LECCIÓN N° 02 LA PLANEACIÓN

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
LECCIÓN N° 02
LA PLANEACIÓN
OBJETIVOS:
- Conocer la importancia de la Planeación como función administrativa.
- Comprender y analizar los diversos tipos de planes.
2. PLANEACIÓN
2.1. Definición
Al diseñar un entorno para el eficaz desempeño de individuos que trabajan en grupos, la
tarea más importante de un gerente es comprobar que todos conozcan los propósitos y
objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal
debe basarse en el conocimiento por parte de las personas de lo que se espera de ellas.
Ésta es la función de la planeación, la función administrativa más básica de todas. La
planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos,
y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos futuros de
acción. De este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de
objetivos preseleccionados. La planeación supone asimismo, y en forma destacada,
innovación administrativa. Tiende un puente entre el punto donde se está y aquel otro
donde se desea ir. Cabe señalar que planeación y control son inseparables, los hermanos
siameses de la administración (véase la figura N° 3). Todo intento de control sin planes
carece de sentido, porque la gente no tendrá manera de saber si efectivamente se dirige
a donde quiere ir (resultado de la tarea de control) sin antes saber a dónde quiere ir (parte
de la tarea de planeación). Así, los planes proporcionan las normas de control.
FIGURA N° 3.- Estrecha relación entre planeación y control
Nuevos planes
Planeación
Instrumentación de
los planes
Control: comparación
de planes con
resultados
Desviaciones de
los planes no
indeseables
Desviación indeseable
Acción correctiva
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2.2. Tipos de Planes
Los planes se clasifican en 1) propósitos o misiones, 2) objetivos o metas, 3) estrategias,
4) políticas, 5) procedimientos, 6) reglas, 7) programas y 8) presupuestos.
1.
Propósitos o misiones
En la misión o propósito (términos que suelen usarse indistintamente), se identifica
la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Todo
establecimiento organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al menos debe tener, si se
desea que su existencia sea significativa) un propósito o misión. En todo sistema
social, las empresas tienen una función o tarea básica que la sociedad les asigna.
Por ejemplo, el propósito de una empresa comercial es generalmente la producción y
distribución de bienes y servicios. El propósito de un departamento estatal de
caminos es el diseño, construcción y operación de un sistema estatal de
carreteras. El propósito de los tribunales es la interpretación de las leyes y su
aplicación. El propósito de una universidad es la enseñanza, la investigación y la
prestación de servicios a la comunidad.
A diferencia de nosotros, algunos autores distinguen entre propósitos y misiones.
Una empresa, por ejemplo, puede tener el propósito social de producir y distribuir
bienes y servicios, y alcanzarlo cumpliendo la misión de producir ciertas líneas de
bienes. Las misiones de una compañía petrolera como Exxon son la búsqueda de
petróleo y la producción, refinación y comercialización de petróleo y de los
numerosos productos derivados de éste, desde diesel hasta productos químicos. La
misión de Du Pont Company ha sido expresada como "mejores cosas mediante la
química", en tanto que Kimberly-Clark (famosa por su marca Kleenex) entiende su
misión empresarial como la producción y venta de papel y de bienes elaborados con
papel. En la década de los sesenta la NASA se fijó la misión de la presencia humana
en la Luna antes que los soviéticos. Hallmark, que ha ampliado sus actividades
empresariales más allá del terreno de las tarjetas de felicitación, define su misión
como "el negocio de la expresión social". No obstante, el propósito o misión de otras
empresas y áreas de actividad es generalmente más vago. Por ejemplo, muchos
consorcios conciben su misión como sinergia,∗ la cual se consigue mediante la
combinación de varias compañías.
2.
Objetivos o metas
Los objetivos o metas (términos que se usan indistintamente en este módulo), son
los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.
Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se
persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el
control.
3.
Estrategias
En el ejército se ha empleado tradicionalmente el término "estrategias" para designar
los grandes planes resultantes de la deducción de las probables acciones u
omisiones del enemigo. Pero a pesar de que el término "estrategia" sigue teniendo
implicaciones competitivas, los gerentes lo usan cada vez más para referirse a
extensas áreas de la operación de una empresa. Definimos estrategia como la
determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción
de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su
cumplimiento.
4.
Políticas
Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en
enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma
de decisiones. No todas las políticas son "enunciados"; a menudo se desprenden
sencillamente de las acciones de los gerentes. El presidente de una compañía, por
∗
El concepto de sinergia puede formularse sencillamente como una situación en la que 2 más 2 es igual a 5, o en la que el todo es
mayor a la suma de las partes.
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ejemplo, puede seguir rigurosamente (más por conveniencia que como una política
propiamente dicha) la práctica de ascender a empleados de dentro de la empresa;
esta práctica puede interpretarse como política y ser seguida celosamente por los
subordinados. En realidad, uno de los problemas de los gerentes es cerciorarse de
que sus subordinados no interpreten como políticas lo que en verdad son decisiones
administrativas menores no previstas para fungir como patrones de conducta.
En las políticas se define un área dentro de la cual habrá de tomarse una decisión y
se garantiza que ésta sea consistente con y contribuya a un objetivo. Las políticas
ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven
innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican
otros planes, permitiendo así a los gerentes delegar autoridad sin perder el control de
las acciones de sus subordinados. Existen muchos tipos de políticas. Como ejemplo
de ellas pueden mencionarse las políticas de contratación exclusiva de ingenieros
con grado universitario, la promoción de sugerencias de los empleados para elevar la
cooperación, el ascenso desde dentro, el estricto apego a un elevado estándar de
ética empresarial, la fijación de precios competitivos y la insistencia en precios fijos,
no basados en los costos.
5.
Procedimientos
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método
para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las
acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla
la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
Es común que los procedimientos crucen las fronteras departamentales. Por ejemplo,
el procedimiento de tramitación de pedidos de una compañía manufacturera
involucrará casi indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido
original), el departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de
fondos y la aprobación de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el
registro de la transacción), el departamento de producción (dado que el pedido
implica la producción de bienes o la autorización para extraerlos del almacén) y el
departamento de tráfico (para la determinación de los medios y ruta de transporte
para su entrega).
Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y políticas.
La política de una compañía puede conceder vacaciones a los empleados; en los
procedimientos establecidos para la instrumentación de esta política se determinará
un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán
métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para
asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios
para solicitar vacaciones.
6.
Reglas
En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la
discrecionalidad de cada persona. Son por lo general el tipo de planes más simples.
"No fumar" es una regla que no permite ninguna desviación respecto del curso de
acción estipulado. La esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa en
cuanto a la obligada realización u omisión de una acción. Es preciso distinguir entre
reglas y políticas. El propósito de las políticas es orientar la toma de decisiones
mediante el señalamiento de las áreas en las que los gerentes pueden actuar a
discreción. Las reglas, en cambio, no permiten discrecionalidad alguna en su
aplicación.
7.
Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoyan en
presupuestos. Pueden ser tan importantes como el programa de una línea aérea
para la adquisición de una flota de aviones por un valor de 400 millones de dólares o
un programa quinquenal en favor de mejores condiciones y mayor calidad de sus
miles de supervisores, o tan menudos como un programa formulado por un solo
supervisor para elevar la moral de los trabajadores del departamento de manufactura
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de partes de una compañía fabricante de maquinaria agrícola.
8.
Presupuestos
Un presupuesto es una formulación de resultados esperados expresada en términos
numéricos. Podría llamársele un programa "en cifras". De hecho, al presupuesto
financiero operacional se le denomina a menudo "plan de utilidades". Un presupuesto
puede expresarse en términos financieros; en términos de horas-hombre, unidades
de productos u horas-máquina, o en
cualesquiera otros términos numéricamente medibles. Puede referirse a las
operaciones, como en el caso del presupuesto de egresos; puede reflejar desembolsos de capital, como el presupuesto de inversiones de capital, o puede indicar
el flujo de efectivo, como el presupuesto de efectivo. Sin embargo, la elaboración de
un presupuesto corresponde evidentemente a la planeación. El presupuesto es el
instrumento de planeación fundamental de muchas compañías. Un presupuesto
obliga a una empresa a realizar por adelantado (ya sea con una semana o 5 años de
anticipación) una recopilación numérica de sus expectativas de flujo de efectivo, ingresos y egresos, desembolsos de capital o utilización de horas-hombre/ máquina. El
presupuesto es necesario para el control, pero será inútil como norma sensible de
control si no es un reflejo fiel de los planes.
AUTOEVALUACIÓN N° 02
1. ¿ Qué implica la planeación?
2. ¿ Qué relación existe entre la planeación y el control?
3. ¿En qué consisten los Propósitos o Misiones como uno de los tipos
de planes?
4. ¿Qué representan los objetivos o metas?
5. ¿Cuál es la ventaja de establecer estrategias?
6. ¿Cuales son los aspectos que deben tomarse para establecer
políticas?
7. ¿ Cuál es la relación que existe entre procedimientos y políticas?
8. ¿Cuál es la esencia y propósito de una regla?
9. ¿De qué están conformados los programas?
10. ¿En qué términos puede expresarse un presupuesto?
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