PROYECTO IPSE VIRTUALIZADO

PROYECTO IPSE VIRTUALIZADO
Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas
para las Zonas no Interconectadas -IPSE
100_ipse_virtualizado
IPSE HA VIRTUALIZADO LAS ESTACIONES DE TRABAJO Y LOS
SERVIDORES, GRACIAS A LO CUAL LOS FUNCIONARIOS Y
CONTRATISTAS PUEDEN INGRESAR A SU ESCRITORIO
VIRTUAL DESDE CUALQUIER LUGAR Y DISPOSITIVO
CONECTADO A INTERNET, FACILITANDO SU TRABAJO Y
DESPLIEGUE EN EL TERRITORIO NACIONAL.
Dando continuidad a la Misión de la Entidad y atendiendo sus
partes interesadas.
2. Hipervínculo (URL)
http://ipse.gov.co/informacioninstitucional/estrategiagobiernoenlinea
3. Fecha en que inició la implementación: 8/6/2013

Tema TIC para la gestión

Tipo de organización Entidad pública Nacional

Sector Minas y Energía
4. Entidad(es) participantes(s) de la experiencia
IPSE y COMPUTEL SYSTEM
5. Población que se buscaba impactar
1. Descripción
Con este proyecto el IPSE impacta a 1.268.581 habitantes de las
funcionarios y contratistas, pueden ingresar a su escritorio virtual
emitidas de nuestros usuarios las 24 horas del día, los 7 días de la
Es la primera entidad del Estado Colombiano, en la que sus
desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo móvil que
cuente con conexión a Internet, gracias a la virtualización de todas
las estaciones de trabajo del IPSE y todos los servidores.
El IPSE es una entidad de nivel nacional, sus usuarios están en la
Zonas No Interconectadas del país que es el 58% en extensión
territorial de la población colombiana, cuando sus funcionarios se
encuentra en comisión atendiendo las solicitudes de nuestras
partes interesadas en estos lugares apartados pueden hacer sus
funciones de la Entidad como si estuvieran en la sede principal.
Zonas No Interconectadas del País atendiendo las solicitudes
semana. A nivel interno se benefician 110 usuarios entre
funcionarios y contratista del IPSE.
6. Problema u oportunidad que motivó la creación de la
solución
Cuando los funcionarios de los procesos misionales del IPSE se
desplazaban a las comisiones de las Zonas No Interconectadas del
País, perdían contacto con la sede principal de la Entidad, no podían
gestionar sus funciones administrativas para dar respuesta
inmediata a las solicitudes de nuestros usuarios ya que no tenían
acceso a los sistemas de la Entidad, como por ejemplo el sistema
El especialista de VMware envía cronograma de actividades el cual
de gestión documental.
será incluido en el cronograma general en el cual especifica las
7. Cómo la solución dio respuesta a la problemática
planteada
Hoy en día los funcionarios y contratistas del IPSE desde cualquier
lugar que cuente con Internet, pueden ingresar a sus escritorios
virtuales, como si estuvieran en la sede principal de la Entidad y
tareas que se realizarán para la puesta en marcha del entorno,
configuración de la plataforma, instalación del licenciamiento para
el despliegue, configuraciones a nivel de Directorio Activo, creación
de nueva Unidad Organizacional y la creación de Pool en los cuales
estarán los escritorios virtuales.
gestionar sus funciones.
En los escritorios virtuales creados en plataforma VMware se
8. Proceso que se llevó a cabo para el diseño y
aplicaciones instaladas sean las requeridas para el desarrollo de
desarrollo de la solución
Se proyectó un Plan de trabajo donde algunos de los puntos eran:
Levantamiento de requerimiento de las máquinas virtuales.
Instalación de un nuevo Enclousere C7000 donde irán ubicados los
nuevos servidores de última generación BL460c de HP y en los
cuales se instalara el nuevo entorno virtual VMware y el
almacenamiento donde se incluirán los discos rápidos, dispositivos
diseñados para este tipo de entorno. Para este tipo de
configuraciones previamente los ingenieros de HP harán un
realizarán pruebas con usuarios de IPSE para verificar que las
sus actividades laborales.
Se crea un Pool especial para el área de correspondencia ya que
por temas de Software (radicación de documentos) y Hardware
(Scanner, Pistola lectora laser, Impresora de transferencia térmica
cebra) instalado en ella es necesario tener una configuración
especial y adecuada para el desempeño de esta terminal. Este pool
se tendrá de ejemplo para los usuarios de radicaciones y manejo de
documentación digitalizada del área de Jurídica.
estudio del sitio de instalación (Datacenter) para verificar que los
Luego de la creación e instalación del SW y HW necesario se
Racks sean los adecuados y verificar los requerimientos de energía
realizarán las pruebas con el usuario para verificar el
sean los adecuados, posteriormente darán el aval, harán
funcionamiento de la máquina. Para la instalación de las terminales
recomendaciones e instalaran el Hardware, todo esto por temas de
livianas se contará con el apoyo de personal del área técnica de
garantías y asegurar el rendimiento de las maquinas.
sistemas de Computel System quienes apoyarán estas labores en
horas de la noche, el usuario al siguiente día encontrara un equipo
Ahorro a la entidad en costos en adquirir nuevos equipos de
nuevo instalado y se hará una capacitación para la conexión del
escritorio ya que estas máquinas virtuales se pueden ir ampliando
usuario al nuevo ambiente. Al finalizar estos pasos se debe tener
sus características técnicas versus la actualización tecnológica.
en producción el nuevo entorno virtual en producción, con usuarios
Disponibilidad, centralización y seguridad de la información
conectados y trabajando sin problemas, todo esto controlado bajo
institucional. El objetivo del proyecto es que los usuarios internos
una nueva plataforma de Datacenter y una estructura de red
del IPSE tomen control de sus máquinas, desde cualquier lugar y
renovada.
desde cualquier dispositivo pueden acceder a su equipo y a su
9. Quiénes y cuántos han sido los beneficiarios de esta
información.
iniciativa directa o indirectamente
Toda la plataforma esta implementada bajo ambiente y tecnología
la población Colombiana. 110 usuarios directos del IPSE. 58% en
remoto y ambientes virtualizados y va administrada bajo
1.268.581 habitantes de las Zonas No Interconectadas del País de
extensión territorial de la población Colombiana que corresponde a
VMware, empresa líder en desarrollo de software de acceso
dispositivos Hewlett Packard como lo son servidores, Networking,
las Zonas No Interconectadas del País del sector Minas y Energía.
ThinClient (terminales livianas) y almacenamiento de alta
10. Logros o mejoras más relevantes que se han
entornos. también se adquirieron iPad`s de ultima generación para
obtenido con esta solución
De acuerdo al plan de renovación tecnológica en el 2013 se
adquirió una nueva tecnología que nos permite brindar un mejor
servicio en nuestra área de informática, administración y soporte
centralizado y virtualizado obteniendo mayor seguridad de la
información, experiencia de usuario, centralizar la información
institucional, utilización de terminales livianas o thin client que
ayudan con la tecnología verde por el bajo consumo de energía.
tecnología, que ofrecen estabilidad total para este tipo de
dar acceso al ambiente virtual a los usuario del IPSE. Así mismo
fueron implementados nuevos protocolos de seguridad dados por
VMware que asegura la confiabilidad de la plataforma desde
cualquier sitio donde el usuario se quiera conectar.
11. Principales obstáculos enfrentados y qué se
aprendió al superarlos
Obstáculos: Resistencia al cambio del usuario final. Fallas técnicas
al iniciar con la puesta en marcha del proyecto. No cumplimiento de
la planeación inicial del proyecto. Aprendizaje: Se generó el proceso
organización de la entidad, se incluye en la inducción y reenducción
gestión del cambio al interior de la Entidad. Socializar y mantener
de los funcionarios y contratistas del IPSE, los usuarios internos
comunicado a los usuarios del proceso del proyecto. Ir
están satisfechos de poder acceder a su información desde sus
replanteando la planeación pero unir lo técnico con el grupo de
casas, el mantenimiento se tiene planeados desde el anteproyecto
comunicaciones y gestión del cambio para mantener informado a
presupuestal de la Entidad.
la entidad.
12. Condiciones que hacen posible que esta solución se
siga implementando en el futuro
Este proyecto se tiene proyectado a 10 años, durante los cuales se
debe estar dando mantenimiento y el conocimiento debe estar
documentado. Los funcionarios de la entidad son los que
administran la plataforma, el proyecto está dentro de la cultura
13. La experiencia ha sido utilizada por otras entidades
para hacer sus propios desarrollos o ha servido de
inspiración a otros
Nuestro proyecto ha servido de inspiración al INPEC que virtualizó
430 clientes.