Sistemas de Información Ejecutiva organizacional monica

SISTEMA DE INFORMACION ORGANIZACIONAL
MONICA SANCHEZ MARTINEZ
CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y DESARROLLO
(UNICIENCIA).
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
IX SEMESTRE
RESTREPO VALLE
NOVIEMBRE 27 DEL 2010
SISTEMA DE INFORMACION ORGANIZACIONAL
MONICA SANCHEZ MARTINEZ
DOCENTE:
INGENIERO: FRANCISCO JAVIER DIAZ
CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y DESARROLLO
(UNICIENCIA).
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
IX SEMESTRE
RESTREPO VALLE
NOVIEMBRE 27 DEL 2010
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, las organizaciones son cada vez más complejas, cada día
incorporan nuevas tecnologías a su forma de trabajar con lo que consiguen
competir en el mercado globalizado que el mundo actualmente maneja.
Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizada o
sistematizada sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera
mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos.
Toda organización requiere para su funcionamiento ciertas condiciones básicas
que permitan facilidad para la realización de las tareas de una forma más efectiva
y eficientes, donde los sistemas de información constituyen una herramienta de
suma importancia para realizar las funciones de cualquier organización por muy
pequeña que esta sea, ya que este permite recopilar, clasificar, procesar
interpretar y resumir cantidades de datos que permitirán la toma eficiente de
decisiones.
Una empresa con un sistema de información EIS fortalece el proceso de
planeación y pronósticos automatizando el proceso de planeación de la compañía,
creando aplicaciones de planeación estratégica y análisis competitivo, las cuales
se perfeccionan a través de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases de
datos, logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para planeación técnica y, a
largo plazo, con aplicaciones que antes fueron concebidas para el control
administrativo, habilidad de realizar análisis específicos utilizando información que
está en las bases de datos.
INFORMACIÓN Y SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un sistema de información, es todo proceso por medio del cual se recopilan,
clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar
conclusiones con el deliberado propósito de orientar la toma de decisiones.
La información puede ser definida como transmisión de conocimientos entre
individuos; como transmisión de mensajes a través de diferentes estadios o
elementos sociales; como comunicación de noticias, conocimientos, hechos y
eventos; como datos que son transcritos a una máquina y como el conocimiento
que es obtenido a través de un proceso de investigación.
Se hace evidente que al diseñar un sistema de información, éste debe adaptarse a
las características particulares de la organización para la cual se está diseñando,
las diferentes estructuras de la organización, el estilo de liderazgo, las
consideraciones tecnológicas, la cultura de la organización y las interacciones
humanas son factores que se interrelacionan en el sistema de la organización y
tienen implicaciones en el análisis y el diseño de los sistemas de información.
La sobrecarga de información o la baja carga de información han dado vida a
sistemas de procesamientos de información que usan hardware y software que la
codifican, clasifican y almacenan, para que los usuarios potenciales tengan mayor
facilidad y poco esfuerzo; sistemas que se encargan de localizar la información
que necesitan las organizaciones para sus actividades estratégicas y operativas o
para realizar proyectos especiales en un momento determinado.
Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales
dependen de las necesidades de cada organización. Los sistemas de
procesamiento de datos (procesan grandes volúmenes de información de las
funciones administrativas de rutina), los sistemas de información para la
administración (proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la
toma de decisiones), y los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (ayuda a
quien toma las decisiones cuando le proporciona la información que necesita), son
diferentes tipos de sistemas de información computarizados que se analizan y
diseñan mediante la aplicación de los conceptos y las técnicas del diseño y del
análisis de sistemas.
Existen unos pasos que se deben aplicar para el análisis y diseño de los sistemas
de información, se denomina ciclo de desarrollo de los sistemas, y se desarrolla en
siete etapas las cuales son: identificación de problemas, oportunidades y
objetivos; determinación de los requerimientos de información, análisis de las
necesidades del sistema, diseño del sistema recomendado, desarrollo del
software, prueba y mantenimiento del sistema, implantación y evaluación del
sistema.
1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, requiere que se
observe de forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en
conjunto con otros miembros de la organización hacer notar los problemas.
2. Las oportunidades: son aquellas situaciones que se considera que
pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de
información.
3. La identificación de objetivos también es un componente importante de la
primera fase, en esta etapa se deberá descubrir lo que la organización
intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de información
apoyaría a la organización para alcanzar sus metas.
4. Determinación de los requerimientos de información: Esto se hace a
partir de los usuarios particularmente involucrados, para determinar los
requerimientos de información dentro de una organización pueden utilizarse
diversos instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los
datos y formas usadas par la organización, la entrevista, los cuestionarios;
la observación de la conducta de quien tomo la decisiones, así como de su
ambiente.
5. Análisis de las necesidades del sistema: Durante esta etapa, se analizan
las decisiones estructuradas por realizar, que son decisiones donde las
condiciones alternativas, acciones y reglas de acción podrán determinarse.
6. Diseño del sistema recomendado: se usa la información recolectada con
anterioridad y se elabora el diseño lógico de sistemas de información.
7. Desarrollo y documentación del software: Dentro de las técnicas
estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el
método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi. Schneiderman,
los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo es aquí donde se transmite al
programador los requerimientos de programación.
8. Pruebas y mantenimiento del sistema: Todo sistema de información debe
probarse antes de ser utilizado, ya que el costo es menor si se detectan los
problemas antes de que entre en funcionamiento.
9. Implantación y evaluación del sistema: Uno de los criterios
fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el
sistema desarrollado.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EXECUTIVE
INFORMATION SYSTEM, EIS)
Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutiva es
una herramienta software, basada en un DSS, que provee a los gerentes de un
acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es
relevante para sus factores clave de éxito.
La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama
completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante,
manteniendo la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén
cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción
más adecuado.
EIS se puede definir como una aplicación informática que muestra informes y
listados de las diferentes áreas de negocio, de forma consolidada, para facilitar la
monitorización de la empresa o de una unidad de la misma.
Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de información para directivos
que permite automatizar la labor de obtener los datos más importantes de una
organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible,
provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el
fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito.
Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar información de la
situación actual de la compañía y dejan en un plano secundario la visualización o
proyección de esta información en escenarios futuros.
En un entorno característico de sistemas de información, el sistema consolida y
administra muchas de las funciones de información diarias en relación con las
áreas de oficina, administrativas, y financiera.
Los SIE se construyen generalmente mediante la integración de software diseñado
para operar conjuntamente con la infraestructura y las aplicaciones de información
existentes en la institución.
Este sistema ofrece informes y análisis de la información en tiempo real a toda la
organización, incluye cuadros, gráficas e informes fáciles de leer, sobre todo
información intuitiva que permite a los administradores realizar el seguimiento de
indicadores críticos.
Los SIE proporciona acceso a la administración en categorías claves de datos
relevantes, como son los datos internos creados por la organización, datos
globales de la institución, datos externos (incluida información acerca de la
competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como Internet).
El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones comparar datos claves con
los de sus competidores.
Características de un EIS:
 Un buen sistema de información para ejecutivos presenta información en
forma de gráficos, columnas y textos.
 Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la
alta administración de la empresa.
 Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del
negocio.
 Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el
sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.
 Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfaces hombremaquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y
en forma de texto.
 Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en
forma directa de las bases de datos de la organización.
 El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales
como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e
impresoras con tecnología avanzada.
Factores del éxito de un EIS:
Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de
un largo proceso contra barreras tipo tecnológico, organizacional, psicológico,
educacional, etc.
Un EIS es comúnmente desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo
terminan fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores
basados en los siguientes criterios de evaluación:
a) Acceso: un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrán
acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no
sucede, el sistema no servirá de nada.
b) Uso: un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es
usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en
el éxito del sistema.
c) Satisfacción: si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán
el sistema.
d) Impacto Positivo: un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los
ejecutivos y la organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la
organización recibe más beneficios.
e) Difusión: otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El
número de personas que usa el sistema aumenta después de que los usuarios
iníciales lo han probado.
Muchos investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y
Turban han profundizado en este campo, logrando definir nueve factores críticos
de éxito (CSF) clave:
1. Apoyo y compromiso de la alta administración: La mayoría de los
estudios reconocen la importancia de un patrocinador a nivel ejecutivo que
esté lo suficientemente comprometido con el sistema para invertirle el
tiempo y esfuerzo necesarios para guiar su desarrollo y la vez entienda sus
limitantes.
2. Apoyo Operativo: el líder del proyecto debe de tener conocimiento tanto
técnico como operacional en función del negocio, además de poseer las
habilidades de comunicación necesarias para interactuar con los altos
ejecutivos.
3. Tecnología apropiada: Es de gran importancia la selección tanto de
hardware como de software en la aceptación del sistema.
4. Administración de los datos: El sistema, a través de sus usuarios, debe
ser capaz de agregar, extraer y tener datos confiables y accesibles desde
medios internos como externos.
5. Ligar claramente el EIS y los objetivos de la empresa: Debe de existir un
claro enlace entre los objetivos de la empresa y los beneficios del sistema.
6. Manejo de la resistencia organizacional: La resistencia en toda
organización es una causa siempre presente de fracaso en la implantación
de nuevos proyectos, el flujo de datos en un sistema de información puede
llegar a alterar datos que no reflejen la realidad.
7. Administración de la evolución y la propagación del sistema: El uso
exitoso del sistema por un usuario o por el ejecutivo menor se traduce en la
propagación del sistema y nuevas demandas de acceso a él.
8. Metodología de desarrollo de evolución: La manera más común de
encontrar la forma en que la tecnología puede dar un valor al usuario es por
medio del método de Prototipo (mostrar, criticar, mejorar).
9. Definir cuidadosamente los requerimientos de información: Algo muy
importante en este proceso es la definición de los requerimientos de los
usuarios. El éxito aplicara únicamente si estas necesidades son bien
entendidas, lo cual no es una tarea fácil.
Factores de fracaso de un EIS:
1. Tecnológicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnología no
es adecuada o es inapropiada.
2. Soporte: No hay mejoras en los reportes electrónicos. Inadecuado
conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte.
3. Relacionados con el Usuario:
a) Limitante de enfoque del EIS a un usuario.
b) Falta de compromiso de los usuarios.
c) Falta de claridad del propósito del EIS en el ejecutivo patrocinador.
d) No proveer los medios a los ejecutivos parta comunicar ideas.
e) Usuarios no capaces de comunicar decisiones.
f) Resistencia organizacional.
Beneficios de un EIS:
Los sistemas de Información para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios que a
la larga ayudan a la organización, los siguientes son los principales:
 Información a tiempo: acceso más rápido, información más exacta,
relevante y concisa
 Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la información, aún de datos
externos, mejor sensibilidad al medio, y más información competitiva
 Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicación, desempeño
mejorado, ahorro en tiempo de ejecución, mejor presentación de los datos.

Cumplimiento de objetivos estratégicos: Aumento en radio de control,
planeación mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de
problemas, mejor desarrollo de alternativas
 Economía: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio
en las necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización
CONCLUCIONES
 Sabemos que estamos en la época del cambio, la generación de ejecutivos
que esta liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para
soportar los avances de la tecnología y aplicarlos a su organización, gracias
a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la competencia en
los mismos es más fácil exigir e implementar medios que nos faciliten la
toma de decisiones correctas.
 Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios
y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos y no
solamente basada en los libros contables.
 Un sistema que ayude a tomar decisiones correctas, o en determinado
momento a no tomarlas, es sin duda alguna una de las mejores
herramientas con las que contamos hoy en día.
 La conclusión a la que puedo llegar con la elaboración de esta investigación
es que la globalización y la competencia con la que cada empresa se
enfrente obliga a todos a implementar este tipo de tecnología.
BIBLIOGRAFÍA
 Sistemas de Información para la Toma de Decisiones McGraw-Hill 2da
Edición.
 www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/B0105.pdf
 www.laempresa.net/noticias.
 www.virtual.epm.br/material/healthcare/
 http://www.gestiopolis.com.
 www.sistema.itesm.mx.