PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS I.

PR OC E DI M I E N TO D E CO NT ROL D E R EG I S TRO S
I.- OBJETIVO: Estandarizar la metodología para generar y controlar los registros del Sistema de Gestión
de Calidad, permitiendo un fácil acceso a la información, asegurando su apropiado uso gracias a la
especificación de la correcta forma de recuperación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y
forma de eliminación.
II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS
•
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
El desarrollo de este procedimiento se encuentra basado sobre los siguientes requisitos de control de
registro:
-
Legibilidad e identificación de los registros
Almacenamiento de los registros
Protección de los registros
Recuperación de los registros
Tiempo de retención y eliminación de los registros
a) CONTROL DE REGISTROS NORMATIVOS
Cada vez que la organización elabora un procedimiento, este tiene registros asociados, es decir,
evidencia de que la actividad descrita en el procedimiento es realizada, ya sea en un formulario
electrónico o físico. Este registro por tanto, debe controlarse para la operación eficaz de cada proceso
de la organización. Específicamente el control de los registros deberá corresponder a:
a.1 Identificación del registro: El personal responsable de la utilización de dicho registro debe
tener identificado el registro con el nombre correspondiente a éste y así evitar desconocer el
registro en uso.
a.2 Legibilidad del registro: El personal que utiliza un registro, principalmente físico, debe
completar los campos solicitados por dicho documento con letra legible, evitando dejar campos
incompletos, en cuyo caso, es necesario tachar la información que no se está agregando y así
evitar la confusión de omisión de información.
a.3 Almacenamiento: Corresponde al lugar donde se encuentra el documento, ya sea este de
origen electrónico o físico, en caso de corresponder a un registro electrónico, la información de
almacenamiento debe incluir la ruta de acceso de dicho registro.
a.4 Protección: Corresponde a la forma en la cual se evita que el registro de origen físico o
electrónico se destruya o deteriore, ejemplo de la protección pueden ser los Cardex, cajones,
archivadores o backup en caso de corresponder a registros físicos.
a.5 Recuperación: Corresponde al modo en que se archiva dicho documento para permitir una
búsqueda rápida del mismo, ejemplo, orden alfabético, correlativo numérico, fecha, etc.
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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a.6 Tiempo de retención: Corresponde al tiempo que se guardará el registro en la organización y
así evitar mantener documentación que ya no aporte o que esté obsoleta. Por lo general el tiempo
mínimo de retención de los registros del SGC establecidos por la norma debería ser de a lo menos
3 años.
a.7 Disposición: Corresponde a la forma en que se eliminará un registro, este control
principalmente está orientado a la información de carácter confidencial, la cual no puede ser
eliminada por una simple destrucción manual si no a un sistema de picapales. La disposición
también está asociada a la autorización si es necesario que deban tener ciertos registros antes de
destruirse, por ejemplo las facturas.
Todos estos controles se encuentran especificados en el listado maestro de registro (Ver anexo 1)
cuya responsabilidad de control corresponde al Coordinador de Calidad, previas entrega de la
información del control por parte de los usuarios de cada registro.
IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
•
Lista maestra de registros
V.- ALCANCE DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica a todo el personal de la organización de Adsmundo Turismo receptivo, y la
responsabilidad sobre su ejecución y control corresponde al Representante de Gerencia.
VI.- CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES
Fecha
14 May/ 2010
00
N° de Versión
28 Feb/ 2011
01
Motivo de la modificación
Documento original
Responsable
Gerencia
Ambas
divisiones
Se cambió concepto de División de
Turismo Receptivo, a ADSMUNDO
Turismo Receptivo.
Coordinadora
Calidad
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
de
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LISTA MAESTRA DE REGISTROS
(Anexo 1)
Identificación del
Registro
Procedimiento
Asociado
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
Tiempo de
retención
Disposición
Responsable
Almacenamiento
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