procesamiento de palabras - Sistema Universitario Ana G. Méndez

Universidad del Turabo
Centro Universitario de Yabucoa
Propuesta de Título V
Centro de Desarrollo para el Uso de la Tecnología
en la Sala de Clases
PROCESAMIENTO DE PALABRAS – WORD
NIVEL BÁSICO
PROF. CARMEN CARRILLO, MA
Diseñadora de Currículo
Prep. Junio de 2006
Sponsored by USDE Title Funding Grant #P031S050025-06
Prof. Carmen Carrillo, MA
TABLA DE CONTENIDO
Página
PARTE I-------------------------------------------------------------------------------------------- 2
Introducción ---------------------------------------------------------------------------------- 3
Presentación de Conceptos Básicos -------------------------------------------------------- 4
Cómo iniciar la aplicación ------------------------------------------------------------------- 5
Explicación de la pantalla de trabajo------------------------------------------------------- 6
Configuraciones preestablecidas ---------------------------------------------------------- 8
Creación y Edición de Documentos -------------------------------------------------------- 8
Cómo utilizar el “Spelling and Grammar” ------------------------------------------------ 10
PARTE II------------------------------------------------------------------------------------------- 11
Recursos para dar realce a un documento -------------------------------------------------12
Cambiar Espaciado ---------------------------------------------------------------------------12
Cambiar de Mayúscula a Minúscula -------------------------------------------------------12
Deshacer Cambios “Undo” ------------------------------------------------------------------12
Cambiar Tipo/Tamaño letra -----------------------------------------------------------------12
Uso de símbolos para dar realce ------------------------------------------------------------13
Trabajar con viñetas -------------------------------------------------------------------------14
Indentar información -------------------------------------------------------------------------14
Acentuar información ------------------------------------------------------------------------14
Mover y Copiar texto ------------------------------------------------------------------------15
PARTE III------------------------------------------------------------------------------------------16
Enumerar páginas -----------------------------------------------------------------------------17
Cambiar los márgenes del documento -----------------------------------------------------17
Centralizar el documento a nivel vertical--------------------------------------------------18
Imprimir un Documento --------------------------------------------------------------------19
Apéndices --------------------------------------------------------------------------------------20
Word 2003 – Funciones Básicas
Tabla para acentuar Palabras
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PARTE I
Introducción
Presentación de Conceptos Básicos
Cómo iniciar la aplicación
-Trabajar con un nuevo documento
Explicación de la pantalla de trabajo
Configuraciones preestablecidas
Creación y Edición de Documentos
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INTRODUCCIÓN
El programa de procesamiento de palabras es la herramienta por
excelencia para trabajar con la creación de formatos de documentos como cartas,
reportes y tablas con una apariencia profesional. También permite corregir y
salvar material escrito en forma fácil y rápida. Además de Microsoft Word existen
otros programas con los cuales podemos procesar información como Corel y
Word Perfect .
Definimos procesamiento de palabras como el proceso mediante el cual
las ideas se convierten en palabras, éstas se transfieren a comunicación escrita y
se envían a la persona correcta coordinando cuatro elementos básicos: personas,
equipo, procedimientos y ambiente. Para crear el documento usamos un
procesador de palabras que es un sistema automatizado capaz de almacenar
información, añadir líneas o párrafos de su memoria automáticamente.
Algunas ventajas al utilizar esta aplicación son:
1. la capacidad de almacenaje
2. el trabajo no se pierde
3. el trabajo no se atrasa
4. modifica y reproduce material sin tener que hacer el trabajo de nuevo
5. se pueden mover textos de una página a otra
6. se puede medir la productividad
7. se puede enviar un número de cartas iguales a distintas personas
haciendo una sola
8. produce efectos especiales como: ennegrecer, tipos de letras diferentes,
subrayar, etc.
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PRESENTACIÓN DE CONCEPTOS BÁSICOS
1. Cursor- Indicador (usualmente una diagonal intermitente) en la pantalla donde
aparecerán los caracteres cuando se escribe.
2. “Default”- Suposición que hace la computadora cuando el usuario no ha indicado
la selección específica (espacio sencillo, una pulgada de borde superior y de
márgenes etc.)
3. “Directory” (Directorio)- Lista de los nombres de los archivos almacenados en
un disco.
4. “File” (Archivo)- Información almacenada en la memoria de la computadora
5. “Delete” (Eliminar)- Borrar uno o más caracteres
6. “Document” (Documento)- Un trabajo como un memo, carta o reporte creado por
un procesador de palabras
7. “Insert” (Insertar)- Añadir caracteres sin reemplazarlos
8. “Justification” (Justificación)- Alinear el texto para que las líneas terminen
iguales
9. “Menu” (Menú)- Lista de órdenes presentadas en la pantalla (Los usuarios en
“Word Processing “ pueden seleccionar una operación, como imprimir o archivar,
de un menú)
10. “Save As “ (salvar un documento)-Hacer una copia permanente de un
documento, usualmente en un disco.
11. “Function Keys” (Teclas de función)- Teclas que permiten al usuario realizar
una función específica cada vez que el usuario los pulse.
12. “Typeover”- Reemplazar un carácter con otro.
13. “Word wrap”- Ajustar automáticamente las palabras en la línea, para que la
palabra que iba a salirse del margen vaya a la línea siguiente.
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CÓMO INICIAR LA APLICACIÓN Y COMENZAR A TRABAJAR CON ELLA
Para comenzar a trabajar con la aplicación de “Word” :
1.
2.
3.
4.
Clic en “Start”
“All programs”
“Microsoft Office”, luego “Microsoft Office Word”
Otra opción es entrar a la aplicación a través de otro documento
creado con la misma aplicación.
Otra alternativa sería entrar por un documento de la aplicación deseada:
1. Presionamos “Start”
2. Seleccionamos “My Document”
3. Buscamos la aplicación deseada
Trabajar con un documento nuevo
Luego de haber trabajado con un documento y guardar el mismo,
selecciona el icono de
documento.
“New Blank document” y comienza un nuevo
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EXPLICACIÓN DE LA PANTALLA DE TRABAJO
2
1
4
3
5
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9
Explicación
1. “Title Bar” o Barra de Título –Muestra el nombre del
Programa y del documento. Si el documento no ha sido
grabado, en la barra de título aparecerá Document 1.
2. “Menu Bar” o Barra de Menú- Contiene una lista de opciones
(comandos) que pueden ser activadas con el “Mouse” o con la
tecla de Alt. combinada con la letra subrayada. Cuando se
selecciona una opción aparecerá un submenú (o lista).
3. “Toolbar Format” o Barra de Formato- Contiene un conjunto
de iconos o botones que permiten modificar fácilmente la
apariencia del documento, como subrayar y “bold”
4. “Toolbar Standard” o Barra de Herramientas- Contiene los
iconos o botones que ayudan a realizar con facilidad muchas de
las tareas comunes, como guardar e imprimir un documento.
5. “Scrollbars” o barra de desplazamiento-Esta barra permite ver
áreas escondidas de un documento ajustando la posición hacia
arriba o hacia abajo.
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6. “Rule” o Regla- Permite cambiar márgenes y tabulaciones para
el documento.
7. “Scrollbars” o barrra de desplazamiento- Esta barra permite,
al igual que la anterior mover la pantalla hacia el lado izquierdo
o derecho en forma horizontal. Además posee unos botones de
vista : “normal view” (vemos el trabajo en forma normal), “Web
Layout View” (vemos el trabajo como si estuviera en la Internet),
“Print Layout View” (vemos el trabajo como lo vamos a
imprimir), “Outline View” (Vemos el trabajo en forma de
bosquejo) y “Reading Layout” (coloca el trabajo para poder
leerlo).
8. “Status Bar” o Barra de estado- Provee información sobre el
área del documento en la pantalla y la posición del cursor.
Aparece en la parte de abajo de la pantalla y muestra lo
siguiente:
a. Page 1
b. Sec 1
c. 1/1
d. At 1”
e. Ln 1
f. Col 1
9.
El número de la página mostrada en la pantalla.
La sección del documento
La página en uso y el número total de páginas del
documento (1/3 significa que se encuentra en la
página uno de un documento de tres páginas).
La distancia de la parte superior de la página hasta
la posición actual del cursor.
El número de líneas del margen superior al cursor.
El número de caracteres desde el margen izquierdo
a la posición del cursor.
“ Taskbar” o Barra de Tareas- En esta barra aparece el botón
de “Start”. Éste se utiliza para accesar a los programas, archivos
y ayuda de “Windows”. Además, muestra un botón para cada
ventana abierta en su pantalla y la hora.
10. Punto de inserción- Línea vertical que parpadea y muestra
donde aparece el texto cuando escribimos en pantalla.
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CREACIÓN Y EDICIÓN DE DOCUMENTOS
Configuraciones pre-establecidas
Microsoft Word viene con unas configuraciones pre-establecidas (“defaults”) que
satisfacen al usuario para comenzar a hacer sus documentos. Esos mandatos pueden ser
cambiados según se requiera por el usuario. Estos son:
Márgenes de 1.25” (Equivalente a una pulgada y un cuarto)
Tabuladores cada .5” de pulgada
Espacio sencillo
Retorno automático (“Wordwrap”)
Borde superior e inferior de 1” o sea 6 espacios
Para centralizar texto en forma horizontal
1. Sombreo lo que deseo centralizar
2. Busco el icono de “Center”
3. Presiono el botón del Ratón, la aplicación centraliza la
información
4. Utilizará los mismos pasos para centralizar a la izquierda,
derecha y justificar el texto.
Para ennegrecer el texto
1. Sombreo lo que deseo ennegrecer
2. Busco el icono de “Bold”
3. Presiono el botón del Ratón
4. “Bold”
5. Para quitar el ennegrecido sombreamos nuevamente y
presionamos nuevamente el icono de “Bold”
Para subrayar el texto
1. Sombreo lo que deseo subrayar
2. Busco el icono de subrayar
3. Presiono el botón del ratón
4. Para quitar el ennegrecido sombreamos nuevamente y
presionamos nuevamente el icono de subrayar
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Correcciones de un documento
Para hacer arreglos en un escrito, debe moverse por el texto hasta llegar al punto
donde se hará la corrección. En documentos extensos es importante tener habilidad para
llegar al lugar con rapidez. Conozcamos las teclas de movimiento del cursor:
End
Home
Page up
Page down
Flechas
=
=
=
=
=
Llega hasta el final de la línea donde está el cursor
Llega al comienzo de la línea donde está el cursor
Para ir al principio de la página
Para ir al final de la página
Nos ayuda a movernos a través del documento
Cómo insertar el texto
Añadir información dentro del párrafoLuego de colocar el cursor en el lugar indicado para añadir alguna otra
información comience a escribir y la información se acomoda rápidamente. Recuerde
que el programa irá “empujando” las palabras para abrir espacio a la nueva escritura.
Añadir párrafos entre otros párrafosColoque el cursor en donde desea insertar el párrafo y presione dos veces la tecla
de “Enter”. Escriba el nuevo párrafo.
Cómo borrar
Las formas más fáciles para borrar un escrito son:
Utilizar la tecla “Delete” al oprimir ésta se borra el carácter que está al frente
del cursor.
Utilizar la tecla de “Backspace”, con ésta podemos eliminar los caracteres o
comandos que están detrás del cursor.
En ocasiones necesitarás borrar frases, oraciones y hasta párrafos o
páginas, en estos casos será más rápido si selecciona primero la porción del
escrito que desea eliminar. Por lo tanto, es importante conocer las:
Formas de seleccionar texto
Utilizando el ratón: arrastre el puntero sobre el texto que desee
seleccionar.
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Utilizando el teclado: coloque el cursor en la primera letra que desea
seleccionar y mantenga presionada la tecla “Shift” mientras se mueve
con las teclas de las flechas hasta el lugar donde terminará la
selección. (Este sistema es particularmente útil cuando queremos
sombrear dos o tres letras dentro de una palabra, o dos o tres líneas de
un párrafo y se nos dificulta controlar el movimiento del ratón hasta el
lugar preciso.
Combinación de teclado con ratón: coloque el cursor al principio
del texto que desea seleccionar, mantenga presionado la tecla “Shift” y
haga clic en donde desea terminar.
Ver y ocultar códigos
La función de ver u ocultar códigos se utiliza para ver los comandos que hemos
dado al documento y que no se imprimen, pero que sean parte del mismo. Tenemos por
ejemplo el retorno, el tabulador y los espacios entre otros. Al oprimir el icono podemos
ver símbolos que representan cada uno de estos comandos.
Un ejemplo sería el siguiente:
Tabulador
Espacios entre palabras
Retorno
Cómo utilizar el “Spelling and Grammar”
Cuando queremos utilizar “Spelling and Grammar” del programa tenemos dos
opciones:
Utilizar el icono
El programa comenzará a seleccionar partes del texto e indicará donde
está el error y cómo lo puedes corregir
A través de las palabras “change”, “ignore once”, etc.
También puedes seleccionar la opción de “Tools”, “Spelling and
Grammar” o F7 en las teclas de función.
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PARTE II
Recursos para dar realce a un Documento
-Cambiar Espaciado
-Cambiar de Mayúscula a Minúscula o viceversa
-Deshacer Cambios (“Undo”)
-Cambiar Tipo/Tamaño letra
-Uso de símbolos para dar realce
Indentar información
Acentuar información
Mover y Copiar texto
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RECURSOS PARA DAR REALCE A UN DOCUMENTO
Cambiar el espaciado
Podemos cambiar los espacios en el trabajo de diversas formas:
A través del icono
-Presionamos el diamante y seleccionamos los espacios deseados.
A través de la barra de menú
-Seleccionamos “Format”, “Paragraph”, “Indent and Spacing”.
“Spacing”, “Line Spacing”
A través del teclado
-Para colocar la máquina a:
1 espacio:
Ctrl. + 1
2 espacios: Ctrl. + 2
1 1/2 espacios: Ctrl. + 5
Cambiar de Mayúscula a Minúscula o viceversa
Podemos cambiar de Mayúscula a Minúscula o viceversa:
“Format”
“Change Case”
Seleccionamos la opción deseada, Clic, “OK”
Deshacer Cambios (“Undo”)
“Clic” en Icono Deshacer
“Word” cancela los cambios hechos en el trabajo
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Cambiar Tipo/Tamaño letra
Sombrear la información necesaria
Seleccionamos en la barra de menú la opción de “Format”
Seleccionamos “Font”
Seleccionamos el tipo y tamaño de letra deseado
Hacer cambios, “OK”
Otra opción es ir a la Barra de Formato
Uso de símbolos para dar realce
Word proporciona una serie de símbolos que podemos utilizar para adornar o dar
realce a nuestro documento. La forma de accesar este recurso es:
“Insert”
“Symbol”
Seleccionamos el tipo de letra (“Font”) deseado
Seleccione el que desea
Dé un clic en el botón de “Insert”
Se recomienda seleccionar los símbolos de acuerdo al tipo de letra con el que está
trabajando el documento.
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Estos símbolos se pueden utilizar también como viñetas “bullets”. Para ello
Seleccione en el Menú “Format”
“Bullets and Numbering”
“Customize”
“Character”
Seleccione el símbolo deseado
“OK”
“OK”
Trabajar con viñetas haciendo uso de la barra de formato
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Selecciona la plantilla que contiene viñetas
Coloca el cursor frente a la primera viñeta
Presiona clic en “Format”
Selecciona la opción de “Bullets and Numbering”
Selecciona la opción de “Bulleted”
Selecciona el juego de “Bullets” que deseas
Además, puedes cambiar la forma, el tamaño y color
de la viñeta
Indentar información
Seleccione en el Menú “Format” y “Paragraph”
“Indent and Spacing”
“Indentation”
Escribo el número de espacios que deseo indentar
El programa ilustra como va quedando el texto indentado
dentro del texto
“OK”
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Acentuar Texto (Ver Anexo)
Para acentuar las palabras debemos seguir los siguientes pasos:
Presione la tecla de ALT + Combinación de números según la
letra que desee acentuar.
Ejemplo:
*1Alt. + 162 = ó -
Alt. + 130 = é
Mover Texto
Sombrea el texto que deseamos mover
Icono de “Cut”
Desaparece la información
Coloca el cursor en el lugar deseado y selecciono “Paste”
Sombrear el texto que deseamos copiar
Icono de “Copy”
La información permanece en el lugar
Coloco el cursor en el lugar deseado y selecciono el icono de
Copiar Texto
“Paste”
Nota: Recuerde que una vez que copie el texto de un lugar este se
mostrará en ambos lugares del documento.
1
Ver appendices
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PARTE III
Enumerar páginas
Cambiar los márgenes del documento
Centralizar el documento a nivel vertical
Guardar el documento
Imprimir un documento
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Enumerar páginas
Los pasos para enumerar las páginas en nuestro documento son los siguientes:
“Insert”
“Page Number”
Selecciona el lugar donde deseamos el número
“Position” y dónde queremos la Alineación
“Alignment”
Le indicamos al programa si deseamos que enumere o
no la primera página (“Show number on first page”)
Veamos la pantalla:
Nota: Según la necesidad podemos cambiar el formato de la
escritura de los números en la enumeración, debemos utilizar la
parte de “Format” en la ventana de diálogo.
Cambiar los márgenes del documento
Para cambiar los márgenes del documento debemos:
Selecciona “File” en la barra de Menú
“Page Setup”
“Margin”
Escribe los márgenes deseados
“OK”
Nota: Recuerda que para que el documento quede bien ambos márgenes deben
ser iguales a menos que sea por ejemplo un manuscrito o documento
especial.
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Centralizar el documento a nivel vertical
Cuando tenemos cartas, tablas o una invitación debemos centralizar el texto
siguiendo los siguientes pasos:
Selecciona “File” en la barra de Menú
“Page Setup”
Selecciona “Layout”
“Page”
“Vertical alignment”
“Center”
Guardar el documento
Tenemos varios medios de almacenar la información. Podemos mencionar:
“3 ½ Floppy “
“Flash Drive”
CD
Disco duro de la máquina
Pasos para guardar el documento por vez primera:
1. Selecciona “File” en la barra de menú
2. Selecciona “Save as”
3. Selecciona “Save in” (La máquina le proporciona varias
opciones para poder guardar el documento que son las
anteriormente mencionadas)
4. Selecciona “File name”- colocamos el nombre del documento
5. En “Save as Type” indica la forma en que quiere guardar el
documento.
Pasos para guardar el documento por segunda vez:
1. Solamente oprima el icono del diskette que se encuentra en la
barra de herramientas y se guardará automáticamente.
2. Recuerde guardar su documento periódicamente mientras
trabaja en el mismo.
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Imprimir un documento
Antes de Imprimir un documento debemos cotejarlo minuciosamente.
Podemos ver en “Print Preview”
nuestro documento. Básicamente
podemos cotejar el formato de nuestro documento; si está centralizado, si está a
espacio doble o sencillo, el número de las páginas, etc.
Los pasos para imprimir serán los siguientes:
“File”
“Print”, debes verificar si la impresora que aparece en la ventana de
diálogo es la correcta
Si deseas todas las páginas seleccionas “All”, si solamente quieres una
página en específico te colocas con el cursor frente a ella y
seleccionamos “Current Page”. Si tienes muchas páginas y quieres
una en específico colocas el número de la página en “Pages”.Por
último oprimes “OK”
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