recomendaciones para efectuar grandes compras a través de tienda

RECOMENDACIONES PARA EFECTUAR GRANDES COMPRAS A TRAVÉS DE
TIENDA DE CONVENIOS MARCO CHILECOMPRA EXPRESS
Con el fin de apoyar los procesos de adquisiciones que realizan los organismos públicos afectos a
la Ley 19.886 de compras públicas, a continuación entregamos las siguientes recomendaciones
que permitan gestionar procesos de Grandes Compras más eficientes y transparentes.
1)
Utilice los criterios de evaluación y ponderaciones de la licitación
original que da origen al convenio marco
Al crear una Gran Compra, no agregue nuevos criterios de evaluación, sub-criterios,
factores o sub-factores, ni modifique los existentes. En caso de excluir uno o más criterios,
distribuya su ponderación proporcionalmente entre aquéllos que si se utilizarán en la
evaluación.
2)
Aplique apropiadamente multas y garantías de cumplimiento.
En la Intención de Compra de la Gran Compra puede indicar garantías adicionales para su
compra según lo indicado en la cláusula “Acuerdos complementarios” de las bases de
licitación del convenio marco. Si va aplicar multas por atraso, utilice los mismos
porcentajes que se indican en la licitación original de convenio marco e indique los hitos
de entrega por sobre los que las multas serán aplicadas.
3)
Contemple plazos de Invitación adecuados
Se ha comprobado que las Grandes Compras publicadas por más de diez días corridos, han
sido más exitosas, dado que los proveedores tienen el tiempo suficiente para preparar sus
ofertas.
4)
Elija correctamente la Ficha de Producto de convenio marco (ID)
Al elegir la Ficha de producto, es necesario que sea coherente con lo que está comprando.
Es indispensable que lo que se desea adquirir esté dentro del alcance del convenio.
Recomendamos revisar contenido de la ficha y verificar que los productos requeridos están
contemplados en su totalidad.
5)
Qué hacer si existe un convenio del rubro pero el producto no está en
la tienda o creo que más proveedores podrían ofertarlo.
En vista de lo anterior, puede que sea necesario incorporar productos nuevos en la tienda.
Para ello usted debe tomar contacto a través de la Mesa de Ayuda solicitando que el jefe
de producto del convenio marco se comunique con usted para la creación de productos de
una gran compra.
6)
Revise si es necesario hacer Resolución aprobatoria de la Intención
de Compra
Al crear una Intención de Compra no es indispensable, por no ser exigido por la normativa,
su aprobación mediante Resolución o Decreto. Esto es sólo obligatorio para seleccionar una
Oferta, aprobando la adquisición. Al respecto deben consultarse los procedimientos
internos, generalmente contenidos en el Manual de Procedimientos de Adquisiciones.
7)
Utilice su presupuesto
Existen convenios marco que además de compra, entregan la posibilidad de arrendar
bienes. Esto puede ser conveniente, por ejemplo, de no contar con presupuesto en el
subtítulo 29 del clasificador presupuestario, dado que puede realizarse su arrendamiento
a través del subtítulo 22.
8)
Recuerde que puede ampliar, por una vez, el plazos de invitación
De ser necesario ampliar el plazo, esto puede hacerlo durante el período de Invitación, en
cualquier momento antes del cierre de la Gran Compra, sólo por una vez.
9)
Indique su Presupuesto
Existe un campo al crear al Gran Compra en que puede ingresarse el presupuesto
disponible. Esto ayuda a que los proveedores adecúen su oferta en lo económico, contando
con más ofertas válidas.
10)
Foro de Grandes Compras
De ser necesario comunicarse con los proveedores, ya sea para solicitar información o
invitarles a catalogar productos para la Gran Compra, existe en www.mercadopublico.cl el
Foro de Grandes Compras que le permite entregar y solicitar información de manera
transparente e igualitaria para todas las empresas.
11)
Formule su Intención de Compra, con el detalle de lo que desea
adquirir.
Salvo contadas excepciones, las Grandes Compras deben tener un documento denominado
Intención de Compra, que contiene la descripción de los bienes y servicios a adquirir,
las condiciones comerciales, requisitos para ser evaluado, los criterios de evaluación a
utilizar. Cabe mencionar que sin esta, han de utilizarse todos los criterios de evaluación de
las Bases, y no puede requerirse al proveedor luego de seleccionada la oferta, que cumpla
con requisitos o entregue cauciones, no solicitadas al momento de Invitar.
12)
Cantidades
Al crear una Gran Compra en el portal, las cantidades indicadas no son referenciales,
deben ser equivalentes al número o medida de los bienes o servicios, que efectivamente
se van a adquirir. De lo contrario, los proveedores tendrán dificultades para ofertar, y la
Orden de Compra que genera el sistema, al seleccionar una oferta, no será congruente con
las cantidades recibidas o los servicios prestados.
13)
Incorpore los adjuntos necesarios antes de publicar la gran compra.
Una vez publicada la gran compra, no pueden adjuntarse nuevos archivos al proceso.
14)
Directiva 15
Revise la Directiva de Contratación Pública N°15. "Instrucciones para la aplicación del
mecanismo de Grandes Compras" que se encuentra publicada en la sección
Normativa/Directiva de Compras en sitio www.chilecompra.cl.
http://www.chilecompra.cl/index.php?option=com_phocadownload&view=category&dow
nload=1988:directiva-n-15&id=12:directivas-de-compras&Itemid=547
15)
Acuerdo Complementario
No es obligatorio suscribir un acuerdo complementario con el proveedor, sin embargo,
resulta recomendable, para establecer más claramente las obligaciones de cada parte.
16)
Si va a realizar una reunión informativa, indíquelo en la intención de
compra de manera que todos los proveedores puedan participar.
De ser necesario, el organismo público puede realizar reunión aclaratoria a la Intención de
Compra, con el objetivo de aclarar dudas o consultas. Se recomienda elaborar un acta de
reunión, donde queden incorporadas todas las preguntas y respuestas emitidas por los
proveedores y los compradores respectivamente.