Cálculo de Costos

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Desarrollo sustentable de Organizaciones
Cálculo de Costos
Objetivos del Sistema de Cálculo de Costos
Una pequeña Empresa normalmente no puede influir en el precio de sus productos. El mercado
(los competidores, los clientes) determinan los precios. Con mayor razón el dueño/gerente de
una pequeña Empresa, tiene que conocer y controlar los costos de su Empresa, pero no es
suficiente con esto, también es muy importante saber los datos que crea una unidad de su
producto o de los diferentes productos que elabora su Empresa.
Para esto se necesita un sistema de cálculo de costos que cumpla las siguientes
características :
•
•
•
•
•
Manejo fácil
Completo
Exacto
Rápido
Considere la inflación
Con un sistema que cumpla estas exigencias el empresario siempre está en condición de
controlar sus costos para evitar que sobrepasen sus precios.
Manejo de la Herramienta
La idea general del sistema es repartir todos los costos de la Empresa a las horas productivas
de la misma. El tema incluye 9 pasos para hacerlo, en los primeros tres pasos se determinan
las horas productivas de la Empresa. En los pasos siguientes se reparten todos los costos de la
Empresa a las horas productivas, distinguiendo entre costos fijos y costos variables.
Entonces el sistema permite determinar :
•
•
•
•
•
El precio satisfactorio
El precio mínimo
El precio mínimo absoluto
El punto de equilibrio
El margen de contribución
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO
1. HORAS PAGADAS
DESCRIPCIÓN
Los empleados tienen el derecho a vacaciones pagadas, aguinaldo, Sistema Nacional de Jubilaciones
y Pensiones, ART.
Por eso el Empleado cuesta mucho más al mes que su sueldo mensual.
Para hacer un cálculo hay que convertir todos los costos del personal en horas.
Como resultado usted tendrá las horas que usted debe pagar verdaderamente por los servicios del
empleado.
Entonces los costos del personal están formados tanto por los sueldos mensuales de personal como
por :
• Las vacaciones pagadas
• Aguinaldo
• Aporte Seguridad Social, ART, etc.
EJEMPLO / APLICACIÓN
Cálculo por cada empleado (Tiempo completo)
Días de trabajo al año
x Por horas de trabajo al día (8) horas
+ Vacaciones pagadas (1 mes)
+ Aguinaldo (1 mes)
EJEMPLO
252 días
2 016 horas
168 horas
168 horas
HORAS AL AÑO
2 352 horas
+ % prestaciones sociales (tomamos un número x de hs)
(de horas de trabajo + vacaciones pagadas = 2 184 horas)
HORAS PAGADAS POR EMPLEADO AL AÑO
257 horas
2 609 horas
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SUS CIFRAS
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO
2. HORAS PRODUCTIVAS
DESCRIPCIÓN
Ahora usted debe calcular las horas productivas de sus empleados, esto significa las horas reales en
que un empleado trabaja en la elaboración /fabricación del producto.
• De los días de trabajo hay que sustraer los festivos, las vacaciones, las licencias por enfermedad
(estimación). El resultado son las horas previsibles de presencia de cada empleado al año. Pero en
cada Empresa hay tiempo en que el empleado está ocupado con trabajos como mantenimiento,
reparación, limpieza, o lo que llamamos tiempos muertos.
EJEMPLO / APLICACIÓN
CÁLCULO DE LAS HORAS PRODUCTIVAS DE LA EMPRESA
EJEMPLO
Días de trabajo al año
- Vacaciones, licencias por enfermedad
DIAS DE PRESENCIA EN LA EMPRESA
x Horas de trabajo al día
252 días
20 días
x
232 días
8 horas
HORAS DE PRESENCIA AL AÑO
- Horas improductivas (depende entre otras del
aprovechamiento de la capacidad instalada estimada en 60%)
1 856 horas
HORAS PRODUCTIVAS POR EMPLEADO AL AÑO
X Empleados de la Producción ( Un Gerente 60% ;
3 Empleados 100%)
1 114 horas
HORAS PRODUCTIVAS DE LA EMPRESA
4 010 horas
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- 742 horas
x 3,6
SUS
CIFRAS
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 3. HORAS IMPRODUCTIVAS
DESCRIPCIÓN
Ya los primeros dos pasos le muestran que usted paga muchas horas de trabajo improductivas. Estas
horas improductivas deben tomarse en cuenta cuando se determina el precio de un producto, para
evitar que los costos sobrepasen el precio.
Es importantes la proporción de horas improductivas con respecto a las horas productivas, como está
explicado en el ejemplo.
EJEMPLO / APLICACIÓN
CÁLCULO DE PORCENTAJE DE HORAS IMPRODUCTIVAS
POR EMPLEADO
EJEMPLO
Horas pagadas por Empleado al año (viene de (1))
- Horas productivas por empleado al año (viene de la (2))
2 609 horas
1 114 horas
HORAS IMPRODUCTIVAS PERO PAGADAS
1 495 horas
Proporción a horas productivas
1 495 x 100
=
134 %
1 114
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SUS CIFRAS
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 4. COSTOS DEL PERSONAL
DESCRIPCIÓN
Ahora usted debe calcular los costos del personal que no trabaja en la producción.
Es decir el personal de administración y de ventas. Estos costos fijos (lo que significa que no varían
con la producción). No se toma en cuenta solamente los sueldos sino también los costos como
vacaciones pagadas, aguinaldo, aportes patronales, art, etc. (ver paso 1). Además hay que tomar en
consideración su sueldo (sueldo del Empresario). Este es el sueldo que usted pagaría a un gerente,
incluyendo los demás costos antes mencionados.
EJEMPLO / APLICACIÓN
COSTOS DEL PERSONAL
NOMBRE
Luz G. (Secretaria)
Carlos A (Administrador)
Ernesto J. (Ventas)
Fernando C. (Mensajero)
EJEMPLO
Sueldo
Número de
mensual sueldos
250
500
400
200
x 16,6 *
x 16,6 *
x 16,6 *
x 16,6 *
SUS CIFRAS
Costos
anuales
Sueldo
mensual
4 150
8 300
6 640
3 320
$ 22 410
+ Sueldo de Empresario
calculado (estimación)
$ 15 000
* Incluye vacaciones pagadas, Aguinaldo, ART y aportes patronales
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Número de Costos
sueldos
anuales
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 5. OTROS GASTOS
DESCRIPCIÓN
Este paso es para estimar los costos (incluyendo los costos del personal). La base de la estimación
son los costos del año pasado. Hay que tomar en consideración los probables aumentos de precios.
Además usted debe distinguir entre los costos fijos (costos que no dependen de la producción) y los
costos variables (costos que dependen de la producción).
EJEMPLO / APLICACIÓN
Costos del año
pasado
Ejemplo Sus
cifras
Alquiler
6 250
Total de costos
planificados 20___
Ejemplo Sus
cifras
6 770
DISTRIBUCIÓN TOTAL DE COSTOS
Costo fijos
Costos Variables
Ejemplo
Sus
Ejemplo Sus
cifras
cifras
6 770
Luz-Agua
312
338
156
182
Impuestos
625
625
105
520
Seguros, cuotas
780
780
780
Vehículos
1 560
1 820
468
Propaganda
1 040
1 456
1 456
390
Viajes
520
520
Mantenimiento
780
936
Telef. -Fax
780
936
936
Mat. P/oficina
780
1 300
1 300
Revistas, Libros
260
312
312
1 250
1 406
1 406
14 937
17 199
14 079
Contador
= Suma Costos
1 352
130
936
3 120
÷ Horas productivas de la Empresa
(viene del paso (2))
4 010
= Costos variables por hora
$ 0,78
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 6. COSTOS DEL PERSONAL DE LA
PRODUCCION POR HORA
DESCRIPCIÓN
Este paso hay que calcular los costos del personal trabajando en la producción.
Para hacer un cálculo muy exacto es recomendable que distinga entre trabajadores calificados y
trabajadores menos calificados (ayudante). Primero hay que calcular el sueldo de cada trabajador por
hora. Después hay que multiplicar los sueldos por hora con la proporción de las horas improductivas
(ver paso 3). Para conocer los costos del personal de la producción por hora hay que sumar:
Sueldo por hora
+ Proporción por horas improductivas
= Costo de un trabajador de la producción por hora
Para cada grupo de los trabajadores (calificados/menos calificados) hay que calcular el promedio de
los costos del personal.
EJEMPLO / APLICACIÓN
Sueldo hora
Nombre del Trabajador
Ejemplo
(1)
Sus cifras
Proporción de horas
improductivas
Ejemplo
Sus cifras
(2)
Costo del personal
de Producción hora
Ejemplo
Sus cifras
3,45
2,35
4,62
3,15
8,07
5,50
Promedio Trab. Calificado
$ 2,90
$ 3,89
$ 6,79
Juan D.
$ 1,32
$ 1,76
$ 3,08
Luis L.
Carlos A.
1) 168 horas al mes
Luis L.: Sueldo por mes
Carlos A.: Sueldo por mes
Juan D.: Sueldo por mes
$ 580 ÷ 168 = $ 3,45
$ 395 ÷ 168 = $ 2,35
$ 221 ÷ 168 = $ 1,32
2) Viene del paso (3) (134%)
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 7. COSTOS FIJOS POR HORA
PRODUCTIVA
DESCRIPCIÓN
Ahora usted debe calcular los costos fijos por hora productiva. Hay que tomar los costos del personal
(Paso (4)) y los gastos fijos (Paso (5)) así como el sueldo del empresario calculado (Paso (4)).
Además hay que tomar en cuenta los intereses por créditos, la depreciación, los intereses calculado
por el capital propio invertido en la Empresa y otros gastos calculados.
De los costos fijos totales hay que restar el tiempo (multiplicado por el sueldo por hora del Empleado
mejor pagado) que el Empresario trabaja en la producción, porque son gastos variables.
Los costos fijos hay que dividirlos por las horas productivas de la Empresa (Paso (2)) para determinar
los gastos fijos por hora productiva.
EJEMPLO / APLICACIÓN
COSTOS FIJOS
EJEMPLO
Costos del personal (viene del paso (4))
+ Otros costos fijos (viene del paso (5))
+ Intereses (Créditos) (viene de Contabilidad)
+ Depreciación (Viene de Contabilidad)
+ Sueldo del Empresario Calculado (viene del paso (4))
+ Intereses calculados por capital propio, otros gastos calculados
(estimación)
- Sueldo del empresario para trabajos en la producción - 60 % su
tiempo en la empresa (viene del paso (2))
60 % de 1.114 = 668,40 horas x 8.07 $/hora * (viene del paso (6))
22 410
14 079
1 042
1 563
15 000
1 563
5 394
= Costos fijos totales
$ 61 051
÷ Horas productivas de la empresa (viene del paso (2))
= Costos fijos por horas productivas
4 010
$ 15,225
* El sueldo por hora del empleado mejor pagado
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SUS CIFRAS
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 8.COSTOS POR HORA
DESCRIPCIÓN
En este paso usted determina sus costos por hora considerando todos los costos de la empresa,
excluyendo la materia prima. Para tal fin hay que sumar los resultados de los pasos (5) (6) (7). La suma
son los gastos de la Empresa por cada hora de producción de la Empresa.
EJEMPLO / APLICACIÓN
EJEMPLO
SUS CIFRAS
PASO COSTOS POR HORA
Empresario
6
5
7
Costo del personal de
la producción por hora
Otros costos variables
= Costo variable por
hora productiva
Costos fijos por hora
productiva
Costos por hora
productiva
Trabajador
Calificado
Ayudante
8,07
5,50
3,08
0,78
0,78
0,78
8,85
6,28
3,86
15,23
_______
15,23
________
15,23
______
$ 24,08
$ 21,51
$ 19,09
Empresario
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Empleados
Ayudantes
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. CÁLCULO DEL PRECIO
DESCRIPCIÓN
Para calcular el precio de su producto (del pedido) usted debe estimar cuántas horas productivas tiene
que trabajar.
•
•
•
El empresario (Usted)
Los trabajadores calificados
Ayudantes
Las horas productivas para la producción del producto hay que multiplicarlas por los costos por hora
productiva. A estos costos hay que recargarles la materia prima, combustibles y las ganancias.
EJEMPLO / APLICACIÓN
CÁLCULO
•
•
•
•
Horas productivas
− Empresario
− Trabajadores calificados
− Ayudante
Materia prima
Combustible, etc.
Ganancia 10 %
Precio de sus producto
(precio satisfactorio)
EJEMPLO
3 horas x 24,08
10 horas x 21,51
2 horas x 19,09
= 72,24
= 215,10
= 38,18
SUS CIFRAS
325,52
_______
_______ x ________ =
_______ x ________ =
_______ x ________ = _______
156,25
10,42
49,22
_________
_______
_______
_______
_______
$541,41
_________
_______
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. ANEXO 1 : PRECIO MÍNIMO
DESCRIPCIÓN
Ya en el paso (9) calculó el precio satisfactorio, ahora en este anexo se le enseña a calcular el precio
mínimo, el cual es el precio que sólo busca cubrir los costos variables y fijos de le Empresa, es decir no
incluye ganancias, este precio permite aprovechar la capacidad instalada de la Empresa.
EJEMPLO / APLICACIÓN
CÁLCULO
•
Horas productivas
− Empresario
− Trab. Calificados
− Ayudante
•
•
Materia prima
Combustible, etc.
•
Precio mínimo.
EJEMPLO
3 horas x 24,08
10 horas x 21,51
2 horas x 19,09
SUS CIFRAS
_______ x ________ =
_______ x ________ =
_______ x ________ =
= 72,24
= 215,10
= 38,18
325,52
_______
156,25
10,42
________
$492,19
========
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_______
-----------_______
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO
9. ANEXO 2: PRECIO MÍNIMO
ABSOLUTO
DESCRIPCIÓN
Existe otro precio por el cual el empresario puede ofrecer sus productos, este precio incluye únicamente
los costos variables, lo cual genera pérdidas, pero serán menos que si no se vende, este precio sólo se
puede ofrecer por cortos períodos de tiempo y además la Empresa debe tener otro producto que
subsidie la pérdida.
EJEMPLO / APLICACIÓN
CÁLCULO
•
Horas productivas
− Empresario
− Trabajadores calificados
− Ayudante
•
•
Materia prima
Combustible, etc.
•
Precio mínimo (absoluto)
EJEMPLO
3 horas x 8,85
10 horas x 6,28
2 horas x 3,86
=
=
=
26,55
62,80
7,72
SUS CIFRAS
92,07
_______
156,25
10,42
________
$258,74
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_______ x ________ =
_______ x ________ =
_______ x ________ =
________
________
________
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. ANEXO 3 : PUNTO DE EQUILIBRIO
DESCRIPCIÓN
El punto de equilibrio nos informa en unidades o dinero, el punto donde su Empresa no obtiene ni
pérdidas ni ganancias, entonces por debajo de este tendrá pérdidas y si por el contrario lo supera
obtendría ganancias.
Costos fijos (vienen del paso (7)) entre el precio de venta (viene del paso (9)) menos costos variables
(viene del paso (9) anexo 2).
EJEMPLO / APLICACIÓN
Punto de Equilibrio
(por mes)
Costos fijos (por mes)
=
precio de venta por unidad - costos variables por unidad
Punto de Equilibrio
61 051
=
= 216 unidades.
541,41 - 258,74
A partir de la venta de 217 unidades la Empresa obtendrá ganancias.
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9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. ANEXO 4: MARGEN DE
CONTRIBUCIÓN
DESCRIPCIÓN
Es la contribución ya sea por producto o pedido, para cubrir los costos fijos y generar ganancias a la
empresa.
Hay que restar los costos variables que vienen del paso (9) anexo 2 del precio del producto.
EJEMPLO / APLICACIÓN
Precio del producto
( -) Costos variables
= Margen de contribución x producto
$ 541,41
258,74
_________
$ 282,26
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