CONTRATO DE SERVICIOS DE EVALUACION INSUMOS

1
CONTRATO DE SERVICIOS DEL PROGRAMA DE REGISTRO Y EVALUACIÓN DE INSUMOS
Contrato entre “MAYACERT” y “______________________” en adelante denominado El Contratante.
ACLARACION PRELIMINAR:
Este acuerdo se firma de conformidad entre MAYACERT y el CONTRATANTE con el propósito de formalizar y legalizar
la relación contractual entre ambas partes, de acuerdo a lo requerido por el Programa de Registro y Evaluación de
Insumos.
Mayacert está acreditada por NOP-USDA y DAkkS Deutsche Akkreditierungsstelle, como entidad privada para control y
verificación del cumplimiento de las normativas internacionales respecto a la producción orgánica.
Como producto de la evaluación Mayacert emitirá una notificación o certificado de “Compatibilidad con las normas de
referencia”, el contratante podrá hacer referencia (en etiquetas y material publicitario) que el insumo es compatible con
determinadas normas o reglamentos internacionales y/o nacionales, sin embargo, debe describir las restricciones que
se generen producto de la evaluación. Podrá mencionar que la evaluación fue realizada por Mayacert bajo las normativas
o reglamentos para los cuales se solicitó la evaluación.
El contratante no puede utilizar los logos de los reglamentos NOP-USDA de EE.UU., (CE) 834/2007 y (CE) 889/2008 de la
Unión Europea y JAS de Japón, en etiquetas, material técnico y publicitario; pero si puede usar el logo de Mayacert si lo
desea.
El registro de compatibilidad que otorga MAYACERT, no reemplaza el registro del insumo ante las autoridades o
instancias legales competentes de los países donde se comercializará el mismo.
Artículo 1. Objeto del contrato:
Las partes contratantes acuerdan la ejecución del procedimiento de control de acuerdo a las condiciones
relacionadas con el Programa de Registro y Evaluación de Insumos de Mayacert, cuyo fin es el de evaluar la
equivalencia o la compatibilidad de insumos con las normativas de producción orgánica internacionales y
nacionales.
Articulo 2. Solicitud para la evaluación
El contratante debe estar dispuesto a enviar toda la información requerida por MAYACERT previo a la evaluación, tal
como está definido en el Programa de Registro y Evaluación de Insumos de Mayacert y la aplicación (APL-EI).
El contratante debe presentar una declaración jurada (si MAYACERT la considera necesaria) en la que manifiesta que
conoce los lineamientos técnicos para el registro y evaluación de insumos para uso en agricultura orgánica certificada,
alcances, instrucciones y que la información que se proporciona en la aplicación (APL-EI) es completa, veraz y
verificable.
Artículo 3. Revisión de la solicitud.
Mayacert realiza una auditoria de escritorio que consiste en revisar la información que haya ingresado dentro de un límite
de tiempo razonable y comunicar al solicitante la necesidad de información extra y/o los resultados para la programación
de la inspección física en bodegas de almacenamiento de materias primas, aditivos y ayudas; áreas de procesamiento,
bodegas de almacenamiento de producto terminado, manejo de los subproductos y aguas residuales.
El contratante podrá retirar su solicitud en cualquier momento. Un contratante que retire su solicitud será responsable por
los costos del servicio incurrido por MAYACERT hasta la fecha del retiro de su solicitud.
Artículo 4. Costo del Servicio
Los costos del servicio son independientes a los resultados finales. Mayacert con base a información previa elaborará y
enviará una cotización por los servicios a prestar (según la cotización inicial del contratante en el formulario F-CC-01).
El contratante deberá pagar el 75% de los costos a MAYACERT previo a realizar la inspección física y el 25% restante
serán cancelados al momento de entregar los resultados de la evaluación.
Si durante la inspección física el inspector determina la necesidad de tomar muestras del producto, los costos de los
análisis serán cargados al contratante.
Nombre del documento:
Contrato Evaluación de Insumos
Código:
CON-EI
Versión:
2
Fecha:
Agosto 2013
Responsables: Asistente
de Gerencia
Donde se encuentra el original:
Encargado de Calidad
Página
1 de 3
2
Los costos de transporte, alimentación, hospedaje serán responsabilidad del contratante o se cargarán al cobro final.
Articulo 5. Requisitos Generales para la evaluación
El contratante para cumplir con los requerimientos del Programa de Registro y Evaluación de Insumos debe presentar las
especificaciones técnicas del insumo que consisten en:
 Materias primas, aditivos y ayudas utilizadas.
 Origen de las materias primas, aditivos y ayudas utilizadas.
 Contenido nutricional garantizado del insumo, para aquellos utilizados como abonos y/o enmiendas del suelo.
 Contenido garantizado de ingredientes activos e inertes para el caso de plaguicidas.
 Descripción de los métodos de procesamiento o forma de elaboración.
 Descripción del sistema de control de calidad implementado para asegurar el origen y calidad de las materias
primas, aditivos y ayudas.
 Ámbito de aplicación de los insumos (describir si es un abono y/o enmienda del suelo, un fungicida, insecticida,
herbicida, rodenticida, etc., y si es de uso foliar o aplicado al suelo).
 Restricciones de uso según la normativa sobre la cual requieran el registro y evaluación de equivalencia.
 Clasificación de toxicidad y equipo de protección recomendado para la manipulación y uso del insumo.
 Análisis de residuos de sustancias prohibidas y microorganismos patógenos realizado al producto final, y si fuera
necesario a las materias primas, estos análisis pueden ser:
1. De residuos de plaguicidas y fertilizantes.
2. De metales pesados (Cadmio, Cobre, Níquel, Plomo, Zinc, Mercurio y Cromo)
3. De microorganismos patógenos (por ejemplo, E. coli, Streptococus, Coliformes, etc.)
Esta información se detallará en la aplicación (APL-EI), la cual debe incluir las etiquetas de los insumos, también podrá
presentarse un resumen de resultados de investigaciones de campo. Mayacert puede rechazar una aplicación si existen
dudas sobre la composición y formulación de un insumo. Mayacert podrá tomar muestras del producto cuando existan
dudas de cumplimiento de los requerimientos evaluados.
Durante la inspección física el contratante deberá:

Permitir el acceso a bodegas de almacenamiento de materias primas, aditivos y ayudas; áreas de
procesamiento; bodegas de almacenamiento de producto terminado.

Permitir entrevistas con los empleados que se relacionen con el manejo del insumo.

Disponer del tiempo que sea necesario para realizar la evaluación.
Artículo 6. Imparcialidad e Independencia
El resultado de la evaluación que realiza MAYACERT es imparcial e independiente basada en los lineamientos del
Programa de Registro y Evaluación de Insumos.
Artículo 7. Confidencialidad
MAYACERT se compromete a mantener total confidencialidad respecto a la información documental y a la información
proporcionada durante la inspección física. El contratante podrá requerir que el personal de Mayacert que intervenga en la
evaluación del insumo, cumpla con procedimientos internos específicos, siempre que tales procedimientos no limiten y no
impidan realizar la evaluación completa y objetiva del insumo.
Como parte del servicio de “registro” Mayacert debe publicar en su página web la información de los productos con el
registro vigente, la cual consistirá en el nombre comercial del producto y dirección de contacto del contratante (propietario
del insumo).
Articulo 8. Conflicto de Interés
MAYACERT es responsable de eliminar cualquier forma de Conflicto de Interés con cualquiera de los inspectores
asignados, según los lineamientos del Programa de Registro y Evaluación de Insumos.
Artículo 9. Proceso de Apelaciones y Quejas
Si el contratante apela sobre los resultados de la evaluación, debe hacerlo a través del procedimiento establecido por
MAYACERT utilizando el formulario de quejas (Formulario FQ), los cuales serán enviados al momento de entregar los
resultados a solicitud del contratante.
Mayacert le dará seguimiento a la apelación, no conformidad o queja en un plazo no mayor de 15 días.
Su queja debe enviarla por fax al: ++ (502) 2463-3333 o al e-mail: [email protected].
Nombre del documento:
Contrato Evaluación de Insumos
Código:
CON-EI
Versión:
2
Fecha:
Agosto 2013
Responsables: Asistente
de Gerencia
Donde se encuentra el original:
Encargado de Calidad
Página
2 de 3
3
Artículo 10. Validez y Rescisión:
El contrato entra en vigencia a partir del: _______________________________________________________________
El contrato termina automáticamente con la finalización de la labor del control competente, que es por un período de un
año.
En los últimos dos meses previos a la finalización del presente contrato, el operador debe informar a Mayacert por escrito
si renovará o no el contrato y la certificación de compatibilidad del insumo.
Si el operador notifica que no renovará el presente contrato o si a la finalización del presente contrato no se recibió
ninguna notificación del operador, MAYACERT enviará al operador la “DECLARACIÓN DE RENDICIÓN A LA
CERTIFICACIÓN DE COMPATIBILIDAD DEL INSUMO Y AL CONTRATO DE SERVICIOS”, para que sea llenada,
firmada y enviada a MAYACERT de manera inmediata, para confirmar la decisión del operador.
Si el contratante suspende la relación, debe suspender inmediatamente la indicación de insumo compatible con las
normas internacionales y/o nacionales otorgadas por Mayacert.
Si el contratante realiza cambios en la fórmula o en el nombre comercial del insumo que fue evaluada inicialmente por
Mayacert, deberá informar por escrito con los detalles de cambio (ingredientes, ayudas de proceso, aditivos, método de
procedimiento, o nombre comercial del insumo) a Mayacert antes de hacer los cambios a nivel de producción. En estos
casos la evaluación inicial pierde validez y Mayacert deberá hacer una nueva evaluación en los cambios realizados, lo
cual no necesariamente implicará una inspección física. Evaluaciones adicionales tendrán costos adicionales que
dependerán del alcance de éstas.
Artículo 11. El contratante debe cumplir totalmente con todos los requisitos del presente contrato.
LUGAR Y FECHA:_________________________________________________________________________.
EL CONTRATANTE (f):
POR MAYACERT (f):
NOMBRE:
No. del documento de
identificación personal:
NOMBRE REP. LEGAL:
SELLO
SELLO:
Nombre del documento:
Contrato Evaluación de Insumos
Código:
CON-EI
Versión:
2
Fecha:
Agosto 2013
Responsables: Asistente
de Gerencia
Donde se encuentra el original:
Encargado de Calidad
Página
3 de 3