Código: Versión: 7 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

Código: SI-C1
CARACTERIZACIÓN
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Versión: 7
Vigente desde:
18/12/2015
OBJETIVO DEL
PROCESO O
SUBPROCESO
ALCANCE
LÍDER
RESPONSABLE
POLITICA DE
OPERACIÓN
PROVEEDOR
Orientar, administrar, mantener, capacitar y controlar el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI, mediante acciones
coordinadas con las dependencias de la entidad, para mejorar y optimizar los procesos del Ministerio del Interior y los Fondos a
su cargo en la búsqueda de una mayor satisfacción social.
Inicia con la identificación de la necesidad de documentar el sistema, continua con las acciones de mantenimiento y finaliza con
el mejoramiento y optimización tanto de la documentación necesaria para su operación como de la estructura del Sistema
Integrado de Gestión Institucional.
Jefe Oficina Asesora de Planeación.
Coordinador Grupo de Mejoramiento Continuo
El Ministerio cuenta con mecanismos e instrumentos estandarizados para la planificación, operación y el control de la gestión
institucional, que permiten el uso adecuado de los recursos y el desarrollo, mantenimiento y mejoramiento continuo de los
procesos para la entrega de un servicio de óptima calidad a los usuarios, beneficiarios y demás partes interesadas.
ENTRADAS
ACTIVIDADE
S
RESPONSABLE
Jefe de Oficina
Asesora de Planeación
 Líderes de Procesos
y/o subprocesos del
Ministerio del Interior
(1,2,)
 Grupo de
Mejoramiento
Continuo (3)
Coordinador Grupo de
Mejoramiento Continuo
1 Solicitud de elaboración
y/o modificación de
documentos.
2 Procedimientos del
sistema y otros
documentos necesarios
para el desarrollo de la
gestión actualizados.
Líderes de Procesos
y/o Subprocesos
1. Elaboración y
Control de
Documentos
Líderes de procesos y
subprocesos
Funcionarios
designados en cada
uno de los procesos y
subprocesos
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
3 Listado maestro de control
de documentos.
 Líderes de Procesos
y/o Subprocesos del
Ministerio del Interior
(1,3,4,5)
 Comité de Gerencia
(3)
1. Productos y/o servicios
que presta la entidad
2. Información de
Características de Calidad
del Producto y/o Servicio.
3. Información de la
Conformidad del Producto
o Servicio.
2 Acta de Revisión por la
Profesionales de Grupo
de Mejoramiento
Continuo
2. Control de
Producto y/o
Servicio No
Conforme
Coordinador Grupo de
Mejoramiento Continuo
Líderes de Procesos
y/o Subprocesos
SALIDAS
1 Control de solicitudes de
elaboración y/o
modificación de
documentos.
2 Procedimientos del
sistema y otros
documentos necesarios
para la gestión
aprobados.
3 Listado maestro de
control de documentos
actualizado.
4 Documentos divulgados
y publicados en la página
Web para su consulta y
aplicación
1. Productos y/o servicios y
sus características
actualizados
2. Información para
Revisión por la Dirección.
3. Tratamiento del Producto
y/o servicio no conforme
4. Informe de conformidad
del producto y/o servicio
CLIENTES
 Líderes de los
Procesos y
subprocesos (2,4)
 Grupo Mejoramiento
Continuo (1,2,3)
 Servidores
participantes en cada
proceso y/o
subproceso (4)
 Partes interesadas (4)
 Grupo de Mejoramiento
Continuo (1,2,4)
 Comité de Gerencia (2)
 Oficina de Control
Interno (3,4)
 Procesos y/o
Subprocesos del
Ministerio del Interior
(1,3)
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Vigente desde:
18/12/2015
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADE
S
Dirección.
3 Detección de Producto y/o
servicio no Conforme
4 Informe de Quejas,
Reclamos y Sugerencias
 Líderes de Procesos
y/o Subprocesos del
Ministerio del Interior
(1,3,4,6)
 Comité de Gerencia
(2)
 Oficina de Control
Interno (1,3,6)
 Auditores(3,6)
 Oficina Asesora de
Planeación (4)
 Oficina
de
Información Pública
del Interior (5)
 Líderes de Procesos
y/o Subprocesos del
Ministerio del Interior
(1,)
 Grupo
de
Mejoramiento
Continuo (1,4
 Comité de Gerencia
(2,3,4)
 Oficina
de
Información Pública
del Interior(5,6)
1 Solicitud
de
Acciones
Correctivas, Preventivas y
de Mejora.
2 Acta de Revisión por la
Dirección.
3 Información
de
seguimiento a, acciones
preventivas, correctivas y
de mejora.
4 Resultados
del
Seguimiento
al
Plan
Estratégico y de Acción
5 Quejas,
Reclamos
y
Sugerencias
6 Resultados
de
la
realización de auditorías
1 Información
de
seguimiento a indicadores
de
proceso,
riesgos,
productos y/o servicios no
conformes,
acciones
preventivas, correctivas y
de mejora.
2 Acta de Revisión por la
Dirección anterior.
3 Informe de Revisión por la
Dirección.
4 Política y Objetivos de
Calidad.
5 Informe de Quejas y
Reclamos
6 Medición de la satisfacción
del cliente.
RESPONSABLE
SALIDAS
CLIENTES
 Representante de Alta
Dirección(4)
Profesionales Grupo de
Mejoramiento Continuo
Funcionarios enlaces
de cada una de las
dependencias
Jefe
de
Oficina
Asesora de Planeación
Coordinador Grupo de
Mejoramiento Continuo
3. Acciones
Preventivas,
Correctivas y de
Mejora
Líderes de Procesos
y/o Subprocesos
Profesionales Grupo de
Mejoramiento
Continuo.
Oficina
Interno
de
Representante
Alta Dirección
de
la
Líderes de Procesos
y/o Subprocesos
Profesionales Grupo de
Mejoramiento Continuo
Oficina
Interno
de
 Oficina
de
Control
Interno (1,4)
 Procesos
y/o
Subprocesos
del
Ministerio del Interior
(1,2,3)
Control
Coordinador Grupo de
Mejoramiento Continuo
4. Revisión por la
Dirección
1 Plan de Mejoramiento
Funcional y por Procesos
2 Mejora de los procesos
3 Implementación
de
acciones
de
mejora
Correctivas y Preventivas
4 Seguimiento
a
efectividad
de
las
acciones de mejora.
Control
1. Informe de Revisión por la
Dirección
2. Convocatorias
3. Resultado de la Revisión
por la Dirección (Acta)
4. Oportunidades de mejora
 Procesos
y/o
Subprocesos
del
Ministerio del Interior
(3,4)
 Oficina
de
Control
Interno (2,4)
 Comité de Gerencia
(1,2)
 Grupo de Mejoramiento
Continuo (3)
 Representante de Alta
Dirección (1,3)
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DOCUMENTOS INTERNOS
TÍTULO
CÓDIGO
TIPO
FECHA
SI-P1
Procedimiento
Elaboración y Control de Documentos
SI-P02
Procedimiento
Control de Producto y/o Servicio No Conforme
SI-P03
Procedimiento
Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora
SI-P04
Procedimiento
Revisión por la Dirección
SI-G02
Guía
Guía Administración y Control del Riesgo por Proceso y de Corrupción
SI-G03
Guía
Guía Gestión de Indicadores por Proceso
SI-M1
Manual
Manual Sistema Integrado de Gestión Institucional
DOCUMENTOS EXTERNOS
NÚME
RO
FECHA
Ley
872
30/12/2003
Ley
87
29/11/1993
Decreto
2893
11/08/2011
Decreto
943
2014
Decreto
2482
2012
4485
2009
4110
09/12/2004
TIPO
Decreto
TÍTULO
Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras
entidades prestadoras de servicio.
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del
estado y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se
integra el Sector Administrativo del Interior.
Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI
Por el cual se establecen los lineamientos generales para la Integración de la Planeación y la Gestión
Por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública.
GESTIÓN DE INDICADORES
Los indicadores de proceso se encuentran relacionados
en la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.
HUMANOS
Profesionales y demás personal
que participa en el proceso
FÍSICOS
Puestos de
trabajo dotados
GESTIÓN DE RIESGOS
Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos
RECURSOS
TECNOLÓGICOS
Equipos de cómputo, software, sistema de
información y comunicación
FINANCIEROS
Gastos de funcionamiento e Inversión
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FECHA



14/05/2009



15/06/2010











04/08/2010
14/02/2012
CONTROL DE CAMBIO
Se modifica el objetivo del proceso colocando la frase “del Ministerio del Interior y de Justicia y del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia”
Se ajusta el objetivo al agregar “así como el mantenimiento del sistema” y adicionar la frase Justicia y del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia. Se retira la Oración El Sistema de Gestión Institucional recoge los
modelos del Sistema de Gestión de la Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Desarrollo Administrativo.
Se agrega una nueva actividad llamada “ADMINISTRACIÓN, MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.
La actividad Administración de la Documentación se aclara las tareas y productos que se encuentran allí escritos, dando
mayor claridad.
En los Indicadores se modifico el responsable, Asesor del Despacho, por Jefe Oficina de Planeación.
En el método se Unifico el procedimiento Control de Documentos con el de Elaboración de Documentos” por lo que
desaparece el código SI-AS-P-02.
Se modificaron los riesgos asociados al proceso.
Se modifica el Listado Maestro de Documentos Vigentes y se crea el Listado Maestro de Documentos Obsoletos
Se revisó y ajustó el objetivo del proceso
Se revisó y ajustó las actividades del proceso
Se eliminó del documento la identificación y el control del riesgo
Se actualizó la versión de las normas técnicas NTC GP:1000 e ISO 9001
Se incluyó la guía para la elaboración y/o modificación de documentos
Se incluyó la guía para la medición de la satisfacción del cliente.
Se modificó de acuerdo con la guía para la elaboración y/o modificación de documentos el formato de caracterización de
procesos
Se incluyó la guía para la evaluación y el control del riesgo
Se mejoraron los procedimientos de acciones preventivas, correctivas y de mejora y de producto no conforme
Se agrega a las entradas la política y objetivos de calidad
Se retira de documentos asociados internos, Guía para la Evaluación de la Satisfacción del cliente y se reordenan los
documentos asociados internos.
Se actualizó la Guía Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos, La Guía para la Administración y
Control del Riesgo. Se actualizó cada uno de los procedimientos, Control de Documentos, Control de Producto y/o Servicio
no Conforme, Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora y Revisión por la Dirección, por último se actualizó esta
caracterización en los siguientes aspectos, la modificación de las columnas proveedor, entradas, actividades, responsable,
salidas, clientes de acuerdo a cada uno de los procedimientos vigentes del proceso, se eliminaron los indicadores ya que se
encuentran relacionados en el plan de acción de la Entidad, se eliminaron los riesgos ya que estos se relacionan en el Mapa
de Riesgos del Ministerio del Interior, Lo anterior de acuerdo al decreto de 2893 de 2011. Por último se da cumplimiento al
hallazgo No. 2 del Plan de mejoramiento del proceso: administración Sistema Integrado de Gestión Institucional del
10/01/2012 que expresa lo siguiente: "por la importancia que tiene el proceso que se audita y las salidas que arroja el mismo
se recomienda agregar el término de "procedimiento y otros documentos aprobados". Normatividad aplicable NTC GP 1000 -
VERSIÓN
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PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
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FECHA
CONTROL DE CAMBIO
VERSIÓN
2009, numeral 5.5.3 Comunicación Interna.
24/06/2015
Se actualiza la caracterización versión 05, por actualización de nuevo logo y lema Institucional del Ministerio del Interior, y se
actualiza el procedimiento Control de Documentos y sus formatos y el procedimiento Revisión por la Dirección. Se elimina
las guías para la Medición de la Satisfacción del Cliente Interno y Externo y sus formatos.
Se modifica en forma general la versión 6 de este documento
Elaboró
Revisó
y Aprobó:
_____________________________
Jhon Andersson Arias Mateus
Profesional Universitario
Grupo Mejoramiento Continuo
________________________________
Jacinto Montero Lora
Coordinador Grupo Mejoramiento
Continuo
________________________
Ángela María López Gutiérrez
Jefe Oficina de Planeación
6
7
“Archivar en¨ 1103.47.03 Procesos y Procedimientos Estratégicos / Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional
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