CONTRATO DE SERVICIOS DE VERIFICACION DEL

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CONTRATO DE SERVICIOS DE VERIFICACION DEL PROGRAMA C.A.F.E. PRACTICES
Contrato entre “MAYACERT” y “______________________“ en adelante denominado El Contratante.
ACLARACION PRELIMINAR: MAYACERT está acreditado por SCIENTIFIC CERTIFICATION SYSTEMS SCS, como la Institución
privada de control y verificación del programa C.A.F.E. Practices de Starbucks Coffee Trading Company (SCTC) con sede en
Guatemala.
El Contratante es considerado por Starbucks como Proveedor que cumple con los criterios de preparación de café oro (criterio PQ-1)
y que cumple con el criterio de perfil de taza (criterio PQ-2). El proveedor verificado debe de cumplir con los requerimientos de auto
evaluación del programa C.A.F.E. PRACTICES de versión actualizada.
Los métodos, técnicas y practicas de producción del café,, beneficiado húmedo, beneficiado seco y comercialización deben estar
encaminadas en la Sostenibilidad enmarcados en los cuatro conceptos claves: Calidad del producto, responsabilidad económica,
Responsabilidad social y Liderazgo ambiental.
El contratante debe de estar dispuesto a recibir a los verificadores de MAYACERT para que los mismos revisen los campos, hagan
entrevistas a trabajadores del campo y administrativo y que puedan concluir con hallazgos, condiciones, documentación y evaluación
de cada uno de los criterios de los lineamientos de evaluación de C.A.F.E. Practices.
La decisión de la verificación que realiza MAYACERT es imparcial e independiente basado en los lineamientos del Manual de
Procedimientos del Verificador detallados por Scientific Certification Systems – SCS-, La verificación realizada por Mayacert no
garantiza un estatus en C.A.F.E. Practices ni la venta del café en oro a Starbucks.
La información correspondiente a registros, documentos y datos proporcionados por el cliente es manejada por MAYACERT con
estricta confidencialidad y es utilizada únicamente para los propósitos de la verificación según los lineamientos del programa
C.A.F.E. Practices. Toda la información que se obtenga en todo proceso de verificación será estrictamente confidencial y la
información no será compartida con nadie fuera grupo participante en proceso de verificación, incluyendo a SCS y a Starbucks.
ARTICULO 1. Objeto de contrato:
Las partes contratantes acuerdan la ejecución del procedimiento de control de acuerdo a las condiciones relacionadas
con el Programa C.A.F.E. Practices emitidas por Starbucks Coffee Training Company & Scientific Certification Systems
– SCS-, cuyo fin es el de obtener la verificación del café.
ARTICULO 2. Requisitos generales para la verificación.
El contratante que busque recibir o mantener la verificación del programa C.A.F.E. Practices debe cumplir con los
requerimientos de calidad de café de STARBUCKS COFFEE definidos en los criterios de preparación de café oro (criterio
PQ-1) y criterio de perfil de taza (criterio PQ-2).
El proveedor además deberá de cumplir con la auto evaluación y formulario de aplicación de proveedores de STARBUKS donde
detalle toda la cadena de suministros (FAST), de estos formularios deberán enviar una copia a MAYACERT. El proveedor deberá de
establecer, implantar y actualizar su sistema productivo de café acorde a los lineamientos del programa C.A.F.E. Practices.
Debe permitir inspecciones en la finca y todo el proceso productivo del café, beneficio húmedo y seco, bodegas, etc. con
acceso completo incluyendo los registros y controles.
Mantener todos los registros de la operación verificada disponible por lo menos de un año del proceso productivo y
control administrativo para determinar el cumplimiento con los criterios señalados en el programa C.A.F.E
PRACTICES.
ARTICULO 3. Solicitud para la verificación.
El contratante que busque la verificación será mediante una solicitud por escrito a MAYACERT vía e-mail: La
solicitud deberá adjuntar la información siguiente: La autoevaluación y formulario de aplicación de proveedores de
STARBUKS (FAST), todos los datos de la aplicación del proveedor como ; el nombre social, domicilio comercial y número de
teléfono del negocio del solicitante y, cuando el solicitante es una corporación, el nombre, dirección y número de
teléfono de la persona autorizada para actuar en nombre del solicitante; deberá detallarse en el formulario FAST.
ARTICULO 4. Revisión de la solicitud.
Para aceptar una solicitud para la verificación, MAYACERT hace los siguientes procesos:
(1) Revisar los formularios si están completos y la auto evaluación.
(2) Solicitar el código de seguridad aprobado por Satarbucks.
(3) Comunicación con Starbucks para verificar si el proveedor es aprobado.
Nombre del documento: Contrato de
Servicios C.A.F.É. PRACTICES
Codigo:
CON-CP
Versión:
6
Date:
Abril 2012
Responsables:
Asistente de Gerencia
Donde se encuentra el original:
Encargado de Calidad
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(4) Programación de verificaciones. Es una inspección en el terreno de la operación para evaluar el solicitante de
acuerdo los lineamientos y criterios del programa C.A.F.E. PRACTICES.
MAYACERT deberá dentro de un límite de tiempo razonable: (1) Revisar los datos de la solicitud y comunicar al
solicitante los resultados para luego hacer las programaciones de verificación. (2) Proporcionar al solicitante una copia
del informe de la verificación.
El solicitante podrá retirar su solicitud en cualquier momento. Un solicitante que retire su solicitud será responsable
por los costos de servicios incurridos por MAYACERT hasta la fecha del retiro de su solicitud.
ARTICULO 5. Pagos por Honorarios y otras imposiciones para certificación.
MAYACERT acata los Honorarios y otras imposiciones para la certificación de acuerdo a lo establecido en el párrafo §
205.642 del programa NOP de USDA. Los honorarios impuestos por MAYACERT son razonables, y MAYACERT impone
a los solicitantes por la certificación y las operaciones de producción y manejo certificadas únicamente los honorarios e
imposiciones presentados ante el Administrador. MAYACERT proporcionará a cada solicitante un cálculo del costo total
de certificación y un cálculo del costo anual para actualizar la certificación. MAYACERT requiere al solicitante de la
certificación pagar al tiempo de aceptar el servicio de inspección y certificación el 50% del costo total estimado el cual
será no reembolsable que se aplicará a la cuenta de honorarios por servicios del solicitante. MAYACERT establece la
porción no reembolsable de los honorarios de certificación como está estipulado enseguida:
#
Concepto
1.
Cuota Anual por finca u operación a verificar Incluye: Manual de lineamientos
electrónico e información del proceso de verificación y revisión anual de
aplicación (FAST) y de auto evaluación y papelería de información proporcionada
por Mayacert.
Cuota de Verificación
Incluye: entrevistas, inspección en campo, bodegas, todo el proceso productivo.
Cuota de Elaboración de Informe
Cuota de Revisión del informe por el Verificador del programa C.A.F.E.
PRACTICES en MAYACERT por cadena.
Mensajeria, fotocopias y encuadernación.
Otras Tarifas económicas. Incluye: Inspecciones no programadas, Pago de viaje,
hotel, alimentación, traductor (normalmente es para inspecciones fuera del país).
2.
3.
4.
5.
6.
Costo en
US$
150.00
200.00/día
200.00/día
200.00
80.00
Si el solicitante acepta los honorarios para la verificación deberá pagar un adelanto del 50% del costo total estimado
antes de que se realizara la verificación de campo. Después de que se realizara la verificación y se ha realizado el
informe y revisión del informe el solicitante debe cancelar el 50% restante del costo de la verificación. . En este momento
Mayacert puede realizar reajustes al costo de la verificación si fuera necesario, dependiendo del tiempo real del proceso
de inspección y de los gastos de traslados, hospedaje y gastos de vehículo.
ARTICULO 6. Conflicto de Interés.
Con el propósito de que los resultado de la verificación sean imparciales e independientes y basados el Manual de
Procedimientos del Verificador del programa C.A.F.E. Practices, MAYACERT es responsable de eliminar cualquier forma
de Conflicto de Interés de los inspectores asignados a realizar la verificación con el contratante, tomando como base la
declaración anual de falta de Conflicto de Interés. Así también, es responsable de eliminar cualquier forma de Conflicto
de Interés de carácter empresarial con cualquiera de los integrantes de la(s) cadena(s) de suministro(s) del proveedor o
contratante.
ARTICULO 7. Proceso de Quejas.
MAYACERT mantiene los procedimientos establecidos mediante un formulario de quejas que envía a cada proveedor del
programa C.A.F.E. Practices para que detallen sus quejas en referencia al servicio de verificación para el programa
C.A.F.E. PRACTICES, las quejas deben ser enviadas al fax: ++ 502- 23618201 ó al e-mail: [email protected].
MAYACERT responderá al proveedor su queja para segregarla y las mantendrá registradas y si la misma estuviera fuera
del alcance de MAYACERT las enviará a la agencia Scientific Certification Systems con copia a Starbucks Coffee
Company.
ARTICULO 8. Validez y Rescisión:
El contrato entra en vigencia a partir del:_______________________________________________________________
Nombre del documento: Contrato de
Servicios C.A.F.É. PRACTICES
Codigo:
CON-CP
Versión:
6
Date:
Abril 2012
Responsables:
Asistente de Gerencia
Donde se encuentra el original:
Encargado de Calidad
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La relación contractual se prorroga automáticamente por un año, si no se da previa comunicación de cancelación seis
meses antes de la fecha de prorroga. El contrato termina automáticamente con la finalización de la labor del control
competente. Esto se le deberá informar a MAYACERT en forma inmediata y por escrito.
ARTICULO 9. Validez y Complementos:
En general son válidas las condiciones comerciales generales de MAYACERT, adaptaciones y adicionales al contrato
deben darse por escrito para su validez.
LUGAR Y FECHA:__________________________________________________________________________________________
EL CONTRATANTE:______________________________________________ MAYACERT__________________________
NOMBRE. No. CEDULA Y SELLO
FIRMA DEL REPRESENTANTE Y SELLO
Nombre del documento: Contrato de
Servicios C.A.F.É. PRACTICES
Codigo:
CON-CP
Versión:
6
Date:
Abril 2012
Responsables:
Asistente de Gerencia
Donde se encuentra el original:
Encargado de Calidad
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