Estructuras Administrativas

Estructuras Administrativas
ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
Sesión No. 4
Nombre: Niveles Jerárquicos
Objetivo:
El estudiante desarrollará una propuesta de organigrama considerando los
niveles jerárquicos y los niveles de autoridad para determinada organización.
Contextualización
De lo que venimos aprendiendo sobre las estructuras administrativas podemos
darnos cuenta que también hay
niveles jerárquicos dentro de la
misma es decir, la jerarquía es la
distribución
niveles
escalonada
de
en
autoridad,
responsabilidad y deberes, hasta
llegar a formar una pirámide, en
el cual en el vértice está la
autoridad máxima y en la base,
aquellos empleados que sólo tienen responsabilidad por el cumplimiento de los
deberes de su cargo y no cuentan con autoridad formal, por no tener sobre
quienes ejercerla.
Es decir la jerarquía o proceso a escalar es indispensable como mecanismo
funcional para la adecuada delegación de funciones, como canal de
comunicación (conducto regular) y para ejercer racionalmente la coordinación y
supervisión.
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Introducción al Tema
Autoridad y responsabilidad
Cuando hablábamos de la organización formal nos referimos normalmente a la
autoridad, es decir, la autoridad para que pueda cumplir con su tarea es preciso
que posea cierto mando, que tenga la capacidad de exigir ciertas conductas a
otras personas, debe hacerse obedecer.
Los gerentes tienen que dar órdenes
para que se hagan las cosas, si bien
la autoridad formal les da el derecho
de mandar, los gerentes no siempre
obtendrán obediencia, a menos que
tengan también autoridad personal.
Para que la autoridad pueda cumplir con su tarea
es preciso que posea cierto mando, que tenga la
capacidad de exigir ciertas conductas a otras
personas.
Concibe la autoridad como una combinación de
factores oficiales derivados de la posición del
gerente y factores personales, que forman “un
compuesto de inteligencia, experiencia, crecimiento
moral, servicio pasado, etc.”
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Explicación
Autoridad Lineal
En sí, los gerentes que tienen autoridad lineal son aquellas personas de la
organización que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la
misma.
Es decir, la autoridad de línea está representada por la cadena normal de
mando, empezando por el consejo de administración y extendiéndose hacia
abajo por los diversos niveles de la jerarquía, hasta el punto donde se efectúan
las actividades básicas de la organización.
Podremos decir que las autoridades de línea se identifican en términos de las
metas de la empresa, las actividades clasificadas como correspondientes a la
línea varían de una organización u otra.
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Autoridad Funcional
En realidad, los departamentos de staff, especialmente los responsables de
funciones de auditoría, pueden tener autoridad formal sobre los miembros de la
línea, dentro de los límites de su función.
El derecho de controlar las actividades de otros departamentos
en su relación con las responsabilidades específicas del staff es
mejor conocido como autoridad funcional.
Autoridad Staff
Es preciso decir que la autoridad staff corresponde a las personas o grupos de
una organización que ofrecen servicios y asesoría a los gerentes de línea. Es
decir el concepto de staff incluye a todos los elementos de la organización que
no caben dentro de la clasificación de línea.
Es comprensible ya que el staff ofrece a los gerentes toda una serie de ayuda y
asesorías de expertos. Por eso podemos decir que la autoridad staff se
fundamenta primordialmente en el poder del experto. El staff puede ofrecer a
los gerentes de línea asesoría para la planificación por medio de investigaciones,
análisis y desarrollo de opciones.
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Descentralización de la Autoridad
Es importante decidir hasta qué grado conviene centralizar o descentralizar la
autoridad.
Centralizar
• Concentración de mando
Descentralizar
• Dispersión
La descentralización es una fase fundamental de la delegación; mientras que la
descentralización de autoridad consiste en la delegación de funciones y de la
autoridad a unidades periféricas que tienen bastante independencia con
respecto a los órganos centrales.
Delegación de la Autoridad
Entendemos
por
delegación
de
la
autoridad como el punto central del
proceso de la organización.
Cuando de manera efectiva produce la
mayor cantidad posible de trabajo de la
más alta calidad, con lo que se cumplen
(o exceden) las expectativas de la organización. Al mismo tiempo ayuda a
mejorar las habilidades y dedicación de los empleados.
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Conclusión
Como vimos sobre el tema, ambas autoridad y responsabilidad han de fluir
inseparables. Una organización que no distribuye la autoridad de forma
profesional
y
democrática
entre
sus
miembros
de
acuerdo
con
sus
responsabilidades, se encontrará con graves problemas.
Concluimos con que uno de los factores más importantes para determinar el
grado de descentralización es el estado de desarrollo de las técnicas de
control, los progresos en las herramientas estadísticas, los controles contables
y otras técnicas que hayan servido para ser posible la actual tendencia hacia una
extensiva descentralización administrativa.
Cabe destacar que la descentralización sitúa la
autoridad para adoptar decisiones, en los
puntos más cercanos posibles a donde las
acciones tienen lugar.
Como se mencionó, el trabajo del supervisor
implica algo más que la mera supervisión
directa. Es decir, la delegación efectiva de
autoridad le permite dedicar más tiempo a
planear el trabajo y coordinarlo con otros elementos.
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Para aprender más
El poder de la Autoridad
Es preciso que por las máximas autoridades de la organización se fomente una
cultura que apoye la confianza y la aceptación de riesgos. La delegación de
autoridad conlleva los lógicos errores en su desarrollo. Los mandos no deben
sentirse amenazados por los errores lógicos que cometerán sus subordinados,
muy al contrario deben de permitir que la enseñanza llegue a través de los
errores. Así mismo, los subordinados se sentirán más deseosos de aceptar el
compromiso si saben que el hacerlo no les hará más vulnerables y medidas
punitivas.
Proceso Administrativo. (2013). El poder y la autoridad. Consultado el 23 de
septiembre de 2014:
http://portafolioiutecpunerg.blogspot.mx/2013/07/el-poder-y-la-autoridad.html
Murcia, E. (s/f). Descentralización de la autoridad. Consultado el 23 de
septiembre de 2014: http://brd.unid.edu.mx/descentralizacion-de-la-autoridad/
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Con la intención de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta
sesión:
•
Considera el organigrama de la empresa revisada en las sesiones
anteriores.
•
A partir de éste, deberás proponer una mejora en el mismo.
•
Sitúa los puestos que corresponden a cada personal, así como su
función.
Para la elaboración de esta actividad, deberás basarte en la guía técnica para
elaborada por la PROFECO,
http://brd.unid.edu.mx/tecnica-elaborada-por-la-
profeco/
Recuerda que esta actividad te ayudará a comprender la finalidad y el objetivo
que cumplen los manuales de procedimientos, así como lo que conlleva la
elaboración de los mismos.
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Bibliografía
•
Mercado, S. (2002). Administración Aplicada. Teoría y práctica. México:
Limusa.
•
Mosley, D. Megginson, L. Pietri, P. (2005). Supervisión: la práctica del
empowerment, desarrollo de equipos de trabajo y su motivación. México:
Thomson Editores.
•
S.a. (s.f.) Niveles Jerárquicos. Biblioteca Digital de la Universidad de
Chile. Sistema de servicios de Información y Bibliotecas. SISIB.
Disponible en:
http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_farmaceu
ticas/medinae/cap5/14b5.html
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