Obligatoriedad de las empresas privadas al cumplimiento de las

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Ref. 1-2014-1365 - 1694/2014/SGC - 410
Señor
TIQUE
Asunto: Obligatoriedad de las empresas netamente privadas al cumplimiento de las
disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación
Respetado Señor Tique:
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 12014-1365 relacionada con la aclaración de su inquietud acerca de la obligatoriedad de las
empresas netamente privadas con las disposiciones legales del Archivo Genera l. Al respecto
nos permitimos atender su solicitud en los siguientes términos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunsc ribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
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En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es important e mencionar que el Archivo General de la
Nación viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas tecnologías y de
hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del Gobierno Nacional como el
Ministerio de Tec nologías de la Información y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de
la Función Pública y la Presidencia de la República.
Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derec ho del Acceso a la Información Pública
Nacional, especialmente en los artículos 12, 13, 15 y 16, señala los lineamientos que deben tener en
cuenta los nuevos sujetos obligados en materia de la función archivística y la gestión documental.
ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
www archivogeneral.gov co Link: Información al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;
[email protected] co Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogotá, Colombia. NIT: 800128835-6
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Para responder su inquietud, es importante señalar que de conformidad con la Ley 1712 de
2014, las siguientes personas en calidad de sujetos obligados, deberán atender las
disposiciones proferidas por el Archivo General de la Nación:
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Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en
todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialment e,
en los órdenes nacional, depart amental, municipal y distrital;
Lo órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control;
Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten
servicios públicos res pecto de la información directament e relacionada con la prestación del
servicio público;
Cualquier personal natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función
pública o de autoridad pública, res pecto de la información directamente relacionada con el
desempeño de su función;
Los partidos o movimientos políticos y los grupos signific ativos de ciudadanos;
Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recurs os de naturalez a u
origen público.
Las pers onas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos
territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser considerados
sujetos obligados, sólo deberán cumplir con la presente ley respecto de aquella información que
se produzca en relación con fondos públicos que reciban o intermedien.
Parágrafo 1. No serán sujetos obligados aquellas personas naturales o jurídicas de
carácter privado que sean usuarios de información pública.
Los documentos de las entidades de derecho privada vigiladas por la Superintendencia de
Industria y Comercio, deben cumplir con lo dispuesto en la Resolución 8934 de 2014, a partir de
los instrumentos archivísticos descritos en su artículo 3º, en especial al momento de la
elaboración de las Tablas de Retención Documental o de las Tablas de Valoración Documental,
al momento de determinar las series documentales y de valorar los documentos
archivísticamente.
Para concluir, jurídicamente, las funciones de inspección, vigilancia y control, para las entidades
bajo el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, artículo 2º y de los obligados, establecidos
en el artículo 5º de la Ley 1712 de 2014, es el Archivo General de la Nación, en uso de las
facultades otorgadas en los artículos 32 a 35 de la Ley 594 de 2000.
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Los sujetos obligados al cumplimiento de la Resolución 8934 de 2014, expedida por la
Superintendencia de Industria y Comercio, son los descritos en los artículos 1º y 2º de la
Resolución, en concordancia con lo ordenado en el Decreto 4886 de 2011.
Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas
para archivos http://www.archivogeneral.gov.co y a participar activamente en los eventos de
formación y capacitación que el Archivo General de la Nación, desarrolla a través del Sistema
Nacional de Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de
forma progresiva a las entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para
una adecuada administración de la gestión documental.
Finalmente le informamos que la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y
Documento Electrónico - TIADE realizó la identificación de las principales normas técnicas
internacionales de diferentes organismos de normalización como: ISO,AFNOR, BS, ANSI, AIIM,
ARMA, IEC, AENOS, Australian Standard, las cuales se irán poniendo paulatinamente a
disposición del público para su consulta. La identificación involucra temas como gestión de
documentos, sistemas de información, almacenamiento, repositorios digitales, medios ópticos,
ente otros.
A partir de la identificación se creó una matriz, la cual podrá consultar
http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas-y-publicaciones/herramientaslineamientos
en:
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ
Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico – TIADE
Anexos. N.A.
Proyectó: Jorge William Triana Torres, Profesional TIADE – AGN
Arturo Daniel López Coba – Abogado Contratista. SNA.
Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE – AGN
Archivado en la Serie: Conceptos técnicos
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