Preguntas formuladas con más frecuencia

Preguntas formuladas con más frecuencia
P. ¿Quién puede usar la línea directa para denuncia de prácticas ilegales de JEI
(EthicsPoint)
Todos los empleados de JEI pueden presentar un informe por medio del sistema EthicsPoint,
llamando al número 800 o presentando su denuncia en línea.
P. ¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta global y anónima basada en Internet y en una línea telefónica,
que ayuda a que la gerencia y los empleados trabajen en conjunto para abordar estafas, abusos,
mala conducta y otras infracciones realizadas en el lugar de trabajo, mientras ayudan a cultivar
un ambiente de trabajo positivo.
P. ¿Puedo hacer una denuncia por medio de Internet o del teléfono?
Sí, puede hacerlo. Al darle opciones, EthicsPoint ayuda a asegurar que los empleados puedan
presentar una denuncia en forma anónima y de la manera que les resulte más cómoda o
conveniente.
P. ¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPont?
Hay varias razones por las que necesitamos una herramienta para hacer denuncias:
1. Creemos que usted es nuestro activo más importante para garantizar que nuestras
declaraciones financieras sean precisas y que no haya operaciones o registros cuestionables.
Su aporte también es esencial para ayudarnos a reducir las pérdidas provocadas por todo
tipo de planes de estafa. La mala conducta en las áreas contables y de auditoría es
inaceptable en cualquier nivel de la empresa.
2. La Ley Sarbanes-Oxley (Ley Sarbanes-Oxley de 2002) exige contar con un sistema de
denuncias anónimas para abordar la mala conducta en las áreas contable y de auditoría.
3. Las “líneas directas” de denuncia han probado ser una herramienta eficaz para reducir las
pérdidas por estafas y planes engañosos de contabilidad y auditoría y, en consecuencia, para
proteger la solvencia financiera de nuestra empresa.
P. ¿La gerencia desea realmente que yo haga denuncias?
Por supuesto que sí. De hecho, necesitamos que las haga. Usted sabe lo que sucede en su
empresa, lo bueno y lo malo. Tal vez tenga conocimiento de alguna actividad que pueda ser
motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el potencial impacto negativo sobre la
empresa y nuestros empleados. Además, ofrecer aportes positivos puede ayudar a identificar
cuestiones que permitan mejorar nuestra cultura y rendimiento empresarial.
P. ¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué beneficio representa para mí?
Todos tenemos derecho a trabajar en un ambiente positivo; ese derecho acarrea la
responsabilidad de actuar de manera ética e informar a las personas adecuadas si alguien no
está actuando apropiadamente. Al trabajar en conjunto, podemos mantener un ambiente de
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trabajo saludable y productivo. Como lo demuestra el caso de las empresas Enron y WorldCom,
la mala conducta empresarial puede amenazar la supervivencia de toda una empresa.
P. ¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
EthicsPoint es una herramienta de comunicación que ofrece una vía para compartir información
de cualquier tipo. Hemos creado este canal para facilitar los informes sobre controles contables,
de auditoría interna o sobre estafas. Nuestra empresa ha creado un canal separado para
denunciar cuestiones sobre Recursos Humanos; cuando sea posible, se debe usar este canal.
P. ¿Se debe considerar que la cuestión es grave antes de que yo presente un informe?
No, no se necesita considerar que la cuestión es grave para que usted la denuncie. La gerencia
de JEI se dedica a investigar toda cuestión, independientemente de su gravedad o dimensión.
P. Si presencio una violación, ¿no debo tan sólo denunciarla a mi gerente, al departamento
de seguridad o de recursos humanos y dejar que ellos se ocupen?
Claro que puede hacerlo, pero hay varias buenas razones por las que debe usar también
EthicsPoint. En primer lugar, EthicsPoint asegura que su denuncia llegue a las personas
indicadas. Esto puede o no ocurrir si sólo denuncia algo ante su gerente, especialmente si se
trata de cuestiones que no están bajo su control. Más importante aún, las denuncias se pueden
presentar anónimamente y toda la información sobre denuncias es segura y se mantiene bajo la
confidencialidad más estricta.
P. Entiendo que cualquier denuncia que envíe desde una computadora de la empresa genera
un registro en el servidor que muestra cada sitio web con el que se conecta mi PC; ¿este
registro no me identifica como la persona que originó la denuncia?
EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones de
protocolo Internet (IP), así que no existe información que vincule a su PC con EthicsPoint.
Menos del 12% de las denuncias se generan durante las horas laborables. La mayoría de las
personas prefieren denunciar desde la comodidad de su hogar, después del horario laboral y
durante el fin de semana.
P. ¿Puedo presentar una denuncia desde mi hogar y permanecer en el anonimato?
Las denuncias efectuadas desde el hogar, la computadora de un vecino o cualquier portal de
Internet siguen siendo seguras y anónimas. Un IP nunca identifica a un visitante por su nombre
en la pantalla y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet para conservar
totalmente el anonimato. Además, EthicsPoint se compromete por contrato a no buscar la
identidad de un denunciante.
P. Me preocupa que la información que proveo a EthicsPoint finalmente revele mi identidad.
¿Cómo me pueden asegurar que eso no va a suceder?
El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, como parte
denunciante necesita asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por
accidente, por ejemplo, “Desde mi escritorio próximo al de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.
P. ¿No se trata tan sólo de un programa de tipo”Gran Hermano” que hace que todos
sospechen de los demás?
No, en lo absoluto; el sistema de EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de la
cultura empresarial general y permite que los empleados se asocien con la gerencia para
asegurar un lugar de trabajo seguro y ético. Lo alentamos a usar el sistema para buscar
orientación sobre dilemas éticos, proveer sugerencias positivas o comunicar una inquietud. La
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comunicación eficaz es la parte vital de cualquier empresa, y EthicsPoint es una gran manera de
mejorar esa comunicación.
P. Conozco algunas personas involucradas en conductas no éticas, pero eso no me
afecta. ¿Por qué debo tomarme la molestia de denunciarlo?
Nuestras empresas eligen alentar el comportamiento ético. Toda conducta no ética, a cualquier
nivel, finalmente daña a la empresa y a todos sus empleados, incluso a usted. Tan sólo debe
analizar lo que sucedió en recientes escándalos empresariales para ver los efectos desastrosos
que una falla ética aparentemente inofensiva puede tener sobre una empresa antes saludable.
Así que si sabe de algún incidente, mala conducta o violación ética, considere que informarla es
su obligación con usted mismo y con sus compañeros.
P. No estoy seguro de si lo que he observado u oído viola una política de la empresa o es una
conducta no ética, pero no me parece bien. ¿Qué debo hacer?
Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarlo a preparar y presentar su denuncia para que
ésta sea comprendida correctamente. Preferimos que informe una situación que terminó siendo
inofensiva, que dejar que un comportamiento posiblemente no ético pase sin ser verificado
porque usted no estaba seguro.
P. ¿Adónde van estas denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?
Las denuncias se ingresan directamente en el servidor de seguridad de EthicsPoint para impedir
cualquier posible falla de seguridad. Ethics Point pone estas denuncias a disposición sólo de
personas específicas dentro de la empresa, que están a cargo de evaluar el tipo de violación y la
ubicación del incidente. Cada uno de estos receptores de la denuncia ha sido capacitado para
mantener dichas denuncias bajo la mayor confidencialidad. El sistema EthicsPoint y el personal
están capacitados y se comprometen a asegurar que nunca se divulgue una denuncia a las
partes implicadas, sus compañeros o subordinados.
P. ¿Qué sucede si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una violación? ¿No
recibirán la denuncia y comenzarán una maniobra de encubrimiento?
El sistema de EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados de manera tal que
ninguna denuncia pueda divulgarse a las partes implicadas, sus compañeros o subordinados. Si el
presidente de la empresa o el gerente general están implicados, la denuncia sólo llegará a manos
de un tercero especificado y/o ejecutivo de la empresa del área de Acatamiento. Esto ayudará a
eliminar los encubrimientos por parte de cualquier persona implicada.
P. ¿Qué sucede si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la
denuncia? ¿O qué sucede si la empresa tiene más preguntas para hacerme sobre la
denuncia?
Cuando presenta una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o a través de un número gratuito
internacional, recibe un nombre de usuario único y debe elegir una contraseña. Puede reingresar
al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para
responder a las preguntas formuladas por un representante de la empresa, y agregar
información adicional que ayude a resolver cuestiones abiertas. Lo instamos a que reingrese al
sitio en el período especificado para responder a las preguntas de la empresa. Usted y la
empresa han entrado ahora en un “diálogo anónimo”, en el que las situaciones no sólo se
identifican sino que se pueden resolver, sin importar su complejidad.
P. ¿Estas denuncias de seguimiento son tan seguras como la primera?
Toda la correspondencia de EthicsPoint se mantiene bajo la misma estricta confidencialidad de la
denuncia inicial, continuando bajo la protección del anonimato.
P. ¿Qué sucede si quiero que me identifiquen como el autor de la denuncia?
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Existe una sección en la denuncia para que usted se identifique, si lo desea.
P. ¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar una denuncia a EthicsPoint desde cualquier computadora con acceso a Internet.
Puede hacerlo desde su hogar. Muchos lugares públicos, como las bibliotecas públicas, tienen
computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o no se siente
cómodo con ellas, puede llamar a la línea directa gratuita de EthicsPoint (866-294-5572), la cual
está disponible durante las 24 horas, los 365 días del año.
P. Si decido presentar una denuncia por teléfono, ¿la línea directa gratuita también es
confidencial y anónima?
Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que daría en una denuncia por Internet; un
entrevistador ingresará sus respuestas en el sitio web de Ethics Point. Estas denuncias cuentan
con las mismas medidas de seguridad y confidencialidad que se aplican durante el envío.
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