Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes de la Línea de Ayuda
¿Qué es la Línea de Ayuda?
La Línea de Ayuda de General Dynamics es un servicio de reporte de cumplimiento
y ética provisto por la compañía que permite a cualquiera (empleados, clientes,
vendedores, proveedores, o miembros del público general) hacer preguntas,
reportar inquietudes, o dar seguimiento a asuntos que ellos ya hayan reportado.
¿Quién opera la Línea de Ayuda?
La Línea de Ayuda es operada por EthicsPoint, un contratista externo
independiente. La independencia de EthicsPoint de General Dynamics está
diseñada para dar a los empleados un nivel agregado de comodidad y seguridad
de que sus reportes permanecerán confidenciales.
¿Por qué tenemos una Línea de Ayuda?
General Dynamics tiene altos estándares para conducir su negocio. Si usted cree
que alguien ha violado nuestras normas, queremos que nos lo diga de manera que
podamos investigar, y si es necesario, corregir cualesquier problemas.
Como muchas grandes compañías, General Dynamics provee la Línea de Ayuda como
un servicio opcional para empleados a fin de que hagan preguntas o reporten
preocupaciones sobre asuntos relacionados con nuestras Normas de Ética y
Comportamiento en los Negocios. Aunque la mayoría de las preguntas y
preocupaciones pueden ser pronta y fácilmente resueltas si las comenta con su
gerente, la Línea de Ayuda proporciona una forma adicional para ayudar en caso de
que usted se sienta incómodo en hacer preguntas o expresar inquietudes a la
gerencia. La Línea de Ayuda no está diseñada para reemplazar conversaciones entre
empleados y sus gerentes, sino más bien para proveer un recurso adicional a los
empleados.
¿Cuándo debería usar la Línea de Ayuda?
Debería usar la Línea de Ayuda cuando tenga una inquietud de cumplimiento o
ética que preferiría comunicar a un tercero en lugar de su gerente o alguien más
que trabaje con usted directamente. Su decisión de usar la Línea de Ayuda es
totalmente voluntaria.
¿Cómo uso la Línea de Ayuda?
La Línea de Ayuda tiene dos métodos de recepción de datos. El primero es un número
de teléfono sin cargo, el cual es atendido 24 horas al día, siete días a la semana, todos
los días del año. Cuando llama, un especialista de recepción de información de
EthicsPoint capacitado profesionalmente le guiará a través de una serie de preguntas
Página 1 de 4
diseñadas para identificar los detalles relevantes de su pregunta o reporte.
Si desea dar su nombre e información de contacto, el especialista anotará también
esa información. Puede decidir permanecer anónimo y no revelar su identidad.
EthicsPoint no hará esfuerzos para rastrear la llamada o tomar pasos para conocer
su identidad. Si elige identificarse cuando contacte a la Línea de Ayuda, General
Dynamics hará todos los esfuerzos razonables para mantener su nombre
confidencial durante la investigación o seguimiento.
Al finalizar la llamada, el especialista de recepción de información resumirá la
información que usted ha presentado y hará cualquier cambio necesario para
asegurar que esté satisfecho con la precisión de su reporte o pregunta.
General Dynamics ha establecido un número telefónico gratuito en cada país en
que la compañía tiene empleados. Operadoras multilingües están disponibles de
manera que quienes llamen puedan presentar reportes o hacer preguntas en su
idioma natal.
La segunda opción es usar el sistema del portal de recepción de información en la
web. Este portal de recepción de información está disponible en cualquier parte
que usted tenga acceso a la Internet. El portal de recepción de información le pide
los mismos tipos de detalles importantes sobre sus preguntas o inquietudes que el
sistema telefónico. Nuevamente, usted puede decir permanecer anónimo, y
EthicsPoint no intentará rastrear su dirección web o de otra forma identificarlo.
El sistema de recepción de información en la web tiene también una función de chat que
le permite llevar a cabo una sesión de chat en vivo, facilitada a través de EthicsPoint, con
personal de General Dynamics, y al mismo tiempo conserva su anonimato.
Al igual que el sistema telefónico, el sistema del portal de recepción de información en
la web está disponible 24 horas al día, siete días a la semana, todos los días del año.
Usted puede acceder desde cualquier computadora que tenga conexión a Internet.
¿Puedo tener problemas por usar la Línea de Ayuda?
No. La Línea de Ayuda es provista para su uso y protección. General Dynamics
prohíbe estrictamente las represalias de cualquier tipo contra aquellos que han
elegido usar la Línea de Ayuda para presentar reportes de buena fe sobre
inquietudes de ética.
¿Qué pasa si esta es una emergencia?
Las inquietudes sobre una amenaza inmediata de daño físico o daño a propiedad no
deberán ser reportadas a EthicsPoint. Si requiere asistencia de emergencia, deberá
comunicarse inmediatamente con el 911 o los servicios de emergencias locales.
Página 2 de 4
¿Qué ocurre cuando presento un reporte?
Ya sea efectuado por teléfono o por la web, todos los reportes de recepción de
información son revisados inmediatamente por un especialista de recepción de
información de EthicsPoint capacitado.Los reportes son luego enviados a la Oficina
de Ética de la Unidad de Negocios de General Dynamics que corresponda a la unidad
de negocios en que se originó el reporte.
Se notifica a las partes correspondientes en General Dynamics de manera que
puedan comenzar a investigar y resolver su problema o inquietud. Se realizará de
inmediato una investigación exhaustiva. Se tomará la medida correctora apropiada
para hacer frente a las violaciones de la ley, regulaciones, Normas de Conducta y
Ética de Negocios, o a nuestras políticas. Aquellos responsables de dar seguimiento
a su asunto son profesionales que están capacitados para manejar el tema con la
mayor discreción posible.
Todos los reportes son ingresados en una base de datos integral para conservar
registros y para propósitos de manejo del caso. Si usted tiene documentos,
grabaciones, fotos o videos, también puede enviarlos a EthicsPoint, y se volverán
parte del archivo del caso del reporte. La información acerca del origen étnico o
racial, opiniones políticas, creencias filosóficas o religiosas, membresía profesional
o sindical, y salud u otras características de otras personas debería ser reportada
solamente cuando tal información sea absolutamente necesaria para el propósito
del incidente reportado.
¿Puedo ingresar un reporte parcial y regresar a completarlo después?
No, porque el tiempo en el portal de recepción de información en la web de
EthicsPoint “se agotará” si usted permanece inactivo por un período de varios
minutos; en tal caso, debería seleccionar un lugar y hora donde pueda usar el
sistema para completar su reporte de una sola vez.
¿Qué ocurre cuando presento una consulta?
Cuando usted presente una consulta, esto es, hace una pregunta acerca de una
política o procedimiento, su asunto será dirigido al recurso más apropiado en
General Dynamics.
¿Es segura la Línea de ayuda?
Si, los reportes son ingresados directamente en el servidor seguro de EthicsPoint
para evitar cualquier violación a la seguridad. Solo un número muy selecto del
personal de General Dynamics tiene acceso a estos reportes. La meta de la Línea
de Ayuda es facilitar el libre flujo de información suministrando una forma segura
para que los empleados expresen sus preguntas y preocupaciones.
Página 3 de 4
¿Puedo permanecer en el anonimato?
En todos los países excepto en aquellos que prohíben reportes anónimos, puede elegir
permanecer anónimo. Aunque puede que sea más fácil en muchos casos resolver su
asunto si se identifica, no se exige que lo haga. Si elige permanecer anónimo,
EthicsPoint o General Dynamics no harán ningún intento para identificarlo.
Si permanezco en el anonimato, ¿cómo recibiré información sobre el estado
de mi caso?
En el caso de que elija reportar anónimamente, se le dará una clave de reporte y
contraseña, Asegúrese de anotarlas y guardarlas en un lugar seguro. En lo sucesivo,
usted puede usar su clave de reporte y contraseña para volver a contactar a
EthicsPoint para verificar el estado de su asunto, proveer más información, o
responder preguntas de seguimiento de aquellos que estén investigando el asunto.
Si permanezco en el anonimato, ¿cómo pueden los investigadores contactarme
para dar seguimiento?
Cuando reciba su clave de reporte y contraseña, podrá dar seguimiento con
EthicsPoint ya sea por teléfono o a través de la web. Si un investigador desea
comunicarse con usted respecto de su asunto, puede dejar un mensaje o hacerle
una pregunta. Por ejemplo, si usted ha presentado un reporte anónimo acerca de
un reporte de gasto inapropiado en su departamento, pero ha olvidado nombrar el
departamento, el investigador puede dejar un mensaje pidiéndole más
información para ayudarles a conducir su investigación.
Página 4 de 4