Gestión de documentos electronicos

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Ref. 1-2014-2411 - 2167/2014/SGC - 410
Señor
MAURO
Respetado señor
El Archivo General de la Nación – AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No.12014-2411 mediante la cual solicita información sobre la gestión de documentos electrónicos. Al
respecto atendemos su solicitud en los siguientes términos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
1. En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es important e mencionar que el Arc hivo General de la
Nación – AGN viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del Gobierno
Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Departament o Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República.
2. Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información P ública
Nacional , especialmente en los art ículos 1, 12, 13, 15 y 16, señala los lineamientos que deben
tener en cuenta las entidades en materia de la función archivística y la gestión documental.
3. La Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativ o y de lo
contencioso administrativo” en el capítulo cuarto señala las disposiciones para la utilización de
medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
4. La ley 527 de 1999 es el referente principal que le da valor probat orio a los documentos
electrónic os, los cuales deben cumplir con las características de autenticidad, integridad,
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www archivogeneral.gov co Link: Información al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;
[email protected] co Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogotá, Colombia. NIT: 800128835-6
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fiabilidad, usabilidad y no repudio, para que tengan un valor probatorio. A su vez la mencionada
ley establece que el mecanismo de firma para los documentos electrónic os es la firma digital, la
cual se diferencia notablemente de las firmas digitalizadas o escaneadas.
El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000
– Ley General de A rchivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del programa
de gestión document al, del sistema de gestión documental, la gestión de doc ument os
electrónic os de archivo, los requisitos para su aut enticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad,
disponibilidad, preservación y conservación, características fundamentales de los doc ument os
electrónic os de archivo.
El Decreto 2364 de 2012 "Por medio del cual s e reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999,
sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones", señala las consideraciones en materia
de confiabilidad de la firma electrónica.
La Circular Externa 002 de 2012 del A rchivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar
sistemas de gestión de documentos, como quiera que la administración de document os de
archivo que se originan en sistemas de información, deben cumplir c on unos mínimos, para el
cumplimient o de las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas d e Retención
Documental de la Entidad.
La Circular Externa 005 de 2012 del AGN, señala que la gestión documental en el marco de la
iniciativa cero papel debe contemplar el cumplimiento de criterios que garanticen la seguridad de
los documentos e información, la preservación de los documentos electrónicos, el acceso, la
integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los documentos e información. En el marco de la
iniciativa de cero papel, esta Circular además refiere entre otros aspectos: Numeral 6: Las
comunicaciones oficiales en la iniciativa cero papel (Acuerdo 060 de 2001 del Consejo Directivo
del AGN)… Según lo establece la Directiva Presidencial No. 04 del 2012, este Acuerdo es el
punto de partida en la iniciativa de cero papel, permitiendo a aquellas entidades públicas dentro
de sus políticas y planes debidamente aprobados por el Comité de Archivo, iniciar proc esos
electrónic os para intercambiar comunicaciones oficiales a t ravés de un medio de transmisión
electrónic a, bajo el modelo de interoperabilidad, definido en el Manual de Gobierno en Línea.
En atención a su solicitud, es necesario reiterar lo establecido en el artículo 1° de la Ley 594
de 2000 – Ley General de Archivos, el cual faculta al Archivo General de la Nación para fijar
los principios y reglas generales que regulan la función archivística del Estado y trazar la
política archivística nacional, toda vez que su naturaleza jurídica se enmarca en señalar, de
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forma general, el cumplimiento de las disposiciones que se debe acatar las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas en los correspondientes procesos y
normativa de la gestión documental.
Con base en lo expuesto, procedemos a dar respuesta a su solicitud
1. ¿Cuáles procesos de gestión documental se llevan a cabo para los documentos
electrónicos en la entidad? (Explique detalladamente teniendo en cuenta el
Artículo 9 del Decreto 2609 de 2012)
El Decreto 2609 de 2012 en su artículo 2° establece “Tipos de información. Las normas del
presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades
públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle
actividades inherentes a la función de dicha entidad ó que hayan sido delegados por ésta,
independientemente del soport e y medio de registro (análogo o digital)en que se produzcan…”, en
este sentido los procesos de la gestión documental deben desarrollarse para los
documentos de archivo independientemente de su soporte físico o electrónico.
Los Procesos de la gestión documental deben desarrollarse a partir de las necesidades
administrativas, legales, funcionales y tecnológicas de la entidad, conforme al Artículo 9° del
Decreto 2609 de 2012:
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Se denominan: planeación, producción, gestión y t rámite, organización, transferencia,
disposición de documentos, preservación a largo plazo y valo ración.
Están incluidos dentro de las et apas de creación, mant enimiento, difusión y administración
señaladas en el art. 7 del Decreto 2609 de 2012.
Se fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía,
transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica,
orientación al ciudadano, entre otros.
Se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea.
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Requieren ser des arrollados e implement ados por las entidades a partir de su propia realidad y
contexto.
Tenga en cuenta los siguientes aspectos en cada uno de los procesos:
1. Proceso de Planeación: defina las políticas para la administración de los documentos, tales como:
contextualización de la gestión documental con los procesos de la entidad, sistema integrado de
conservación, seguridad de la información, creación y diseño de los doc ument os
independientemente del medio y soporte, el sistema de gestión de documentos electrónicos de
archivo – SGDEA, los mecanismos de autenticación y metadatos.
2. Proceso de Producción: defina los criterios para la estructura de los doc ument os, forma de
producción e ingreso, área competente para el trámite.
3. Proceso de Gestión y Trámite: defina los criterios para el registro, distribución, acceso y consulta,
control y seguimiento de los documentos.
4. Proceso de Organización: defina los criterios para la clasific ación, ordenación y descripción de
los documentos.
5. Proceso de Transferencias: defina los criterios para realizar y validar las transferencias primarias
y secundarias, la migración, el refreshing, la emulación o conversión y los metadatos asociados al
proceso.
6. Proceso de Disposición de los documentos: defina los criterios para la conservación total, la
selección y microfilmación y/o Digitalización y eliminación.
7. Proceso de Pres ervación a largo plazo: defina y aplique los criterios para el Sistema Integrado de
Cons ervación, seguridad de la información, requisitos para la pres ervación y conservación de los
documentos electrónicos de archivo, requisitos para la conversión o migración.
8. Proceso de Valoración: defina los crit erios para los valores primarios y secundarios de los
documentos físicos y electrónicos, teniendo en cuenta el contexto funcional, social, cultural y
normativo de la entidad, igualmente defina los mec anismos de seguimiento y control para
garantizar la salvaguarda y consulta del patrimonio documental de la entidad.
2. ¿Cuáles son ventajas y desventajas de los documentos electrónicos con respecto
a los documentos en formato tradicional?
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El artículo 6°. Componentes de la política de gestión documental del Decreto 2609 de 2012
establece que “Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos,
constituida por los siguient es compon entes:
a. Marco conceptual claro para la gestión de la inform ación fí sica y electrónica de las entidades
públicas.
b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c. Metodología general para la creación, uso, mantenimient o, retención, acceso y preservación de la
información, independiente de su soporte y medio de creación.
d. Programa de gestión de inf ormación y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina
de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información. ”
Bajo este contexto normativo no resultaría apropiado hablar de ventajas y desventajas, toda
vez que independientemente del medio y soporte de los documentos, en todos los casos se
deben garantizar sus características, condiciones y requisitos de autenticidad, integridad,
fiabilidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y conservación.
Así las cosas, la implementación de un sistema de gestión documental debe estar
acompañado de políticas y procedimientos claros y fáciles de entender y permitir como
mínimo:
a) Integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales (Expedientes,
Series, Subseries), manteniendo el vínculo archivístico de los documentos.
b) Armonizar la gestión documental en ambiente físico y electrónico.
c) Atender los principios arc hivísticos: Procedencia, orden original, integridad de los fondos y
descripción colectiva.
d) Cont emplar la administración de los instrumentos archivísticos como Cuadros de Clasificación
Documental (CCD) y Tablas de Retención Documental (TRD).
e) Considerar los procesos de transferencia en aplicación de las TRD.
f) Gestionar y controlar la eliminación de doc ument os electrónicos de archivo.
g) Asegurar la cons ervación de los document os electrónicos de archivo a largo plazo.
h) Utilización de estándares de interoperabilidad para el intercambio de información entre diferentes
sistemas de información internos o externos.
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Finalmente y para complementar los contenidos temáticos de sus actividades académicas , le
sugerimos que consulte fuentes primarias y secundarias disponibles en bibliotecas, tales como
la Biblioteca del AGN, así mismo, visitar nuestro sitio web http://www.archivogeneral.gov.co y a
participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el Archivo General de la
Nación, desarrolla a través del Sistema Nacional de Archivos.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ
Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos. N.A.
Proyectó: Jorge William Triana Torres , Coordinador GGDAE - TIADE
Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE - AGN
Archivado en: Conceptos técnicos
JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ
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