2.2 LA RED DE VENTAS Se puede definir la red de ventas de una

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2.2 LA RED DE VENTAS
Se puede definir la red de ventas de una organización como:
Son todas aquellas personas que, perteneciendo a la empresa o
vinculadas a la misma, se ocupan de todas aquellas tareas relacionadas directamente con la venta de los productos fabricados o
distribuidos por la empresa
Normalmente la red de ventas se compone de tres equipos
principales:
❑ Equipo interior de ventas: Este equipo se compone de las
diferentes personas que realizan sus tareas principalmente
dentro de la empresa, como pueden ser los vendedores de
mostrador o dependientes, los vendedores por teléfono o
teleoperadores, los vendedores por correspondencia, los
encargados de realizar las ofertas, los encargados de vigilar la cumplimentación de los pedidos y, en general, el
personal que se encarga del trabajo administrativo de ventas.
❑ Equipo exterior de ventas: Este equipo está formado por
aquellas personas que realizan la mayor parte de su actividad fuera de la empresa, como son los promotores, vendedores e inspectores de ventas. Estos, en muchas ocasiones, también realizan tareas administrativas dentro de la
empresa.
❑ El equipo de exportación: En muchas ocasiones, este equi-
po está formado, por una parte del equipo interior y, por
otra del exterior de ventas, teniendo a su cargo la realización de las ventas en los mercados exteriores.
La estructura de los equipos de ventas están condicionadas
por múltiples aspectos, algunos de los cuales, están relacionados
entre sí. El condicionante de mayor relevancia es la forma de
venta que la empresa utilice, la cual depende en gran medida del
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tipo de productos o servicios vendidos por la misma.
2.2.1 FIJACIÓN
DE OBJETIVOS
Los objetivos de la red de ventas o de la fuerza de ventas,
como también se le denomina en algunas organizaciones, son
muy numerosos y diversos.
La determinación de estos objetivos se debe hacer de
acuerdo con los objetivos de la Dirección Comercial o de
Marketing, los cuales tienen que estar a su vez en perfecta
armonía con los objetivos generales de la empresa.
Los objetivos tienen que ser específicos, cuantitativos y
medibles, a fin de poder evaluar su cumplimiento.
Igualmente, los datos se deben recoger por escrito con el
fin de evitar falsas interpretaciones que de ellos se pueda
hacer. Entre los principales objetivos que suelen asignarse a la
red de ventas son:
AUMENTAR EL NÚMERO DE CLIENTES
INCREMENTAR LAS COMPRAS MEDIAS POR CLIENTE
OBJETIVOS
OBTENER UNA DETERMINADA PARTICIPACION EN EL MERCADO
CONSEGUIR LA MAYOR INFORMACION SOBRE LA ACTUACIÓN
DE LA COMPETENCIA.
2.2.2 INFORMES
Una de las funciones que debe hacer el vendedor después
de cada visita es un informe de cúal ha sido su trabajo ese día,
a quién a visitado y los resultados de tal visita.
En muchas organizaciones, dependiendo del volumen de
vendedores y de la organización de ventas este informe se
puede realizar diariamente, semanalmente o mensualmente.
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Algunas veces el informe de visitas va junto con una liquidación de gastos de dichas visitas. El vendedor, cada vez que
va a visitar a algún cliente puede ocasionar gastos, que si no
ha solicitado un anticipo en la empresa, corren de su bolsillo.
Estos gastos pueden ser:
❑ De locomoción (taxi, metro, autobús, kilometraje de
coche, etc).
❑ Dietas (comidas, cenas, etc).
❑ Otros (peaje, parking, etc).
El informe de visitas puede tener distintos formatos dependiendo de la empresa pero siempre debe plasmar datos como
los que se describen a continuación.
❑ Día de la visita. Fecha.
❑ Lugar o zona que se ha ido a visitar.
❑ Persona, empresa o tipo de cliente que se ha visitado.
❑ Fin de la visita (mantenimiento, captación, información,
etc).
❑ Conclusión (alguna observación o incidencia de las visi-
tas).
❑ En caso de ser también liquidación el gasto ocasionado
con la visita.
Posteriormente a la realización del informe se debe clasificar el archivo de clientes. Como es lógico actualmente ese
archivo es informático y no de papel, ya que es la mejor
manera de conservar la información, sin peligro de que se
pierda o se deteriore.
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2.2.3 RATIOS
DE CONTROL
El método de control del vendedor en la empresa más útil y
conocido es el coeficiente de visitas.
El coeficiente de visitas es el número de veces por año que
es conveniente visitar a un cliente.
Este coeficiente depende de varias circunstancias. Las más
importantes son:
❑ Que los clientes reales y potenciales sean muy semejan-
tes. En este caso el coeficiente de visitas es uniforme.
❑ Que sean muy diferentes los clientes reales y potenciales
así como la importancia de los sectores, la importancia
relativa del punto de venta concreto, etc.
❑ Que los costes de desplazamiento sean tales que obli-
guen a una discriminación en el número de visitas por
año.
❑ La frecuencia de visitas.
❑ La importancia del cliente.
❑ La tipología del cliente.
Uno de los métodos de valoración utilizado para calcular el
coeficiente de visita (CV) consiste en establecerlo como producto del coeficiente de un sector (CS) y el de media (CM).
CV = CS * CM
Otras ratios de control para el vendedor serían el tiempo
medio de duración de cada visita (DV).
En general, para clientes semejantes y de naturaleza igual el
tiempo medio de visita debe ser constante y bastaría establecer un valor medio.
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Valorar el tiempo medio de duración de cada visita es muy
importante para el estudio de rutas y el análisis de distribución.
2.3 EL EXPEDIENTE DE CLIENTES. FICHAS
Al igual que debe existir un expediente de vendedores es fundamental que exista un expediente de cada cliente en el cual se
archive su información en fichas.
Las fichas de clientes representan una información profesional
que debe llevar el vendedor para tener la información de cada
cliente clasificada y relacionada adecuadamente
Los objetivos principales de las fichas de clientes son:
❑ Proporcionar al vendedor una información recordatorio
suficientemente completa sobre el cliente y registrar el
desarrollo de las visitas efectuadas.
❑ Facilitar a la empresa una información detallada de la
clientela.
El contenido básico de una ficha de cliente debe ser el que se
describe a continuación:
Anverso
Se incluye la información permanente, tal como; zona, localidad, nombre o razón social, dirección y cargo del cliente.
Igualmente se incluirán los datos bancarios, de créditos, etc.
También se puede incluir información de carácter general,
como pueden ser los sistemas de pago (mensual, trimestral,
semestral, etc.), y el horario de visitas y otros datos de interés.
Reverso
Se incluyen datos de carácter dinámico como puede ser la
fecha de cada visita y si el resultado ha sido positivo o nega-
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tivo (actitud favorable, desfavorable, etc.).
Observaciones
Se pueden incluir las objeciones expuestas por el cliente
como por ejemplo si ha comprado a otros proveedores, si ha
dicho que se le telefonee más tarde, etc.
Un ejemplo de ficha de cliente puede ser el que se muestra a
continuación:
ANVERSO
NOMBRE DEL CLIENTE
ACTIVIDAD PROFESIONAL
RAZÓN SOCIAL
Nº DE CLIENTE
DOMICILIO
POBLACIÓN
TFNO.
CONDICIONES DE VENTA
CONDICIONES DE PAGO
GENERALES
FACTURACIÓN A
VENCIMIENTO
PARTICULARES
DOMICILIADO POR
PERSONA A
ENTREVISTAR
CARGO
DIAS DE
VISITA
HORAS DE
VISITA
Nº DE PERSONAS DE PAGO
20
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Director
Compras
Ofic. Técnica
Producción
1992
1993
1994
100
200
> 200
CREDITOS
DOCUMENTOS
CIFRA DE FACTURACIÓN (en miles de Ptas.)
AÑO
Concepto
50
BANCOS
1995
1996
1997
1998
4 FACTURAS +
1999
BIENES
3 FACTURAS +
EQUIPOS
1 ALBARÁN +
APARATOS
OTROS:
REVERSO
GESTIÓN
FECHA
PERSONA
ENTREVISTADA
RESUMEN
OBSERVACIONES
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RESULTADO