Diapositiva 1 - Archivo General de la Nación

CONCLUSIONES
OFICINA DE CONTROL INTERNO
RENDICION DE CUENTAS

En su acepción general la Rendición de Cuentas es la
obligación de un actor de informar y explicar sus
acciones a otro(s) que tiene(n) el derecho de exigirla,
debido a la presencia de una relación de poder, y la
posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un
comportamiento inadecuado o de premiar un
comportamiento destacado.

Rendición de Cuentas es una expresión del Control
Social, que comprende acciones de petición de
información y explicaciones, así como el seguimiento y
evaluación de la gestión y la incidencia de la
ciudadanía para que esta se ajuste a sus
requerimientos
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RENDICION DE CUENTAS
 La Gestión se ve afectada por hechos de
corrupción, clientelismo y el bajo desempeño,
que generan pérdida de legitimidad del Estado y
de confianza de los ciudadanos en las
instituciones
 La Rendición de Cuentas busca la intervención
efectiva de los ciudadanos para prevenir la
ocurrencia
de tales hechos y exigir la
.
presentación de temas que afectan el
cumplimiento de los fines estatales y la no
satisfacción de necesidades de los ciudadanos.
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METODOLOGÍA
1- Convocatoria
a. Realizar una amplia convocatoria
b. Divulgación de la convocatoria
c. Realizar Invitaciones
d. Invitar a inscribirse para intervenir en la audiencia.
e. Preguntas anticipadas.
2- Entrega previa Documento resumen de Rendición de cuentas
3- Invitaciones a ciudadanía y actores sociales específicos
.
4- Espacio adecuado.
5- Tiempo razonable
6- Ejecución de la Rendición de cuentas
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DEBERES FUNCIONALES AGN

Establecer, dirigir y coordinar el Sistema Nacional de Archivos

Planear, dirigir y coordinar la Función Archivística en la Nación

Formular, orientar, coordinar y controlar la política Nacional de
archivos

Salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al
servicio de la comunidad

Fijar políticas y expedir normas que garanticen la conservación y
uso del patrimonio documental de la Nación

Garantizar la eficacia de la gestión del Estado, a través de la
organización y fortalecimiento de la función archivística

Conservar, difundir y salvaguardar el patrimonio documental de la
Nación y el que custodia

Contribuir a preservar la riqueza cultural de la Nación
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EJECUCIÓN DE LOS DEBERES

El Archivo General de la Nación consagra el cumplimiento
de sus deberes legales y la misión Institucional, en el Plan
Estratégico “HACIA UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ELECTRÓNICO 2011- 2014”

El Plan traza como objetivo general, lograr la formulación,
coordinación, control y seguimiento de la Política Nacional
de Archivos y Gestión Documental, en pro de garantizar
el acceso a la información y contribuir a salvaguardar los
derechos de los ciudadanos, así como, apoyar el
desarrollo de políticas que mejoren la eficiencia en los
trámites de la administración pública a través de la gestión
documental articulada con el uso de la Tecnología.
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EJECUCIÓN DE LOS DEBERES
Para el cumplimiento de este Objetivo General se
formularon cuatro (4) ejes estratégicos:
1. Modernización de los Archivos Públicos
2. Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional
de Archivos
3. Recuperación y conservación
documental del País
del
Patrimonio
4. Fortalecimiento Institucional
Cada eje estratégico contiene objetivos y líneas
de acción.
Se ejecutan a través de siete (7) los proyectos de
inversión.
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CONCLUSIONES

El Archivo General de la Nación ejecuta sus deberes
legales y funcionales, a través del Plan estratégico
formulado para el cuatrienio 2011-2014.

El Plan es coherente con el Plan Nacional de Desarrollo
PROSPERIDAD PARA TODOS, en su pilar “Igualdad de
oportunidades para la prosperidad social”,
Componente: Conservación del patrimonio cultural
del País.

El Plan responde y ejecuta el cumplimiento misional y
de los objetivos establecidos en la planeación
estratégica.
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RECURSOS APROPIADOS




En la vigencia 2013 se asigna un presupuesto
total para el Archivo General de $ 18.916.
millones de pesos
Aportes del Gobierno Nacional por un valor $
9.963 millones de pesos. (52.67%)
Apropiación de recursos propios por venta de
servicios $ 8.953 millones de pesos. (47.33%)
Se ejecuta, en la vigencia, $ 17.041 millones de
pesos. (90%)
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RECURSOS DE INVERSIÓN




Para cumplir con los cuatro ejes estratégicos consignados en
el Plan estratégico, se asigno un presupuesto de $ 9.580
millones de pesos, equivalente al 50.64 % del presupuesto
total
Estos recursos se ejecutaron a través de lo siete (7) proyectos
de inversión inscritos en Planeación Nacional
Se ejecuta un total de $8.820,9 millones de pesos, (92,07%)
El proyecto con mayor destinación de recursos fue
implantación del SNA con una cifra de $ 6.604.0, millones de
pesos (69%), seguido por Preservación del patrimonio
documental Colombiano con $ 1.100.0 (11.5%) y Renovación
e implementación de tecnologías de la información con $
1.065.0 (11.11%)
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CONCLUSIONES

Asignación de presupuesto requerido para cumplir con
deberes y funciones legales

Ejecución presupuestal ACEPTABLE
cumplimiento entre el 80 y el 99%)

Ejecución de recursos asignados para los proyectos de
inversión, es ACEPTABLE

Hay ejecución de las actividades pero con limitaciones
que afectaron la calidad o el impacto de las metas u
objetivos propuestos

Deben Identificarse las causas que limitaron la
ejecución de los proyectos de inversión e implementar
las mejoras respectivas
(rango
de
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LOGROS

Reconocimiento Institucional (Fortalecimiento de funciones
de conservación y uso del patrimonio documental de la
Nación Decreto 1515 de 2013)

Posicionamiento institucional ante Ciudadanía. (Redes
sociales 15.328 seguidores registrados - Registro en medios
de comunicación)

Reglamentación normativa eficaz y contributiva al desarrollo
de la política Archivística. (Decreto 1515 de 2013; Decreto 32
de 2013; Decreto 805 de 2013; Decreto 2758 de 2013,
Acuerdo 03 de 2013; Acuerdo 05 de 2013)

Solidez financiera. Equilibrio financiero y operacional
resultante de superar el presupuesto de ingresos propios
proyectado en un 134 %
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LOGROS

Contribución con la eficacia en la gestión administrativa del Estado
con la expedición de regulaciones técnicas archivísticas. (Guía para
la elaboración de un PGD; Guía PINAR para Entidades Pública;
Guías de bancos terminológicos; Compilación de normativa
nacional e internacional (firma digital, documento electrónico,
preservación, Interoperabilidad, SGDEA y digitalización).

Crecimiento en ingresos propios por venta de servicios (Facturación
total $20.995’562.610)

Presupuesto de Inversión financiado en un 71.35% con recursos
propios.

Contribución en la efectividad de los derechos de las victimas del
conflicto. (Componente de verdad –Participación activa en el
SNARIV )
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LOGROS

Contribución con la gestión y administración de los archivos de
derechos humanos y memoria histórica (Registro, conformación y
protección de archivos – Protocolo archivístico y Plan de registro de
archivos de DDHH; Ley 1448 de 2011 )

Salvaguarda del patrimonio documental del país con la Adquisición
de bienes del Patrimonio Documental como la versión caligráfica de
la Constitución Política de 1991 y los bocetos del vitralista Alemán
Walter Wolff.

Implementación de la Fase II del Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo – SGDEA / Adaptación procedimientos
electrónicos.

Adecuada atención a las entidades que conforman el Sistema
Nacional de Archivo.
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DIFICULTADES




Baja cobertura en la función de Asistencia Técnica, control y
vigilancia a los archivos del orden Nacional, Departamental y
Territorial. Las metas fijadas fueron bajas con respecto a la
población objetivo. (11.16%)
Baja cobertura en la asistencia a Entidades en el
acompañamiento para la transferencia de documentos de
valor históricos de acuerdo a la TRD. (Decreto 1515 de 2013)
Baja cobertura en revisión para la convalidación de las TRD y
TVD.(30 acompañamientos)
Baja cobertura en asistencia técnica a las Entidades del Orden
Nacional, Departamental y Municipal.( 97 visitas)
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DIFICULTADES

Baja ejecución en la Meta Microfilmar y digitalizar el
patrimonio documental que custodia el AGN para su
preservación y difusión.(Microfilmar folios 223.200, Meta
600.000 - Copia de Seguridad Microfilm 176 rollos, Meta
1000 -Digitalización de fotografías 6.959, Meta 50.000)

Baja ejecución (68%) en la meta de Diseño de política
sobre manejo de archivos audiovisuales, sonoros,
fotográficos, orales y otros archivos especiales

Ausencia de Sanciones a Entidades que incumplen la ley
General de Archivos, por mora en la expedición del
Decreto Reglamentario.

Ejecución NO SATISFACTORIA del Presupuesto (100%)
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REFLEXIÓN
“No te rindas, por favor no cedas aunque el
frío queme, aunque el miedo muerda,
aunque el sol se ponga y se calle el viento.
Aún hay fuego en tu alma, aún hay vida en
tus sueños, porque cada día es un comienzo
nuevo, porque ésta es la hora y el mejor
momento”
Mario Benedetti
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POR SU ATENCIÓN
GRACIAS !
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