Identificador : EMF7 wCyI B+gB fGyH 7jWD dU22 13Q= Copia en papel autén ica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co Ref. 1-2014-1365 - 1694/2014/SGC - 410 Señor TIQUE Asunto: Obligatoriedad de las empresas netamente privadas al cumplimiento de las disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación Respetado Señor Tique: El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 12014-1365 relacionada con la aclaración de su inquietud acerca de la obligatoriedad de las empresas netamente privadas con las disposiciones legales del Archivo Genera l. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los siguientes términos: Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunsc ribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia. DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es important e mencionar que el Archivo General de la Nación viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de Tec nologías de la Información y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República. Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derec ho del Acceso a la Información Pública Nacional, especialmente en los artículos 12, 13, 15 y 16, señala los lineamientos que deben tener en cuenta los nuevos sujetos obligados en materia de la función archivística y la gestión documental. ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA www archivogeneral.gov co Link: Información al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; [email protected] co Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogotá, Colombia. NIT: 800128835-6 Identificador : EMF7 wCyI B+gB fGyH 7jWD dU22 13Q= Para responder su inquietud, es importante señalar que de conformidad con la Ley 1712 de 2014, las siguientes personas en calidad de sujetos obligados, deberán atender las disposiciones proferidas por el Archivo General de la Nación: Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialment e, en los órdenes nacional, depart amental, municipal y distrital; Lo órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control; Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos res pecto de la información directament e relacionada con la prestación del servicio público; Cualquier personal natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, res pecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función; Los partidos o movimientos políticos y los grupos signific ativos de ciudadanos; Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recurs os de naturalez a u origen público. Las pers onas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser considerados sujetos obligados, sólo deberán cumplir con la presente ley respecto de aquella información que se produzca en relación con fondos públicos que reciban o intermedien. Parágrafo 1. No serán sujetos obligados aquellas personas naturales o jurídicas de carácter privado que sean usuarios de información pública. Los documentos de las entidades de derecho privada vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio, deben cumplir con lo dispuesto en la Resolución 8934 de 2014, a partir de los instrumentos archivísticos descritos en su artículo 3º, en especial al momento de la elaboración de las Tablas de Retención Documental o de las Tablas de Valoración Documental, al momento de determinar las series documentales y de valorar los documentos archivísticamente. Para concluir, jurídicamente, las funciones de inspección, vigilancia y control, para las entidades bajo el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, artículo 2º y de los obligados, establecidos en el artículo 5º de la Ley 1712 de 2014, es el Archivo General de la Nación, en uso de las facultades otorgadas en los artículos 32 a 35 de la Ley 594 de 2000. ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA www archivogeneral.gov co Link: Información al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; [email protected] co Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogotá, Colombia. NIT: 800128835-6 Identificador : EMF7 wCyI B+gB fGyH 7jWD dU22 13Q= Los sujetos obligados al cumplimiento de la Resolución 8934 de 2014, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, son los descritos en los artículos 1º y 2º de la Resolución, en concordancia con lo ordenado en el Decreto 4886 de 2011. Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas para archivos http://www.archivogeneral.gov.co y a participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el Archivo General de la Nación, desarrolla a través del Sistema Nacional de Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma progresiva a las entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una adecuada administración de la gestión documental. Finalmente le informamos que la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico - TIADE realizó la identificación de las principales normas técnicas internacionales de diferentes organismos de normalización como: ISO,AFNOR, BS, ANSI, AIIM, ARMA, IEC, AENOS, Australian Standard, las cuales se irán poniendo paulatinamente a disposición del público para su consulta. La identificación involucra temas como gestión de documentos, sistemas de información, almacenamiento, repositorios digitales, medios ópticos, ente otros. A partir de la identificación se creó una matriz, la cual podrá consultar http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas-y-publicaciones/herramientaslineamientos en: En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Cordialmente, JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ Subdirector de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico – TIADE Anexos. N.A. Proyectó: Jorge William Triana Torres, Profesional TIADE – AGN Arturo Daniel López Coba – Abogado Contratista. SNA. Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE – AGN Archivado en la Serie: Conceptos técnicos REGISTRO ELECTRONICO ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA www archivogeneral.gov co Link: Información al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; [email protected] co Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogotá, Colombia. NIT: 800128835-6