejora
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
3/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Revisión No. 00
Fecha: 26/09/08
5.1.4 Este procedimiento se basa en el siguiente contenido para el programa de
auditorias:
a. la planificación y calendario de las auditorías;
b. asegurar la competencia de los auditores
c. realización de las auditorías
d. seguimiento de la auditoría, si es aplicable
e. mantenimiento de los registros
f. seguimiento del programa y medición de su eficacia
g. informar a la alta dirección de los logros
5.4.1.1 La planificación y calendario de las auditorias
El documento oficial para el control y aplicación de auditorias en el sistema de calidad
de la UAEM es el registro llamado programas de auditorías, el cual debe contener:
1.- las auditorias a realizarse por el Cuerpo certificador
2.- Las auditorias internas programadas para los distintos procesos de la UAEM
3.- Las auditorias por estado e importancia determinadas por el Coordinador del SGC,
basadas en el estado de los procesos (Nuevos o de reciente certificación,
Resultados de auditorias previas, Quejas de usuarios, resultados de la revisión por
la Dirección, entre otros.)
4.- Determinar en el programa según el estado de cada proceso y así el tipo de
auditoria a realizar para:
PROCESOS CERTIFICADOS
a) tomar en cuenta resultados de auditoria anterior (Interna y externa),
b) evaluar el estado de hallazgos
c) Evaluar el estado del sistema de no conformidades
d) si tiene proveedores relacionados verificar la relación con los mismos para
incluirlos en el alcance si aplica.
e) evaluar la eficacia de los procesos y objetivos de la calidad (8.4, 8.5.1)
PROCESOS NUEVOS
a) Evaluar el estado de documentación
b) Verificar el estado de competencia de su personal
c) Evaluar su revisión por la dirección
PROCESOS EN DESARROLLO
a) Evaluar el estado de documentación
b) Verificar el estado de implementación
5.- Las fechas considerarlas de acuerdo al estado del proceso (puede ser al menos
una o varias durante el ejercicio)
6.- En la columna de número de auditores anotar la cantidad necesaria para realizar la
auditoría
5.4.1.2 Asegurar la competencia de los auditores.
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
4/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Revisión No. 00
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha: 26/09/08
5.4.1.2.1 Todo auditor de la UAEM debe de estar ubicado en la categoría que
corresponde, basado en su desempeño, constancia y resultados obtenidos de sus
auditorias.
5.4.1.2.2 La clasificación correspondiente se encuentra establecida en el registro de
evaluación de auditores del procedimiento de auditorias internas.
5.4.1.2.3 Es requisito indispensable que el auditor al momento de terminar su auditoria le
entregue al auditado el registro de evaluación del auditor el cual debe ser llenado por el
auditado 1ª. Parte, y por el grupo auditor con el que tiene relación en la auditoria y el
apartado correspondiente del auditor líder. Al término de la auditoria el auditor entrega
este registro al auditor líder para su evaluación y seguimiento y al término de la auditoria
entrega la evolución al Coordinador de auditorias
5.4.1.2.4 El Coordinador de auditorias recaba las evaluaciones de los auditores, les da
seguimiento a las mismas con los auditores lideres y mantiene actualizados los registros
de control de auditores.
5.4.1.2.5 Todo auditor en formación debe contar por lo menos con los cursos-taller de:
a) Inducción al SGC
b) Documentación del SGC
c) Formación de auditores
5.4.1.3 Realización de las auditorías
5.4.1.3.1 para la elaboración de las listas de verificación se establecen los siguientes
criterios:

Revisar y adecuar las listas existentes antes de su aplicación
Estado del
proceso
Certificado
antiguo
Tipo de lista de
verificación
Elaborar lista especifica para
validar la mejora continua y el
análisis de datos
Aplicar las listas que están en la
pagina web.
Elaborar lista de verificación
documental
Certificado
nuevo
Proceso en
desarrollo
 Tipos DE LISTAS DE VERIFICACIÓN
Antigüedad
del proceso
Tipo de lista
NUEVO
Enfoque de
preguntas al
proceso (
Seleccionar las
6 MESES A
UN AÑO
Aplicar la lista
de la pagina de
la UAEM
MAS DE UN
AÑO
Lista abierta
para dar valor
agregado, pero
aprobada por
NOTA: todas
las listas de
verificación en
cualquier tipo
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
5/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Revisión No. 00
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
aplicables de
la lista
existente en la
pagina de la
UAEM)

líder

el auditor líder
Fecha: 26/09/08
deben de ser
aprobadas por
el auditor líder
antes de su
aplicación
El responsable de realizar y/o verificar las listas a aplicarse por proceso es el auditor
La evidencia del requisito de revisión de la documentación en las listas de verificación y
su debe de permanecer en estas.
5.4.1.3.2 Los criterios para la documentación de auditoria son:
 Que el auditor le indique al proceso la manera sobre como puede conjuntar sus
observaciones, no conformidades y realizar sus no conformidades y acciones
correctivas
 En el caso de oportunidades de mejora que el auditor le indique al auditado sobre como
conjuntarlas y presentar la cantidad a elaborar en el reporte de auditoria (Al final de la
lista de verificación.)
 El reporte final de auditoria es realizado por los auditores líderes
 La revisión de los reportes de auditoria será revisado por DODA
5.4.1.4 Seguimiento de la auditoría, si es aplicable
NOTA: Proceder conforme al procedimiento de auditorias internas
5.4.1.5 Mantenimiento de los registros
- se actúa conforme a lo declarado en la lista maestra
- se elaborará carpeta(s) considerando:
a) si es externa: se arman las carpetas con base al consecutivo de los hallazgos en orden de
importancia: No conformidad, observación y al ultimo las oportunidades de mejora ( Incluir
el plan de reacción, los reportes de no conformidad y las acciones correctivas aplicables,
así como las evidencias de cumplimiento, debiendo de contar con el sello de “ Cerrado”)
b) Si es interna: se colocarán los documentos en la(s) carpeta(s) con el siguiente contenido:
Programa de auditoria
Plan de auditoria ( incluyendo los oficios de notificación)
- Por cada dependencia: Plan de auditoria, Lista de asistencia apertura o cierre, Reporte
de auditoría,
NOTA: intercalar para cada dependencia los reporte de cada uno de sus procesos
auditados
Por cada proceso se coloca: lista de verificación, Evaluación del auditor, Reporte
de seguimiento, copia sellada “ Cerrada” de las acciones correctivas acordadas
debidamente requisitadas y firmadas por auditado y auditor, así como la dirección
correspondiente.
Informe final de auditoría
Reporte de seguimiento general de la auditoria como evidencia de cierre
5.4.1.6 Seguimiento del programa y medición de su eficacia
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
6/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Revisión No. 00
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha: 26/09/08
El coordinador de auditorias debe de informar a Al Director de DODA sobre el cumplimiento del
programa de auditorias, así como de los resultados de las mismas, para evaluar la eficacia de las
mismas a través de:
a) el cumplimiento del programa de auditorias
b) El aprovechamiento del recurso Humano (Auditores)
c) Los resultados de cada auditoria
d) Los procesos que por estado e importancia son auditados, así como de los resultados
obtenidos.
5.4.1.7 informar a la alta dirección de los logros
El Director de la DODA con base al seguimiento de los programas de auditoria, reportara a la Alta
Dirección de la UAEM, el estado de los procesos, el valor agregado del proceso de auditoria, las
mejoras tenidas, el aprovechamiento de recursos.
6. Diagrama de bloque del procedimiento (Declarado en el inciso 5.1.3 de este documento)
7. Glosario
El declarado en el procedimiento de auditorias internas
8. Anexos
No aplican para este procedimiento
9. REVISION HISTORICA.
Número de
revisión
00
Fecha de
revisión
26/09/08
Revisó
(Puesto)
Coordinación
del SGC
Reaprobado
(Puesto)
Dirección de
DODA
Descripción del cambio
Primera edición
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
7/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
Revisión No. 00
Fecha: 26/09/08
8/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Revisión No. 00
Fecha: 26/09/08
6. Diagrama de bloque del procedimiento
No aplica para este procedimiento
7 . Glosario
Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios
de auditoría.
NOTA: Las Auditorías internas, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para
fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una
organización.
Programa de la auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacía un propósito específico.
Criterios de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
Hallazgos de la auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente
a los criterios de auditoría
NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de auditoría, como oportunidades de mejora.
Los hallazgos de la auditoría se clasifican de la siguiente manera:
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No conformidad: Incumplimiento a un requisito.
Observación: Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario.
Oportunidad de Mejora: Hallazgo a considerar que permite avance en el SGC
Conclusiones de la auditoría: resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos y hallazgos de la misma.
Reporte de auditoría: Documento que presenta los hallazgos realizados durante la auditoría en sitio.
Reporte final de auditoría: Documento que presenta el resultado de los hallazgos del alcance de la
auditoría interna.
Auditado: persona o personas que son auditadas.
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
9/10
Procedimiento: Control del programa para Auditorias
Revisión No. 00
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha: 26/09/08
Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría y seleccionado para ese fin por
el Auditor Líder.
Equipo auditor: equipo conformado por uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría y que
es seleccionado y conformado por el Auditor líder.
NOTA: El equipo auditor puede incluir auditores en formación (como observadores) y, cuando
sea preciso, expertos técnicos.
NOTA: Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del
mismo.
Experto técnico: persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la
materia que se vaya a auditar.
NOTA: La experiencia o conocimientos técnicos incluyen conocimientos o experiencia en la
organización, proceso o actividad a ser auditada, así corno orientaciones lingüísticas o
culturales.
NOTA: Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.
8. Anexos
Declarados en el procedimiento de auditorías internas
9. REVISION HISTORICA.
Número de
revisión
00
Fecha de
revisión
03/06/07
Revisó
(Puesto)
Coordinación
del SGC
Reaprobado
(Puesto)
Dirección de
DODA
Descripción del cambio
Primera edición
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
10/10