DGC-023 DCS 240908 Anexo 1 Analisis de NC

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO
ANÁLISIS DE NO CONFORMIDADES E IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS
AUDITORÍA
INTERNA (AU – 06)
FECHA
01 AL 05 DE SEPTIEMBRE DE 2008
ÁREA DE ANÁLISIS
DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN SOCIAL
(M = Mayor y m = menor)
No.
NO CONFORMIDAD
No hay o no se conocen los criterios
para análisis medición y seguimiento
de los resultados/operación de
Procesos:
1M
A
SI
CAUSAS NIVEL 1
C-1. El grupo de trabajo no se reúne
sistemáticamente para analizar el
desempeño del proceso, ni aplica la
metodología establecida para ello.
CAUSAS NIVEL 2
 No en todos los casos se encuentra
evidencia documental de que se realice la
evaluación del desempeño de los procesos
y/o productos. Ejemplo: Formación
Profesional P-1, Gestión Subproceso
Secretaria General SEG-001, Generación y
Aplicación Innovadora de Conocimiento P2, Centro Emprendedor de Negocios CEN001, Bufete Jurídico Universitario BUJ0001, Centro de Información Geográfica
CIG-001).
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Código: PO-05/FO-03b
Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA
No.
2M
NO CONFORMIDAD
A
No se utiliza el SIGC como una
SI
herramienta para medir la satisfacción
del Cliente, y aplicar las acciones
necesarias para hacerlo de forma
coherente y en lo posible aumentarla:
CAUSAS NIVEL 1
C-2. El grupo de trabajo no aplica de
manera sistemática las encuestas de
satisfacción.
CAUSAS NIVEL 2
 No en todos los casos se analizan los
resultados de la medición de la satisfacción
del Usuario y no se toman las acciones
necesarias para minimizar el impacto de la
insatisfacción
del
mismo.
Ejemplo:
Formación Profesional P-1, Gestión
Subproceso Secretaria General SEG-001,
Generación y Aplicación Innovadora de
Conocimiento
P-2,
Director
de
Administración y Finanzas, Bufete Jurídico
Universitario
BUJ-001,
Centro
de
Información Geográfica CIG-001.
 Existen instrumentos de evaluación de la
satisfacción del usuario que no están siendo
aplicados correctamente: caso Servicios
Generales Procesos de Soporte S-3Existen
procesos que han realizado la evaluación de
la satisfacción de sus usuarios pero no se
han registrado en SIGC. Ejemplo: Servicios
Jurídicos E-3, Vinculación y Extensión
DVE-001, Procesos de Soporte S-2,
formación profesional, Programa de
Innovación Educativa PIE-001, Centro
Emprendedor de Negocios CEN-001.
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Código: PO-05/FO-03b
Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA
No.
NO CONFORMIDAD
A
CAUSAS NIVEL 1
CAUSAS NIVEL 2
No se lleva un adecuado control de la NO
documentación del SIGC:

Se encontró evidencia documental del uso de
formatos no declarados en el SIGC, Ejemplos:
Para proyectos internos; Convocatoria, Formato
de Programa de Trabajo del Cuerpo Académico,
formato para evaluación de propuestas,
dictaminación de proyectos de investigación.
Formación profesional: formato de inscripción a
examen especial, Minuta para reuniones del
Consejo Divisional de la DCPH, Reunión del
Departamento de Estudios Políticos e
Internacionales (28/04/08), Formato de eventos
académicos Procesos de Apoyo P-1A-6 (SAC),
formato de sugerencias para las sesiones de
círculos de conversación, La Dirección de
Administración y Finanzas: tarjetas para
servicios de Hotel, restaurantes y avión, entre
otros.

Se encontró evidencia documental del uso de
formatos declarados en la página web del SIGC y
que no están accesibles en la ficha del proceso
ejemplos: Anexo 1.2 del Procedimiento
Evaluaciones Especiales,
3M
 Se encontró evidencia de que no en todos los
casos, las fichas de proceso están concluidas en
el SIGC: G-1 / Secretaría General, Formación
Profesional P.-1/vinculación y Extensión, DVE001 Gestión G-3, Centro de Información
Geográfica
CIG-001,
Bufete
Jurídico
Universitario BUJ-001.
 Los formatos declarados para oficios del Dr.
Raúl Arístides aún aparece el nombre del Dr.
Alfredo Marín Marín, en el área jurídica aparece
aún el nombre de la abogada Denisse Alcasena.
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No.
NO CONFORMIDAD
No se revisa, verifica o valida la
conformidad del producto con los
requisitos del Cliente:
4M
CAUSAS NIVEL 1
SI
C-3. No se han establecido los
criterios para el desarrollo de los
productos o servicios.
SI
C-4. No se realiza una inducción al
personal de nuevo ingreso.
CAUSAS NIVEL 2
 No en todos los casos se efectúan acciones
de revisión verificación y validación,
concernientes a la realización de los
productos de los procesos. No están
definidos, o los entrevistados no los
conocen o no los aplican, Ejemplos:
Formación Profesional P-1, Gestión
Subproceso Secretaria General SEG-001,
Generación y Aplicación Innovadora de
Conocimiento
P-2,
Bufete
Jurídico
Universitario BUJ-001.
No se lleva un adecuado control en la
inducción, contratación y formación
de las competencias del personal:
5M
A
 No existe un programa de inducción,
capacitación, seguimiento y evaluación de la
eficacia de la formación de los recursos
humanos.
 El personal en muchas de las ocasiones no
recibe capacitación de acuerdo a las
actividades que desempeña.
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No.
NO CONFORMIDAD
A
CAUSAS NIVEL 1
CAUSAS NIVEL 2
No se realiza el seguimiento a las NO
observaciones de las auditorías
anteriores:
6m
 No en todos los casos se encuentra
evidencia documental que sustente el
cumplimiento del plan de acciones
correctivas de las auditorías anteriores.
Ejemplo: Administración de Recursos
Materiales y Servicios Generales S-4,
Centro Emprendedor de Negocios CEN001, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001,
Programa de Innovación Educativa PIE-001
No se
utiliza el SIGC como NO
herramienta para la operación de la
institución y la gestión de los
requisitos de los usuarios:
7m
 Existen actividades, funciones, áreas y
departamentos no declarados en la
documentación del SIGC. Ejemplos:
Participación Social, Imagen Institucional,
Programa
de
Internacionalización,
Secretaría
Técnica,
Dirección
de
Investigación y Posgrado (PROMEP),
Centro de Información Geográfica CIG-001,
Bufete Jurídico Universitario BUJ-001.
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No.
NO CONFORMIDAD
A
CAUSAS NIVEL 1
CAUSAS NIVEL 2
No se conoce o no se identifica a los NO
clientes de los procesos, los productos
que esperan ni la interrelación entre
procesos:
8m
 Existen formatos declarados como registros
de procesos antecesores que no están
documentados en tales procesos y sus
dueños no los reconocen, ejemplos Recursos
Financieros Procesos de Soporte S-2,
Servicios Jurídicos Gestion-3, Formación
Profesional P-1, Vinculación y Extensión
DVE-001
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